醫聯體內醫院檔案集約化管理及實現路徑探究

周明明

摘 要：隨著醫改政策的深入推進，醫療聯合體建設已落地全國?；趯︶t聯體建設背景下，各醫院分散管理檔案模式的弊端進行分析，提出醫聯體內醫院檔案實行集約化管理的必要性。建設覆蓋全國醫聯體內醫院檔案一體化管理平臺，形成多全宗、多層次的檔案信息集約化管理模式，加深醫聯體內各級醫院間信息共享，統一檔案管理標準規范，從而大大提高檔案的查找率和利用率，提升醫院檔案的分類管理能力，有效縮減醫院人力和管理成本的目的。

關鍵詞：醫聯體；醫院檔案；集約化管理；實現路徑

隨著全國醫改政策的深入推進，為促進醫療資源合理配置，解決看病難、看病貴的問題，醫聯體建設已落地全國多個省市。醫聯體建設將實現責任、管理、服務以及利益的一體化，并促進各醫院間的合作意識，打造以“患者”為中心的醫療服務體系，真正實現“醫療聯盟”的價值，實現聯盟醫院人、財和物的統一管理，資源共享，從而全面提高全國醫療衛生服務質量，實現健康全國的發展目標。該建設框架下，各醫院分散管理檔案的模式已明顯落后，其弊端越發明顯，具體為：（1）醫院傳統的紙質檔案查檔效率低，信息更新不及時，嚴重影響醫聯體內各醫院的分級診療合作；（2）醫聯體內各醫院檔案分類上難以做到統一規范，不利于各級診療醫院間信息高度共享；（3）各醫院會隨著檔案保管數量的增加造成庫房緊張和檔案員的嚴重缺乏，若增加管理檔案所需的軟硬件設備設施和人員，定會增加管理成本，給醫院帶來較重的經濟負擔；（4）分散管理檔案會使醫聯體內醫院檔案管理各自為政，互不隸屬，無法實現跨醫院間的檔案實時查閱利用，也不利于檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞，難以取得較好的經濟效益和社會效益。

一、國內外研究現狀

目前，國內可以獲悉的檔案集約化管理研究，代表性的有：李國慶指出，檔案管理現代化就是運用系統理論和集約化理論來組織，采用先進、有效的科技手段來管理檔案和檔案事業；張筠強調，檔案集約化管理是檔案工作“集中統一管理”基本原則的現實體現；邢維萍提到，實行檔案的集約化管理，是實現檔案高效管理，主動適應檔案保護需求……也是現代化檔案管理的發展趨勢。集約化管理的思路和理念已逐漸被社會各界認知和熟悉，并在實踐中得到應用。2016年，長慶油田率先在銀川區域進行試點探索，整合成立銀川檔案中心，集中統一管理銀川9家單位檔案業務。2017年初，太倉市國稅局創新采用“1+X”檔案管理模式，實施全系統檔案集約化管理。對檔案進行集約化管理是未來檔案管理發展的趨勢。2021年，國網江蘇電力正式立項啟動了“基于信息化背景的檔案管理新模式探索研究”，探索建設集約化管理模式、智能化管理平臺。

國外檔案界主要關注5G技術、物聯網、云計算以及互聯網等信息技術在檔案工作中的融合應用研究。

當前，國內外對檔案集約化管理研究呈上升趨勢，這為檔案集約化管理提供了理論基礎，但現階段開展的相關研究碎片化嚴重，大多只是對信息技術的簡單運用或是理論探究，還不能從整體布局上解決集約化管理建設所涉及的問題。尤其是目前中國醫療衛生服務體系整合既有體制性、政策性的宏觀障礙，也有整合過程中內部運行體制等微觀問題，對醫院檔案實行集約化管理的研究尚未啟動，缺乏實踐基礎和嚴謹論證，需要進一步開展研究。為實現檔案信息資源的充分利用與最大增值，需要構建一個基于計算機網絡環境的管理一體化、資源數字化以及服務網絡化的檔案信息資源管理系統。

二、醫聯體內醫院檔案集約化管理的主要特征

1.集約化管理內涵與特性

集約化管理是順應時代潮流，它是現代企業提高效率與效益的基本趨勢。集約化的“集”就是指集中，集合人力、物力、財力以及管理等生產要素，進行統一配置；集約化的“約”是指在集中、統一配置生產要素的過程中，以節儉、約束以及高效為價值取向，從而達到降低成本、高效管理，進而使企業集中核心力量，獲得可持續競爭的優勢。在企業經營管理中，集約化意味著企業資源的集中使用，以及使用中的資源利用最大化、節約最大化，以致最后達到收益最大化。

醫聯體內醫院檔案集約化管理是指在“統一領導，分級管理”檔案事業管理體制下，由醫聯體牽頭醫院負責，以現代信息技術和網絡手段及相關法律法規為依托，根據實際需要，借助各成員醫院檔案管理軟件平臺，對相對分散的檔案實體、檔案信息及其相關技術、人員以及設備設施等資源進行融合、類聚和重組，對檔案收集、整理、保管、統計和利用等各環節進行優化，以相對集中地反映醫聯體內醫院檔案基本情況，最終實現醫聯體內醫院檔案信息資源共享及統一管理的目的。

2.集約化管理運行機制研究

醫聯體內醫院檔案集約化管理更加注重滿足實現醫聯體各成員醫院檔案信息資源的共享利用，提高對檔案人、財以及物的有效使用，節約檔案管理成本為主要出發點，為保障此項工作順利進行，需要醫聯體各成員醫院管理者支持、協調和配合，需要醫聯體牽頭醫院制定一套完善、科學以及合理的工作程序，尤其，加大對集約數字化平臺建設項目的構思，如對各全宗單位名稱、全宗編碼以及全宗內所涉及的檔案類型、電子文件存儲格式、檔案整理規則以及檔案排序規則等基礎性設置做詳細規劃。在已定制好的系統基礎上再進行具體醫院的檔案管理業務個性化定制，包括檔案管理目錄樹、權限及流程等。同時，通過公眾號、維基、微博、微信和Living Lab等工具和方法強化各成員醫院的參與，從而確保集約化管理工作順利開展。

三、醫聯體內醫院檔案實行集約化管理的意義

醫院檔案實行集約化管理主要采取類似緊密型醫療協助模式，借助互聯網技術，將分散在醫聯體內各醫院的檔案信息資源組合、連接起來，有以下作用：

（1）可以實現檔案的收、存、管和用等工作一體化，從而在更大范圍內實現對檔案信息資源的共享，提高醫療資源的總體配置和利用效率；（2）對豐富檔案學理論研究方法，拓寬研究視野，為醫院檔案管理朝著規范化、科學化和整合化方向發展提供指導；（3）可以推動檔案科學研究與時俱進，促進檔案科學理論研究與社會實踐發展緊密結合，推動全國檔案信息資源管理的協調和可持續發展；（4）對依托5G、互聯網、人工智能以及數據融合等前沿技術，構建智慧檔案管理一體化的智慧醫院體系起到重要的推動作用；（5）對醫院管理創新、節約管理成本、完善檔案管理資源、優化人才配置提高、檔案管理效率起到重要作用。如圖1所示。

四、醫聯體內醫院檔案集約化管理建設內容

1.管理機制建設

醫聯體建設是為了實現共同管理、共同服務以及共同利益的目的。目前，各家醫院所設檔案門類、分類方案和管理方式不統一，需先統一各醫院檔案門類及管理辦法，再成立由醫聯體牽頭醫院總負責、檔案行政管理部門指導和各成員醫院共同參與的檔案管理一體化緊密型工作組織。（見圖2）

（1）設立檔案集約管理中心

醫聯體內醫院檔案集約管理中心是以大檔案為理念，改變醫院分散管理檔案的局面，以資源整合為手段，提供收、管、存和利用一體化的全程服務，實現向醫聯體牽頭醫院檔案部門集中的管理模式，該中心主要做好兩方面工作：一方面，為“實體”檔案信息資源的集中保管；另一方面，為“虛擬”檔案信息資源共建共享的整合?？紤]醫聯體內各醫院比較分散，短期內難以實現實體檔案的集中保管，因而，筆者主要對“虛擬”檔案信息資源共享進行研究。

（2）強化制度建設引領

由于我國檔案管理奉行“統一領導、分級管理”的體制，致使醫院檔案信息資源高度分散，完全不利于信息的整合共享。如果在檔案集約的過程中再缺乏一個明確的制度約束，必定會對集約管理產生影響，為此，需要各醫院以新《檔案法》為引領，結合實際，制定配套管理制度，先實現各家醫院檔案的集約加工，進而實現醫聯體內全部醫院檔案的集約管理。

2.分類方案建設

目前，眾多醫院檔案管理比較混亂，對檔案分類界定不明，習慣性地見到檔案就存入文書檔案，這種現狀勢必會影響集約化管理的進程和質量。為此，需要先對醫院檔案的具體分類方案進行研究。筆者結合實踐把醫院檔案分為病歷檔案、文書檔案、業務檔案、醫德醫風檔案、科技檔案、會計檔案、招標檔案、審計檔案、合同檔案、聲像檔案、實物檔案、出版物檔案、人事檔案以及醫保檔案等類別。

3.智慧化管理平臺建設

有了統一的分類標準，下一步則需要考慮如何實現檔案信息資源共享。醫院檔案集約管理中心建設的內容主要是通過構建檔案的智慧收集、智慧管理、智慧保管以及智慧利用等平臺，實現檔案資源的高度智慧化管理和開發利用。（如圖3所示）

（1）智慧入庫平臺。既可實現電子檔案自動、手動采集，支持按檔案載體和門類來分類，又可實現集約管理中心對音像、網站以及電視等媒體信息的智能采集、信息識別和自動歸檔功能。

（2）智慧管理平臺。通過智慧技術實現各醫院或醫院內各部門檔案的全程管理。通過智慧技術能夠對所接收的各類數字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、鑒定以及檢驗等，實現檔案實體信息與內容信息的一體化、交互化管理。

（3）智慧保管平臺。配備由數據庫服務器、備份服務器以及文件存儲器等構成的存儲服務平臺，以及采用SAN、NAS和DAS或其他形式的先進存儲技術方法，實現電子檔案封裝技術、電子檔案智能備份遷移技術和各類數據資源的分層次存儲技術。

（4）智慧利用平臺。需醫聯體各醫院對現有的檔案管理軟件進行智能化改造，實現檔案編研、綜合查詢、光盤備份和利用、全文檢索、OCR識別、電子檔案脫機利用、借閱審批以及瀏覽申請等功能的信息化服務。

五、醫聯體內醫院檔案集約化管理實現路徑研究

檔案集約化管理實現的技術路徑就是要綜合運用最新智慧技術，探索建設檔案集約管理中心平臺，實現醫聯體內各醫院檔案的互聯互通，業務協同、資源共享，推進集約管理中心檔案資源、服務、流程以及日志管理等一體化。

1.檔案信息采集平臺建設

智能化管理平臺是以物聯網為基礎的，廣泛收集檔案資料信息，并將采集到的數據按歸檔要求進行有效整合，提供檔案的收集、接口、導入以及檔案數字化等功能。

2.檔案信息審核平臺建設

在信息采集完畢后，要對匯總信息進行篩選和審核，自動過濾無價值信息，從而確保所采集到的檔案信息資源可利用、可共享，進而提升信息的使用價值。

3.檔案信息服務平臺建設

在信息審核完成后，就可以利用5G和互聯網技術將不同類型的檔案信息資料通過共享模塊傳導給使用者，實現檔案的查詢。在移動互聯網絡上利用多種不同的瀏覽終端，滿足用戶需求，從而，提升檔案查找率和利用率。

4.檔案信息保護平臺建設

要根據檔案服務對象的不同，在功能上可以有所側重，進一步拓展和補充個性化數據信息。同時，采用虛擬化等檔案信息長久保存檔案信息資源，實現檔案信息的智能備份、數據安全的智慧檢測等。

5.檔案庫房管理平臺建設

搭建集成檔案庫房管理系統、檔案環境智能控制系統以及檔案智能安防系統等多種系統，通過檔案集約管理中心平臺即可實現對各醫院實體檔案庫房的管理以及對電子檔案信息的數據管理，實現精準的檔案信息控制。

六、結束語

總之，醫聯體內醫院檔案集約化管理中心建設是實現醫院檔案工作全面、協調以及可持續發展的價值取向，能在更大范圍內實現對檔案信息資源的共享，滿足不同角度、不同層次的開發和利用，提高檔案資源的總體配置和利用效率。

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（作者單位：安徽醫科大學第二附屬醫院）