新時代機關檔案管理信息化、規范化與開發利用研究

摘 要：當前機關檔案管理進入了數據化時代，在推動檔案治理體系和治理能力現代化的過程中，要著力以信息化推動機關檔案管理的規范化，建立現代檔案管理模式，加強基礎檔案資源的建設力度，建立以信息化為主導的機關檔案治理體系；要以檔案開發利用提升機關檔案資政育人功能，建立服務中心工作和人民群眾的工作導向，把做精做強傳統模式作為開發利用的基石，打造面向數字人文視角的檔案開發利用新體系，更好地發揮機關檔案資政育人作用。

關鍵詞：機關檔案；信息化；規范化；開發利用

檔案是歷史的真實記錄。機關檔案作為政務發展的原始資料，涉及社會發展的各方面，具有很強的政治性、時代性，因此做好機關檔案管理工作至關重要。在新時代，推動機關檔案工作轉型升級，以檔案信息化為抓手，推動機關檔案規范化建設，加強檔案資源開發利用，能更好發揮檔案資政作用。

1 新時代機關檔案管理的新趨勢

1.1 檔案信息化成為機關檔案管理的新模式

一是信息技術為檔案管理帶來革命性變革。在信息化發展的新時代，信息技術徹底改變傳統紙質檔案管理模式。以信息管理系統為例，檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作環節，通過掃描儀、多媒體、計算機系統等設備，快速、完整、準確地完成，提高工作效率和質量。二是信息技術大幅度擴大檔案服務半徑。海量的信息存儲空間，加上云存儲、云備份技術的應用，增加了機關檔案管理的存儲體量，更多的檔案數據納入系統，為工作查考提供了更多便利。機關檔案信息化系統，整合了全單位的信息數據，輸入關鍵字或者題名即可共享不同部門的信息數據，檔案服務的領域得以拓展。三是檔案信息化延長了檔案的壽命。紙質檔案存儲條件要求高，多次查閱易損壞原件，縮短檔案使用壽命。檔案信息化系統搭建后，不再接觸紙質檔案，客觀上延長了檔案的使用壽命，也更大地發揮了檔案應用價值。

1.2 檔案規范化建設成為發揮檔案獨特作用的基石

挖掘及利用檔案信息資源是展現機關檔案價值，提升檔案工作影響力的有力抓手，只有建立規范的檔案建設體系，才能為查詢利用檔案打下堅實的基礎。明確的歸檔范圍、分類方案、保管期限、價值鑒定等制度，為檔案收集整理提供政策依據，能夠確保在收集階段檔案的齊全完整。有系統完善的檔案查詢利用體系，為查考和編輯研究提供平臺。因此規范化的檔案管理體系，必須有健全的管理體制、科學的分類方法、精細化的管理要求、完備的保障體系等作為支撐，才能為優化提高館藏檔案資源打下基礎，更好地為國家留存檔案財富，為人民提供檔案服務。

1.3 檔案開發利用是機關檔案管理實現價值的最有效手段

檔案開發利用是指機關檔案從靜態信息變為動態信息，從“死檔案”變為“活資源”，是讓檔案動起來的重要方式?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》將加大檔案資源開發力度作為“十四五”時期檔案工作的主要任務之一?？偟膩砜?，檔案信息資源開發的目標就是獲取有用的檔案信息，彰顯檔案的實際價值。具體來說，檔案雖然不直接創造生產力，但是它在促進社會進步和生產發展中，為各種技術的進步提供了數據資料支撐。過往的生產技術、改革經驗等，都為將來的革新奠定了堅實基礎。同時，機關檔案也是經濟、政治、文化等人類各方面活動的原始數據，是國家重要的戰略信息資源。因此，著力加強機關檔案信息資源的開發與利用，是機關檔案事業高質量發展的基本要求，是檔案事業適應新形勢新時代的必然之路，也是檔案工作展現資政育人功能的有效途徑。

2 以信息化推動機關檔案管理規范化的實踐策略

2.1 從管理模式上，由傳統管理模式向現代化模式轉變

檔案規范化管理可分為流程規范化和制度化，主要包括收集、整理、利用，以健全的全過程管理制度、細化的管理實施辦法、明確要求和責任分工，確保檔案資源的完整與安全。從目前來看，機關檔案管理存在檔案資料沒有得到妥善保管以及整理的問題，老的放不下、新的檔案進不來，還有的檔案編目不詳細，很難實現精準查檔，難以被查閱者搜索到。信息化時代，實現檔案規范化管理的流程再造，需要樹立現代的規范化管理模式。一是加強基礎設施建設。根據國家和行業規范標準要求，讓存儲條件日益規范化。以庫房為例，需要單獨設立檔案室，滿足庫房面積建設要求，并進行科學預判，滿足單位增量檔案存儲要求，落實“九防”要求。庫房要有防火設施，并定期進行防蟲處理，溫濕度控制要到位等。二是健全管理制度體系建設。根據不同的檔案性質的管理要求，依據整理標準，科學制定工作方案，明確管理的目標、要求和方法，強化結果運用，修改不符合要求的內容，消除管理上的盲區。建立檔案人員管理考核制度，明確分工，加強監督檢查，特別是在收集整理環節，檢查檔案的完整性和規范化，強化考核問責，抓好源頭治理。三是加強信息化基礎設施建設。信息化技術的引入，重塑了檔案規范化管理的流程。要加大信息化設施資金投入力度，條件允許的單位，可以設置單獨的信息化庫房和服務器，用于軟件和硬件配置。四是推進流程再造。隨著信息化建設的推進，檔案規范化管理的思路和流程已完全不同，要從文件制發環節強化信息化思維，制定信息化建設的標準，形成一整套標準，推動增量檔案數字化建設。

2.2 從資源建設上來看，加強基礎檔案資源的建設力度

檔案資源體系建設是實現檔案信息化高質量發展的基礎。一是精準落實檔案管理的“三合一”制度。主要是加強各門類檔案管理，規范機關檔案門類劃分、統一檔案分類方法、理順檔案整理要求。機關檔案涉及文書、會計、科技、人事檔案等，存儲形式有紙質、電子、實物等，要將機關檔案保管期限表的編制內容從文書檔案擴展到各個門類，真正做到全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌，真正實現檔案收集、整理、鑒定等環節一個標準立到底[1]。二是做好重大活動檔案的收集整理。重大活動檔案是機關檔案的重要組成部分，在發揮資政作用上體現出特殊的價值。以《重大活動和突發事件檔案管理辦法》為根本，明確收集的范圍、分類方法、日常管理和開發利用，通過建立專題數據庫提升重大活動檔案管理的科學化水平。三是堅持優化機關檔案結構。把結構調整放在突出位置，堅持質量和結構兩手抓兩手硬，加強涉及經濟發展、社會民生的檔案資料的收集，定期開展整理和數據庫建設。四是加強電子文件歸檔管理。加強電子文件的收集和銜接，強化檔案管理系統與電子公文系統（OA）和各專業專項系統的信息對接，實現檔案管理的無縫對接，避免重復收集、遺失、損壞等。推動建設目錄中心數據庫，建立全文數據庫，打通查詢利用最后一公里。

2.3 從標準化上來看，建立信息化數據化為主導的機關檔案治理體系

隨著信息化的推進，檔案治理的數字化轉型勢在必行。要把信息化的技術、思維貫穿機關檔案管理的全過程，重新塑造檔案管理新模式。這是數字政府建設的必然要求，也是機關檔案服務社會、服務經濟發展的必然選擇。一是加強檔案開放審核機制。健全開放審核體制機制，明確開放審核屬性，明晰鑒定標準，構建鑒定網絡和小組，將開放審核與檔案解密、信息公開有機結合起來，逐步實現檔案開放審核工作的有序、穩步、高效開展。二是加快信息化系統升級保護。重點是加強檔案安全保護，優化信息安全工作體制機制，通過防火墻、防水墻、身份識別等技術，提升數字檔案信息資源系統的獨立性，加強對檔案數據容災異地備份的安全措施。積極引入新技術（VR、AR等），提高檔案應用場景，讓檔案從紙張和圖片中走出來，以鮮活的感染力提升檔案的精彩度。三是提升數字監管能力。提升對檔案資源的智慧化管理，著力在自主編研、數據分析、資料合成等方面優化系統配置，提高智能化水平，為機關決策提供堅實的數據支撐，提升檔案數字治理效能。

3 以檔案開發利用提升機關檔案資政育人功能的路徑選擇

3.1 服務中心工作和人民群眾是機關檔案開發利用的主攻方向

從技術上來講，檔案的價值需要通過實際應用得以彰顯。信息化時代，檔案已經滲透在機關事務的各個方面，檔案資源的信息價值、資政價值、文化價值正隨著利用形態的改變而越來越凸顯，檔案利用的需求也隨之持續增加。隨著檔案數據化的發展，實體利用向數據查詢轉變，極大提升了檔案資政的便捷性，實現檔案利用從分散到集中的轉變，突破時間和地域限制，機關檔案對黨委、政府中心工作的支撐作用更加精準和高效。從檔案的屬性上來講，檔案工作就是幫助人們把需要建立的檔案建立起來，把需要保留的檔案收集保管起來，并提供良好的服務。機關檔案工作如果不服務于大局，檔案事業就會逐漸邊緣化。目前，黨和國家發展需要機關檔案服務的領域很多，特別是為一系列惠民利民政策提供資政服務，能夠大大提升檔案工作的影響力。同時，在社會的眾多領域，更需要機關檔案給予配合和支持，服務于國家重大主題學習教育。因此，機關檔案管理工作應該堅持服務為先的理念，瞄準黨委、政府中心工作和人民群眾需求，采取傳統開發和新媒體開發相結合的路徑，彰顯檔案價值。

3.2 把做精做強傳統模式作為開發利用的基石

開發利用就是要把沉積的資源喚醒，從“死檔案”變成“活資源”。傳統的檔案開發模式主要有編研出版、展覽展示、專題節目、專欄等。編研出版是圍繞中心工作的主題，主動把具有研究價值和實用價值的機關檔案信息進行集中、研究、編輯、加工，使之成為更適合用戶利用的形式，并將成果公開出版[2]。福建省檔案館編寫的《檔案有什么用》、漳州市檔案局編寫的《我們這些年——漳州市檔案局創建成果掠影》，滄州市人社局編寫的《新形勢人力資源發展現狀和趨勢》等，都為政府決策提供了有益參考。檔案展覽是根據一定的專題，以展出檔案原件或者復制品的形式，充分利用檔案的真實性、原始性，給參觀者以深刻的印象和教育啟迪，是檔案價值的集中宣傳和展示。福建省檔案館舉辦的“百年跨國兩地書——福建僑批檔案展”、青島市海關舉辦的“青島百年海關變遷”等，展現了檔案的育人功能。檔案類電視節目是指將檔案信息資源作為主要題材內容，或者明顯運用檔案領域核心概念、理論和方法等檔案元素作為敘事方式的電視節目。這類節目強調檔案元素在電視節目中的支撐地位，借助電視媒體開發檔案內容，由講解員充當敘述者的角色，為觀眾呈現視聽結合的檔案故事[3]。中央檔案館拍攝的《紅色檔案》、漳州市檔案館主辦拍攝的《檔案中的故事》等，使檔案走進百姓生活，打破檔案“鎖在深閨人未識”的狀態，擴大檔案資源的受益面。這些傳統的檔案開發利用手段，為機關檔案服務中心、服務人民群眾提供廣闊的空間和載體，無論技術如何進步，傳統的開發利用形式仍然是檔案發揮作用的重要平臺。

3.3 打造面向數字人文視角的檔案開發利用新體系是發展趨勢

數字人文是數字技術與人文學科交流碰撞而成的新興領域，現已滲透到許多學科并對其產生重大影響[4]。檔案開發利用的前沿課題，是如何讓檔案從“活起來”到“火起來”。數字人文背景下的檔案資源開發，必須以用戶需求為導向，以場景體驗、趣味互動等形式吸引公眾參與，最終實現檔案的多元價值。因此，機關檔案管理的開發必須面向受眾，開發多層次的產品，滿足受眾知識水平和需求的差異。一是多角度價值呈現。利用不同場景的切換，形成古今對比，從時間、空間上體現出差異性，讓受眾透過檔案鑒古知今。二是多場景再現。在檔案展覽大廳、故事發生地等設置虛擬技術體驗點，在虛擬的再現環境中體驗檔案中蘊含的故事和道理，也可以通過增強現實技術（AR）實現現實和原場景的重疊，在對比中使受眾感受到社會變遷的歷程。二是檔案文化生產。自由開放是數字人文文化生產的重要理念，為機關檔案文化產品開發提供了廣闊空間。通過設置體驗館，引導受眾親自體驗，相互碰撞，啟發思維再創作。通過受眾講述體驗，或者創造藝術作品、手工作品，不僅可以使機關檔案資源得到拓展，也可以使檔案的文化價值得到更好傳承。

結語

新時代，機關檔案既迎來千載難逢的發展機遇，也經歷著轉型升級帶來的困難與挑戰。要圍繞“四個體系”建設，著力踐行“三個走向”的要求，順應數據時代的發展潮流，積極建設數字人文背景下的檔案治理新體系，使機關檔案工作更好服務中心大局、服務人民群眾，彰顯檔案文化價值。

參考文獻

[1]丁德勝.奮進“十四五”：機關檔案工作的十大重點任務[J].中國檔案，2021（08）：20.

[2]陳碧馳.醫院檔案信息資源開發利用實踐思考——以中國科學院大學寧波華美醫院為例[N].檔案管理理論與實踐——浙江省基層檔案工作者論文集，2021（08）：31.

[3]張潤蘭.檔案資源的敘事性開發研究[J].檔案天地，2021（11）：10.

[4]加小雙，姚靜.數字人文賦能檔案資源體系建設：機制與路徑[J].山西檔案，2022（02）：28.

作者簡介：鄭玲玲，中共漳州市委黨校技師，研究方向：機關文書檔案管理。