檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與發展研究

張英

［摘 要］檔案信息化建設是檔案管理未來的發展趨勢，與傳統檔案管理模式相比，其具有資源共享、信息檢索、高效管理、自動化處理等特點，能夠大大提高檔案管理的工作效率和工作質量，能夠為醫院領導決策提供快捷、準確的檔案信息服務，能夠滿足醫院日常工作的需求。目前，我國各大醫院已經逐步實現了信息化建設，但仍然存在一些問題需要進一步完善?；诖?，本文將闡述檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值，對當前我國醫院檔案信息化建設現狀進行分析，并提出相應的解決措施，希望能夠為相關人士提供參考。

［關鍵詞］檔案信息化建設；醫院檔案管理；價值；發展研究

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

互聯網的迅速發展推動著各行各業的進步，互聯網的新理念已經融入各行各業的管理。作為當代社會的一個關鍵單位，醫院也要認識到將信息化管理方式融入醫院檔案管理的意義，并加強對其的關注，以保證醫院的有效運轉，從而為人民群眾提供更為可信的服務［1］。

1 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

1.1 便于檔案管理人員查閱

傳統的檔案管理方式主要是管理實體紙質檔案，且檔案保存的時間很長，但是隨著信息化技術的發展，電子檔案的出現為檔案管理工作人員提供了便利。醫院檔案工作人員通過登錄電子檔案管理系統進行檢索，能夠快速查找到所需的文件。

1.2 有利于提高工作效率

傳統的檔案管理方式主要靠人工來進行操作，且存在較大的誤差。而信息化技術的出現改變了傳統的檔案管理模式，其能夠減少檔案管理人員的工作量。并且通過電子數據庫對文件進行快速檢索，使查找工作變得更加便捷，從而提高了檔案管理人員的工作質量和工作效率［2］。

1.3 便于信息資源共享

在醫院日常工作中，各個科室之間的合作與交流十分頻繁，傳統的紙質檔案管理方式難以實現信息資源共享。而以信息化技術實現信息資源共享，能夠使各個科室之間的信息交流與溝通更加高效，為醫院工作人員提供更多有效的信息。

1.4 便于提升醫院整體形象

檔案信息化建設可以使醫院信息更加透明，從而提高醫院整體形象。由于醫院是一個公益單位，其涉及廣大人民群眾的切身利益和身體健康問題，而以信息化技術進行管理，能夠減少一些不必要的糾紛和矛盾，有利于提升醫院整體形象，以促進醫院實現健康穩定的發展［3］。

2 我國醫院檔案管理信息化建設現狀

2.1 檔案管理人員的檔案信息化管理意識薄弱

醫院檔案管理人員的素質直接決定了醫院檔案管理的水平，檔案管理人員的素質是影響醫院信息化建設的重要因素。目前，大多數醫院檔案管理人員對檔案信息化建設的重要性認識不足，在開展工作時缺乏主動性和積極性，難以適應現代化醫院管理的要求。一方面，部分醫院檔案管理人員缺乏專業知識，不能及時更新知識結構，缺乏專業技能和管理經驗，不能熟練掌握計算機應用技術和信息處理技術；另一方面，部分醫院檔案管理人員的思想觀念滯后，對推進檔案信息化建設缺乏積極性和主動性。隨著計算機技術的不斷進步，我國已正式步入互聯網時代，對于醫院檔案管理來說，信息化檔案管理更是檔案管理工作轉型的必然趨勢。然而，由于受到傳統檔案管理觀念的限制，在信息化管理模式中，檔案管理人員還不能很好地進行工作。主要體現在，醫院檔案管理人員對檔案信息化建設的重要性認識不足，沒有充分認識到檔案信息化建設對醫院發展的作用，沒有真正認識到醫院檔案信息化建設對醫療工作的促進作用，沒有樹立起高度重視檔案管理工作的意識，沒有把檔案管理工作放在重要位置，缺乏對檔案信息化建設的認識和重視。在此背景下，醫院檔案信息化管理工作的開展受到了一定的阻礙，使檔案信息化管理的價值難以充分發揮。

2.2 資金投入力度不足

由于現代信息技術在醫療領域中的應用越來越廣泛，很多醫院也開始嘗試將信息化建設納入醫院整體發展規劃。然而，由于缺乏科學的規劃和長期的投入資金支持，醫院對信息化建設的重視度不夠，導致很多醫院在開展信息化建設工作時沒有明確的目標和具體措施。在實際操作中，一些醫院選擇利用其他信息化系統替代傳統檔案管理方式來降低成本和提高效率。這種做法不僅無法實現檔案資源的共享和利用，而且還會造成資源浪費。目前，我國很多地區在開展醫療機構信息化建設工作時缺乏科學規劃和長遠目標，導致一些地區在進行信息化建設工作時沒有明確的方向和重點。與此同時，醫院對信息化建設工作缺乏重視和資金支持，造成信息化建設工作效果不理想。此外，在醫院檔案信息化建設過程中，經費不足、硬件投入不足等問題導致硬件設備和網絡建設落后，無法滿足醫院檔案信息化建設的需要。在檔案管理工作中，通常使用的是計算機、打印機等設備，但是由于這些設備需要大量的資金投入，在實際應用過程中難以滿足醫院檔案管理工作的實際需要。同時，醫院的檔案管理工作人員素質不高，醫院缺少對檔案管理信息系統開發的專業技術人員和檔案管理人才，無法保證醫院檔案信息系統開發的質量。另外，由于醫院對硬件投入不足，導致機房、機房建設落后，無法為檔案管理工作提供良好的硬件環境。

2.3 工作機制不健全影響檔案信息化進程

目前，許多醫院的檔案管理工作還沒有形成統一的標準，各部門之間不協調、分工不明確，導致在檔案信息采集、管理方面出現隨機和盲目的現象。許多極為珍貴的醫學文獻沒有得到及時的收集、整理、歸檔，這不僅造成了信息雜亂和檢索不便，還造成了大量的醫療資源的浪費，嚴重影響了檔案管理工作的完整性和信息化程度。此外，醫院的工作以患者為主，因此，患者的診斷及住院期間的日常健康情況，都屬于醫學記錄。但由于醫護人員沒有充沛的精力對病歷進行有效的保存與保管，因此必須建立一套完整的病歷資料保存與保管方法。這就造成了檔案信息采集與管理的分離，若缺少信息化管理，其出現偏離的可能性就會增大，從而嚴重影響醫院檔案管理的準確性與效率。

2.4 檔案資源管理調配不足，難以進行有效的資源共享

醫院在實施信息化檔案管理以前，各種檔案的保存大部分都是密封的，屬于機密文件，在沒有得到領導同意的前提下，是不能隨便查閱和借閱的，這主要是為了避免出現越權行為以及醫院核心檔案泄露。然而，隨著時代的發展與進步，在醫院運行過程中，檔案管理中的信息資源儲存文件，不僅有嚴格保存的保密文件，還有醫院的人力資源信息、患者病歷及患者信息，有些醫院還將學術論文、救助實踐方案、基本養生方法等內容也納入檔案管理，種類繁多，使檔案管理人員的工作難度直線上升。盡管現在也有一部分醫院意識到了檔案信息化管理的重要意義，并對上述幾類內容展開了分門別類的管理，但從本質上來說，仍然屬于內部開放狀態，并沒有將某些可以為公眾提供參考的文件信息公布出來，導致某些高質量的資源不能實現及時共享，這不僅影響了檔案資源的使用效率，而且也會對醫院建立一個良好的社會形象產生負面影響。

3 醫院檔案信息化建設的措施

3.1 檔案信息資源整合

檔案信息資源整合是指利用計算機網絡技術和網絡平臺，對檔案信息進行收集、整理、存儲、分析，并按照檔案管理的要求對檔案信息進行分類，形成有效的信息資源。這一工作需要檔案管理人員根據相關的規章制度來完成，而信息化建設能為其提供有力的支持，使其能夠更好地開展工作。醫院在發展過程中會產生大量的數據信息，而這些數據信息如果不能得到及時的整理和分類，將會給醫院的管理帶來很大的影響。因此，要想保證檔案信息資源整合工作的順利進行，就需要相關人員加強對數據信息的管理與分析，使其能夠得到及時處理［4］。

醫院在開展檔案工作時要明確自身需求，并結合自身特點選擇合適的信息化建設方案。對醫院檔案信息進行整合時，要充分考慮醫院自身的發展特點及發展需求，這樣才能使其充分發揮作用。通過對檔案信息資源進行整合可以提高醫院檔案管理的效率和質量，為醫院的發展提供有力支持。

3.2 提升檔案人員專業水平

醫院檔案信息化建設是一項復雜而龐大的工程，需要各個方面的人員共同參與。檔案信息化建設工作需要具備較高專業知識水平的人員才能完成，醫院應該高度重視這一工作，以提高檔案管理人員的專業水平。

首先，醫院應該對檔案信息化建設工作進行合理安排，根據具體工作情況合理配備管理人員，加強對管理人員的培訓，使其能夠熟練掌握相關知識和技能，以便更好地開展檔案信息化建設工作。例如醫院應該定期組織檔案管理人員開展相關培訓活動，可以通過舉辦知識講座、知識競賽、交流經驗等形式來提高職工的專業水平和綜合素質，有效地提升檔案管理人員的整體水平。其次，醫院應該建立完善的激勵機制，制定科學合理的績效考核制度，有效激發檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理人員的工作積極性和主動性，促進醫院檔案信息化建設工作的順利開展?？傊?，醫院要重視檔案信息化建設工作，積極引導相關人員參與其中，提高檔案管理人員的綜合素質和專業水平，以便更好地開展檔案信息化建設工作。

3.3 加大資金投入力度，提高基礎設施建設水平

資金是實現醫院檔案信息化建設的基礎，因此醫院要加大對信息化建設的投入力度，為醫院檔案信息化建設提供充足的資金支持，以滿足醫院檔案信息化建設的需要。另外，要做好基礎設施建設工作，醫院要從實際出發，制訂完善的基礎設施建設計劃，保障檔案管理工作順利進行。

首先，醫院要加大對硬件設施的投入力度，可以從以下幾個方面入手：一是購置計算機設備；二是購買服務器；三是購置存儲設備；四是購買網絡設備。通過對硬件設施的升級改造，有效提高檔案管理工作效率。此外，為了保障醫院檔案信息化建設的順利進行，還要做好系統軟件的管理工作：一是建立統一的檔案管理平臺，這一平臺應當包含有關檔案管理的所有功能模塊；二是要制定統一的系統軟件標準和操作流程，系統軟件應當從整體上將檔案管理工作流程化、標準化、規范化；三是要建立完善的數據庫系統，數據庫是數據存儲與更新的平臺，是對信息進行存儲和更新的主要途徑，因此必須建立完善的數據庫系統，并將其存儲在計算機上，以便于日后查詢和使用［5］。

其次，醫院還要定期對信息系統進行升級和維護。服務器系統作為計算機硬件設備中最為重要的一部分，要定期對其進行維護和升級。在軟件方面也要及時進行更新和維護，確保檔案管理信息系統能夠及時、準確地反映當前醫院檔案管理工作情況，使醫院檔案管理工作效率得到有效提升。

3.4 做好數據整合工作，加快推進檔案信息化建設進程

醫院信息化建設過程中，需要在各個環節做好數據整合工作，這樣才能為檔案信息化建設提供充足的數據資源。

首先，要建立統一的信息標準體系。在醫院檔案管理過程中，對信息數據進行采集、整理、加工等，需要根據醫院發展的實際情況，建立統一的信息標準體系，這樣才能保證信息的準確性和完整性。其次，要重視對醫院信息系統建設工作的開展。要對醫院檔案信息化建設工作進行統籌規劃，制訂合理的發展計劃，重點在各大業務系統上進行創新，這樣才能確保檔案管理工作的順利開展。最后，要加強對信息系統安全管理。在醫院檔案信息化建設過程中，要注重加強對信息系統安全管理工作的開展，加大安全教育和培訓力度，提高各部門、各崗位人員對信息系統安全管理工作重要性的認識。加強對系統數據的管理，做好數據備份和恢復工作，此外還要加強對網絡和數據平臺的維護和管理。

醫院檔案信息化建設能夠提高醫院檔案管理的工作效率。檔案信息化建設是醫院發展的必然趨勢，也是未來發展過程中醫療機構必須面對的一個現實問題。隨著現代社會醫療水平的提高，醫療機構在為病人提供優質醫療服務方面發揮了越來越重要的作用。因此，要想讓檔案信息化建設發揮應有的作用和價值，就要從實際出發，加快推進檔案信息化建設進程［6］。

4 結語

在現代化信息技術快速發展的時代背景下，檔案管理工作也應該與時俱進，不斷完善信息化建設，更好地促進醫院的發展。隨著醫院業務范圍的擴大，檔案管理工作的工作量也越來越大，傳統的檔案管理模式已經無法滿足醫院發展的需求，因此醫院要加強對檔案信息化建設的重視，結合醫院實際情況和需求，加強對檔案管理人員的培訓和教育，不斷提高工作人員自身的素質和業務能力。同時也要建立和完善檔案管理信息化平臺，保證醫院檔案管理工作能夠順利開展，只有這樣才能真正發揮檔案信息化建設在醫院發展中所具有的價值和作用。

參考文獻

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［2］李文華. 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與發展研究［J］. 商訊，2022（24）：151-154.

［3］陳家欣. 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位［J］. 才智，2022（5）：190-192.

［4］張輝. 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及有效應用［J］. 蘭臺內外，2021（28）：23-25.

［5］孫立梅. 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值探究［J］. 蘭臺內外，2021（18）：33-34.

［6］陳福昕. 芻議檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位［J］. 信息記錄材料，2021，22（5）：130-131.