城市建設檔案管理的困境與建議淺析

摘 要：近年來，隨著我國社會持續發展，城市建設檔案管理工作受到高度關注，需要進一步加強管理，使其能夠發揮應有的作用。因此，本文主要針對城市建設檔案管理的特點、重要性和困境進行分析，進一步提出相關改進建議，希望以此全面提升城市建設檔案管理工作的質量水平。

關鍵詞：城市建設；檔案管理；重要性；困境；建議

城市建設檔案管理是城建管理工作中重要的一個環節，對城市建設發展具有一定的憑據作用。但需注意的是，城市建設檔案既往管理工作開展期間，存在一些有待解決的問題，比如，檔案管理水平有待提升、檔案管理信息化滯后、檔案利用率較低和檔案管理人員素質有待提升等。因此，需要加強對這些方面的研究，使城市建設檔案管理工作質量水平能夠得到有效提高?？傮w而言，從城市建設檔案管理工作的優化及質量提升角度考慮，本文圍繞“城市建設檔案管理的困境與建議”進行分析研究價值意義顯著。

一、城市建設檔案管理工作特點

1.多樣性特點

在城市建設檔案管理既往工作開展過程中，發現城市建設檔案的形式較多，比如傳統的紙質檔案以及電子化的視頻、錄音、圖像和文檔，對城市建設檔案管理工作提出了比較嚴格的要求。由于城市建設檔案的形式多樣，想要做好檔案管理，則需要采用多樣化的管理手段，否則將影響城市建設檔案管理的工作效率。

2.復雜性特點

隨著城市發展，城市功能朝著多元化的方向不斷變化，使得城市建設和管理產生的文件材料越來越多。這些文件材料的內容比較復雜，必須采用聲像、圖表、文字等不同的形式來記錄城市規劃、城市建設及城市管理等內容。特別是城市地下管線設施、城市抗震抗災、城市建設規劃和城市環境保護等，體現出城市建設檔案管理的復雜性。

3.動態性特點

為適應我國社會發展，城市建設進程不斷加快，許多新工藝、新設備、新技術得到廣泛應用，這就使得城市建設檔案的內容也發生了變化。隨著城市建設的不斷變化，需要及時進行檔案采集，確保城市建設檔案的真實性及時效性，使其能夠充分反映出城市建設情況。

二、城市建設檔案管理的重要性

1.城建檔案是城市建設可持續發展的重要資源

城市的構成包括橋梁、道路和建筑等，在城市不斷演變的時候，大部分的信息從最初的圖像到之后的文字記載，形成了各種形式的城建檔案。城建檔案包含了城市建設所有的信息，可以將城市建設情況完整真實地反映出來。根據《全國建設事業信息化規劃綱要》的規定，信息資源是社會及國民經濟發展的戰略性資源，對城市建設可持續發展的影響較大。構建城市建設檔案信息庫，能夠采用信息化的方式對城市建設檔案加強管理，使城市建設檔案資源共享目標得到有效實現，進一步促進城市建設檔案資源利用效率的提升，并使城市建設能力得以有效增強。

2.城建檔案在城市規劃中具有重要作用

作為城市建設中的一個重要環節，城市規劃是將國民經濟和社會發展規劃作為依據，結合本地的資源條件、自然環境、現狀特點以及歷史情況綜合部署，對土地資源合理利用，明確城市規劃的發展方向及規模，對城市空間布局及各項建設的具體安排及綜合部署進行協調，使城市的社會及經濟發展目標得以順利實現。根據以往城市發展情況來看，有些城市的布局不合理，有些問題難以解決，有一個重要方面是因為城市規劃缺乏可靠的資料，無法發揮城建檔案的參考價值。為保證城市規劃的科學性，必須借鑒城建檔案中有關城市規劃的方法及相關理論，確保制定出的城市規劃方案符合社會未來發展的需要。

3.城建檔案在構建和諧社會具有重要作用

構建和諧社會是城市建設的一個重要目標，而城市建設檔案在這一方面具有較高的指導作用。城建檔案包含了對社會服務建設的詳細記錄，體現了歷史文明，可以發揮歷史經驗借鑒和場景再現的功能，對城市建設起到一定的促進作用。通過對城市建設檔案的有效利用，能夠有效利用過往的經驗，對以往城市建設中存在的問題有效處理，創建出更好的城市環境。其次，城市建設檔案的內容是不斷變化的，隨著社會環境發生變化，城市建設檔案也將發生變化，其內容是由文化歷史、地理環境、政治和社會經濟等諸多因素共同作用而決定的。在構建和諧社會進程中，因外部環境的變化使得城市建設檔案發生變化，人民的價值選擇、復雜的利益關系及分配方式、經濟成分多元化等都表現出了社會的進步，使得城市建設檔案的業務活動、技術交流、檔案信息、內容編研及發展獲得了更多的機遇。由此可見，城市建設檔案與構建和諧社會有著相互影響和相互促進的作用，需要深入研究如何發揮城市建設檔案資源的使用價值，為社會經濟建設及城市建設提供更加有力的支持。

三、城市建設檔案管理的困境

1.城市建設檔案管理水平不高

從現狀來看，在城市建設檔案管理工作開展期間，在管理規范性方面有待提升。目前，我國針對城市建設檔案管理制定了一系列的法律法規及相關政策，要求城市建設檔案管理部門遵循相關管理規范，達到提升檔案管理工作效率及質量的目的。但是，一些城市建設檔案管理部門對制度建設存在忽視情況，未能根據工作情況對管理制度進行完善，缺乏良好的制度意識和服務意識，不能有效執行檔案管理制度，使得城市建設檔案管理停留在形式上。在這一情況下，經常出現管理混亂的情況，難以對城市建設檔案有效維護。比如，有些單位在檔案移交方面存在問題，檔案的格式不符合要求，或是檔案并非原件，使得檔案資料不能反映出真實情況，嚴重影響城市建設檔案管理的工作效果。

2.城市建設檔案管理信息化程度不高

一個部門的管理水平直接反映出該部門的社會化、系統化和現代化程度，許多單位將信息化應用在檔案管理工作當中，有效提高了檔案管理工作的質量水平。但是，從現狀來看，一些城市在建設檔案管理信息化建設上較為滯后，難以把信息化管理方式方法應用到城市建設檔案管理工作全過程當中，許多工作依舊采用人工的方式，難以將信息化檔案的利用價值發揮出來，從而使城市建設檔案管理工作的效率及質量難以得到有效提升。檔案管理者對信息技術的掌握程度不高，不能根據實際情況對信息化技術進行有效運用，影響城市建設檔案管理信息化的發展。由于在城市建設檔案管理中信息化應用存在不足，很難提升城市建設檔案管理的水平。

3.城市建設檔案利用率不高

在城市建設檔案管理中，經常出現檔案收集不全的情況，無法提升城市建設檔案的利用效率。檔案管理人員不能保證檔案信息的完整，出現圖紙信息不全和審批程序不全等問題，難以確保收集的城建檔案資料的完整性、真實性及時效性，從而導致城市建設檔案的使用效率難以得到有效提升。其次，檔案管理者不能保證檔案數據的精確性，在人員因素的影響下，時常出現信息錯誤的情況，加大了城市建設檔案利用的難度。最后，有些單位人員對城市建設檔案的認知不足，未能認識到城市建設檔案的利用價值，非必要的情況很少查閱檔案，使得檔案利用的卷次和人次等指標不高，不能將城市建設檔案的價值發揮出來。工作人員的檔案利用意識薄弱，使得檔案利用的范圍狹窄，影響城市建設檔案的利用效率。

4.城市建設檔案管理人員素質不高

在城市建設檔案管理工作開展期間，人才匱乏現象明顯存在，難以確保城市建設檔案管理人員素質水平的提升，進而影響城市建設檔案管理工作的效率及質量。與此同時，一些檔案管理工作人員未能接受專業培訓，缺乏足夠的知識儲備，以致在日常的檔案管理工作中容易出現失誤，進而使城市建設檔案管理工作的質量受到嚴重影響。此外，城市建設檔案管理人員招聘工作環節，難以保證人員聘用的公平性，將城市建設檔案管理看成是一件簡單輕松的工作，存在人員招聘不夠嚴謹的情況，難以將人力資源的優勢發揮出來，進一步使城市建設檔案管理工作的人才需求得不到有效滿足。

四、城市建設檔案管理的建議

1.構建完善的城市建設檔案管理制度

要保證城市建設檔案管理工作能夠順利有序地開展，有必要加強檔案管理制度建設，使檔案管理制度的指導以及約束雙重作用有效發揮出來，使城市建設檔案管理的規范性得到有效提升，減少人為因素造成的檔案管理問題。在城市建設檔案管理中，需要嚴格做好人員考核工作，制定合理的獎懲制度，以此調動檔案管理人員的工作積極性，使其能夠保持嚴謹的工作態度，正確處理城市建設檔案管理工作存在的問題。一方面，需加強人員管理，另一方面需做好檔案存檔、檔案查閱和檔案收錄等各環節工作。此外，在城市建設檔案管理制度建設過程中，需考慮城市建設檔案的實際情況，要符合相關的法律法規，明確管理制度內容。當然，還有必要加大檔案管理制度的執行力度，確保制度的執行是公平公正的，從而提升城市建設檔案管理的科學性及合理性。

2.加強城市建設檔案管理信息化建設

在城市建設檔案管理中，需要合理科學應用現代化信息技術，將信息技術在城市建設檔案管理中的作用有效發揮出來，達到提高城市建設檔案管理工作效率的目的。將信息化應用于城市建設檔案管理，需要加強檔案信息化管理系統的建設，這一過程可以聘請專業的技術研發單位進行系統軟件的設計，保證技術研發單位的資質水平達到要求。首先，需要開發城市建設檔案數據庫，將大數據技術應用到城市建設檔案管理中，強化各部門的溝通合作，一同參與檔案數據庫的開發，建立數據分析工具及資源開發工具。深入分析已有的檔案資料，將有用的資源整合起來，對檔案資料實行分類管理，落實檔案數據庫的研發成果，明確檔案數據庫的使用規范，使其能夠服務于城市建設檔案管理，提升城市建設檔案管理和服務水平。其次，需要加強資源建設，構建信息平臺，將紙質化的城建檔案轉變為數字化的檔案，并將其存儲到檔案管理系統中，方便對其查閱和利用。需要加強對檔案資源的利用，滿足群眾查閱檔案的需要。最后，應增加硬件投入，不斷完善基礎設施，以便及時收集城市建設檔案，縮短檔案整理周期，使檔案管理工作的效率得以提升。

3.提高檔案管理人員的綜合素質水平

檔案管理人員作為城市建設檔案管理的主體，需擁有豐富的知識儲備、較強的檔案管理意識及服務意識，保持嚴謹和細致的態度實施檔案管理。首先，可以對檔案管理人員進行定期培訓，根據城市建設檔案管理工作的要求，制定合理科學的培訓內容，并選擇適宜的培訓方法，使檔案管理人員能夠通過培訓掌握檔案管理理論知識、實踐技能等。與此同時，需做好檔案管理工作人員的思想教育工作，使其能夠認識到城市建設檔案管理工作的重要性，積極主動做好相關工作。城市建設檔案管理部門需把握好城市建設檔案管理的人才需求，積極開展人員招聘活動，保證新入職的人員具備檔案管理方面的能力，使其能夠勝任檔案管理崗位工作，以此促進城市建設檔案管理工作質量水平的全面提升。此外，城市建設檔案管理部門需構建高效的溝通平臺，利用信息平臺促進檔案管理人員之間的相互溝通，鼓勵管理人員分享經驗，不斷優化城市建設檔案管理的工作內容及工作方法，提升城市建設檔案管理的實效性。

4.建設單位應轉變工作思路

建設單位需要對各項工作產生的檔案資料實施全面收集及整理，進一步對檔案資料實施規范歸檔處理。值得注意的是，以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中的相關規定為依據，發現工程項目的性質受到一定限制，導致檔案部門在進行項目檔案管理時存在死角，因此，需要發揮檔案部門的監督作用，讓建設單位完成自身的檔案工作，強化項目檔案管理?！督ㄔO工程文件歸檔整理規范》在建設單位檔案管理方面的參考價值不高，比較適合城市建設檔案館的日常工作，而《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》突出了項目檔案的系統性、準確性及完整性，強調建設單位在項目檔案管理方面的主導性，可以指導建設單位做好檔案工作，發揮項目檔案管理的積極作用。建設單位必須轉變自身的工作思路，理解行業標準及國家標準的立足點，強化檔案管理，為城市建設檔案管理的開展提供助力。

五、結語

綜上所述，為提升城市建設檔案管理工作的質量水平，城市建設檔案管理部門及工作人員需充分重視城市建設檔案管理工作的開展，通過分析城市建設檔案管理存在的問題，采取合理有效的策略對其優化改進。具體來講，在城市建設檔案管理中，應完善城市建設檔案管理制度，做好城市建設檔案管理信息化建設工作，并提升檔案管理工作人員的綜合素質水平，及時轉變檔案管理工作思路，革新方式方法等，以此全面提高城市建設檔案管理工作的質量水平，使其能夠更好地服務于城市建設及社會經濟發展。

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基金項目：光催化技術用于紙質檔案保護研究，項目編號（2020-33）。

作者簡介：秦立平（1969—），女，漢族，山東無棣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。