企業聲像檔案數字化管理機制與對策研究

摘 要：受益于科技的發展，數字信息化悄然改變著人們的生產生活方式。在企業發展中，新技術的廣泛應用為企業發展提質增效。聲像檔案是一種特殊的檔案，一方面，聲像檔案數字化管理可以提高企業檔案自身的利用價值。另一方面，可以提高企業新時期檔案管理的整體水平?；谶@一情況，本文就企業聲像檔案數字化管理機制與對策展開分析和論述，希望可以給廣大相關工作者以建議和啟發。

關鍵詞：企業；聲像檔案；數字化管理；探討

廣義上，聲像檔案是泛指社會各類機構、企業和事業單位在社會實踐活動中所形成的一種檔案載體，其更具有保存價值，多以照片、影像、磁帶及錄像等較為常見的載體所存在。企業聲像檔案數字化管理和傳統的紙質檔案管理相比，其優勢顯著。聲像檔案無論是從檔案的內容形式以及管理方式等都符合現代企業的檔案管理需要，但是，目前企業聲像檔案數字化管理還存在些許問題亟待解決。

一、聲像檔案的特點

1.紀實性

聲像檔案可以更為客觀真實地記錄企業日常經營活動以及其他社會性活動等，可以以自身特殊的載體方式，結合文字、圖像、解說和注解等多種形式完整地記錄企業的各活動經歷。這就是企業聲像檔案“紀實性”的特征體現。

2.直感性

就聲像檔案數字化管理的“直感性”來說，可以理解為是一種直接感覺，聲像檔案把“視覺”和“聽覺”相結合，可以直觀且鮮明地展示并還原企業的各類活動，傳統的紙質檔案并不具備這一功能。此外，聲像檔案的直感性還體現在自身的“憑證價值”，更具感染力和說服力，以此被廣泛應用到各大企業的檔案管理工作中，這也彌補了傳統紙質檔案的不足之處。

3.易損性

對于聲像檔案來說，本身就屬于是一種載體資料，和傳統的紙質檔案相比，聲像檔案更容易受光度、熱度、溫度以及其他客觀環境的影響。因為聲像檔案載體本身的化學成分比較復雜，決定了其自身的脆弱性。因此，如果不能對聲像檔案妥善管理，必然會導致聲像檔案的數據失真受損。除此之外，聲像檔案的特性決定著其保護的特殊性，自然對聲像檔案的保管費用會比一般的紙質檔案要多得多。

4.可讀性差

時代在發展，社會在進步，錄像和磁帶的年代已經過去，要播放錄像和磁帶需要與之相配套的設備，否則就無法讀取，這也是聲像檔案“可讀性”差的原因。一些關鍵檔案是需要借助專業設備以及專業的技術人才作為輔助，才能把原有的聲像檔案轉化出感官所能接收的聲音、圖片、符號等等。

二、企業聲像檔案數字化管理的必要性

企業聲像檔案數字化管理工作在企業檔案管理中發揮著重要的優勢。一方面，利于凸顯檔案自身的價值作用；另一方面，則是更有利于改善企業檔案管理的整體水平。就目前來說，受益于科學技術的發展，聲像檔案數字化管理模式早已打破傳統的檔案管理模式，隨著企業的做大做強，企業的數字化水平也隨之提高。聲像檔案數字化管理工作不僅完善了企業檔案管理機制和方式，還可以進一步實現對企業檔案的“集中管理”，以此利用數字技術提高企業聲像檔案的價值作用，其根本目的就是促使企業可以適應時代發展的需要，尋求突破性發展。企業聲像檔案數字化管理不僅可以有效提高企業檔案管理的整體水平，還可以依托于新技術手段，保證檔案資源管理以及應用的有效性和時效性，并根據時代發展變化，對企業聲像檔案數字化管理機制及時調整，便于領導對檔案信息化管理工作的有效監督。企業聲像檔案數字化管理機制可以充分發揮新技術手段的優勢，以彌補傳統檔案管理工作的局限性，逐漸實現企業活動中各類檔案的電子化，也可以理解為是對聲像檔案的一種創新和優化，更利于聲像檔案的存儲和保管。

目前，各企業的發展規模不斷擴大，企業的相關產品也逐漸趨于多樣化，企業業務也隨之增多，因此，企業檔案資源管理工作也趨于復雜性和多樣性。想要保證企業檔案管理工作的質量和效率，并發揮企業檔案的各項優勢，就需要建立健全聲像檔案數字化管理機制，以此提高檔案管理工作的有效性和時效性，提高企業檔案的利用率，以此實現檔案自身價值的最大化。除此之外，企業建立健全聲像檔案數字化管理機制更有利于發揮企業各部門的優勢特點。一方面，可以優化各部門之間的職責；另一方面，也有利于加強企業各部門之間的有效溝通和合作，以此提高企業各部門之間的工作效率和工作質量。就企業的現階段發展來看，檔案管理工作較多且對檔案管理工作人員有著較高的要求，企業聲像檔案數字化管理可以有效避免人工操作失誤，保證數據的準確性和可實用性。企業聲像檔案數字化管理可以實現多樣化管理，可以滿足企業不同活動項目的不同需要，進一步提高企業的管理水平和管理效率。

聲像檔案數字化管理可以滿足聲像檔案自身的“獨特性”優勢特點，聲像檔案和傳統的紙質檔案相比，聲像檔案更具備多樣性、時效性和多功能性等優勢特點。隨著時代的發展和社會的進步，聲像設備也逐漸趨于多樣化，如攝像設備早已經更新換代數十次，其相應存在的形式也趨于多樣化，這就對聲像檔案的管理和應用提出了新的要求?；跀底只芾?，可以實現聲像檔案的數字化管理，提高企業聲像檔案數字化管理的效率和質量。

三、現階段企業聲像檔案數字化管理機制存在的不足

1.管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

目前，企業的聲像檔案管理主要有兩種渠道，一是由各企業的相關科室執行一年一次的聲像檔案移交工作；二是企業各類項目活動接近尾聲之后，進行聲像檔案的移交和管理。就第一種聲像檔案管理方式來說，是較為簡單且規范的，而針對第二種企業日常項目聲像檔案管理來說，就會出現混亂和復雜的情況。造成這一情況的主要原因是：第一，有部分檔案管理工作者忽視了對聲像檔案的收集和管理；第二，有部分聲像檔案的管理制度已經不能符合現階段企業聲像檔案的管理要求。比如，以部分建筑企業來說，其聲像檔案的管理多是在竣工三個月之內把相關檔案移交給公司的檔案部門，但由于施工項目在施工的過程中所存儲的各類照片以及文字數據比較多，如果等竣工之后再進行檔案的移交，就會出現收集數據遺失或缺失等問題，無法實現完整地歸檔。因此，各企業需要建立與時代發展相契合的管理制度，進行聲像檔案系統管理。

2.檔案意識不強，難以保證及時性和完整性

就企業聲像檔案管理來說，有較強的時效性和特殊性，因此，對檔案的管理及時性有著較高的要求。各企業的聲像檔案管理多會出現缺失的情況，就是因為管理意識不夠強，對聲像檔案管理工作的重視程度比較弱，導致聲像檔案在收集過程中出現滯后性等情況。比如，部分企業的項目活動所涉及的事宜較為復雜零散，項目所參與的工作人員眾多，如果企業在日?；顒又袥]有對每一個項目進行檔案管理，工作人員沒有合理分配等，必然造成聲像檔案收集不齊，或者是管理不規范、零散管理等問題，這已經是現階段企業聲像檔案管理的普遍性問題。除此之外，聲像檔案管理工作人員不具備較強的責任心，對檔案收集的力度不強，這也是導致現階段企業聲像檔案難以收集完整的主要原因之一。

3.聲像檔案信息資源管理手段落后，限制其價值利用

科學技術的發展，為企業的各項經營活動提供了新的內容和渠道，但就目前來說，企業聲像檔案很難實現信息化管理，如果不能保證其自身的實效性和價值性，很難發揮聲像檔案的自身價值。聲像檔案的特殊形式和載體形式會反映企業日常經營活動以及企業過往歷史的各類經營活動、數據和人物等。但目前，很多企業對于聲像檔案的數字化管理存在制度缺失等問題，如企業文化檔案等，這類無形資產并沒有分門別類的有效收集、分析、整理以及存儲，對于電子檔案的信息化管理還多是紙上談兵，導致企業的檔案價值不能發揮積極作用，只能放在企業檔案部門積灰，這一問題是亟待解決的。

四、企業聲像檔案數字化管理機制與對策建議

1.完善相關科學、規范、合理的聲像檔案制度

上述所提到，在現階段企業聲像檔案數字化管理工作中，缺乏相應的檔案管理機制，因此，要建立健全科學、規范、合理且有效的企業聲像檔案信息化管理機制，可以遵照我國《中華人民共和國檔案管理法》《聲像檔案管理法》《聲像檔案借閱制度》以及《聲像檔案保管制度》等相關工作制度。一方面，要明確規定企業聲像檔案信息化管理工作人員的職能分化，把聲像檔案數字化管理工作落實到個人；另一方面，要進一步加強檔案管理工作人員的檔案管理意識?？梢越柚黝愋畔⒒芾硎侄芜M行聲像檔案的有效收集、分類、管理和存儲等，以提高企業聲像檔案自身的價值意義和作用。

2.數字化掃描，在線預歸檔

構建聲像檔案管理信息化系統，需要通過掃描照片之后進行有效識別才能納入聲像檔案的保管當中。掃描照片時，一般需要注意照片的尺寸、分辨率以及存儲格式和上傳是否匹配等相關問題。舉例來說，照片在進行檔案歸檔的時候，相應的信息無論是時間、地點、人物、背景、拍攝者以及事由等，都要錄入數據庫當中，以方便用戶可以進行關鍵詞的搜索，還可以利用圖像實時查詢。除此之外，將數字化掃描納入聲像檔案的展覽傳播當中，更有利于企業聲像檔案的高效利用和資源共享。這也是基于新時期數字化管理手段的優勢特點，研發個性化的產品，突顯聲像檔案資源管理的積極作用和重要性。同時，在數字化掃描過程中，也需要考慮數字圖像的存儲問題，針對不同的圖像格式以及不同的存儲介質，需要根據不同的需求和應用環境選擇相應的存儲方式。此外，聲像檔案在數字化掃描過程中需要將掃描結果與聲像檔案管理系統實行連接，才能保證檔案管理工作的高效性。通過信息化管理手段，還可以將聲像檔案與其他類型的電子文件進行有效比對，可以實現對聲像檔案數據的快速檢索、處理以及統計等，企業還應該為聲像檔案建立專門的庫房，并在庫房中安裝溫濕度監控設備，以保證聲像檔案具有良好的存儲條件。

3.嵌入虛擬技術等先進技術

科學技術的發展為企業聲像檔案的管理拓寬了新的內容和渠道。首先，檔案管理機構應積極利用聲像檔案自身的優勢特點，借助文字、圖片以及視頻內容形式多樣的優勢，進行企業單位的檔案宣傳，提高企業社會影響力和知名度。其次，可以利用虛擬技術或者VR等新技術手段，打造新型的展覽形式。VR技術是一種新型的技術，其本質是利用計算機和仿真系統創建一個模擬環境，進行三維立體式的實景體驗。用戶可以還原檔案記錄的情景，使用戶沉浸在虛擬的環境當中。虛擬和現實技術都會擺脫傳統的單一圖像或視頻，而是通過三維世界建構并還原檔案當中所記錄的真實影像。用戶所獲得的身臨其境的感受更能引導其主動參與的積極性。

4.提高聲像檔案的庫房保管條件

聲像檔案的管理方式以及管理條件存在一定的特殊性，因為對聲像檔案來說，本身就包含了大量信息，檔案相關管理工作者必須要重視聲像檔案管理的工作環境和保管條例，要防火、防潮、防光和防磁，可以借助檔案館建筑設計的規范，進行聲像檔案保管環境的設計。除此之外，也可以采用空氣凈化裝置去除二氧化硫以及臭氧等雜質。每兩年對聲像檔案的底片和照片進行一次抽樣檢查，五年進行一次全面檢查，以保證企業聲像檔案管理環境及存儲介質的安全性。在檔案庫房的建設中，必須要制定相關的法規制度，在聲像檔案管理中，必須要遵循《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理條例》，同時還要參照《檔案館建筑設計規范》，來進行檔案庫房建設。在庫房管理過程中，要保證庫房內溫度與濕度符合要求，避免出現潮濕、高溫、缺氧等問題。在庫房內還要安裝監控設施，通過監控設施對庫房內的溫度與濕度進行實時監測和記錄。如果出現檔案庫房內的溫濕度超標等問題時，可以使用除濕機和加濕器來調節。在庫房管理中要注意防潮和防火等問題，確保企業聲像檔案的安全與完整。

5.打造復合型聲像檔案數字化管理人員隊伍建設

首先，聲像檔案管理工作人員的綜合素質對企業聲像檔案數字化管理機制具有直接影響。因此，聲像檔案工作人員不僅應具備專業素養以及職業道德素養，在開展企業聲像檔案數字化建設工作的同時，還要學習聲像檔案的保護技術和計算機技術等交叉領域知識，以保證聲像檔案數字化管理和信息資源的有效利用和開發。其次，聲像檔案管理工作者要轉變傳統的檔案管理理念，摒棄“坐等上門”的消極服務態度，樹立積極正確的檔案管理職業道德，以滿足企業聲像檔案信息化管理的需要。除此之外，也可以開展定期和不定期的培訓，以提高聲像檔案信息化管理隊伍建設的綜合素質。最后，作為一名企業聲像檔案管理工作人員，具有保密意識是非常重要的，要樹立保密意識，嚴禁一切泄密行為，發揮自身的積極作用。

五、結束語

綜上所述，就企業聲像檔案來說，其承擔著記載歷史、服務現實以及展望未來的重任，企業聲像檔案意義重大。隨著時代的發展，企業聲像檔案管理趨于數字化和信息化，因此，立足于企業發展的實際，針對目前企業聲像檔案數字化管理建設機制所存在的問題，及時優化和創新，通過完善相關科學、規范與合理的聲像檔案制度、數字化掃描在線預歸檔、嵌入虛擬技術等新興技術、提高聲像檔案的庫房保管條件以及打造復合型管理人員隊伍建設等措施，以此發揮企業各類檔案的價值作用。

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作者簡介：劉鈞（1969—），女，漢族，陜西乾縣人，碩士，副研究館員，長期從事檔案管理及檔案數字化工作，研究方向：檔案管理。