論事業單位檔案管理工作的優化方法

張晶

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作及業務工作的實施基礎，是事業單位管理現狀及檔案管理能力的重要體現。通過分析事業單位檔案管理工作面臨的問題，探尋問題誘發的深層原因，可為問題化解提供思路，進而有效展現事業單位的公益服務職能。新時代背景下，事業單位的檔案管理工作面臨著新的挑戰?；诖?，本文按照提出問題、分析問題、解決問題的思路，對事業單位檔案管理工作存在的問題、問題產生的原因展開了分析與探討，并圍繞問題表現及總結出的原因，立足檔案管理體系健全、檔案管理能力提升、檔案管理信息化建設、檔案管理服務水平提升四個方面提出了檔案管理工作優化的有效方法，旨在為其他事業單位的檔案管理工作改革創新提供思路。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271文獻標識碼：Ａ 文章編號：１００９ — ２２３４（２０23）05 — ０147 — ０4

事業單位檔案資料可作為社會經濟發展、民生改善方面的重要服務資源。然而當前我國事業單位檔案管理情況差強人意，而管理體制是影響檔案管理工作成效的重要原因。主要體現在檔案管理重視度不足、檔案管理技術不高等方面，由于檔案管理信息化建設相對滯后，未能將事業單位檔案資料的價值充分展現出來，從而限制了市場經濟背景下事業單位的快速發展。為此，事業單位需要積極調整現有體制機制，優化檔案管理工作模式，發揮事業單位檔案資料價值，從而提升社會公益服務質量。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）組織管理不完善

通過調查分析發現，許多事業單位的年度工作規劃當中未納入檔案管理工作，重要決策制定時未考慮到檔案管理因素，在檔案管理方面所給予的支持不足，導致檔案管理順暢推進的動力不足。同時，檔案管理職責劃分不夠清晰。部分事業單位由綜合辦公室統一收集與管理檔案，會對檔案管理部門的職責履行產生限制，或是由于各部門及崗位的崗位職責中未納入檔案管理職責，無法引起工作人員重視，出現了檔案管理職責履行不到位的現象。最后，檔案管理的監督考核未能全面開展，缺乏完善的檔案管理工作考核制度，未將所有人員的檔案管理工作職責履行情況作為工作考核指標，存在重要文件資料未及時歸檔的現象，會影響檔案資料的完整性與真實性。

（二）基礎業務成效欠佳

事業單位檔案管理中存在所收集的檔案資料類別不全的問題，統計報表、工作總結等相關資料的歸納則不夠及時與完整，或是缺乏項目過程性材料。完成歸檔的資料主要以項目申報、經費預算材料為主，一些具有研究價值的原始記錄、計算數據等資料未能收集與保留。其次，檔案資料的載體不夠豐富，仍以紙質載體為主，原生電子文件、聲像檔案文件、模型或樣本等實物檔案未能全面收集。再次，事業單位的檔案資料收集主要采用的是被動性、臨時性接收方式，檔案資料總體收集質量不高。此外，由于事業單位檔案培訓開展不到位，專職人員自身業務能力不強，加之兼職檔案人員的培訓機制未完善建立，檔案歸檔意識未能科學樹立，或是未針對性開展特殊需求的檔案管理培訓，導致專兼職員工對新的政策及新業務知識了解不足，歸檔業務操作能力不高，無法實現檔案資料的及時性、完整性歸檔。

（三）信息化建設滯后

事業單位未將信息化建設作為本單位信息化建設的重點內容，且信息化與電子化文件管理標準及辦法未建立完善，或是不具備較強的可操作性。在信息化建設方面所給予的資金資源扶持也有所不足。沒有充足的資金引進檔案信息化所必需的軟硬件設施及配套設備，電子檔案、檔案信息管理無法科學、高效開展。事業單位檔案管理中還存在應用系統未及時構建的問題。為防止重要信息資源泄露，仍采用傳統人工方式管理檔案資料，有的單位雖引進了檔案管理操作系統，但與其他管理系統的兼容性不強。檔案信息資源未得到有效開發，主要體現為數字檔案室建設速度慢、未實現檔案資源信息共享、信息資源安全保障措施不完善幾個方面。

（四）檔案服務質量不高

第一，事業單位的檔案利用方式相對陳舊，主要以線下檔案查詢與借閱為主，在此基礎上提供復制、咨詢等其他基礎性服務內容，用戶的網絡電子檔案信息在線查詢利用需求未能得到滿足，導致檔案服務效率偏低。第二，檔案資料利用率偏低且利用效果欠佳。檔案利用方式相對單一，無法根據用戶需求的不同提供多元化、差異化的檔案服務方式，或是由于未能深度開發檔案信息資源，無法最大化展現檔案資料的應用價值。第三，檔案編研能力不足。部分事業單位的檔案編研主要是以年鑒、簡介等類型為主，在專題文件匯編等高品質檔案編碼方面有所欠缺，導致檔案資料未得到多元化利用。第四，檔案宣傳不到位。目前事業單位主要以線下宣傳展板展示作為主要宣傳方式，網絡宣傳利用不足，未開設檔案宣傳網站，未能借助微信、微博等多種宣傳途徑擴大檔案宣傳范圍，宣傳內容側重于知識、規則等方面，缺少科學精神、歷史文化發展等方面的宣傳內容，導致事業單位檔案信息資源的科學價值及文化價值未能有效展現。

二、事業單位檔案管理問題出現的原因

（一）檔案管理重視度有所不足

部分事業單位負責人對于檔案管理質量與單位發展之間的關聯認識不清，頂層設計時未將檔案管理工作規劃納入其中，未立足事業單位發展全局制定檔案工作規劃及指導方案，致使檔案管理工作中面臨的問題無法及時研討與有效解決。與此同時，部分檔案管理人員甚至不了解檔案管理相關律法，未能建立起正確的檔案管理工作認知。再者，檔案管理人員創新觀念缺失，側重于檔案資料的收集與管理，未結合應用現代化信息技術手段展開檔案信息資源內在價值的挖掘與分析，因此檔案管理服務無法高效化、多元化開展。除此之外，部分檔案管理人員因工作付出未及時得到回饋，產生了消極懈怠思想，部分業務部門職工未及時向檔案管理部門移交需要歸檔的材料。

（二）專業化檔案管理人才欠缺

由于事業單位采取的是定編定崗制，因而專職檔案管理人員配備不足，需要聘用部分兼職檔案管理人員輔助專職檔案管理者完成管理任務。然而兼職檔案管理人員的檔案業務知識基礎相對薄弱，不具備較高的檔案管理水平，加之兼職檔案管理人員不夠穩定，會經常更換，導致事業單位存在檔案資料收集完整性不足、檔案資料保管期限劃分不正確、檔案資料整理與規定要求不相符等問題。一些檔案管理人員只能完成基礎性的檔案收集、存儲與管理職責，檔案管理工作開展過程形式化較為嚴重，未能將檔案管理工作的真正作用有效展現出來。主要體現在部分檔案管理人員對于檔案工作流程了解不到位，或是應用的檔案管理方式不夠先進，缺乏數字化檔案整理、利用的能力，對檔案信息不夠敏感，或是不具備良好的編研能力，從而導致事業單位檔案管理工作低效開展。

（三）檔案管理經費投入過少

完善的檔案管理軟件及硬件設施是檔案管理信息化落實的重要保障。一些事業單位在檔案信息化建設方面所投入的經費有所不足，沒有充足的資金及時更新檔案管理技術及軟硬件設備，會由于檔案管理設施不完善而影響檔案管理工作開展質量及效率。一些事業單位未能根據規定要求分別設立檔案庫房、閱卷室及檔案管理辦會室，會影響檔案資料的管理及利用成效。同時，檔案資料存儲庫房的條件不佳，因受到經費不足的限制，未能引進溫濕度控制設備，導致部分原始紙質資料文件因受潮霉變而無法使用。由于事業單位的經濟來源主要是政府財政撥款，缺乏檔案管理專項基金、資金投入量相對較少、社會資本引入不足是導致檔案管理軟硬件設施及配套設備無法齊全配備的主要原因。

（四）檔案服務考核管理不到位

部分事業單位未建立科學系統的檔案管理服務考核評價機制，未給出清晰的檔案管理工作監督方式方法，也未在年度考核或季度考核中針對性開展檔案服務考核。沒有采取可行性的外部監督方式，內部監督措施落實也不到位，導致檔案管理面臨較高的風險。另一方面，事業單位缺乏健全的檔案管理監督制度。事業單位所在地的檔案管理部門無法對其展開高頻次的監督檢查，或是檢查工作未深入性與全面性開展，檢查后未根據結果對管理服務不到位的責任人進行追責，造成檔案管理人員思想懈怠、檔案資料審查不嚴格、檔案資料服務價值挖掘不深入等問題。

三、事業單位檔案管理工作優化的有效方法

（一）強化檔案組織管理、建立健全檔案工作管理體系

1.加強組織領導、細化管理職責

事業單位需要加強組織領導，在單位年度工作規劃、總體發展規劃當中，將檔案管理工作列為重點，并將之引入領導議事日程及工作考核范疇，立足頂層完成檔案管理工作的宏觀部署。同時，要加強職能定位，構建規范化、科學性的工作責任體系，主管領導要承擔起檔案管理職責，做好工作規劃，發揮出自身的協調、指導作用，對檔案管理工作問題展開及時的分析與處理。綜合檔案室要履行對各部門建檔工作指導的職責，確保檔案資料全面、及時收集。各部門及項目組還應配備充足的兼職檔案人員，從而構建一個覆蓋全面、各部門各司其職的檔案管理工作模式。

2.開展全過程管控、提高檔案收集覆蓋面

事業單位應加強業務管理優化，引入全過程質量控制措施，以提升檔案收集覆蓋面。應在管理制度當中納入檔案管理要求，在各崗位工作職責當中明確檔案管理職責，并針對性實施工作成效考核，以便推動檔案管理工作在各項管理活動中的深度融合。還要進一步細化檔案資料歸檔范圍，合理設定不同類型檔案資料的保存期限，完善現有檔案收集制度，要求所有部門按照規定要求、在規定時間內完成需歸檔資料向綜合檔案室的移交工作。事業單位要對重要項目、重點工作的相關資料收集歸檔給予充分指導，并實施全過程的監督檢查，科學建立并嚴格落實重大項目檔案驗收制度。

3.構建考核評價機制、強化檔案意識

事業單位需要建立與實施檔案工作追究制，通過制度約束提高檔案管理人員及各部門職工對檔案管理工作的重視，進而主動性履行自身的檔案收集、歸檔責任，推動檔案管理工作的規范化、有序性開展。同時，要出臺檔案管理獎懲激勵及責任追究制度。激發檔案管理人員的檔案管理積極性，提升事業單位職工的責任意識，督促其嚴謹、認真履行自身的檔案管理職責。此外，還要制定檔案工作定期評估檢查機制，上級管理部門要提高檔案工作檢查頻次，引入互查方式，提升評估檢查的全面性，通過以查促改引起事業單位領導層、檔案管理人員的重視，從而有效落實檔案管理考評工作。

（二）組建專業化檔案管理團隊、整體提高檔案管理水平

1.打造穩定檔案管理團隊

事業單位應結合檔案管理工作量酌情增加檔案管理人員編制，為檔案管理人員提供專業技術職稱，引導檔案管理人員積極參與任職資格評審工作，合理調整檔案管理人員的薪酬待遇，貫通檔案管理人員的職業發展通道，從而增強檔案管理團隊的穩定性。同時，需要根據事業單位實際情況，合理設置專兼職檔案管理崗位，并構建完善、科學的工作評價及考核機制，在獎罰激勵、薪酬激勵作用下，激發出檔案管理人員的工作熱情，以增強其責任意識，提高檔案管理工作動力。

2.提升專業水平及管理能力

事業單位應加強檔案管理團隊專業建設，篩選檔案管理專業、具備本科以上學歷、具有執業資格證的人員作為檔案管理人員，還要加快檔案業務培訓體系建設，構建完善的人才培養機制，并制定在職人員再教育規劃，舉辦業務交流會、學術研討會等不同形式的能力提升活動，從而提升檔案管理團隊的整體水平。事業單位還要致力于檔案管理人員綜合管理能力的強化，重點增強檔案管理人員對檔案業務的了解，并要掌握其他管理業務及項目實施流程、組織形式，加強與其他業務部門的有效溝通，把控好檔案資料生成源頭，從而提升檔案資料收集、管理及利用質量。

3.組織多層次知識技能培訓

事業單位應構建完善的檔案業務培訓體系，做好培訓規劃設計工作，對檔案業務培訓資源進行整合。應定期召開主管及業務骨干檔案業務能力培訓，并舉辦新進員工、兼職人員的檔案基礎業務培訓活動，還要針對社會公眾組織定期開展檔案法律法規及相關知識普及性培訓，或是舉辦面向數字化檔案室建設及電子文件歸檔負責人的專題業務培訓活動。通過多層次知識技能培訓，幫助事業單位內部成員樹立良好的檔案意識，并提升檔案管理的業務水平。培訓過程中，事業單位要遵循實用性、易操作性原則編制培訓教材，并采取辦講座、開交流會或研討會的形式展開培訓活動。

（三）推進檔案管理信息化建設進程、實現檔案管理信息化

1.建立數字檔案室

事業單位應從頂層設計層面入手，將數字檔案室建設作為檔案信息化建設的重點，詳細劃分主管及執行部門的職責，構建溝通交流與協同互助機制。同時，要制定數字檔案室建設規范及體系，在全面論證與分析基礎上，結合數字檔案室的功能需求合理制定分期建設方案，出臺檔案元數據規范制度、檔案資料安全管理制度，并需建立數字檔案室技術標準。事業單位還要分析自身業務流程及業務特點，科學制定檔案存儲保管、安全防護、移交接收等流程，并做好數字檔案管理系統與業務系統的對接，實現數字檔案在線歸檔與信息資源全面共享。

2.完善數字檔案資源

數字檔案資源建設要以提升資源種類、突出資源特色為重點。一方面要將新增檔案制成電子文檔，做好現有檔案的數字轉化，并實現檔案管理全面信息化。需要構建長效性檔案數字化工作機制，做好各類型現有檔案數字化轉換的規劃設計，設置電子化目標，建立專題性數據庫。另一方面，綜合檔案室要做好檔案信息資源整合，構建文件級檔案目錄數據庫，打造檔案大數據平臺，集中化、統一化管理各種檔案及檔案目錄資源。此外，還要加強檔案信息資源保護力度，構建檔案資源保存制度，通過異地備份、增量備份保障檔案信息資源應用的安全性。

3.加大信息化建設經費投入

事業單位應設置檔案管理專項基金，根據預算編制，結合管理要求，精準測算檔案管理信息化建設所需費用，并將之列入到事業單位年度總預算之中。還應構建檔案投入保障機制，以增強專項經費投入的穩定性與持久性。同時，事業單位要開拓經費獲取途徑，引入社會資本，確保檔案信息化建設經費的充足性。事業單位需要在檔案信息化建設方面提高經費投入，完善建設基礎設施，分開設置庫房、閱覽室及辦公區，引進先進的檔案服務軟硬件設備，并為檔案應用系統開發提供充足經費，研發出具有高兼容性、功能完善性特征的數字檔案管理信息系統，為檔案數據在線管理、在線查閱提供支持。

（四）創新優化檔案利用體系、提升檔案管理服務能力

1.調整檔案資料利用服務方式

事業單位要突破思維限制，梳理現有檔案利用服務流程，降低服務手續繁瑣度，提升信息利用者獲取檔案信息的便利性與精準性。應對現有檔案信息資源進行深入開發，依托事業單位官網、數據庫推出在線服務業務，運用互聯網、新媒體等媒介增強檔案服務多元性，通過主動辦展、拍攝宣傳視頻等方式增強檔案利用服務的主動性。同時，事業單位要摒棄傳統檔案利用模式，采用數字化檔案資源利用服務模式，應構建完善性數字檔案資源在線服務制度，以共享服務平臺為基礎，結合專題數據庫，面向公眾推出個性化定制服務，以此提高檔案資源利用率。

2.加快檔案資源開發與共享

為滿足社會公眾的檔案利用需求，事業單位首先要實現檔案資源的開放共享。應打造檔案資源共享服務平臺，并詳細鑒定數字檔案資源的類別及保密等級，開放部分符合要求的檔案資源。還需聯合其他信息平臺構建協同機制，共享利用各平臺的信息資源。事業單位還要深入挖掘檔案資源價值，提升檔案信息產品的質量層次。應結合用戶需求展開檔案信息開發工作，通過舉辦檔案展覽、推送檔案信息等方式擴大檔案資料宣傳面，還可組織多種類型的檔案宣傳活動，利用開設檔案網站、創建檔案網上展廳等形式，立足不同方面展示事業單位的檔案服務成果。

3.深入挖掘檔案文化價值效能

事業單位要秉持為人民服務的工作原則，提升現有檔案資源利用率，結合社會公眾的實際需求，不斷調整與優化檔案服務范圍及方式。需對檔案信息資源的現實價值、歷史價值展開分別分析，并運用新的宣傳方式及手段，推出特色鮮明、影響效應較高的檔案宣傳作品。同時，還需要發揮現代化技術手段的優勢，利用新媒體擴大優秀檔案文化的宣傳范圍，提升檔案管理工作的影響效應，深入挖掘檔案文化的價值效能，發揮出檔案管理在社會經濟發展驅動、民眾生活改善方面的重要作用。

四、結語

作為事業單位重要管理環節的檔案管理工作，在新時代背景下的管理要求進一步提升，事業單位需要高度重視此項工作，立足多個維度實施檔案管理工作改革與優化。應立足頂層設立的層面，加強組織領導，構建完善的檔案工作管理體系，還需要打造一支穩定性、專業化的檔案管理團隊，通過多層次知識技能培訓，提高事業單位檔案管理的整體水平。并且要從數字檔案室建設、數字檔案資源建設、信息化建設投入增加幾個方面推進檔案管理信息化建設進程，還要推動檔案資料利用服務向主動性、數字化的方向轉變，在檔案資源全面共享、檔案文化價值深入挖掘的基礎上，增強事業單位的檔案管理服務水平。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：楊 赫〕