信息化視角下地方高校財務報銷現狀與優化探索

摘 要：高校財務信息化是高校財務管理的重要組成部分，財務報銷環節尤其離不開信息化的支持。隨著《會計信息化發展規劃（2021—2025 年）》的發布，今后高校財務將在信息化建設、業財融合方面進一步深化發展。本文以湖北經濟學院為例，將學校財務信息化歷程分為三個階段，并對每個階段的發展歷程進行探討和研究，針對當前高校財務報銷信息化面臨的難點及不足提出打造智能化報銷平臺、深入開展高校信息化業財融合等優化措施。

關鍵詞：高校財務;信息化;財務報銷

自2015年8月國務院提出《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》以來，國家將進一步深化教育體制改革，推進我國高等教育現代化發展提升到一個新的戰略高度。隨著“雙一流”建設的快速發展，各高校教育經費投入持續增加，高校經費來源與支出日益多樣化，伴隨經費收支而產生的高校財務管理問題更加復雜多樣。為進一步提升經費使用效率、改善經費使用效果、提高經費使用產出，信息化技術越來越廣泛地應用于高校財務管理全過程，極大地提高了財務管理的效率，減輕了財務人員的負擔。2021年12月，財政部印發《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》（財會〔2021〕36號），規劃中指出，要推進會計數字化轉型，支撐會計職能拓展，推動會計信息化工作向更高水平邁進;2022年10月，習近平總書記在中國共產黨第二十次全國代表大會上所作的報告中提出，到二〇三五年，基本實現信息化，建成教育強國等總體目標。通過加強高校財務信息化建設，從而提升高校財務報銷效率，提高高校財務管理水平，持續深化科研經費“放管服”工作，保障經費的合理高效使用是大勢所趨。

一、湖北經濟學院財務報銷信息化現狀

湖北經濟學院財務報銷信息化起步較晚，報銷人員長期受到手工填單煩瑣、領導審批難、長期現場排隊等報銷弊端的困擾;另一方面，隨著學校的進一步發展，經費支出金額日益增多，尤其是科研經費的不斷增長，各項報銷政策日益嚴格，財務報銷的業務數量和業務的復雜性也與日俱增。隨著2019年《政府會計制度》改革落地，事業單位會計核算發生了重大變化，“雙功能”“雙基礎”“雙報告”的核算模式對會計人員賬務處理提出了更高更復雜的要求。之前傳統的報銷模式已經無法滿足學?！半p一流”建設、“高質量”發展的目標，財務信息化建設迫在眉睫，自2018年起，網上報賬系統等一系列信息化手段應運而生。

本文選取學校2016—2022年的預算支出數、憑證數、憑證筆數三項指標作為業務量衡量指標，詳見圖1（已剔除因政府會計雙分錄產生的憑證筆數重復影響）：

2016年以來，隨著人員經費、建設經費等支出增多，學校預算支出逐年增長，2016年預算支出執行數僅為38091.49萬元，至2022年，預算支出執行數達到了89240.38萬元，預算支出執行數已經翻倍，支出數的增長帶來了業務量的大量增長，憑證量和憑證筆數也同步大幅增長，2019年起，憑證量突破4000筆，由于政府會計制度需要以雙分錄做賬，2019年后的憑證筆數剔除因政府會計雙分錄的重復影響，也突破了50000筆，雖然2020—2022年這三年期間，受新冠疫情的影響，憑證數及憑證筆數略有波動，但是總的上升趨勢已不可逆。

由此可見，自2018年起，在業務量大幅增長之時，財務報銷業務開始試運行網上報賬系統恰逢其時，隨后每年對系統進行各項升級完善。本文綜合分析多項因素，并結合財務報銷信息化各項措施時間線，將湖北經濟學院財務信息化發展分為以下三個階段。

第一階段：2018年以前，這一階段的報銷業務還處于電算化時代，報銷人員手工填寫相應的項目與金額，并在線下找領導面簽審核，財務人員使用單機財務軟件進行手工錄入制證，財務信息化還處在初級階段，只能實現財務內部的信息共享，既不能與其他部門實現信息直聯共享，也無法連接報銷端與審批端。一次報銷業務需要報銷人跑多個部門辦理，要提高財務報銷效率，推行財務信息化手段勢在必行。

第二階段：2018—2022年，由于業務量的大量增長，如何提高財務報銷效率，實現財務各科室、各部門的信息互聯共享、業財融合已經成為擺在面前的一大難題，財務信息化顯然是解決這一問題的重要手段。筆者梳理了學校財務處近年來推出的各項財務信息化舉措，如圖2。

從2018年4月開通國庫柜面電子支付，6月開始試運行網上報賬系統，此后每年都針對財務報銷信息化進行功能的補充和完善。一方面財務內部系統進行了打通，國庫柜面電子支付、微信公眾號、銀校直聯等系統功能的開通使財務軟件制單所需的信息能實現自動提取，制單后的信息能直接推送給國庫與網銀，報銷人基本不再需要在報銷后再多跑一趟將付款憑證投遞給銀行;另一方面，報銷人在進行報銷活動時，可以在系統中提前了解各項項目額度，避免在報銷時報銷金額少于可用額度的情況發生。通過線上審批功能，實現無接觸式審批，提高審批效率，實現“信息多跑路、人員少跑路”的目標。2022年以來，財務處陸續實現了和資產系統、人事系統部分功能的對接，使人員信息、資產信息等能夠實現跨部門共享，以上種種信息化手段進一步提高了財務報銷工作的準確性、時效性，體現了《會計信息化發展規劃（2021—2025）》業財融合程度逐步加強，提升了單位經營管理水平的信息化工作成果。

第三階段：2023年以后，湖北經濟學院將繼續推進財務報銷平臺的建設，后期陸續嘗試自助投單機、單據物流系統等，并實現財務系統與科研系統等其他部門的系統繼續對接，從而使財務報銷平臺進一步智能化，以提升財務管理水平，實現新時期財務對高校發展的支撐作用。根據《會計信息化發展規劃（2021—2025）》的文件精神，通過會計信息的標準化和數字化建設，推動學校深入開展業財融合，充分運用各類信息技術，提升數據治理水平，提升內部控制水平。

二、財務報銷信息化存在的難點與不足

（一）學校財務信息化資金投入不足

財務信息化的更新與優化是提高高校財務管理工作效率、準確性，并有效推動高校業財融合，進一步服務高校各項規劃建設的關鍵一步。根據教育部公布的數據，截至2022年5月31日，全國高等學校數量總計3013所，與針對企業財務軟件的市場相比，高校財務軟件市場規模較小，整個行業缺少規模經濟效應，因此高校財務軟件供應商對軟件的投入動力不足，軟件更新較慢，使得高校財務信息化水平與企業財務信息化的水平相距甚遠，難以滿足高校信息化改革的迫切需要。另一方面，湖北經濟學院作為地方省屬高校，學校發展資金投入由地方財政負擔，受限于地方財政狀況及高校自身的產學研水平，學校年度預算規模目前不到10億元，對財務信息化建設的投入相對有限。眾所周知，要想財務信息化能跟上信息技術的發展，在硬件設備維護、軟件更新，應用功能的拓展等方面都需要資金支持，才能確保財務信息化發揮出應有的功能和作用。如果因為資金投入不足使得財務信息化體系缺乏維護而影響正常使用，將會嚴重影響到財務管理工作的正常開展和工作效率的提升。

（二）學校財務信息化人才儲備不足

高校財務信息化的推進發展離不開高素質信息技術人才，只有專業信息化人才的助力，高校信息化建設才能更好地與高校各項發展相適應相契合，充分發揮協同效應。但是高校普遍面臨著財務信息化人才儲備不足的問題。以湖北經濟學院為例，財務處現有職工22名，基本都是財務會計類專業畢業，沒有專業為信息管理類的職工，財務信息化的管理維護等工作只有一兩位會計人員兼職負責。財務人員雖然對財務核算、財務管理等工作有著豐富的經驗，但是在財務信息化方面仍需要時間進行學習和探索，缺乏較高的信息化素養。尤其是近年來財務信息化腳步加快，伴隨政府會計制度的落地，政策與信息系統的同時更新對會計人員信息化知識和應用是一個巨大的考驗，每次出現相關問題，只能求助于負責信息化工作的同事，對財務工作效率有不小的影響。但若招聘單獨的信息化人員，又會由于缺乏財務知識基礎，在信息化建設過程中無法將財務各項工作內容嵌入到信息系統中，影響財務信息化質量。與此同時，由于各學校都有自己的個性化需求，因此財務負責信息化的人員在與供應商溝通過程中需要實現功能的定制化，這也對財務人員的信息化能力提出了更高的要求，因此培養復合型財務信息化人員迫在眉睫。

（三）學校財務信息化頂層設計不足

各大高校都已經充分認識到開展信息化建設對學校長期發展的關鍵作用，但大多數高校在進行信息化建設的規劃中缺乏科學性、全面性。在湖北經濟學院財務信息化建設初期，主要解決的是手工填單、面對面審批帶來的流程煩瑣及報銷準確度不高的問題，通過系統填單、線上審批解決了這一部分報銷的問題，之后由于對收入繳稅的準確度的要求，又陸續推出了收入申報系統;為了讓教職工少跑銀行推出了銀校直聯等功能，可見財務信息化的每一步改進，都解決了財務管理過程中的一部分痛點，但是我們也要看到，信息化建設由于缺少合理的規劃，都是在建設過程中，發現了問題，再上線相應的系統，或者軟件供應商推出了新的功能再進行功能的更新，建設過程碎片化現象嚴重。再者，財務信息化的最終目的是提升財務管理能力，從而更好地為學校各項業務提供支撐保障作用，即我們需要向業財融合方向努力，由于頂層設計的缺失，各部門的系統往往各自采購，軟件開發商不同，軟件建設階段不一，財務系統要與科研、人事、教務等部門系統對接困難重重，這就嚴重阻礙了業財融合目標的實現，無法站在長遠規劃的角度，來考慮財務信息化對學校業務發展提供的保障與支持?？上驳氖?，2022年以來，財務系統先后實現了與資產等部門的部分功能對接，為接下來的校內各信息系統的全面交互開了一個好頭。

三、財務報銷信息化的優化建議

（一）打造智能化財務報銷平臺

前文提到湖北經濟學院財務報銷信息化將進入第三個階段，在這一階段，學校將繼續推進財務報銷平臺的建設，對內完善財務報銷相關功能，對外加強與其他部門的信息共享，從而打造一個更加智能化的財務報銷平臺。具體來說，現有的財務報銷平臺還有許多功能上的不足，比如面對日益增多的電子發票，每一張都需要財務人員手工掃描判斷是否重復，浪費了大量人力和時間，這一點在未來通過OCR技術直接掃描發票進行自動識別驗證將得到解決;再者通過智能差旅平臺對接教職工的差旅需求，自動將相關的車票、住宿等信息導入到報銷系統，免去了人工填寫的煩瑣，并可在報銷系統中嵌入智能預警系統，當出現超標出差、差旅時間矛盾等問題時，第一時間系統自動識別預警，財務人員僅需對特殊情況進行審核，進一步提高財務報銷效率。同時將問題前置，通過智能問答平臺，常見問題即可在微信公眾號等渠道得到答案，問題庫隨政策變化實時更新，避免報銷人員在報銷時因為前期對相關問題不了解而被退單。通過打造智能化財務報銷平臺，進一步提高業務流程智能化、自動化水平，提高財務工作效率，將財務人員解放出來投入到附加值更高的財務管理工作。

（二）深入開展高校信息化業財融合

高校應將信息化整體建設、開展高校業財融合上升到戰略角度來重視。從學校層面加強信息化平臺的頂層設計規劃，避免各部門信息孤島的問題。由于各部門的業務系統并不相同，信息化建設進程也不一致，要真正實現財務部門與其他業務部門的“業財融合”，需將財務信息系統對接人事、科研等其他業務部門的系統，實現信息的共通共享，目前湖北經濟學院財務系統已與多個部門打通，部分實現了上述信息共享的目標，但是對于擬建設的業務信息系統，應與有相應業務關聯的部門提前溝通對接，避免系統建成后再對接的成本劇增問題。高校信息系統業財融合是高校推進全面信息化的重要一環，做好各部門信息共享及高校信息系統一體化建設，有利于提高高校各部門的協同辦公效率，減少信息溝通成本，發揮財務信息化在學校統籌分析各項數據中的作用，提高學校資金使用效益。

（三）加強復合型會計信息化人才培養

《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》中指出“十四五”期間會計信息化發展的主要任務之一就是加強會計信息化人才培養，繁榮會計信息化理論。其中各單位要加強復合型會計信息化人才培養，高等院校要適當增加會計信息化課程內容的比重，加大會計信息化人才培養力度。由此可見，隨著高校財務信息化的進一步發展，復合型信息化人才在財務管理中起到的作用至關重要。對于目前高校財務信息化人才匱乏的情況，一方面要招聘對財務會計和信息化都精通的復合型財務人才，另一方面，針對現有的財務人員，除了需要不斷學習更新財務專業知識以外，對財務信息化的各項知識也要提高重視、加強學習。還應定期開展財務人員相關培訓，既可以讓財務人員對各類信息技術有所了解，提升信息系統方面的知識基礎，也可參加現有財務系統供應商開展的業務培訓，加強對現有信息化體系及具體應用知識的掌握。一方面可以更好地服務廣大師生，另一方面，也有助于財務人員從日常財務報銷業務中解放出來，進一步鍛煉財務數據分析能力，提升財務人員的整體素質，提高整體財務管理水平，為財務事業的健康發展提供保障，更好地為學校的發展規劃提供決策依據。

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作者簡介：吳嫣然（1990- ），女，湖北武穴人，湖北經濟學院財務處，中級會計師，碩士，研究方向為財務管理、財務信息化。