基于HSM的突發事件檔案管理三維框架構建研究

李欣欣 李沐妍 楊寒沁 袁歆

摘 要：突發事件檔案是應對突發事件的珍貴記錄，對突發事件應對工作具有重要的查考作用與憑證作用，因此，做好突發事件檔案管理非常必要。本研究從事件周期、形成來源、檔案內容方面分析突發事件檔案的階段性、廣泛性和知識性特征，并借鑒霍爾三維結構理論，針對上述特征需求，從時間維、邏輯維、知識維構建突發事件檔案管理三維框架：基于時間維度的內容組織，基于邏輯維度的歸集協作，基于知識維度的開發利用。

關鍵詞：突發事件；檔案管理；霍爾三維結構；內容組織；開發利用；知識服務

Abstract： Emergency archives are precious records for responding to emergencies， which play an important rolein checking and providing evidence for emergency response work. Therefore， it is necessary to do a good job inemergency archives management. This study analyzes the phased， extensive， and knowledge-based characteristicsof emergency archives from the aspects of event cycle， formation source， and archive content， and draws on Hall'sthree-dimensional structure theory to address the above-mentioned feature requirements from the time dimension，logic dimension and knowledge dimension， and construct a three-dimensional framework for emergency archivesmanagement： content organization based on the time dimension， collection and collaboration based on the logicaldimension， and development and utilization based on the knowledge dimension.

Keywords： Emergency; Archives management; Hall's three dimensions structure; Content organization; Developmentand utilization; Knowledge service

突發事件檔案是應對突發事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對突發事件應對工作具有重要的查考作用與憑證作用[1]。2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》強調對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持[2]。同年12月，國家檔案局公布《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，明確規定了面對突發事件檔案管理的各項職責和工作機制，充分體現了突發事件檔案管理的重要性。為此，各省市積極響應，如安徽省發布全省重大活動和突發事件檔案工作清單[3]，甘肅省印發加強重特大事件檔案的工作實施方案[4]。

與此同時，學界也從不同方面開展相關研究。吳建華等以新冠疫情為例，從檔案學視角提出了突發事件網絡信息采集策略[5]；歐陽文兵等提出從“工具-價值”雙向賦能視角建設突發公共衛生事件檔案數據庫[6]；王強等從協同服務機制、全程服務計劃、開發進階模式、共享利用平臺四個方面提出面向突發事件應急管理的檔案利用策略[7]；耿志杰等提出構建突發事件檔案知識庫，為用戶提供智能、精準的知識服務[8]。當前研究主要集中于單一維度的突發事件檔案管理工作，但突發事件的緊急性和不確定性導致應對活動形成的檔案復雜多維，其管理需要更加系統和多維的實踐思路?；诖?，本文引入霍爾三維結構這一系統工程理論，針對突發事件檔案階段性、廣泛性、知識性特征和管理需求，構建時間維、邏輯維、知識維的突發事件檔案管理三維框架，為突發事件檔案管理的實際開展提供更加系統性、整體性和協同性的實踐路徑，為應急管理工作提供決策輔助和知識服務。

1 特征分析：突發事件檔案特征

突發事件是指突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。[9]突發事件檔案能夠真實反映事件本身，記錄應對舉措，總結實踐經驗，為現在決策和未來防范提供重要的文獻參考和決策支持。具體而言，突發事件檔案的來源、形成和內容上具有廣泛性、階段性、知識性三個方面的特征。

1.1 突發事件檔案的形成具有階段性。借鑒美國管理學者斯蒂文·芬克（Steven Fink）提出的危機傳播四階段模型，即公共危機從生成到消亡包含征兆期（Prodromal）、發作期（Breakout）、延續期（Chronic）和痊愈期（Resolution）四個階段[10]，筆者認為突發事件同樣具有階段性的生命周期過程，可分為潛伏期、爆發期、擴展期和解決期四個階段。突發事件檔案直接記錄和反映了突發事件的四個發展階段，因此突發事件檔案的形成具備階段性特征，如圖1所示。

1.2 突發事件檔案的來源具有廣泛性。突發事件可分為自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件四類[11 ]，不同類型的突發事件形成來源各不相同，廣泛性特征明顯。[12]顯而易見，突發事件檔案的來源具有廣泛性，因此，在突發事件檔案歸集過程中，檔案部門注重不同主體之間的協作，完善突發事件應急預案，明確突發事件發生前后的相應的策略和資源準備。

1.3 突發事件檔案的內容具有知識性。突發事件檔案的內容具有知識性，具備較高的信息價值。突發事件檔案具備的控制功能與負載內容對突發事件應對工作具有重要的知識性作用，可從突發事件事前預警、事中應急處置、事后重建與恢復等方面提供知識服務。檔案是獲取知識的重要途徑之一，它記錄的知識豐富而廣泛，真實而可靠。

2 理論借鑒：霍爾三維結構（HSM）

霍爾三維結構（Hall three dimensions structure）又稱為硬系統方法論（Hard System Methodology，HSM），是美國系統工程專家霍爾（A·D·Hall）于1969年提出的一種系統工程方法論。它將工程活動分為聯系緊密的不同階段與步驟，同時特別指出需要重視完成這些階段與步驟需要的相關知識與技能，由此形成了由時間維（Time dimension）、邏輯維（Logicdimension）、知識維（Knowledge dimension）所組成的三維空間結構[13]。在信息資源管理領域，有學者利用霍爾三維結構協助解決圖書館學、檔案學等學科的相關問題，如劉婧等從時間維、邏輯維和知識維三個維度構建智慧圖書館三維結構模型[14]；田偉等基于霍爾三維模型進行“互聯網+檔案”的“四重境界”建設[15]。

本文借助霍爾三維結構系統工程方法建構突發事件檔案管理三維框架，從時間維、邏輯維、知識維對突發事件檔案進行科學管理。

2.1 時間維（Time dimension）。在霍爾三維結構理論中，時間維的內容主要是指系統工程活動從開始到結束按時間順序排列的全過程[16]。突發事件從開始到結束按時間順序排列的全過程可分為突發事件潛伏期、突發事件爆發期、突發事件擴展期和突發事件解決期四個階段，不同階段的突發事件檔案內容前后緊密銜接。

2.2 邏輯維（Logic dimension）。在霍爾三維結構理論中，邏輯維是指時間維的每一個階段內所要進行的工作內容和應該遵循的思維程序[17]。突發事件檔案管理在邏輯維上不同層級主體的協作與配合，結合霍爾三維結構理論與國家治理主體之間的層級關系，突發事件檔案管理在時間維的每一個階段內所要進行的工作內容和應該遵循的思維程序可從國家層面、省級層面、市縣級層面、鄉鎮街道層面開展，不同層面的突發事件檔案歸集工作自上而下緊密協作。

2.3 知識維（Knowledge dimension）。在霍爾三維結構理論中，知識維是指要完成時間維和邏輯維中各步驟所需的和新產生的各種類型和層面的專業知識與管理知識[18]?；谥R維對突發事件檔案進行開發利用，可提供面向政府的應急決策服務與面向民眾的應急知識服務。

3 空間構建：基于HSM的突發事件檔案管理三維框架

突發事件檔案管理三維框架主要包括三個方面：基于時間維的突發事件檔案內容組織，基于邏輯維的突發事件檔案歸集協作，基于知識維的突發事件檔案開發利用，如圖2所示。

3.1 基于時間維的內容組織。根據突發事件生命周期，突發事件檔案管理時間維的內容主要包括突發事件在潛伏期、爆發期、擴展期和解決期四個生命周期階段內形成的檔案?！吨腥A人民共和國突發事件應對法》中指出，突發事件管理包括預防與應急準備、監測與預警、應急處置、救援、事后恢復與重建等管理過程[19]，對應突發事件生命周期的不同階段。此外，突發事件檔案的內容組織不僅包括突發事件管理的不同階段，也要考慮檔案的不同類型與形式。結合現有研究分類及突發事件應對工作實際，突發事件檔案可分為通知公告型、工作指導型、科研技術型、媒體宣傳型四種類型，如表1所示。從檔案形式來看，突發事件檔案可分為文書檔案、照片檔案、音視頻檔案、實物檔案。突發事件檔案的內容組織不僅需要以時間維度進行重點組織，也要注重在此過程中產生的不同類型與形式的檔案的組織。

3.1.1 突發事件潛伏期。突發事件潛伏期的檔案主要包括突發事件預測、應急準備、監測、預警等突發事件應對過程形成的檔案?！吨卮蠡顒雍屯话l事件檔案管理辦法》指出，檔案館可以根據需要，提前介入重大活動和突發事件檔案工作[20]，因此，在潛伏期就需重視突發事件檔案管理工作。突發事件預測、監測與預警需要獲取眾多零碎分散信息，全面追蹤、監察相關動態。檔案部門通過對突發事件潛伏期檔案內容進行挖掘，兼顧靜態的、顯性的檔案資源與動態的、隱性的檔案資源，協助突發事件應對工作開展。[21]單一的人力預警與監測效率較低，可充分利用自動識別和分類等技術，對既有各類疫情特征設定預警閾值，加以綜合分析并生成分析庫與可采取的應急處置措施[22]。對突發事件潛伏期形成的檔案內容加以組織，有利于完善突發事件預警機制，提高突發事件應急準備能力。

3.1.2 突發事件爆發期。突發事件爆發期的檔案主要包括突發事件應急處置、救援等突發事件應對過程形成的檔案。突發事件爆發期的檔案如實記錄了突發事件的爆發過程及其造成的傷害，通過突發事件檔案的科學管理，相關信息可以實現共建共享與整合集成，充分利用檔案資源優勢，不僅能夠總結突發事件應急相關經驗與教訓，還可以直接為管理部門提供決策依據，提高突發事件處理的時效性、科學性。

3.1.3 突發事件擴展期。突發事件擴展期的檔案主要包括突發事件傳播、擴散等突發事件應對過程形成的檔案。檔案信息轉化為應急決策、行動能力是一個比較復雜的過程，需要信息儲備能力、信息整合能力、信息集成能力和信息轉化能力的合力支撐[23]。因此，在突發事件擴展期，要積極吸取突發事件爆發期的經驗與教訓，充分利用前期檔案資源，深入挖掘存量與增量檔案內容，打通突發事件多主體有效溝通信息渠道，才能科學調配人力、物力、財力等應急保障資源，控制突發事件危害范圍與程度，減少突發事件連帶影響，發揮輔助應急決策的現行性功能。

3.1.4 突發事件解決期。突發事件解決期的檔案主要包括突發事件事后評估、事后恢復、事后重建等突發事件應對過程形成的檔案。突發事件解決期是突發事件生命周期的關鍵階段，它決定了突發事件的后續發展方向。對突發事件進行事后評估的前提是要保證突發事件生命周期內檔案內容的真實性、準確性和完整性。在突發事件解決期，需要更新和完善突發事件檔案知識資源，健全突發事件應急管理資源體系，為突發事件事后恢復與重建奠定堅實基礎。

3.2 基于邏輯維的歸集協作?！吨卮蠡顒雍屯话l事件檔案管理辦法》中指出，檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統籌協調、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協同推進突發事件檔案工作[24]?！锻话l事件應急預案管理辦法》中也指出，針對突發事件應對的專項和部門應急預案，不同層級的預案內容各有所側重，對國家層面、省級層面、市縣級層面、鄉鎮街道層面的專項和部門應急預案提出不同要求[25]。對此，突發事件檔案歸集需要結合相關辦法與規定，實施多層級合作聯動完成，其主要層級包括國家、省區市、地市縣和鄉鎮街道等層面。

3.2.1 國家層面。突發事件檔案管理在國家層面的歸集主要體現政策性與指導性。首先，要做到完善突發事件檔案管理規范，統一突發事件檔案管理標準。目前國家層面出臺了相關辦法，如《重大活動和突發事件檔案管理辦法》等，但還需進一步完善。其次，要做到總體規劃，群策群力。國家層面做好突發事件應對工作需要促進頂層設計與實踐探索良好互動，做到統攬全局，協調各方。

3.2.2 省級層面。突發事件檔案管理在省級層面的歸集主要體現指導性。省級檔案部門統籌規劃全省檔案事業，需發揮“領頭羊”作用，主動作為，強化全省“一盤棋”意識。突發事件的爆發在初始階段是限制在一定地域的，各?。ㄗ灾螀^、直轄市）需根據自己的實際情況進行突發事件檔案的歸集，摸排掌握突發事件文件材料形成情況，確定檔案歸集要求。在檔案歸集過程中，省級檔案部門需提高自覺性與主動性，積極主動對接?。ㄗ灾螀^、直轄市）里的應急管理、經濟信息、衛生健康、發展改革、宣傳、商務、交通、農業農村等重點部門和紀檢監察、組織、宣傳、統戰、政法等重要戰線，開展突發事件檔案的收集與整理、移交與接收工作。

3.2.3 市縣級層面。突發事件檔案管理在市縣級層面的歸集主要體現應急處置的主體職能。在突發事件發展的不同階段，按照突發事件實際情況建立相應的協調機制，為突發事件檔案歸集工作開展創造條件。如在突發事件爆發期，受制于環境因素，人力物力短缺，突發事件檔案的歸集要重點關注關鍵部門、關鍵環節與關鍵人員；在突發事件解決期，突發事件檔案的歸集要打破時間、空間的局限，全方位延伸檔案收集的觸角，對突發事件檔案進行全面收集。

3.2.4 鄉鎮街道層面。突發事件檔案管理在鄉鎮街道層面的歸集主要體現先期處置特點?！锻话l事件應急預案管理辦法》中提出，鄉鎮街道專項和部門側重明確突發事件的預警信息傳播、組織先期處置和自救互救、信息歸集報告、人員臨時安置等內容[26]，明確指出鄉鎮街道專項和部門要注重突發事件信息的歸集報告。突發事件是動態發展的，具有不確定性，鄉鎮街道應設置專職檔案人員，根據突發事件發展動態，因時因地制宜，制定突發事件檔案歸集方案，實現突發事件檔案的動態化、同步式收集。

3.3 基于知識維的開發利用。為提高突發事件應對能力，需要對突發事件檔案中的知識進行挖掘、共享與整合，為經濟社會發展和突發事件應對工作提供決策支持。在雙元價值觀理論中，覃兆劌指出檔案是工具價值與信息價值的雙元價值結合體，工具價值體現為治理意向；信息價值體現為知識和文化意向[27]。因此，突發事件檔案基于知識維的開發利用既要從工具價值角度出發，結合其治理意向，可面向政府提供應急決策服務，也要從檔案的信息價值角度出發，結合其知識和文化意向，面向民眾提供應急知識服務。

3.3.1 面向政府的應急決策服務。政府在突發事件應急處理中起到決定性作用。政府在突發事件不同階段承擔不同的職能，要提高突發事件應急管理的水平，需要面向政府部門開展突發事件檔案的開發利用工作，推進檔案服務與國家重點工作的有效互動。

從突發事件檔案中提煉具有重要推廣價值的突發事件應對經驗，有利于為突發事件應對工作提供全方位、多層次的檔案信息支撐和應急決策支持服務，有利于構建體制完善、運轉協調的突發事件管理體系，創新政府應急反應機制建設。如在新冠疫情期間，在武漢雷神山醫院建設中，建設團隊利用軍運會專題檔案，助力雷神山醫院以超快速度完成配套基礎設施建設任務，這充分體現出檔案是基礎設施、設備建設等方面的可靠資料。

3.3.2 面向社會的應急知識服務。突發事件應對工作不僅需要政府管控，也需要充分依托社會力量。近年來，我國應急管理主體轉為多元共治，企業、非政府機構、各種團體組織、人民群眾等成為應急管理的主體[28]。因此，突發事件檔案基于知識維的開發利用面向社會提供應急知識服務十分必要。檔案管理的過程與知識傳播、知識挖掘再利用、知識服務息息相關。Meyer等認為知識管理是識別、獲取、存儲、共享、應用和利用集體知識提高績效的過程，它使人充分利用知識資源做出適當的決策和有效應對危機[29]。當前，我國已有檔案資源應用于知識服務的實踐經驗，如已建成的“全國檔案學術交流知識服務平臺”，它聚焦于檔案領域，將知識工程理念和人工智能技術引入檔案知識服務領域[30]。

近年來，我國通過數據、信息與知識以及相關技術手段開展應急管理工作。檔案部門提供應急知識服務，不僅需要以豐富的檔案資源作為支撐，向社會提供關于自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件等相關知識以及不同學科與領域的學者、相關機構、研究院所產出的相關研究論文與專著，更需要充分利用信息化工具與創新型技術，提升突發事件檔案信息化管理水平。隨著科學技術的迅速發展，當今社會進入大數據時代，關于突發事件知識管理常用的技術工具包括群件系統、內網與外網、數據庫管理系統、數據挖掘與知識發現、決策支持系統、內容管理系統、文檔管理系統、搜索引擎、知識地圖、知識門戶等[31]。借助技術手段提供應急知識服務，使突發事件檔案利用簡捷方便，開發實用有效，是檔案治理積極參與建設國家治理體系與治理能力現代化的重要舉措。

突發事件檔案管理是充分利用檔案資源，發揮檔案憑證與參考價值，加強突發事件應急能力建設的重要前提。本文從事件周期、形成來源、檔案內容方面分析突發事件檔案的階段性、廣泛性和知識性特征，并借鑒霍爾三維結構理論，針對上述特征需求，從時間維、邏輯維、知識維構建突發事件檔案管理三維框架：基于時間維度的內容組織，基于邏輯維度的歸集協作，基于知識維度的開發利用。三維框架的構建深入分析了管理對象，系統構建了管理路徑，多維開拓了管理思路，為突發事件檔案管理的全方位實施提供了可行策略。與此同時也需認識到突發事件具有類型多樣、影響多變等現實因素，突發事件檔案管理還需靈活應對，進一步細化和有針對性地開展相關研究。

*本文系國家檔案局科技項目“湖北省新冠肺炎疫情防控檔案資源建設及平臺研發”（項目編號：2021-X-60）研究成果之一。

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（作者單位：1.武漢大學信息管理學院 李欣欣，碩士研究生；李沐妍，博士研究生；楊寒沁，博士研究生；2.湖北省臨床檢驗中心 袁歆，在職碩士研究生，館員，財務人事科副科長 來稿日期：2023-06-09）