數智時代高校檔案利用工作提升策略探究

崔月

“數智”一詞是以大數據、人工智能等為主導的技術思維、技術產品和技術應用[1]。隨著新技術的發展，數智技術也進入了檔案管理領域，并為檔案信息資源的開發利用提供了許多創新實踐。檔案利用工作即為用戶提供利用服務的工作[2]。高校是國家高等教育人才的培養基地，而高校檔案館承載學校的發展記憶，記錄學校教學、科研以及管理等重要活動，是學校文化育人的重要場所。新環境下高校檔案用戶亦對檔案利用工作提出了新要求。因此，如何做好檔案利用服務工作是當前高校檔案事業發展的重中之重，也是展現高校檔案工作價值的集中體現。

一、高校檔案利用工作實踐中存在的困境

（一）高校檔案館利用服務與用戶認知不匹配問題

隨著18世紀末法國檔案工作改革中檔案開放原則的提出，檔案利用由封閉走向開放，檔案館才開始面向普通大眾，時間不過是短短200年。長期根深蒂固的認知讓用戶對檔案館仍然有一種陌生感。在基于普通公眾對檔案館的認知調查中顯示，相較于圖書館或博物館，公眾對檔案館的印象中“嚴肅封閉”的占比60%，“陌生神秘”占比32.8%[3]。高校檔案館由于其地域和管理的需要在高校的圍墻之中，這種印象更強化了將普通利用者“拒之門外”的心理感受。有學者對湖北師范大學300名在校大學生進行調查，結果顯示，91%學生不了解自己的檔案是由哪些材料組成的，更不知道學校檔案館保存著學生的哪些基本材料；93%學生不知道學校設有檔案館[4]。加之學校對檔案信息素養等相關通識教育的缺失，學生以及教職工等群體對高校檔案館的認知度偏低，更何談合理利用。這種情況下，高校檔案館在提供利用服務的過程中必然會存在服務與認知脫節的情況，這也直接影響高校檔案服務利用工作的開展。

（二）用戶利用需求現代化與檔案館專業化服務能力不足的問題

新時代，高校檔案用戶越來越依賴移動互聯網、新媒體等技術為實際工作、生活帶來的便利。尤其是年輕的新一代高校檔案用戶，他們的檔案利用需求呈現移動化和碎片化特征，更傾向于高校檔案機構能夠提供移動化和智能化的信息服務[5]。同時也更傾向于追求信息獲取的及時性和高效性。很顯然，傳統的現場（線下）檔案利用服務無法滿足當下高校檔案用戶的利用需求。2022年中國高校檔案事業發展報告中對全國242所高校開展問卷調查，結果顯示，僅有35.54%高校完全實現在線服務平臺遠程服務，64.46%高校仍然采用傳統人工登記服務[6]。信息時代，用戶希望能夠通過PC端、移動端實現檔案信息資源的遠程獲取已經成為時代的主流趨勢，而這卻被高校檔案館對此類信息化服務開發能力的欠缺掣肘。高校檔案部門作為高校的教學科研輔助管理部門，一直處于較為弱勢的地位，因此，資源和經費獲取有限，嚴重制約檔案信息化管理和利用工作的推進。

此外，高校檔案工作在人員隊伍方面也面臨諸多問題。學校給高校檔案館核定編制數少，專業化人才引進嚴重不足。高校檔案利用工作也不同程度地囿于被動的、低層次的水平。

（三）用戶利用需求個性化與高校檔案服務利用程式化的矛盾突出

1980年，國際檔案理事會在英國倫敦召開的第九屆國際檔案大會中闡述了檔案利用的三種類型，分別是實際利用、普遍利用和學術研究[7]。高校檔案館提供的利用服務主要基于館藏，為利用者提供檔案的查閱、復制、開具檔案證明、舉辦檔案展覽及參考咨詢等。新時期，受環境變化、政策調整、心理變化等主客觀因素的影響，高校檔案用戶對檔案利用的需求也不再拘泥于過去簡單的信息查詢，即便是同一用戶不同時期對檔案利用需求也不相同，用戶檔案利用個性化、多元化等特征顯著。筆者所在的合肥工業大學檔案館，在利用實踐中，曾有畢業生向檔案館提出希望獲取其在大學期間的各類影像資料留作紀念，針對這種專題類型的檔案利用需求在過去并不多見。因此，對提供利用服務的檔案機構亦存在經驗不足或考慮不夠等問題，如果不考慮利用大數據等新技術，純人工檢索利用未必能得到讓利用者滿意的結果。但是縱覽高校檔案館門戶網站、信息資源利用平臺，不難發現高校提供檔案利用服務相對固定，偏向于常見利用服務，針對個性化服務開通利用咨詢或指南的相對較少。過去“用戶需要什么，檔案館提供什么”的利用服務已不能適應新技術的發展要求，這種利用新技術并根據用戶心理或用戶行為主動為用戶提供檔案信息資源與長期被動的服務利用模式之間的矛盾日益顯著。

（四）信息資源“共享”與利用服務“專屬”之間的矛盾

高校檔案館提供利用服務的對象一般分為三種。第一是在校學生、畢業生以及教職工群體；第二是校內的相關單位或部門；第三是其他社會機構、團體或普通個人群體。當前大多數高校檔案利用對象主要還是停留在前兩者。利用內容主要集中在學生群體的升學、考試、入職、出國以及學歷認證等；教職工群體相關的工作、職稱評審、學術研究等；各單位或部門開展中心工作或學科評估等。此類利用已成為高校檔案利用的主流業務，而針對社會群體的檔案利用服務需求卻十分謹慎，這也間接形成了一種高校檔案只為“形成者”服務的固定思維。這種思維嚴重制約了檔案第二價值的實現，不利于檔案資源共享及其社會價值的實現。

隨著“檔案休閑觀”概念的提出，資源共享的理念已經成為主流趨勢，21世紀初，全英就有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享[8]。與此同時，數智技術的發展也加速了“共享”的可能性和可行性，這種新形勢也促使高校檔案信息資源在“專屬”和“共享”的抉擇中不斷博弈。

二、數智環境對高校檔案利用工作的影響

（一）推進高校檔案部門轉變服務理念

數智應用實踐在各行業中的成功案例讓人欣喜。大數據、云計算、物聯網、新媒體、數字孿生和區塊鏈等技術的飛速發展讓過去高校檔案館單一的、被動的服務利用方式發生了徹底性改變，高校檔案用戶希望能夠通過各類數智技術實現一站式檔案信息的獲取，同時，希望能夠通過新技術實現足不出戶便能享受到沉浸式的服務體驗。這種轉變讓高校檔案館不得不行動起來，轉變服務理念，發揮主人翁意識，成為檔案信息互聯互通、共享共建和服務學校信息化建設的重要機構。尤其是信息協同共享方面，高校檔案館不僅可以有效降低學校各部門的信息開發利用成本，也可以作為信息的終點站發揮不可或缺的作用。此外，便捷的檔案信息資源獲取也能夠讓利用者重新定義高校檔案機構。因此，數智技術也在加速高校檔案部門轉變服務意識，提供更加精準、多元以及智慧化的檔案信息利用服務。

（二）促進高校檔案服務效能的提升

數智技術追求的是信息的及時、高效，用戶提出需求能夠快速響應，大數據技術讓檔案信息更加有序和易于獲取，區塊鏈技術和量子通信技術的應用讓用戶獲取檔案信息更加安全，新媒體技術讓檔案信息更加生動，這些新技術的應用可以讓高校檔案信息資源得到更加合理、高效地利用，解放傳統的人工利用服務給高校檔案部門帶來的人員捆綁，讓專業的檔案工作者從煩雜的利用服務中解脫并空出精力專攻高層次檔案信息資源的利用服務。如舉辦主題展覽，宣傳校園文化，編研信息參考為領導提供決策服務等，讓高校檔案館在文化育人、信息服務等方面發揮更重要的價值，形成良性的發展循環。這樣不僅能提升檔案利用服務的效能，同時，也能夠提高用戶利用服務的滿意度。

（三）實現高校檔案館自身價值

高校檔案部門在學校一直處于一種相對邊緣的位置，究其原因主要是與其他能夠直接產生效益的部門相比，高校檔案實現價值的周期較長，存在一定的隱蔽性。另外，一直以來，檔案館工作被許多人認為是簡單的、重復的、可替代性強的一項工作，這種印象也間接地讓檔案館在學校的受重視程度不高，最直接的體現就是經費分配上，檔案館無法獲取充足的預算。但數智技術的應用一般可以專項的形式向學校申請到充足的經費支持，學校在這方面也比較重視，新技術的應用能夠提供智能化和智慧化服務讓全校師生與各部門享受便利，對于檔案館服務水平的提升發揮重要作用，這種快速與時代共進的轉變可以讓檔案館得到更多的認可，進而體現檔案館對學校的作用和價值。

三、數智環境下高校檔案利用服務提升策略

（一）利用“集成服務”理念，轉變高校檔案管理服務思維

數智時代的到來，檔案信息資源的集成管理與服務已經成為未來的一種發展趨勢[9]。檔案信息“集成服務”的理念主要是用技術手段實現信息資源的協同共享，有效地遏制“檔案信息孤島”，破除“檔案信息繭房”，讓用戶能夠用最便捷的方式獲取所需信息。高校檔案館要善于運用這種服務思維，主動作為，融入學校信息化建設推進過程的前端。比如，筆者所在的合肥工業大學檔案館，在學校信息中心主導開發的協同信息平臺中加入檔案管理模塊，該模塊可實現檔案在線查詢借閱功能，目前可向全校教職員工（通過個人ID登錄）提供開放利用。同時，還可通過E-Mobile7手機終端以及合肥工業大學信息化微信公眾號中的“指尖工大”等多種途徑登錄使用。利用大數據等技術集成各類信息服務，讓用戶能夠足不出戶便可享用更加便捷的檔案利用服務。

（二）應用“數智技術”，推進高校檔案利用智慧化

近年來，在運用數智技術進行檔案信息資源開發利用的創新實踐中不難發現，如今的高校檔案信息資源服務已逐步由過去的紙質信息轉變為數據化、結構化以及智慧化信息服務。高校檔案館應當抓住機遇，依托學校推進信息化建設、智慧校園建設等優勢，加大檔案信息資源的開發與利用。合肥工業大學檔案館依托檔案信息化項目建設開發了高校檔案綜合管理系統，其中的聲像檔案管理子模塊應用AI技術實現聲像檔案的人物及語音等自動識別，極大地方便了專題性檔案編研工作。系統中的在線查檔功能囊括用戶申請、館員檢索和提供利用等流程，真正實現一站式服務，節省過去在郵箱、系統以及郵遞等諸多平臺不停切換的時間，出錯率也大大降低。出國成績翻譯模塊可通過官方的專業及課程名稱中英對照詞庫實現中英文學籍信息的自動翻譯，減少了過去五花八門的翻譯，提升了館員的審核效率。此外，系統還可以利用OCR技術實現檔案信息的全文檢索，提升了檔案信息的查全率，也極大地提升了服務效率。

（三）集聚人才和技術，提升檔案利用專業化服務能力

高校檔案館服務能力的專業化和服務水平的高質量都與人才和技術息息相關。目前，大多數高校檔案館在推進檔案信息資源開發和利用中主要依賴服務外包的形式，即檔案館提需求，企業提供技術服務。但是，兩者在對接的過程中經常會出現不匹配的情況。因此，高校檔案館應當選擇在行業中口碑較好、技術轉化能力較強的公司作為合作伙伴。同時，也應當看到，強化高校檔案館信息服務不僅應該從外部尋求合作、支援，也應該集聚學校檔案信息生成各部門的人才隊伍力量，強化相關人員的檔案信息素養，從前端出發，保證各類檔案信息資源在形成之前就能做好充分的對接，統一元數據標準，建立深度數據關聯，便于檔案信息資源集成利用。高校檔案館也應該注重自身專業人才隊伍的構建，通過招聘掌握計算機技術、大數據技術、云計算技術等相關能力的復合型專業人才，并結合各類激勵、考核晉升等手段保證人員隊伍的相對穩定。通過一系列組合拳集聚人才和技術，真正提升檔案服務利用的專業化水平。

（四）應用新媒體技術和服務，促進檔案利用大眾化

高校檔案館要實現利用服務的大眾化和社會化，盡最大可能發揮其第二價值，就要融入新時代檔案用戶的信息使用習慣，加大對以手機、平板等為代表的移動端信息資源服務開發與宣傳，借助微博、微信、抖音、小紅書等移動新媒體平臺，以高校檔案用戶喜聞樂見的服務形式傳播檔案信息服務，如拍攝短視頻、紀錄片、制作條漫等。強化沉浸式服務，利用數字孿生技術再現各類展覽、利用VR/AR技術提升用戶利用體驗。此外，在宣傳方面，高校檔案館還需要借助學校新聞媒體的力量，理由是一方面學校官微的粉絲量較多，傳播范圍廣，另一方面用戶粘性比較強，影響力更大，只有這樣才能讓高校檔案館的利用服務為更多用戶所熟知，更加大眾化。

（五）注重信息倫理保護，保護用戶檔案利用隱私權

時代瞬息萬變，技術的迭代升級讓用戶享受其便利的同時，也不得不關注其帶來的信息倫理風險。大量采用各類數智技術進行畫像識別、分析預測、分類監控、預警處置等，使檔案利用主體個人隱私遭到泄露的概率大幅度提升[5]。用戶隱私數據泄露嚴重危害個人信息安全，高校檔案館在利用數智技術開展檔案信息資源的利用中應當注重保護個人隱私數據，可通過設計彈窗發布隱私聲明條款，在利用用戶畫像等技術分析用戶習慣時應設置隱私聲明條款等規范信息獲取行為。此外，隨著我國檔案開放程度的不斷提升，高校檔案館在開放檔案信息資源的同時還應當運用加密技術保護用戶信息安全，防止在開放利用的過程中出現隱私泄露風險。

四、結束語

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出了“檔案利用服務達到新水平”的發展目標，同時，提出了要積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層次加工和利用中的應用。重點開展“檔案信息資源共享利用”等方面的重大課題研究[10]。高校檔案館作為檔案管理的重要陣營應當積極作為，主動適應信息化浪潮中出現的新形勢、新變化，讓數智技術賦能高校檔案利用服務實踐，不斷提升檔案利用服務的專業化水平，為學校乃至社會的發展助力。

參考文獻：

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[10]中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-11-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

基金項目：2023年安徽省高校檔案工作協會基金一般項目“高校檔案工作基本特征研究”（2023YB002）

作者單位：合肥工業大學檔案館