KA 連鎖商超應收賬款管理的問題研究與對策

李梅花

［華潤雪花啤酒（中國）有限公司江蘇銷售分公司，泰州 225300］

引 言

快消品企業銷售模式一般分為兩種，即經銷商模式、直營模式。直營模式主要針對大型KA 連鎖商超。KA 系統在整個社會零售份額中舉足輕重，是消費品生產廠商無法忽略，也無法放棄的市場。KA 系統在運作上，對全國性品牌廠商采取總部負責、門店配合的策略。廠商與其合作基本采取賒銷模式。賒銷所確定的收入并未真正使企業現金流入增加，反而使企業不得不運用有限的流動資金來墊付各種稅金和費用，加速了企業的現金流出。當企業應收賬款占比過高時，就會給企業資金周轉增加負擔。如何提升應收賬款的周轉率，對于企業的發展尤為重要。目前，有很多企業與KA 系統合作存在問題，在應收賬款方面存在賬款核對不清、賬款回收期長、扣款費用不明確、超期無法回收形成壞賬等問題?；诖?，本文以KA 連鎖系統應收賬款為研究對象，分析其特點與存在問題，結合工作經驗提出了相應的優化對策，以期為相關企業提供參考。

一、KA 系統應收賬款管理概述

企業一般與KA 商超簽訂年度合同，約定雙方的權利及義務，約定賬款結賬期限、扣費項目、退貨條款、不到貨罰款違約責任等。在合同執行期間，財務人員要特別關注結款賬期，合同一般約定30 ～60 天結款，但其結款期間從KA 商超收到廠商發票入賬開始計算，開票前的驗收入庫等環節均不算賬期。因此，財務人員要弄清每一家商超的賬單出賬日期、開票要求、收票入賬日期等。如果入賬日期是15 號，發票開遲了，商超在20 號收到，那么付款期限就要往后延期1 個月。所以，開票不及時、發票沒有跟蹤送達等，均會影響應收賬款的回收效率，甚至導致應收賬款無法回收形成壞賬的風險。因此，企業要關注合同條款、訂單、費用、發票入賬的每一環節管理要求，以此加快應收賬款的周轉速度，最大限度減少壞賬損失，為企業的發展保駕護航。

二、KA 連鎖商超應收賬款管理存在的問題

企業與KA 系統往來一般以賒銷為主，按合同約定的賬期結算款項。在應收賬款管理中主要出現的問題如下：第一，貨物數量的差異，包括廠家發貨數量與商超驗收數量存在差異；商超退貨已處理，廠家未收到退貨未處理。第二，對賬環節存在問題，包括促銷扣費項目不清晰，扣費項目與合同條款不匹配，影響廠家核銷入賬；賬目核對不清，未及時開票影響應收賬款回收，應收賬款賬齡遠遠超過合同賬期；廠家與商超對賬沒有具體的管理工作，導致未達賬項不清晰。第三，款項結算的風險，包括廠家與商超往來發票郵寄產生風險，使款項無法按時結算；商超應收賬款未按期結清，廠商繼續供貨，產生壞賬風險。以上問題均會體現在企業與商超往來的應收賬款上，若相關問題管理不善，會影響企業資金周轉，降低企業實際效益，甚至可能引發資金鏈斷裂的危機。

三、KA 系統應收賬款管理原則

KA 系統均為連鎖商超，有內部管理體系，企業與商超往來需要遵守國家法律法規及企業規章制度，及時確認收入與應收賬款，做到合法合規。同時，企業在應收賬款管理中需注重以下原則：第一，及時性原則。商超結算各環節均有賬期約定，即業務票據的傳遞、對賬結算等事項需確保及時完成[1]。第二，可追溯性原則。企業與商超各環節的結算依據需充分且可追溯；業務的操作必須有相關表單、票據作為憑據，并按要求存檔備案，以確保有據可查。第三，準確性原則。凡是涉及業務事項的原始單據、發票等必須進行稽核和對賬，以確保數據準確。第四，真實性原則。企業收入及應收賬款要符合相關確認原則，業務的發生必須真實、有效，嚴禁編制虛假業務單據，確保核算內容真實。

四、KA 系統應收賬款管理的關鍵控制點

（一）合同管理

合同作為產品購銷環節對買賣雙方當事人的權利和義務進行約束的憑據，一般會約定購銷的具體事項及雙方的權利、義務等事項。KA 系統的合同一般由商超總部統談，以框架合同為主，供貨方一般以對方框架協議簽約，企業要重點關注談判費用、合同條款、結算賬期。例如，要重點關注無條件返利、有條件返利、海報費、陳列費、推廣折扣費、新品費、新店開張費、信息費、退貨條款、不到貨罰款的違約條款等。

（二）賒銷額度控制

企業與KA 系統業務往來一般均以賒銷為準。為了有效控制賒銷業務風險，企業需要依據終端的資信狀況，在合同銷售期限內給予終端最高可使用的信用額度，如果超過信用額度或超期未回款，財務需要提出預警，在賒銷管理環節規避應收賬款管理風險。賒銷額度的控制很關鍵，如何合理設定主要包括賒銷金額的控制及賬齡的控制。企業可以依據商超的規模、預計淡旺季銷售額、合同期賬（商超收到企業開具的發票入賬后開始計算）、開票賬期（企業已發貨至開出發票的日期）、賬扣發票（商超扣費開給企業的費用發票）回收入賬期等合理估算各商超授信額度。

（三）訂單跟蹤管理

KA 系統訂單下達涉及兩部分：一部分為總倉下單，配送至總倉，此部分訂單一般起訂量大，配送地址單一，有利于企業配送；另一部分為商超門店下單，直接配送至門店，此部分訂單一般起訂量小，配送地址多，增加企業配送成本。訂單跟蹤管理也包括兩部分：一部分為送貨訂單的驗收跟蹤，此環節一般由企業營運部門跟蹤，跟蹤企業訂單對方是否已簽收，并取得驗收回單；另一部分為退貨訂單的跟蹤處理，此環節一般由業務部門跟蹤，若發生平臺退貨，及時予以辦理。在這一過程中，訂單接收、發運、跟蹤驗收是非常重要的環節，商超一般通過B2B 平臺在網上下單，企業需及時下載訂單，按時配送，以免產生不到貨罰款。配送后需跟蹤B2B 平臺的驗收情況、平臺退貨情況，以免影響后期的開票結算。

（四）對賬管理

商超按合同約定時間在B2B 平臺上出具對賬單，企業需依據商超出具的結算單據、驗收單、促銷政策等進行逐一核對。對賬內容主要包括數量、價格、費用等，體現在財務核算中的開票明細對賬、未開票明細對賬、費用對賬、應收賬款余額對賬等。對賬管理具體方法如下：第一，開票明細對賬。開票明細對賬是依據訂單跟蹤管理環節與B2B 平臺對賬，核對公司訂單明細與平臺明細的差異，包括數量及金額差異，以此核對未達賬項。如果企業已送貨，對方未收貨，則需要反饋至營運部門處理；如果商超已退貨，公司未收貨，則反饋業務部門處理。第二，未開票明細對賬。未開票明細是指企業已送貨，B2B 平臺未出具結算單通知企業開票，具體的對賬方法與開票明細對賬一樣。第三，費用對賬。費用對賬分為兩部分：一部分為合同費用，即依據購銷合同約定發生的費用，如合同扣點、裝卸搬運費、倉儲費、信息服務費、配送費、違約金、水電費等；另一部分為階段性促銷費用，包括業務提報后在商超發生的臨時促銷政策費用，如當期特價促銷補差、陳列費、促銷服務費、新品費、海報費等；如果存在扣費項目不明確的，需要業務部門與商超核對。第四，應收賬款余額總對賬。分析應收賬款余額總體構成，并與B2B 平臺數據進行對賬，編制未達賬項，分析原因。第五，對賬后的開票管理。企業開具增值稅專用發票后，需由專人負責跟進、傳遞，以郵寄或現場送達的方式向商超發出。通過郵寄方式傳遞的，需保留郵寄相關單據，并與商超確認是否收到發票；現場送達的，由終端出具簽收單據。發票傳遞信息需進行臺賬管理。

（五）應收賬款分析

KA 系統應收賬款的分析評價與傳統應收賬款管理有所不同，傳統應收賬款一般通過賬齡管理。KA 系統應收賬款除了通過賬齡管理外，還需要進一步細化，需要分合同賬期內管理、賬期外管理，應收賬款由已開票未回款、賬扣發票未報賬沖應收、未開票訂單構成，財務部門每月需要出具商超應收賬款分析報告，具體分析評價維度如下。

第一，超賬期未回款分析。財務需要與業務部負責人匯報超賬期未回款的商超明細，由業務部確認未回款的原因，必要時及時發送催款函或開展訴訟流程[2]。第二，未核銷賬扣費用分析。商超系統平臺已扣費，實際業務部門還沒取得發票至公司核銷，財務需分析這部分發票賬期，一般商超發票開具、郵寄至企業核銷上賬需要一定的時間，60 天以內可視同正常，超過60 天未核銷的發票明細需反饋至業務部，由業務部確認發票是否在途或與商超確認發票是否開具。第三，未開票分析。未開票的明細除了正常訂單，還有一些異常訂單要重點分析，需要反饋給業務部門跟蹤解決，如已送貨未驗收的訂單、對方已退貨但企業未入賬的訂單、商超的訂單驗收與企業銷售訂單的價格差、開票時已扣費而業務部門未及時核銷的費用。第四，不合作商超的需要做好清賬跟進。如存在已不合作的商超，財務部門需重點跟蹤分析并催款，防止壞賬發生。

五、KA 系統應收賬款管理的方法

KA 系統應收賬款管理需要有系統的方法，除了關鍵控制點，還需要形成完善的體系予以管控，確保應收賬款的管理能夠形成可操作、可執行的管理機制。本文結合實踐經驗，論述了在實際工作中KA 系統應收賬款管理的方法。

第一，KA 直營商超結算信息的梳理。財務人員需要提前掌握具體商超的結算信息，如果對方要求每月20 日前收票入賬，而財務人員不清楚這些信息，在21 日開出發票，那么將影響超期一個月的回款時間。因此，財務人員首先要梳理結算信息，具體可以參照以下維度梳理（見表1）。

表1 直營商超結算信息表

第二，形成應收賬款對賬總表，并于每月清晰編制企業應收賬款與商超數據的差異，針對差異詳細分析成因并予以處理（見表2）。

第三，分項目明細進行跟蹤，以永輝為例，截止日期為2022 年6 月30 日。

首先，對已票發票未回款予以跟蹤（見表3）。

表3 發票未回款跟蹤表

其次，對商超已扣費、未核銷費用予以跟蹤（見表4）。

表4 已扣費未核銷費用表

再次，對已送貨未開票訂單予以跟蹤。對于已驗收超過30 天未開票的，要查找原因，分析是由于商超平臺已驗收對賬未體現，還是已送貨未驗收等，針對原因重點關注（見表5）。

表5 已送貨未開票信息表

最后，要詳細對其他差異進行跟蹤，如價格差異、退貨差異等。

六、KA 系統應收賬款考核管理

企業為及時收回應收賬款，要形成可行的應收賬款考核政策，以制度的形式明確考核工作要求，形成將應收賬款回款情況和業務人員績效相掛鉤的機制。在具體實施考核的環節中，要重視以下要求：第一，確?？己斯ぷ骶哂锌刹僮餍?。企業在設置考核方式時，要充分考慮應收賬款管理工作的實際特點，讓考核的相關指標可設計、可實現，避免考核脫離企業業務實際。第二，形成量化、細致的考核指標。企業在設計考核指標時，要結合不同客戶付款情況，明確相關責任人的考核標準，并形成相應的量化獎懲機制。對業務部門人員進行考核的環節，既包括考核收入指標，又包括考核回款率指標，用將業務人員的業績和應付賬款回款率相掛鉤的方式建立相應獎懲措施，以確保應收賬款管理工作的要求得到嚴格執行[3]。通過建立完善的考核模式，避免拓展業務環節中業務人員不重視應收賬款回款的問題，有利于促使企業實現長期發展。第三，落實追責標準。企業在應收賬款管理環節，要根據考核的要求建立相應問責措施，對應收賬款管理形成相應的追責機制，建立權責對等的考核方法。對于人員在工作中失職的行為，嚴肅追究人員的相應責任，避免出現人員不重視應收賬款管理的問題。

結 語

應收賬款沉淀了企業大量資金，會使資金沉淀，甚至使企業難以正常運營。若企業在與KA 連鎖商超合作過程中的應收賬款管理存在問題，將可能導致企業的運營陷入困境，甚至嚴重影響企業的發展。因此，企業在與KA 連鎖商超合作的過程中，要加強對應收賬款的管理，以此盤活企業的現金流。本文結合KA連鎖商超應收賬款管理特點，探討了在應收賬款管理工作中的實際措施，旨在借鑒本人工作實踐作為典型，為同行業企業類似的問題提供啟發。同時，隨著我國經濟的發展及企業管理體系的日益完善，在KA 連鎖商超應收賬款管理環節還要進一步形成科學的措施及管理體系，提高應收賬款管理工作規范性，為企業有序發展奠定基礎。