全面數字化的電子發票報銷管理探討

蘇輝

【摘要】隨著全面數字化的電子發票試點地區不斷擴大，未來全面數字化的電子發票必定全面推行。全面數字化的電子發票相對傳統的紙質發票有很多優勢，但由于屬于新興事物，各企業間的財務管理和信息化水平參差不齊，在使用過程中存在諸多問題，尤其在財務報銷審核環節，問題更加凸顯，存在一定財稅風險。企業可結合自身實際情況，通過優化報銷管理規定、自制EXCEL查重表格、提升財務信息化水平等手段，應對策略有效規避風險。

【關鍵詞】全面數字化的電子發票 財務報銷 財稅風險 應對策略

全面數字化的電子發票（以下簡稱數電票）是與紙質發票具有同等法律效力的全新發票，不以紙質形式存在、不用介質支撐、無須申請領用、發票驗舊及申請增版增量，實現紙質發票的票面信息全面數字化，將多個票種集成歸并為電子發票單一票種，數電票實行全國統一賦碼、自動流轉交付。

2021年12月1日起，廣東?。ú缓钲冢?、上海市和內蒙古自治區3地率先開展數電發票試點工作，此后逐步擴大試點范圍，預計不久的將來會全面鋪開。數電票與傳統的紙質發票相比，具有環保、便捷、高效等優點，受到越來越多企業和消費者的青睞。但在信息化水平發展不均衡的當下，數電票在報銷、存檔等環節存在一定風險，需要企業根據自身情況制定科學合理的應對策略。本文從介紹數電票的優勢出發，重點分析在報銷環節存在的財稅風險，探討可采取哪些應對措施來規避風險。

一、數電票的優勢

數電票的誕生，實現了發票全領域、全環節、全要素電子化，有效提高了企業的工作效率，節約公司管理成本。主要體現在以下幾方面。

（一）發票認領環節。數電票可以在線認領，無須財務人員去稅務大廳購買紙質發票，提高財務人員的工作效率，也節約了交通費和發票工本費。

（二）發票開具環節。數電票開票零前置，無須稅控設備，無須票種票量核定，確定開票總額度即可開票，開票額度可動態調整，網頁、客戶端或手機APP均可開票，并通過信息化手段實現自動生成發票并匯總、整理發票信息，降低人工開發票時因操作失誤引起的錯誤，提高財務工作效率，節約人力成本。

（三）發票傳遞環節。數電票可通過電子發票服務平臺數字賬戶、電子郵件、二維碼等方式傳遞，節約郵寄成本，還能有效避免因保管不善而遺失的風險。

（四）納稅申報環節。數電票模式下，開票信息能同步到稅務局報賬系統，企業在納稅申報時，能和申報數據進行自動比對，及時發現錯誤并糾正，提高了報稅的準確性，減少稅務風險。

二、數電票報銷環節存在的風險及應對策略

數電票屬于新生事物，對財務信息化水平要求較高，但有的企業仍處于傳統的手工報銷階段，有的企業雖有報銷系統但未和稅務系統對接，給企業財務報銷規范管理帶來了一定挑戰。企業應根據自身情況，采取措施降低有可能產生的財稅風險，適應財務數智化時代的來臨。

（一）數電票格式不統一

目前，數電發票的取得共有3種格式，包括PDF、OFD和XML格式。報銷人往往不知道選擇哪一種格式的發票，導致交到財務報銷的發票格式五花八門，有些發票格式不滿足發票查驗和存檔的需要。

PDF和傳統的紙質發票樣式比較類似，可以打印，但PDF不是源文件，不支持對發票章和電子簽名有效性的查驗；OFD樣式和PDF基本沒有區別，區別在于OFD能在“增值稅電子發票版式文件閱讀器”中查驗發票監制章和電子簽名的有效性；XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代碼，記錄發票的全部元數據。

在報銷環節，企業應該要求報銷人取得何種發票格式呢？2023年5月17日財政部公布的《電子憑證會計數據標準-全面數字化的電子發票（試行版）》的通知中，涉及到接收方取得數電票報銷的有關要求有兩點：

第一，接收方可以根據《通知》第三條、第五條的規定，僅使用數電票含有數字簽名的XML文件進行報銷入賬歸檔，可不再另以紙質形式保存。

第二，接收方如果需要以數電票的PDF、OFD格式文件的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，應當根據《通知》第四條的規定，同時保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件。

根據以上要求，企業應結合自身情況，可在以下兩種方式中選擇其中之一，要求經辦人在報銷時提供相應的發票格式。

1.財務信息化程度較高，具備會計資料全電子化報銷并存檔的企業，可以要求報銷人只需取得XML文件，上傳報銷系統自動識別信息。

2.財務信息化程度不高，仍需保留紙質會計資料的企業，應要求報銷人取得PDF或OFD格式（建議采用OFD格式）發票并打印作為報銷附件，同時將XML文件傳給財務人員以備歸檔所需。

（二）數電票打印不規范

對于仍需保管紙質會計資料的企業，存在報銷人打印的發票紙張大小、格式、顏色不統一的情況，影響會計憑證裝訂質量，造成會計基礎工作質量不高。

應對策略：在公司報銷制度中明確數電票打印紙張的大小、格式、顏色等要求，并嚴格執行，不符合要求的不予報銷。

（三）數電票重復報銷風險

數電票無論是PDF還是OFD格式都能重復打印，存在重復使用數電票報銷的可能，容易引起稅務稽查風險，不僅給企業帶來經濟損失，并在一定程度上影響企業形象。

企業應結合自身情況，制定合適的應對策略來降低風險，可以從以下幾方面加強風險管控。

1.完善報銷制度

可根據企業自身情況，在報銷規定中明確相關要求，比如：明確報銷人是報銷事項真實性的第一責任人，發現弄虛作假行為，將予以相應的處罰措施；若取得數電票，必須在一個月內完成報銷，否則不予報銷等。在規范報銷行為的同時降低重復報銷風險。

2.建立發票查重機制

企業可根據自身財務信息化水平和投入費用預算，可以在以下方案中進行選擇來規避重復報銷的風險。

（1）自制excel表進行數電票查重登記

用excel設計《數電票登記表》，要求報銷人用數電票報銷時，將發票信息填入登記表，同時發到指定財務人員郵箱，財務人員審核報銷單的同時，將登記表信息復制粘貼到《數電票登記表》的匯總表中，并在匯總表中設置發票號查重公式，重復出現的發票給出提示?！稊惦娖钡怯洷怼犯袷胶蛢热菔纠缦拢?p>

此方法無須額外費用，但增加了報銷人工作量，財務人員操作也較為繁瑣，且容易因誤操作修改已填寫信息或遺漏發票登記，信息準確性保障不高。適用于手工報銷且報銷量不大、無預算的企業。

（2）購買外部軟件或查重小程序

使用單獨購買的數電票查重軟件或小程序，由財務人員在審核紙質報銷單的同時將發票信息手工（或掃描）錄入軟件，出現重復發票號時自動提示，且不能修改之前已填入的發票信息。

此方法費用較低，信息準確度相對較高，但存在不能第一時間發現問題、增加財務人員工作量，存在遺漏查詢風險等弊端，不利于工作效率的提高。適用于手工報銷、報銷量不大、預算不高的企業。

（3）將發票查重功能嵌入報賬平臺

在已有報賬平臺的基礎上，開發自動查重功能。發票上傳后，系統自動檢測，如發現發票號重復的票據，發出錯誤提示，并不能提交單據。

此方法能及時發現問題，有效規避重復報銷風險，提高了工作效率。適用于財務信息化程度較高、預算充足的企業。

（四）數電票真偽鑒別風險

傳統的紙質發票，財務人員可通過觀察發票紙張、水印、監制章等來判斷發票真偽。而數電票不管是XML還是PDF（OFD）格式都難以用肉眼去判斷，自行打印的發票還存在被PS的可能性，傳統的鑒別方式已不再適用，給財務人員在報銷審核工作中帶來一定困擾?？赏ㄟ^以下應對策略進行管理，有效鑒別數電票真偽。

1.完善報銷制度

在報銷管理制度中要求：數電票報銷時，需提供OFD格式打印的紙質版發票并將XML文件發到財務指定郵箱，同時需自行在全國增值稅發票查驗平臺（https：// inv-veri.chinatax.gov.cn）進行查驗，并將發票查驗無誤的結果打印出來，報銷時一并提交，否則不予報銷。既讓經辦人意識到本人是報銷事項真實性的第一責任人，也有效規避了稅務風險。

此方法增加了報銷人的工作量，適用于財務信息化水平較低，仍采用手工報銷和審核的企業。

2.通過電子發票服務平臺查驗

如果企業是稅務數字賬戶試點納稅人，可以通過電子發票服務平臺進行查驗。登錄電子稅務局，選擇“企業業務”-“我要辦稅”-“稅務數字賬戶”-“發票查驗”菜單，進入查驗界面，進行數電票真偽查驗，可以根據需要選擇“單張查驗”或“批量查驗”功能。

由于“稅務數字賬戶”是財務人員使用，一般不會給全體員工放開使用權限，如果需要使用此功能進行發票查驗，需要財務人員在報銷審核環節進行逐一查驗，工作效率較低，建議手工記賬的小規模企業可以采用。

3.將查驗數電票真偽功能嵌入報賬平臺

在已有報賬平臺的基礎上，開發和稅務系統的接口，實現自動查驗發票真偽功能。OFD格式發票和XML文件上傳后（實現會計資料全電子存檔的，可僅上傳XML文件），系統進行自動檢測。信息無誤的發票會顯示“查驗通過”等字樣，如發票信息有誤，及時發出錯誤提示，且無法提交單據。

此方法效率高，適用于財務信息化水平較高、已采用或準備采用線上報銷功能的企業。

以上分析了財務信息化還未普及、數電票迅速發展的現在，在財務報銷環節可采取的防范財稅風險的幾種方式。但筆者認為，針對因無信息化技術做支撐所采取的方式只能作為權宜之計，因為數電票的誕生是財務管理數字化轉型的重要標志，只有大力推進企業信息化建設和更新才是順應數電票時代的最優方式。

結束語

在電子信息化時代，傳統的人工報銷審核方式不僅效率較低，且審核環節容易失誤引成財稅風險。要想改變現狀，企業首先應規范報銷行為，與時俱進修訂報銷制度，適應新環境的變化；其次要不斷提升企業財務信息化水平，借助信息化手段，在報銷環節實現實時鑒別發票真偽和查重功能，有效規避財稅風險，提升企業形象。

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