地質科技檔案數字化探討

宮華英

（新疆維吾爾自治區地質礦產研究所，新疆 烏魯木齊 830000）

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設（以下簡稱科研、生產、基建）等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。地質科技研究生產活動中便形成了各類地質科技資料檔案，其中包含原始地質科技資料檔案和成果地質科技資料檔案，這些檔案不僅展現了地質科技研究生產的成果，也為以后的地質科技研究生產提供重要的參考依據，所以地質科技檔案的形成、保存和使用對地質科技研究具有非常重要的意義，地質科技檔案的使用也非常廣泛，地質科技檔案數字化工作也非常必要，不僅為使用者提供方便，也使存儲過程更加便利。

1 地質科技檔案的特性

科技檔案的突出特點是具有專業性、規律性和成套性，其中專業性主要表現在形成領域和內容性質兩個方面。地質科技檔案便是地質科技研究生產領域產生的檔案資料，其內容也主要是關于地質研究生產方面，具有極強的專業性，所以地質科技檔案對于地質科研人員具有極大的參考研究意義。專業性特點也是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。地質科技檔案的管理體制，也是根據地質科學生產和研究建立的管理體制，地質科技專業檔案管的組建也相應的根據地質科學生產和研究而建立起來的，地質科技檔案的整理分類也是為了地質科技人員的使用而形成的，這些都是建立在科技檔案專業性特點的基礎之上的。

地質科技檔案的規律性表現在地質科技研究生產的規律性。地質科技檔案是在地質科技研究生產中形成的，體現了地質科技研究生產的過程和成果，對以后的科技生產具有指導和參考意義，它體現了地質科技研究生產的規律，所有地質科技檔案具有很嚴謹的科技規律性。

地質科技檔案的成套性在科技檔案實體管理工作中起著十分重要的規定與制約作用，它不僅對科學管理檔案有重要的現實意義，也反映了科技生產的過程?？萍紮n案的成套性確定了歸檔范圍，也是組卷的依據，是科技檔案整理分類的基本方法。地質科技檔案反映了地質科技生產的過程，包含了科技生產活動中產生的原始檔案資料和成果檔案資料，反映了地質科技生產的過程及成果，具有重要的科研意義，也對以后的科技生產有很好的指導和參考意義。所以地質科技檔案的成套性、完整性及良好的保存尤為重要。

2 地質科技檔案數字化意義

地質科技檔案數字化是社會科技信息發展的必然要求。隨著社會數字化信息的發展，地質科技檔案數字化，不僅有利于檔案的存儲方便和安全，更有利于促進地質科技檔案的服務能力和信息資源的利用發展，滿足廣大地質科研人員對現代信息服務的現實需求，更好地提高地質科技資料檔案管的工作效率和現代化水平。

2.1 地質科技檔案數字化有利于節省存儲空間

傳統的紙質檔案的存儲，需要大量的存儲空間，對存儲資料的檔案室有較多的要求，因為大量資料的存儲，對房屋的承重也有一定要求，一般需要設置在一樓，而在一樓容易遭受水患侵襲，造成檔案的大量不可挽回的損毀。而數字化檔案可以大大減少存儲空間的需求，并從很多方面避免了一些自然災害的侵襲，不但節省存儲成本，也更利于檔案的存儲和保護。

2.2 數字化檔案在使用中更便于管理和檢索

數字化檔案使用起來更加方便，以通過計算機系統進行分類、編目、存儲和備份等操作，在使用過程中，可以利用搜索引擎等技術進行快速檢索，也能更直觀準確地找到所需檔案，還能方便地進行數據對比和分析，從而為科學研究提供數據支持。同時，數字化檔案還具有便于傳輸和共享的優勢，可以通過U盤、移動硬盤及網絡進行傳輸和共享，方便不同部門、不同地區的科技人員對科技檔案進行訪問和使用及共同研究。同時有利于管理標準化，提高檔案的使用效率，為檔案的利用和保護提供了有力支持。

2.3 數字化檔案更有利于長期保存和保護

數字化檔案不會受到紙張老化、污染、蟲害等問題的影響，更利于檔案數據的長期保存。數字化檔案還可以通過技術手段，對檔案數據進行定期檢查和維護，及時發現和修復數據錯誤和損壞，還可以方便地進行數據遷移和數據恢復，從而避免由于自然災害、管理疏漏等各種原因造成的檔案損失，確保檔案數據的安全和完整性。數字化檔案還可以方便地進行數據加密和訪問控制，從而保護檔案數據的隱私和安全，可以為檔案的保護和傳承提供有力支持。

2.4 數字化檔案有利于環保節能

數字化檔案不需要紙張等物理介質來存儲和傳輸信息，可以減少紙張的使用，從而減少樹木砍伐、能源消耗和環境污染的風險；數字化檔案的存儲和傳輸過程中，不需要消耗大量的能源和水資源，從而減少了能源和水資源的消耗；數字化檔案的使用和共享也更加便捷，人們可以通過網絡方便地訪問和共享數字化檔案，避免了物理檔案的運輸和傳遞，從而減少了交通運輸過程中的能源消耗和環境污染，對環境保護和節能減排具有積極作用。數字化檔案的環保節能特性不僅有利于環境保護和可持續發展，也符合當今社會對綠色、低碳的發展要求。

總之，科技檔案數字化是檔案管理現代化的重要手段，對于提高檔案管理效率、保護檔案數據安全、促進知識共享和科技創新具有重要意義。

3 地質科技檔案數字化實施

地質科技檔案數字化實施是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節；需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務。

（1）在地質科技檔案數字化實施之前，充分的調研和立項非常重要。根據行業需求和社會信息化的發展，了解地質科技檔案管理的現狀和需求，評估數字化實施的可行性和價值，確立開展檔案數字化的目的任務，成立檔案數字化領導小組，明確數字化實施的目標、范圍、時間表和預算等關鍵因素，下達地質科技檔案數字化任務，制定數字化實施的具體計劃，為后續工作提供明確的指導和規劃。安排相關單位部門積極參與到檔案數字化工作中來，確保實施過程的有序和高效。

（2）在地質科技檔案數字化實施之前，進行充分的論證是非常重要的。這一步驟旨在評估數字化實施的可行性、技術方案、風險和成本等因素，為后續工作提供科學的決策依據。具體而言，在論證過程中，需要對數字化實施的技術方案進行評估，確保其符合地質科技檔案管理的實際需求，并具備良好的可擴展性和可維護性。同時，需要對數字化實施的風險進行評估，包括數據安全、系統穩定性、法律法規等方面的風險，并制定相應的風險應對策略。此外，還需要對數字化實施的成本進行評估，包括軟硬件購置、人員培訓、系統維護等方面的成本，確保數字化實施方案的科學性和可行性，降低實施風險和成本，同時也有助于提高數字化實施的成功率和效益。

（3）在地質科技檔案數字化實施過程中，軟件開發和平臺構建是確保數字化系統穩定性、可靠性和安全性的關鍵環節。軟件開發方面，需要根據地質科技檔案管理的實際需求，開發相應的數字化系統軟件。軟件開發需要遵循一定的規范和標準，確保軟件的質量和穩定性。同時，需要考慮軟件的安全性，采取相應的安全措施，如數據加密、訪問控制等，保護數字化檔案的安全。平臺構建方面，需要選擇可靠的硬件和網絡環境，搭建數字化系統的基礎設施。平臺構建需要考慮系統的可擴展性和可靠性，確保數字化系統能夠滿足不斷增長的業務需求。同時，需要采取相應的安全措施，如防火墻、入侵檢測等，保護數字化系統的安全。通過軟件開發和平臺構建，可以確保數字化系統的穩定性、可靠性和安全性，為地質科技檔案管理提供可靠的數字化支撐。

（4）在地質科技檔案數字化實施過程中，資源準備是非常重要的一個環節。在資源準備過程中，需要收集大量的地質科技檔案資源，包括紙質檔案、電子文檔、圖片、音頻、視頻等。收集過程需要確保檔案資源的完整性和準確性。整理過程需要對檔案資源進行分類、編目和整理，確保檔案資源的有序和可檢索。數字化過程需要將紙質檔案和電子文檔轉換為數字形式，以便于存儲、管理和利用。數據標準化過程需要對數字化后的檔案數據進行標準化處理，包括數據格式、字段定義等，確保數據的一致性和可交換性。質量控制過程需要對數字化后的檔案數據進行質量檢查和控制，包括數據完整性、準確性、一致性等方面的檢查，確保數字化檔案數據的質量。通過資源準備，可以為地質科技檔案數字化實施提供必要的檔案資源和數據基礎，確保數字化實施的順利進行。

（5）系統試運行和項目驗收是確保數字化實施成功的關鍵環節。在系統試運行階段，需要對數字化系統進行全面的測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等。測試過程需要模擬實際的業務場景，確保系統的各項功能和性能指標符合預期。同時，需要記錄測試結果和問題，并及時進行修復和優化。在項目驗收階段，需要對數字化實施項目進行全面的評估，包括項目目標的達成情況、項目實施的質量、項目的經濟效益等方面。評估過程需要依據項目合同和相關標準進行，確保項目的實施符合預期。同時，需要記錄評估結果和問題，并及時進行改進和完善。通過系統試運行和項目驗收，可以確保數字化系統的穩定性、可靠性和安全性，同時也有助于提高數字化實施的成功率和效益。

（6）數字化系統的運行維護也是確保數字化系統長期穩定運行的重要環節。地質科技檔案數字化系統的運行維護包括數據備份、系統升級、安全維護等方面的工作。數據備份是指定期對數字化系統中的數據進行備份，以防止數據丟失或損壞。備份數據需要存儲在安全的地方，以防止數據泄露或被非法訪問。系統升級是指定期對數字化系統進行升級，以確保系統的功能和性能符合最新的技術和業務需求。升級過程需要確保系統的穩定性和可靠性，同時需要考慮升級對業務的影響，并制定相應的升級計劃和策略。安全維護是指定期對數字化系統進行安全檢查和維護，以確保系統的安全性。安全維護包括漏洞掃描、入侵檢測、防火墻配置等方面的工作，以防止黑客攻擊、病毒感染等安全問題的發生。通過數字化系統的運行維護，可以確保數字化系統的長期穩定運行，同時也有助于提高數字化系統的安全性和可靠性。

4 地質科技檔案數字化過程中遇到的問題

地質科技檔案數字化應遵循“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，首先在收集過程中就面臨許多問題。地質科技檔案資料不僅對以后的科學研究有重要的參考意義，更能反映出地質科技研究的歷史，以及地質地層發育變化的歷史，對后世科技人員的研究具有指導作用，所以早期的地質科技檔案資料對今天的地質科研工作一樣有重大意義，而早期地質資料檔案由于年代久遠，存在資料損壞的情況，再加上早期紙張制作技藝相對來說質量達不到今天的先進水平，長期儲存的地質資料檔案紙質老化、脆化，數字化過程中對原始資質檔案資料也存在一定的損傷，所以地質科技檔案數字化本身對地質科技檔案的存儲就有一定程度的損毀。我們在地質科技檔案的收集過程中，一定要做好檔案的保護工作，進行妥善的處理，既能很好地做好數字化工作，又不損壞原存儲資料檔案。在收集資料過程中，除了存在對原始科技資料的保護問題，收集資料的過程也是對原始科技資料檔案的整理和審核，及時對歷史科技資料檔案的整理，并隨著研究的深化和革新，進行資料的進一步篩查整理，對以后的研究也有重要的參考作用，所以原始科技資料的數字化工作也是對原始科技資料的整理和保護。

收集整理掃描后的電子科技檔案資料，形成保存前期的圖像后，還要對掃描后的圖像進行處理，如去噪、糾偏、增強等，以提高圖像質量。對電子圖像檔案處理完成后，便需要將數字化后的檔案數據存儲在數字檔案管理系統中，并進行備份和管理。并建立檔案檢索系統，方便用戶對數字化檔案的查詢和利用。采取必要的安全措施，如數據加密、訪問控制等，確保數字化檔案的安全。遵循相關的檔案數字化標準和規范，確保數字化檔案的質量和可交換性。同時還需要對數字化工作人員進行培訓，確保其掌握數字化技術和檔案管理知識?？傊?，科技檔案數字化需要在檔案整理、掃描、處理、存儲、檢索、安全和標準化等方面進行全面考慮和實施，以確保數字化檔案的質量和可利用性。

建設地質科技數字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享，滿足廣大科技工作者對現代信息服務的現實需求，我們要努力做好科技檔案數字化工作，更好地服務于廣大科技工作者。