加強財務信息化建設推進物業管理企業風險管控

朱亞真

摘要：隨著市場經濟的不斷發展，財務工作在企業發展過程中占據的位置愈發重要。目前，物業管理行業已然成為服務業領域的重要新興行業，但是在信息化迅速發展的新時代，物業管理行業的財務管理環境也會隨之變化?；诖?，文章立足物業管理企業強化財務管理信息化的基本目標，并在分析物業管理企業面臨的風險類型的前提下，探索物業管理企業財務管理信息化現存的問題，進而提出財務管理信息化下物業管理企業風險管控的強化措施，以期推動物業管理企業良性發展。

關鍵詞：財務信息化；物業管理；風險管控；強化措施

從廣義角度來說，物業管理的具體含義與房地產行業密不可分，指的是為了適應房地產行業發展的需求，為居住區和商業區等不同區域內的日常生活與經營活動提供與之相適應的各類系統化服務，從而維持較為穩定的日?；顒?，是一種具有專業化特性的活動管理服務。而從狹義角度來說，可以將物業管理具體到某一特定小區的各類基礎設施維護、小區生活治安和環境衛生保障等內容，服務區域一般為新型住宅區、寫字樓辦公場所及商業活動區域，管理內容不固定，可根據生產需求進行適當調整，服務方式也比較多樣化，可以說，物業管理行業是近年來房地產行業迅猛發展的必然產物。

財務管理信息化，與當代信息技術的發展有重要關聯，通常指充分利用各類新型信息化技術，對原有企業內部會計信息管理體系進行更新升級，實現企業內部財務管理工作的全面更新換代，提高企業內部財務管理工作的信息化技術，提高管理效率與水平，從而不斷增加企業的市場整體競爭力，為企業未來發展奠定重要基礎?？偠灾?，隨著信息化技術的產生與應用，傳統財務管理信息化體系已經發生重大變化，逐漸形成了具有信息化特征的多個管理工作模塊，具體包括財務數據核算、數據管理分析、財務信息交互發展等內容。

一、物業管理企業強化財務管理信息化的基本目標

當前，物業管理企業要圍繞整體產業發展目標，充分考慮企業發展實際情況，依托現代化信息技術的快速發展，對原有工作內容進行系統整合，優化企業資源配置，從而不斷提升企業財務管理水平，提升企業財務服務質量，促進物業企業良好發展。具體來說，物業管理企業強化財務管理信息化的基本目標主要從以下幾個方面入手：

（一）優化內部采購管理

物業管理企業通過對財務管理工作進行信息化更新升級，可以利用信息化手段，科學分析過去一定時期內的產品采購種類、利用效率及價格波動等內容，科學估算后續采購數量及種類，在保證質量的基礎上，穩步提升價格優勢，同時還能夠確保采購物資及時出入庫，進一步優化物資采購管理系統，提高物業企業經營發展資金利用率，實現經濟效益最大化。

（二）實現供應鏈體系的優化升級

物業企業在經營活動中形成的固有供應鏈，需要各個環節之間進行有效銜接，在物業企業內部建立起財務管理信息化體系，一方面，可以不斷更新物業企業自身供應鏈功能，另一方面，也可以促進供應鏈各個環節之間的聯系，使其互動更為緊密，進而加快物業企業供應鏈一體化構建。在財務管理信息化體系得以建立運行的前提下，物業企業可以通過財務系統直接發布和更改各類訂單信息內容，在物資驗收貨、出入庫及財務信息管理等方面，具有全面整合數據的重要優勢，還能夠強化財務信息的整體數據統計、分析和整理，自行開具相應的財務經營出入憑證，從而不斷強化物業管理企業供應鏈業務體系與財務管理體系的緊密聯系。

（三）強化對標分析的數據支撐

科學應用財務管理信息化系統，能夠幫助物業管理企業在內部自行構建所需工作通用模板，以滿足企業內部隨時查詢相關數據信息的需求；企業內部各部門也可以根據自身需求，規劃設計出滿足工作需求的個性化應用模板，從而不斷提升企業內部數據信息的搜索、篩選和分析水平，為物業企業的發展決策提供科學的數據分析結果。同時，物業企業還能夠通過運用數據分析模板，對不同渠道供應商的產品信息進行分類整理，并對其加以整合，不斷利用動態化手段變動信息內容，從而為物業企業與供應商之間的互動提供科學的數據信息，進而穩固二者之間的關系。

（四）深入挖掘增值服務潛能

對于物業管理企業為服務對象提供的一些增值服務，財務管理信息化體系的構建與運用也能夠對服務對象的具體業務信息進行收集整理，不斷利用網絡科學技術優化物業企業管理措施，培養企業服務意識，最終實現提高服務質量的目的。財務信息體系的構建還能進一步整合各類數據資源，選擇最佳合作方式，拓展傳統供應市場，及時完善原有增值服務相關內容，讓企業服務對象獲得良好的服務體驗，建立良好的企業運作模式，推動企業穩定有序發展。

（五）培育企業核心競爭優勢

構建和應用財務管理信息化體系，對于物業管理企業來說，能夠進一步提升企業內部資金使用管理水平，完善規范企業內部財務工作具體流程，讓企業財務人員不再局限于財務數據信息處理工作，釋放出更多工作精力研究財務前端系統工作，從全局角度考慮現有財務管理工作，結合財務管理工作經驗，不斷細化業務工作流程，提出具有針對性的改進建議，創造出更多價值。同時，企業還可以通過財務管理信息化系統，拓展與客戶之間的合作范圍，動態化跟蹤分析業務完成情況和發展方向，強化合作雙方之間的溝通聯系，獲得更好的客戶業務評價，增加客戶的業務選擇彈性，從而促進物業企業保持穩定、良好的發展趨勢。

二、物業管理企業面臨的風險類型

隨著房地產行業的快速發展，物業管理發展所涉及的具體業務類型也愈加多元化，傳統業務范圍已經不能滿足現有服務對象的需求，再加上各項管理條例帶來的企業管理規范化，物業管理企業日常經營可能遇到的風險也日益增多，主要表現為戰略風險、財務風險、經營風險三種具體類型。

（一）戰略風險

各類新型房地產企業的出現，影響著配套的物業管理行業發展趨勢，國家相關部門為了進一步規范物業管理行業，制定了一系列地方性行業規范條例，這也使得物業管理企業市場發展要求更加嚴格。而且，國內一些規模較大、影響力較強的大型物業企業不斷出現，都不同程度地增加了現有物業管理企業的市場競爭壓力，無形之中為中小型物業管理企業帶來了不可忽視的戰略風險。

（二）財務風險

國內現有物業管理企業的業務范圍一般都集中在物業費用收取、公共設施維護及環境安保穩定等方面，往往忽略了企業將會遭受的財務風險，事實上，物業管理企業與其他類型企業一樣，也會面臨不同程度、不同類型的財務風險，具體來說主要有以下幾種類型：

1. 財務內控環境風險

由于部分管理者不重視企業財務內控，財務管理理念還停留在傳統狀態，無法在企業內部進行全面管理，財務相關部門和工作人員未明確崗位職責分離，內部財務管理環境不夠理想，缺乏相應的內部制約和管理監督效能，嚴重時會給企業帶來財務管理風險。

2. 收入與壞賬風險

對于物業管理企業來說，其主要收入來源是服務對象特約上門服務產生的服務費用，以及業主日常需要繳納的物業管理費用，但是由于現實情況比較復雜，存在部分費用遲繳甚至欠繳等問題，面對此類問題，企業一般無法利用相應的管理條例進行強制性收繳，這些問題會影響到物業管理企業內部運營，有時還會給企業帶來壞賬風險，嚴重影響物業管理企業的日常經營活動。

3. 費用支出與資金運行風險

在物業管理企業的日常經營過程中，一些維持正常運作的費用也要按時繳納，這些非直接費用種類繁多，繳納方式多樣化，收支方面賬目常出現不平衡情況，若企業風控管理不及時，不僅會導致企業自有資源浪費，嚴重時還會影響企業持續正常經營。

（三）經營風險

物業管理企業在日常經營中，涉及的經營業務范圍極為廣泛，一旦發生合同糾紛，很難通過法律條例進行責任界定，因此，對于物業管理企業來說，經營風險可能會出現在管理業務過程中的任一環節，具體主要表現在以下幾方面：

1. 人力資源風險

通常來說，物業管理企業內部員工較多，部分企業管理者不能對現有人才進行有效管理和應用，企業一般也未建立相應的人才培養機制，在考核獎勵機制方面還不夠完善，這些都會影響員工的長期職業發展規劃，如此一來，員工的工作積極性就會有所減弱，嚴重時還會影響到企業的整體經營效益。

2. 招投標風險

由于現有物業管理企業較多，為了搶占市場份額，一些物業管理企業在參與項目招投標時，會采取降低費用的方式，報價時盡量壓低費用，甚至還會采取虧損報價的手段強行入市，這種一味降低報價的方式會擾亂原有市場秩序，為企業后續經營帶來不可估量的風險，不利于企業長期穩定有序發展。

3. 服務合同風險

物業管理企業在參與具體項目之前，往往要與委托方簽訂相應的前期合同，但是有時合同中對服務內容、服務范圍、收費標準及服務時間等方面未明確規定，一旦發生糾紛，會給企業帶來風險，甚至會導致服務對象針對不明確內容進行起訴和索賠。

4. 業務外包風險

物業管理企業所涉及的經營活動較為多樣化，有時考慮到人力資源不足的情況，也會將部分業務進行外包，由外部人員進行實際操作，但如此一來，無法保證外包人員的服務水平和專業化能力，也缺乏相應的法律條例進行有效監管，會給企業帶來業務風險，甚至會影響企業的外部形象。

5. 日常業務風險

物業管理企業為服務對象提供的服務內容較為多樣，在實際服務過程中，也不可避免地會遇到一些業務風險，如消防安全隱患、環境治安維護、裝修噪聲投訴、公共空間占用等，這些都可能給企業帶來風險。

6. 資產管理風險

一些大型物業管理企業由于規模較大，維持日常經營活動采買的各類公共設備設施較多，在使用和維護過程中，難以做到及時有效監督和管理，日常維護保養活動所帶來的損耗時常被企業管理者忽視，長時間停留在損耗現狀會不利于企業的良性發展。

三、物業管理企業財務管理信息化現存問題

（一）對財務管理信息化認識不到位

目前，財務管理信息化在物業管理企業中應用并不廣泛，部分財務數據仍需要財務工作人員手動輸入和分類整理。隨著信息技術不斷發展，財務管理工作也急需信息化技術的融入與應用，以此提升財務工作人員的工作效率，財務工作人員長期以來從事財務工作，已經形成了固定的財務工作運作模式，對于信息化手段的應用，還無法快速接受和適應。因此，管理者要充分考慮到財務管理信息化仍處于過渡期，應著力提升企業財務人員的正確認知，引導其積極適應財務管理信息化體系。

（二）業務流程設計煩瑣

物業管理企業在構建和應用財務管理信息化體系時，要根據自身財務管理情況，規劃相應的財務信息系統模塊，同時確保財務系統與業務系統之間能夠有效對接，另外，可以采用與系統相匹配的運行模式，不斷優化固有的業務操作流程，促進相關系統能夠更加適應財務信息化系統。目前，物業管理企業的大多業務流程都較為傳統，并且沿用多年，信息化運營方式會在一定程度上簡化原有業務流程，從而提高工作效率，但是，部分物業管理企業并未意識到簡化業務流程的重要性，只是簡單機械化地將所有業務流程轉換到線上，借助信息化手段進行操作，這樣一來，雖然業務運作載體發生改變，但業務流程的煩瑣性仍然存在，財務管理信息化未發揮出相應優勢，企業也未及時完善并優化相應的組織架構，簡化業務流程。

（三）系統操作人員能力不夠

物業管理企業在應用財務管理信息化時，會對原有財務工作人員的業務活動產生一定影響，尤其是財務管理信息化使用的各種信息化手段，都需要企業財務人員全面掌握信息化技術，對財務管理系統進行熟練操作。即便如此，物業管理企業在財務管理方面仍存在部分問題：第一，手工操作賬目的情況仍舊存在，目前現有的財務管理信息化體系僅具備部分功能，可以利用線上信息系統錄入費用報銷、折舊計提等財務信息，但是對于一些較為特殊的財務信息憑證，仍無法使用信息化系統自動錄入，需要財務工作人員手工錄入，由此可見，今后一段時間內，企業財務信息化體系仍會停留在手工與信息化相結合的半自動狀態，很難取得實質性發展。第二，企業財務工作人員長期從事財務工作，已經潛移默化中形成了固有工作模式，導致其難以快速接受財務管理信息化類新型財務工作體系，財務信息化操作往往不太熟練，一定程度上會影響財務管理信息化進程。

（四）信息孤島化嚴重

雖然現代企業發展已經形成新的運轉模式，但事實上還是以企業各部門各司其職、各負其責的形式進行日常運作，物業管理企業作為業務類型比較多樣、業務范圍較廣的現代服務型企業，財務部門與其他業務部門之間也存在一定信息差，很難實現各部門之間信息共享的良好狀態，因此，財務管理信息化體系的構建與應用，也會受到信息孤島化問題影響，發展狀態不夠理想。目前來看，物業管理企業發展呈現出市場化、規?；图s化趨勢，在信息收集、整理和分類方面都需要及時、迅速。但是企業內部的信息孤島化問題會導致信息化系統不能及時進行信息整合處理，在服務響應時間方面不夠及時，一定程度上會影響企業工作效率，不利于企業長期良好發展。

四、財務管理信息化下物業管理企業風險管控的強化措施

（一）構建財務管理信息化系統，加大信息化力度

隨著數字化信息時代的迅猛發展，為了能夠更好地滿足受眾的需求，大多數物業公司需要立足于企業發展全局，建立與自身發展相匹配的財務信息管理系統，進而不斷加大財務管理力度。具體而言，構建財務管理信息化系統，需要從財務總賬系統出發，從專業角度分為應收系統和費控系統兩種類型，應收系統指的是對企業開展業務所涉及的收款賬目進行核算，然后將核算結果推送到下一步；費控系統的主要過程是在原有財務交易系統的基礎上，通過聯通會計財務系統，利用信息化手段對具體業務進行系統管控，對相關費用使用和上報過程進行監控和預警，以此達到資金利用最大化的目的。

（二）完善財務信息化管理體制，加強內部管控

物業管理企業在財務管理信息化工作方面，需要圍繞最終落實情況，不斷完善財務信息化管理體系，尤其是針對物業公司內部具體業務，要以一種集中管理的工作原則，按照相關劃分標準，進一步明確相應管理體系。由于物業管理公司具體工作較為多樣化，主要服務內容為各類住戶，因此，部分物業管理公司在制定財務信息化管理制度時，首先，要從企業管理實際出發，明確各個崗位的工作職責，進而對其崗位職責進行制度化規定，制定崗位責任制度，要求相關崗位員工能夠根據規章制度，落實工作任務；其次，要建立完善的激勵制度，以調動企業員工的工作積極性，使企業財務部門與其他部門的信息溝通能夠順暢，從而保證各項工作順利進行。

（三）加大軟件開發力度，重視信息安全

物業管理企業在構建應用財務管理信息化體系時，要提高數字信息化軟件開發力度，保障相關數據的信息安全，具體表現在以下兩方面：一是物業管理企業管理需要根據工作需求，做好財務管理軟件平臺開發工作，不斷強化財務管理軟件平臺的實際操作運用，從而推動財務管理信息化工作；二是物業管理公司要將財務信息數據的安全置于首位，不斷在財務工作開展過程中提高相關應用軟件的安全性，以防范企業網絡信息泄露風險，進而提升數據安全防護水平。除此之外，物業企業也要強化企業網絡安全系統，完善相關管理制度，將網絡安全責任具體落實到每個員工，以促進相關人員按照制度完成工作任務，從而促進企業構建數據安全防火墻。

（四）提高財務工作人員綜合素質，奠定信息化基礎

物業企業財務管理信息化建設過程中，除了各類體制硬件之外，還要重視人力資源等方面工作，不斷提高企業內部財務管理工作人員的綜合素質和工作能力，從而提升財務管理工作的效率和質量，具體主要表現在以下兩方面：

一方面，物業企業要合理配置內部財務人員，在前期招聘過程中要明確招聘標準，員工入職之后對其進行財務技能培訓，不斷提高相關工作人員的財務知識及業務能力，另外，財務人員的激勵制度也要進一步加以明確，將顯性薪酬與隱性薪酬結合，利用假期、工作環境等隱性薪酬為財務人員提供一定的升職空間，并為其在企業中的成長鋪平道路；另一方面，要注重財務人才的培養，對于部分業務能力較為突出的財務人員，可以為其提供數字化財務信息管理培訓機會，使其盡快融入財務管理信息化工作之中，不斷加強物業企業財務管理信息化體系構建。

（五）更新財務管理信息化理念

通常來說，財務管理信息系統可以為物業企業提供預算管控、預測決策等相關功能，科學管控物業資金投入和營業利潤，在信息化背景下，財務管理人員要不斷更新財務管理信息化工作理念，強化財務管理信息化內容宣傳和業務培訓，從而更好適應財務管理信息化的相關工作。同時，物業管理企業管理者也需要重視財務管理信息化工作，將其作為企業后續發展的重要著力點，引導財務工作人員自發學習和應用財務管理信息化技術，在企業后續發展過程中，積極配合財務管理信息化建設。

五、結語

綜上所述，隨著房地產行業的不斷發展，其附屬的物業管理企業也在蓬勃發展，對于物業管理企業而言，高效的財務管理工作能夠推動企業穩定發展，而財務信息化建設在其中發揮著不可或缺的作用，其能夠保障物業管理企業更好地順應社會發展，更好地為客戶提供優質服務。物業管理企業應在日常管理過程中加強財務信息化建設，進而推進物業管理企業風險管控工作。

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（作者單位：山東潤華物業管理有限公司）