大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新探究

趙姣云

摘要：檔案管理工作不管是內容上還是項目上，都更繁瑣紛雜，但因為其對事業單位的長遠發展有重要影響作用，因此必須要引起重視，并以當下人力資源檔案管理工作為基礎，進一步優化提升。近幾年，社會發展迅速，各項技術層出不窮，檔案管理工作的方式也已摒棄傳統紙質檔案管理模式，發展為現代化管理方式，紙質檔案與電子檔案共存。內容、模式的轉變，促使事業單位人力資源檔案管理工作要訂立一套全新的制度、策略，以確保檔案管理工作朝著新方向穩定健康發展。

關鍵詞：事業單位；大數據；人力資源檔案管理創新

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.07.042

全面深化改革的不斷加深，令事業單位人力資源以及檔案管理制度建設等難度、挑戰度不斷加大，對此要引起重視。尤其是大數據時代下，需著重對人力資源檔案管理工作進行創新。對人力資源檔案來說，主要是記載、管理個人有關的信息情況，如入職背景、崗位、工作能力等，是事業單位各項人事調動的重要參考依據。所以緊抓機遇，對事業單位人力資源檔案管理工作進行創新，具有極為重要的現實意義。

1大數據在事業單位人力資源檔案管理中的應用意義

1.1改善事業單位傳統檔案管理模式

傳統人力資源檔案管理工作中，普遍存在工作效率不高的問題，無法實現檔案資料的隨調隨取，但在大數據技術引入和應用后，通過信息技術足以規避和遏制這類狀況的發生，推動人力資源檔案管理工作更為創新化、科技化。通過大數據平臺及技術的運用，人力資源檔案管理工作中可更多地采用電子檔案，從而降低傳統檔案資料毀損、丟失等現象。與此同時，事業單位依據發展實況，訂立新的、可操性強的人力資源檔案管理工作模式、制度等，也能進一步提高檔案資源管理的安全性和質量性。

1.2提高檔案管理工作的效率

事業單位中人力資源檔案管理的數字化發展，可為相關部門或者領導層提供更便捷、更全面的人事資源檔案，運用起來更得心應手，從而間接提高工作效率。事業單位人力資源檔案管理轉向數字化、科技化后，無論是領導層還是普通員工，想要翻閱其中的檔案資料，完全可以憑借網絡渠道、網絡技術等來達成目標，且查找、翻閱效率更高、更具針對性。相較于人工檢索更加省時省力。節約下來的時間、精力等可用于其他工作事項，不斷提高各項工作質量的同時，也大大降低人力資源檔案的投入額。

1.3促進人力資源管理工作的持續穩定發展

事業單位人力資源檔案管理工作，眾所周知是對單位內部全部員工的工作情況、能力狀況、獎罰情況、變動情況等予以記錄保存，必然是真實全面的，這既是人力資源管理工作的一部分，又能為人力資源其他工作提供必要的參考依據，比如以此為基制定針對性強的培訓、考核、晉升方案，最大化挖掘每位員工潛能和創造，充分發揮人力資源價值，把每位員工都安排到適合的崗位、工作項目中，從而極大地調動員工內在積極性，實現事業單位各項工作穩步、高效發展。

2大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新發展方向

2.1由傳統到現代管理理念的創新

眾所周知，思想決定行為，有思路才能有出路，所有工作事項的發展與推進都離不開理念的轉變與革新。事業單位人力資源檔案管理也是如此。從20世紀以來，我國經濟發展加速，西方各種優秀文化、理念等不斷涌入，帶來全新的沖擊和碰撞。人力資源管理部門要順應時代發展趨勢，聯系事業單位發展具體狀況，在變革中積極學習、謹慎借鑒，摒棄傳統人事管理理念，建立現代化人力資源管理理念，充分意識到人力資源檔案管理的重要性和創新的價值性，秉承以人為本理念，加大對檔案管理人才的培養力度，建立良性化競爭機制，確保人員能進能出、干部能上能下、待遇能高能低，為人事檔案管理人員提供必要的發展機會、晉升路徑，以此來調動人員的內在積極性。

2.2由幕后到臺前發展方向的創新

人力資源管理工作隨著時代的變遷而不斷改變，傳統理念中，人力資源管理主要是對員工考勤、招聘、薪酬、考核等多方面內容加以管理和把控，屬于組織單位的后勤部門，尤其是檔案管理人員，更是事業單位后勤中的幕后人員。但隨著改革開放程度的加深，事業單位運營理念也產生重大變化，人力資源管理的重要性越發凸顯出來，成為一個獨立化的部門，以人為本、人力資源競爭力是企業發展核心競爭力等理念也陸續被認可，在這些轉變趨勢下，人力資源管理模式也有了較大的突破。人力資源管理圍繞著人才評測、薪酬激勵、績效考核等展開優化與調整。21世紀全球化速度加快，企事業單位所處的外部環境越來越復雜，人力資源管理的前瞻性、戰略性特征越來越重要。相應的從業人員定位也逐漸轉變，從之前的幕后轉為臺前，人力資源管理不再是默默無聞地實干就行，而需要走出去推銷自己、推銷企業，人力資源檔案管理工作也不再是往常的繁瑣、復雜的資料整理、保存，而是要與企事業單位發展戰略相結合，為其提供必要的人力資源支撐，同時要多了解政策、行業法規、同行發展水平等情況，以實現自我的不斷升級。

3大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新策略

3.1優化調整檔案管理機制

新的時代背景下，必須要優化調整檔案管理機制，建立現代化科學化檔案管理制度，推動事業單位人力資源檔案管理工作朝著信息化、規范化方向改變，具體工作中，可從如下幾點展開，第一，不斷強化事業單位人力資源檔案保管空間管理的制度建設，要更多地聚焦于人力資源紙質檔案存儲空間濕度和溫度的把控與調節，聯系管理制度的完善、獎懲機制要求等，遏制空間內部出現蟲霉、明火等問題，防止發生事故，以環境的管控來強化人力資源檔案的安全性。第二，通過先進科學技術，對被損壞的檔案進行修復還原。第三，全面發揮信息技術作用性，以大數據理念為指導，加快事業單位人力資源檔案管理工作模式的創新。第四，重視檔案數據庫的創設、檔案信息資源安全性的保障等，可適度地引入數據安全防護技術，比如身份證、防火墻、權限設置等，建立系統回訪制度，規避人力資源檔案泄漏、被篡改、丟失等現象。

此外，還要不斷調整優化事業單位人力資源檔案管理制度，重點學習和參考中共中央辦公廳頒布的 《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案如何歸檔、內容如何管理、審核標準、收集歸檔范疇設定、人事檔案調轉手續、管理方案等詳加學習，全面了解。為了最大化調動管理工作者的主觀能動性，還可以建立責任制、考核制等，通過對管理工作者的工作成績、標準規范狀況予以進一步約束和把控，保障人力資源檔案管理機制在內部的高效、科學化踐行。

3.2推進信息化基礎設施建設

信息化建設是新的時代背景下事業單位人力資源管理工作創新發展的必然選擇。具體來說，要秉承問題導向的理念，不斷反思、總結、歸納傳統檔案管理工作的不足和問題，加快人事檔案信息化建設，著重攻克人事檔案在硬件建設、數據庫建設、人才培育、局域網建設、應用系統完善等方面的難題，推動人事檔案管理的規范化發展。與此同時，要加大投入力度，增加軟硬件設施設備的數量，比如增設各種檔案管理硬軟件設備，像平板掃描儀、高清掃描儀、人事檔案管理信息系統軟件等，并進一步形成檔案信息系統局域網，推進檔案錄入的數字化發展，實現檔案管理的集成化、電子化，加快人力資源檔案管理工作的提質升級。

3.3更新管理思想和管理方法

首先，人力資源檔案管理的更新。新形勢下，事業單位在人力資源檔案管理工作中要扭轉傳統思想，更新理念認知，充分意識到大數據、科技等對人力資源檔案管理的重要影響和價值。具體工作中，有關管理工作者可采取大數據技術、互聯網平臺等對人力資源檔案管理工作進行現狀分析、問題深挖，聯系事業單位發展需求作出一定的調整和優化。與此同時，要在大數據理念指導下，訂立更為科學、規范、可行的人力資源發展方案，從而為事業單位人才招聘、培養等工作提供指導。

其次，人力資源檔案管理方式的革新。為了進一步增強管理質量，事業單位人力資源檔案管理工作要朝著規范、信息、科學化方向轉變，比如實行集中管理。通過人力資源檔案管理中心的建立與不斷完善，來確保人力資源檔案存放、管理工作在未來數十年都能有條不紊開展?？梢栽跈n案室中增設一些智能設備設施，用于防蟲、防高溫、防盜、防潮、防塵、防霉、防有害氣體等。嚴格遵循國家標準配備檔案查借閱系統要求，開展進出庫管控，施行一人一碼管理法，建立檔案查借閱、預約等機制，或者人力資源檔案信息管理微信群，大大提升檔案管理質量。嚴格踐行檔案分類管理制度，定崗定責，提升檔案的常態化管理水平。最后，還要定期對管轄內的人力資源檔案信息予以全方位地抽查、核實。對當下的人力資源檔案予以科學化梳理，對比人才現狀資料信息，不斷補充完善，保證現有人力資源檔案的真實、全面，對其中存在的錯誤、缺漏等及時修訂，以提升人力資源檔案的規范性、科學性。

3.4組建優質的管理人才隊伍

人力資源檔案是極為寶貴的信息資源，要管理好、運用好人力資源檔案，才能更好地開發、挖掘、調動人力資源，新的時代背景下，事業單位要轉變認知，重視并加快建立高素質、高水平管理人才團隊，比如對外引進優秀人才、對內部人才進行挖掘、定期組織培訓活動等。在培訓活動中，有關部門和工作人員要遵循三項原則，其一，提升站位，提高做好事業單位人事檔案管理工作的責任心，其二是善于抓重點，確立具體的培訓目標、內容、方式等，確保培訓成效。其三是通過研學結合方式，推動培訓工作獲得更理想的效果。通過培訓活動的組織與開展，一方面給予員工更多提升、充電機會，實現自我水平的穩步提高，另一方面也是對內部人員素質、潛能的一個挖掘和考察。培訓中，所有參與培訓的人員都要抓住此次機會，通過理論聯系實際的方式，不斷汲取營養，提高體悟，爭取理論、實踐雙提升，實現自我個人價值的同時，也為事業單位人事檔案管理工作作出更多貢獻。

具體的培訓內容中，一方面要增強人力資源檔案管理工作人員的素養、水平，另一方面要重視對其學習能力的培養，提高其對時政熱點、行業政策的關注度，因為檔案管理工作本質上既具有政策性特征，又具有業務性特征，所以提升檔案管理技能也要從這兩點著手，從而培養合格的、獨立專職的人事檔案管理人員，促使人力資源檔案管理工作的價值得到最大化發揮。

3.5建立人力資源檔案管理系統

新形勢下，事業單位人力資源檔案管理工作必然要朝著信息化升級轉變，因此創建人力資源檔案管理系統勢在必行。該項工作要聯系事業單位發展需求以及當前狀況，設立人力資源檔案數據庫，并安排相關人員增強監管。事業單位中，傳統的紙質人力資源檔案需逐步數字化轉變，以電子檔案方式儲存于數字化系統內。而為了最大化減少工作量，同時保障檔案數字化的精準、全面，可通過掃描來完成紙質文檔的轉化，在此基礎上不斷豐富人力資源檔案數據庫，為事業單位人力資源檔案管理工作的智能化、信息化發展奠定基礎。需要注意的是，紙質檔案的轉化，并不意味著紙質檔案管理的松懈化，依舊要有相應的人員把控好紙質檔案出入庫，以防紙質檔案被泄漏、丟失等，從而為人力資源電子檔案的管理和使用做好后盾。

此外，還需對人力資源檔案數據庫的內容進行定期更新、檢查核實，防止信息出現滯后、缺漏等，提高信息資源的準確性、時效性，讓人力資源檔案信息化充分發揮作用，而非流于形式化，自源頭處杜絕檔案內容被篡改的風險，減少人力資源檔案管理風險發生概率，推動事業單位人力資源檔案管理工作朝著標準化、質量化、科學化方向發展。

4結語

總而言之，信息時代形勢下，互聯網平臺、先進的科學技術給各行業都帶來了全新變革，同時也提出更高的要求。人力資源檔案管理也不例外，想要最大化發揮其作用，為事業單位各項人力資源管理工作提供依據，必須要不斷完善健全管理機制，加快信息化建設，轉變思想認知，創新管理方式，組建專業高水平的管理團隊，推動人力資源檔案朝著規范化、信息化方向轉變，既符合時代發展需求，又能促進事業單位的高質量發展。

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