加強檔案工作，服務企業發展

陳煥榮

中圖分類號:G270 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8209(2009)5-0055-01

黨中央提出的科學發展觀,不僅對經濟發展具有重大戰略意義,而且對檔案工作同樣具有重大的戰略意義。檔案工作也以人為本,與時俱進。

檔案工作要發展?以什么來衡量發展?需要有一套為大家所公認的目標體系。譬如衡量一個國家或地區經濟發展水平,通常要看其財政收入、固定資產投資額、人均收入等等。我國檔案工作也有一套工作指標,但很少有人關注這些數字,對各地檔案工作發展也沒起到太大的引導作用。所以,檔案工作目前既要重視加快發展,還要進一步明確發展方向,建立起一套科學、規范的目標體系,引導和規范檔案工作朝著正確的方向發展。

一、建立企業檔案資源建設目標體系。對檔案部門來說,資源建設時根本,只有將資料收集齊全,才能搞好檔案的提供利用,否則將成為“無米之炊”、“無水之源”。檔案數量是反映檔案工作發展的最基本概念,企業每天都在源源不斷地產生各種各樣的文件材料,主要看企業檔案收集和積累多少有利用價值的檔案。檔案的數量自然隨之不斷增加,尤其是新單位的成立,原先不被收集的檔案逐步走進我們的視野,如聲像、電子公文、CAD制圖、刻錄盤等等,檔案的總量應該有更明顯的增加,如果不增加或增加緩慢,就說明這里的檔案工作有問題。當然,如同經濟發展不能單純追求經濟指標一樣,檔案工作發展也不能單純追究檔案的數量,還要看檔案的質量,譬如說檔案的結構、門類、載體、價值等等,都是衡量檔案資源建設的重要指標,將記錄本單位的各種載體的檔案有效地收集和保存起來,如各種機器設備的調試數據,往往被忽略但在應用時卻找不到依據,如果把它存入檔案,在進行檢修調試時就會少走彎路。

二、建立企業檔案利用目標體系。這主要體現在檔案利用人次、卷(件)次和利用效果等方面。發揮檔案的作用是檔案工作的根本目的,也是檔案工作的最后一個環節。(檔案工作簡單概括為:收、管、用)利用情況如何是對檔案工作的全面檢驗。譬如檔案資源建設情況、檔案的管理水平、檔案的開放度、開發檔案信息的能力、檔案部門的知名度等,都可以通過利用率和利用效果來檢驗。之所以不把它作為唯一的目標體系,是因為檔案的利用是一個長期的過程。

我們可以不拿一天兩天的檔案利用情況說事,但我們不可能對一個月、一個季度、半年、一年的檔案利用情況無動于衷吧。有作為才能有地位,縱然檔案作用有谷有峰,但也不能只是期待,不能只關注檔案作用的未來時,更要關注檔案作用的現在時,要千方百計搞好檔案利用工作,為企業經濟建設服務。讓基層單位的技術人員切實認識到檔案的重要性,切實感受到檔案給其帶來的利益和實惠。從而更加重視和支持檔案工作,形成良性循環。如

(1)2007年我礦職工劉長江死亡,其愛人說“住房公積金”本人沒有領取,通過到檔案室查閱會計憑證,證實住房公積金已經由郭兵、孫麗霞領取,原本準備上法庭的一場官司就此平息了。

(2)2003年我礦職工子女在處理父親房產權時引起矛盾沖突,兩家因交房款引起爭議,都說是自己交的房款并且打起了官司,法院到檔案室查找了會計憑證檔案,以此為根據解決了爭議。