探討如何發揮建設項目檔案在企業發展中的作用

羅麗戈

摘要：只有通過各種形式的開發利用使檔案信息同科研生產的實踐結合起來，把檔案潛在的價值和作用發揮出來，檔案事業才能夠得得到較好的發展。

關鍵詞：建設項目檔案；企業發展；作用

Abstract: Only through the development of various forms of use to file information with the research and production practice to combine the files of the potential value and role play, and file career to be able to get a better development.

Keywords: construction project files; enterprise development; role

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

根據《國家重大建設項目檔案驗收辦法》關于“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收”的有關規定，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。

一、建設項目檔案在企業發展中的作用

1.美國Bricsnet.com公司的統計數據：項目建設成本的3-5%是由可以避免的錯誤所引起的，其中30%則是因為采用了不準確或過期的圖紙所直接造成。檔案管理是項目管理不可缺少的一個環節，是項目管理的一個手段。我國在項目建設過程中，目前普遍存在重建設、輕管理、重技術、輕檔案的現象，從管理者到檔案管理人員檔案管理意識欠缺，已成為項目管理中的薄弱環節。

2.設計圖紙、設計變更、竣工圖紙等是項目維護的依據。從監管的角度來分析：沒有檔案無法監管；沒有完全、有效、真實的檔案，就無法實現我們所期望的監管成效。項目建設的業主負責制度、監理制度和監督制度都是為了保證項目工程質量而建立的，無論是業主招投標和建設管理，還是施工單位的施工活動、監理單位的監理活動、或者是監督單位的監督活動，其執行過程都必須以活動中的記錄文件為依據。施工單位和監理單位記錄文件的準確性、完整性和真實性會直接影響到監督活動的判斷，設計單位、施工單位、監理單位記錄文件的準確性、完整性和真實性會直接影響到監督活動的判斷，設計單位、施工單位、監理單位提供完整、準確、有效的驗收資料是開始交（竣）工驗收的前提條件。

3.檔案工作對企業保護知識產權、維護合法權益起著主導性作用。企業知識產權包括專利權、商標權、著作權及商業秘密等，是企業知識創新的成果，是企業重要的無形資產和核心知識資本。企業檔案真實記錄了企業進行知識創新的過程、內容、結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證，當發生知識產權糾紛時，檔案能起到至關重要的作用，是企業保護知識產權的有力武器。企業在經濟運作之中難免要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多。企業要想減少經濟運作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經營管理中謹慎、細致地保存好較為翔實完整的企業檔案做證據，供起訴、應訴之用，這樣才能在經濟糾紛中立于不敗之地。

4.企業檔案管理對于企業文化建設有著十分重要的作用，表現在檔案能夠真實地記錄企業文化以及企業發展過程中的點點滴滴和對企業文化的歸納、梳理。企業檔案管理對于企業文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領導能更好地認清公司的文化建設成就與不足。同時，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務于公司的發展戰略。

5.一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經濟時代企業家決策要根據各種資料、數據、信息，搞好企業需要匯集各方面信息，對決策而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。

二、發揮檔案的功能和作用的幾點做法

1、加強建設項目檔案管理制度建設

制度建設是根本，沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，使其成為工程項目建設人員和施工人員特別是工程技術人員自覺遵守的準則，才能使建設項目檔案管理工作規范化、科學化、效率化得到根本保障。

加強對建設項目檔案工作的組織領導

基本建設項目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，做好檔案工作不只是檔案人員的事情，大量檔案往往產生于工程的管理者、技術人員和施工人員手中，因此必須有強有力的組織保證，以協調各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好檔案工作。要成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

3要確保項目檔案的完整、準確、系統、安全和及時、規范

首先要保證配置所需資源（人、財、物、權），把檔案管理的要求與措施貫穿于項目建設的全過程，并與之同步實施。要充分發揮監理單位的作用（監理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任）。監理單位在做好自身文件材料的收集、整理、移交工作的同時，對施工單位文件材料的形成情況進行質量檢查把關，在控制節點進行審核、簽署，發現問題及時令其整改。將檔案管理真正納入項目管理流程，與程序捆綁，實行節點控制。

加強項目檔案的安全管理

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。因此，檔案的安全管理就成為檔案管理的重中之重。根據《國家重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容中就包括項目檔案的安全狀況。從以往工程項目檔案管理工作經驗看，實現檔案安全管理，就必須在軟硬件兩個方面下功夫。在硬件方面，要求工程項目建設單位，提供符合要求的檔案庫房并根據外部環境具體情況配備齊全的相關設備。尤其在防火、防盜、防震、防濕、防干燥等方面要達到標準。在軟件方面，要求各參建單位加強檔案的收集、整理、審核、歸檔、報送、使用等各環節的管理，做到不毀、不丟、不錯、不漏、不亂。

做好工程項目檔案驗收工作

做好項目檔案驗收工作是保證項目檔案質量的重要步驟。在正式驗收前，要組織預驗收小組，按照國家檔案局的有關規定和要求，認認真真地進行抽查，發現問題及時查缺補漏，糾錯改誤。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據近年項目檔案驗收的工作經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

結語

總而言之，檔案是企業寶貴的信息資源，在企業生產經營活動中的作用是客觀存在的，因此，我們要積極地開發利用。要把檔案管理與現代信息技術相結合，通過辦公自動化、管理信息系統、客戶關系管理、供應鏈管理、企業資源計劃等應用系統，加快信息化進程，充分發揮檔案的功能和作用。