對創新住房公積金內部會計控制模式的思考

○李蕊

（山西省晉城市陽城縣住房資金管理中心 山西 晉城 048100）

一、引言

住房公積金來源于單位和在職職工繳納的住房儲金，住房公積金制度是國家法定的住房社會保障制度。近年來，隨著經濟的快速發展和居民收入水平的提高，住房公積金規模不斷擴大，其安全性越來越得到重視，進一步加強住房公積金內部控制管理，確保住房公積金的保值、增值也顯得更為重要。住房公積金內部控制制度的建立是為了規范公積金的內部管理，保證資金安全、科學、合理的內部控制有利于提高住房公積金的使用效率并且防范風險的發生。

二、創新內部會計控制工作的開展思路

1、創新工作內容

一是管理方面：政策目標已適當轉化為運營目標；公積金管理部門責任與政府政策目標及管理哲學相一致；法律規定已適當地規范公積金管理部門的權力；公積金管理相關部門之間已達成政策實施、日常運營及財務工作的執行方法；公、私活動分開；跨部門間的協調溝通。二是控制方面：適當量化運營目的；明確公積金管理部門內部負責監督任務者的責任。三是監督方面：監督的正式規范；公積金主管部門、各執行部門的監督、公積金不同層次管理部門的分工；制定有關監督、管理、控制及執行協調的規范；監督者的任務、責任及權力與部門的一致性檢查；與其他各種監督部門討論監督結果；匯總整理監督工作所獲得的信息。四是問責方面：明確規定公積金管理部門每年應向上級管理者提出的報告；明確規定年度報告應包含的要素；取得年度報告（例如查核報告）的必要確認性；有權利取得公積金管理活動的報告，并執行查核；提出公積金管理活動報告的責任及權力分配。

2、創新內控意見表達路徑

內控人員應針對改善公積金管理的補救行動提出建議意見，并且關注管理層執行補救措施的意愿及承諾。內控意見的品質及可靠性程度，取決于內控意見的透明度及建設性建議、內控主管簽署內控報告時的客觀性、獨立性與組織情況?；谛畔㈥P鍵性考慮，內控意見與建議應與風險辨識有關，所建議的改善措施應是建設性的、可靠的及明確的。內控人員可通過下列方式對公積金管理提出建議及表達意見：復核管理層如何發展及維持適當且能有效管理風險的公積金管理制度；評估風險管理過程與控制活動的效率及效果；復核與組織公正、道德價值觀、管理層經營哲學與管理風格、組織架構、人力資源政策與程序、會計人員的專業能力與操守、權利與責任的分派等有關組織層級的各種活動；必要時，可以質疑管理層有關公積金管理決策的適當性；與審計委員會、管理層共同努力，促進公積金管理結構的改善。

3、建立健全風險管理系統

風險的識別和評估是風險控制的基礎，工作重點是對重點部位和關鍵環節進行風險排查，圍繞風險排查結果，清理并整合制度，如崗位管理的基本制度、規范工作運行的評價制度、監督制度執行的違規處罰性制度等，明確各部門在風險管理中的責任。風險的識別和評估需要依托信息管理系統，將管理意圖和控制措施嵌入信息系統。例如，當流動資金低于或高于某個標準等情況發生時，信息管理系統應能夠自動發出預警。住房公積金管理信息系統的開發，應考慮與相關職能部門聯網，以實現數據的共享與相互自動核對。例如，與工商行政管理局聯網，核對住房公積金應繳單位的數目；與社會保障局聯網，核對住房公積金應繳人數；與房產管理局聯網，核對提取業務、貸款業務等房產交易的真實性；與中國人民銀行征信系統聯網，核對提取業務貸款業務的審批的依據（個人過往貸款及信用情況）；與公安局聯網，核對個人身份資料的真偽等。此舉可以低成本地規避騙提、騙貸及不良貸款等風險。

三、實施基于信息系統的公積金管理內部會計控制

1、輸入控制

住房公積金會計信息采用整批方式錄入時，資料的錄入需要經兩人共同辦理，一人負責錄入，一人負責驗證（即重登一次，遇到與前一人錄入不符合的情況，可立即發現并更正）。若是采用連網即時作業方式錄入，由終端機輸入的資料，應在終端機上作初步檢誤（例如，查對資料的范圍、字型等），凡不符合輸入條件的資料，即由終端機在屏幕上顯示信號或發出響聲，以表示錯誤，需經更正無誤后，才能輸入住房公積金會計資料主檔案內。隨后仍應以計算機應用作業程序進行充分且廣泛的檢誤，以減少錯誤資料的被輸入。同時，資料錄入人員應盡量避免同時兼辦填送資料、復核、報表、設計程序與操作電腦等工作。以整批方式輸入時，會計憑證副本可依序裝訂成冊，以其作為分批控制單，記載憑證的起始號碼、日期、代號、金額合計等，連同憑證一并輸入，由便于電腦進行核對，并復核相同號碼的憑證借、貸方金額是否相等。另一方法，是將會計憑證副本逐日按科目分類裝訂成冊，并加計各科目借款方總數，編成科目表，將其與電腦產生的科目表或試算表相互核對。采用這兩種處理方式，因可由財務報表依序溯查至科目日記表、分批控制單、憑證副本、憑證正本、原始憑證，故可保存相當完整的審核軌跡（Auditing Trail）。

住房公積金內部會計控制系統應檢查用于記錄會計資料的所有重要編碼。位數較長的定性代號（如會計科目等），應運用檢查號碼，以減少錯誤資料輸入。部門編號、各部門經核準使用的會計科目、會計科目檢查號碼等資料，應盡量輸入計算機建立對照表，根據實際會計資料輸入后，再由計算機逐筆逐欄與對照表核對，如有不符合對照表所列條件的資料，即由終端機屏幕顯示或列入錯誤清單，以便人工核對加以更正。在輸入的會計資料轉換為電腦可閱讀的形式時，也應嚴加控制，其可用的控制方法，包括：文件計數的核對，即以人工點計輸入會計文件（或憑證）的數量，并與計算機實際讀取的資料數量記錄進行核對，以確保在輸入過程中，資料不被遺漏或重復；批次控制的核對，也即運用計算機檢查大宗輸入會計文件（或憑證）的批次編號，以確定其是否連續及完整；資料檢誤，對于輸入的會計資料，按其每一欄位的資料特性，分別設定檢查條件，凡不符合條件的項目，均予剔除列入檢核清單內，以逐筆進行追查。

2、處理控制

進行會計資料處理時，除以終端機逐筆進行更新外，均應產生控制總數，并與輸入控制總數相調節。在會計作業方面，可用的控制總數，包括：（1）資料筆數或項目數量的核對。在作業過程中，每一程序處理完畢，應核對其輸入與輸出會計資料的筆數。核對每一程序的輸出筆數，是否等于相對程序的輸入筆數。如果有不符，即顯示資料有所遺漏或重復。（2）金額合計數的核對。各會計科目細項金額的加總應與小計數相等，小計數日總應與合計數或總計數相等。這項核對可發覺人工加計結果的錯誤。（3）輔助項合計數的核對。如員工編號、會計科目編號的合計數，雖無太大意義，但可確定會計資料檔案內有關資料編號是否曾遭篡改。為防止會計資料使（?。┯缅e誤，在進行處理時，每次均應人工檢查資料的外標簽，并借助計算機程序復核資料檔案的內標簽，復核的范圍包括檔案最前端的首標（記錄會計檔案名稱及建立日期等）及尾標（記錄資料項目合計數等）。

一般公積金管理的會計作業，通常應通過軟件程序的設計，對下列項目實施檢核：（1）借貸平衡的核對。根據復式簿記的原理，每筆分錄的借、貸數額應相等。（2）有效性的核對。如會計科目、員工、供應商等編號可以與上期使用的編號相互核對或與有關對照表所列內容進行核對。該項核對可發現編號的誤用或錯誤。（3）邏輯關系的核對。也即檢查每筆資料的合理性。如資產賬戶貸方余額或負債賬戶的借方余額的檢查。（4）范圍的核對。利用計算機程序檢查每筆會計資料值是否在其規定的上限值與下限值的范圍內，如果超出規定范圍即視為異常資料。（5）配合與順序的核對。也即檢查兩個相關聯的會計資料的配合情形，凡無法互相配合的資料，即視為異常資料。（6）字型的核對。規定資料欄應為文字、數定或空白，并隨時檢查放入欄內的會計資料，往往可據以發現文字被誤置于字欄或數字欄內資料移位情形。（7）檢查號碼的核對。位數較多的科目編號或其他編號，可借助檢查號碼的計算與核對，而發現編號中前后位數倒置或誤列的情形。計算檢查號碼，應選擇重復出現率最低的方法或公式。此外，采用整批處理方式的會計作業，在其處理過程中，也應在適當的處，查對逐次運轉的控制（Run-to-Run Controls）。

3、資料檔案控制

采用整批作業方式時，會計資料的保管應由會計部門或信息部門指定資料管制人員負責，并盡可能設置專室或專柜加鎖保管。會計資料及程序非經會計部門主管核準，應禁止其它單位借用。即使經會計部門主管核準出借，借用單位也僅能作為輸入，以避免會計資料檔案內容遭非法篡改或意外毀損。采用連網方式時，在連網作業時間內，所使用的會計資料通常應一直置于電腦中，因此應設法利用系統軟件所具有的檔案保護功能（File Protect Function），以確保僅有經授權的使用人員（或單位）能接觸會計資料檔案的內_容。在離線后，其會計資料的保管方法，與前述整批作對下式大致相同。為確保會計資料的安全，應備有妥適的備用（Back-Up）程序，需長期保存的會計資料或程序檔至少應復制一份，并定期重新抄錄。采用連網作業時，則應定期將會計資料庫內的資料錄入電腦中加以保存。同時應運用借貸平衡的檢查，以確保資料錄在處理過中，不會被遺失。會計資料檔也應建立適當的檔案控制標準及保存期限制度。在取用錄有機密會計資料的儲存媒體時，應預先得到會計部門主管同意。

4、輸出控制

會計作業處理結果產生的輸出報表，應附上控制總數，并與輸入及處理控制總數相互核對，如有差異，并應設法加以調節。會計系統輸出報表的內容應予檢視，并抽查其中主要項目，回溯至其原始輸入憑證。會計內控系統產生的對外會計報告（如財務報表等），應僅分送與依法應送交的部門，至于內部會計控制報告，則應主要送與上級管理部門，或在執行職務上應使用該報告的人員。機密性的輸出會計報表，在分送過程應使用機密封套，以避免未經授權的人員拆閱。以上電腦化會計內部控制作業，住房公積金管理部門在采用時，應隨時加以檢討，就其能否有效發揮防弊的功能，并進行效益評價。

四、結語

總體而言，為了提高住房公積金的管理水平，造福于百姓，住房公積金管理部門應當加強住房公積金的內部控制管理，建立健全公積金內部控制制度，確保內控制度得到有效的執行，從風險管理意識、信息系統建設、內部信息傳遞、內控內容創新等方面入手，防范運作風險，營造良好的資金運營環境，有效發揮住房公積金的住房保障能力。

[1]林凌：住房公積金管理中心內部控制初探[J].財會通訊（理財版），2006（12）.

[2]邢美玲：淺析我國住房公積金內部控制制度的構建[J].科技情報開發與經濟，2007（19）.

[3]洪敏、胡建華：淺談住房公積金管理中心內部控制制度[J].東北電力大學學報，2007（5）.