對省“工程檔案資料管理規范”的理解與思考

張叢祥　吳紀寧

摘 要：江蘇省住房和城鄉建設廳2013年2月4日發文，在全省范圍內開展建設工程電子檔案編報工作，并具體執行《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012），這對全省的建設工程檔案管理工作的規范化管理和數字化提出了新要求。本文從數字化技術與工程電子檔案的關系出發，就工程電子檔案管理制度的建立以及實施過程中可能遇到的問題進行探討，旨在推進并完善建設工程電子檔案管理制度。

關鍵詞：建設工程；信息化技術；電子文件；工程檔案

近幾年來，建設工程項目數量和規模都在不斷增長，工程文件的復雜程度在不斷增加，面對建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性局面，建設工程資料管理難度也同步增大，計算機技術以及電子文件在工程施工現場的廣泛使用，工程資料由傳統紙質案管理模式向電子文件與紙質文件同步歸檔、互為補充的新型工程資料管理模式。

江蘇省住房和城鄉建設廳就全省的建設工程電子檔案編報工作，于2013年2月4日專門下發了“省住房城鄉建設廳關于做好全省建設工程電子檔案編報工作的通知”（蘇建函檔（2013）81號）文件，該文件明確要求：凡2013年1月1日以后開工建設的工程，均應該建立建設工程電子檔案。全省的建設工程電子檔案編報工作具體執行江蘇省工程建設標準《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）規定（以下簡稱“本規范”）。

1 工程電子檔案編報工作存在的問題及難點

1.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性問題

電子檔案，其內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

（1）原始性。電子檔案的原始性不易判斷，而且還存在著原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，電子文件生成由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

（2）真實性。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。

（3）完整性。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。

（4）安全性。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

1.2 電子簽名的法律效力問題

簽名在交易中具有很重要的作用。從實質上說，電子簽名僅是一種電磁記錄。這種電磁記錄是否有效，是否符合法律所規定“書面形式”，我國現行法律似乎尚未明確。因而可能造成經過電子簽名的電子文件因不符合法律所規定的形式要件，而使由此所產生的法律行為無效的情況。

1.3 其他問題

（1）多年來人們已經習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質書面資料，或者只作為資料或副本保管。

（2）信息化技術需要專業人才。電子文件歸檔及電子檔案的管理，都要求工程施工資料管理人員必須具備良好的計算機知識。然而在目前施工隊伍中，多數工程管理人員非計算機專業，缺乏計算機專業的相關知識，這在客觀上制約了工程電子檔案工作現代化的進程。

2 做好工程電子檔案編報工作的思考

針對工程電子檔案編報工作中存在的一些主要問題，提出一些思考和建議：

2.1 保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性的對策

（1）從采集背景信息和元數據入手，在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。

（2）加快研發簽署技術，保證簽名的真實性和唯一性。目前，在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

（3）使用消息認證方式，來保證所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過。消息認證技術可以消除使用者疑慮。

（4）設置身份驗證門檻，防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改。在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。

（5）將已經完成的電子檔案文件設置為“只讀”狀態，防止非法修改。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保持電子文件的原始性、真實性，這是一種訪問控制技術。

2.2 盡快完善電子簽名的相關法律和法規

在法律上來確立數字簽名與手寫簽名相同效力已顯得越來越重要。建議擴大對“簽名”的法律定義，使之能將“電子簽名”包括進去。世界各國的數字簽名立法，如美國的《全球及國內商務電子簽名法案》、新加坡的《電子交易法案》等已出臺的法律文件，對我國的電子簽名立法會有很重要的借鑒意義。

2.3 建立統一的電子檔案接收數據格式

為了統一的電子檔案接收數據格式，應該建立以城建檔案館為中心的一套統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把工程電子檔案模板發放到各個建設項目。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行統一的培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

2.4 加強研發，解決關鍵技術

解決建設工程電子檔案工作的關鍵技術問題，做好建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件研發工作。建設工程電子檔案工作具有高技術含量的特點，因此，工程電子檔案具有紙質檔案不可比擬優勢，同時也決定了建設工程電子檔案工作中軟件研發完善與否成為此工作的關鍵點。研發出具有可操做性強、安全性高的建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件將為開展好此項工作打下良好的基礎。軟件研發前期一定要考慮到與城建檔案管理系統實現對接，達到網絡申報、接收登記、自動審核、查詢利用等功能的實現。

3 結 語

（1）江蘇省住房和城鄉建設廳出臺的《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）對全省各單位收集電子文件的職責、電子文件的收集范圍、工程電子文件的質量要求作了明確的規定，該規范的出臺在江蘇省建設工程電子檔案工作中具有里程碑意義，是我省工程檔案數字化工作的重要組成部分，對建設工程電子文件和電子檔案工作的開展起到法律保障的作用，并有效推動建設工程電子檔案工作科學化的進程。

（2）工程電子檔案是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，在工程實踐中，只有不斷摸索和探索，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作，不斷積累經驗，才能做好建設工程電子檔案編報工作。

參考文獻

[1]江蘇省工程建設標準.房屋建筑和市政基礎設施工程檔案資料管理規范[J].DGJ32/TJ143-2012.