檔案管理工作要點分析

劉向欣

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

摘要：為了適應我國經濟飛速發展中對于人才的大力需求，我國教育事業也正在進行改革，實現更好地發展與培養人才，中等職業學校作為 我國教育機構的重要力量，為我國源源不斷地培養了很多技術人才。在中等職業學校中檔案管理工作是學校非常重要的基礎工作，有效的檔案管 理工作有助于學校實現整體高效率的管理工作，本文將從三々大方面對中等職業學校的檔案管理工作進行要點分析，提出有效的改進措施，其一加 強檔案管理的創新意識，建立并完善科學的檔案管理機制，其二要提高檔案管理人員的業務素質，做好檔案的設施建設工作，其三要大力加強檔案 的信息化建設工作，實現規范化與標準化的檔案管理工作。

關鍵詞：新時期；中職學校檔案管理；要點分析

―、引言

中等職業學校的檔案管理工作是學校日常管理工作中非常重要的 一部分，它是辦理好一所學校非常重要的基礎性工作，檔案管理的水平 髙低反映著這所學校的整體綜合管理水平的層次。由此可見，對于檔 案管理工作實行充分而又有效地開展，不管是對教育工作經驗或教育 工作規律的總結、探索和掌握，還是維護學校教學與科研、教學管理人 員的合法權益方面都發揮著舉足輕重的關鍵作用。近些年來，我國中 等職業學校正在進行著教育事業的重大變革，檔案管理工作作為中等 職業學校工作中重要的組成部分也正面臨重大的改革及挑戰。因此為 了更好地適應我國當前形勢，更好地發展好我國教育事業，需要從三個 大方面來把握好檔案管理工作，即首先是加強檔案管理的創新意識，建 立并完善科學的檔案管理機制，其次要提髙檔案管理人員的業務素質，做好檔案的設施建設工作，最后要大力加強檔案的信息化建設工作，實 現規范化與標準化的檔案管理工作，具體要點分析內容如下。

二、加強創新意識，建立并完善科學機制

中等職業學校的檔案管理工作第一要解放思想，改變觀念，即革除 陳舊觀念思想，穩固樹立新型健康觀念。保證檔案管理工作全面地實 施，在保護好檔案文獻等資料的同時，也需要加強對其有效地使用，主 動地進行服務，實現檔案文獻等資源被有效利用的目的，體現其真正的 價值所在。遵循以人為本，服務至上的服務原則，以滿足全社會或學校 的正常需求定為檔案管理工作的中心環節與價值意義，同時檔案管理 工作中要融入創新理念或創新行為，促進我國檔案管理進入新型發展 階段。第二要強化對檔案管理的領導作用，部門領導應該深入了解檔 案工作，加強監督與檢查工作，更要解決檔案管理工作中的各種實際難 題，努力并實現學校檔案管理工作與目前教育教學改革的新形勢進度 一致。執行上級檔案管理部門的規定與要求，建立科學的綜合檔案管 理機構，對全校文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種資 料檔案實行集中地統一管理。同時各個職能部門需要選任一名兼職的 檔案管理工作人員，主要負責收集或管理本處室的檔案資料，從而實現 檔案管理工作的全方位負責并協同管理的目的，有利于保障學校內各 種資料的完整與齊全。

三、提高人員業務素質，做好設施建設

檔案管理人員業務素質意為檔案人員履行管理工作的知識水平與 技術實踐能力。第一點，檔案管理人員需要從個人觀念上進行改變，培 養自身的創新精神、創新意識、創新能力等，從而有利于改善目前檔案 工作中出現的不良情況。第二點，檔案管理人員需要具備嫻熟的專業 工作技能。檔案管理工作是一項業務性和管理服務性相結合統一的工 作，因此需要從事檔案管理工作的人員，除了需要具有扎實過硬的業務 功底，更需要具有很強的管理能力與服務意識。第三點，檔案管理人員 需要熟悉并學會各種載體檔案與各門類檔案的工作管理方法，在做好 基礎工作的同時提髙自身創新思想和能力，要求自身成為一名專業能 力髙、并追求不斷進步的專業檔案工作人才。檔案管理人員除了要熟 悉、掌握傳統檔案管理工作中的技巧及優勢，更需要具有勇于探索、研 宄解決檔案管理工作中出現新問題的潛質，學會采取先進技術解決新 問題，推動檔案管理工作的理論與實踐日益發展、進步。為了保障奠基 性材料完整、不遺失損壞，學校的教學檔案需要采取集中保存與科學管 理，同時配備一名思想品德端正、工作責任心強、熟悉學校工作、了解職 教辦學規律、政治素質和業務能力較髙的人員全力負責，完善工作人員 崗位責任制、資料報關保密制度，查閱制度、檔案室管理制度、并且嚴格 按照制度行事。另一方面，加強硬件建設不僅有利于提髙檔案管理水 平，而且有利于提髙檔案管理質量。最后需要專門設建檔案室，教學檔 案依據種類進行歸類，對教學類、文書類、學籍類、聲類分別設櫥，注意 配備防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防鼠咬等相關設施設備，保證檔案資 料實現便捷使用、安全保管、規范管理。

四、加強信息化建設，實現標準化、規范化管理

檔案作為社會信息化發展中不可或缺的重要成份，需要加強檔案 管理工作的現代化建設。第一點需要更新觀念，樹立現代化管理工作 理念，即正確樹立中等職業學校檔案資料是重要的信息資源的觀念。 第二點對檔案管理工作需要實現與時俱進，在正確樹立中等職業學校 檔案管理的觀念同時，建立一套科學的、髙效的、嚴密的、現代化的管理 體系與運行機制。協同原紙質檔案立卷的工作骨干，實現檔案管理的 相關部門聯合合作，一并建立起電子文件歸檔制度。紙質文件歸檔工 作歷經多年的發展，己經成熟地塑造了很多穩定的骨干人才，其通常都 具有扎實的工作基礎，立卷部門也分別選任了分管領導或立卷領導，其 責任是加強監督與檢查立卷工作。建立電子文件歸檔制度倡導以人為 本的理念，組件一支優秀專業隊伍擔任該項工作。整理紙質檔案這種 傳統的手工操作方法，既耗時間又耗人力，其與電子文件處理方法的效 率差距很遠，利用新型知識與技術手法，對目前立卷隊伍進行組織專業 學習與技術培訓，在短時期內實現他們掌握自動化信息管理的基礎知 識及技能，滿足當今檔案管理工作發展的需要，承擔起電子文件歸檔工 作的這項重任。具體而言，電子文件歸檔工作需要編入其單位的立卷 歸檔制度中，并且納入信息管理工作的流程，在進行布置、檢查、總結、 考核等信息管理工作的同時，對電子文件歸檔工作也要進行布置、檢 查、總結、考核等。

實現檔案信息化管理前提條件是先實現規范化與標準化的基礎工 作。因為歷史等多種原因，我國目前很多中等職業學校的檔案館或檔 案室的管理方式都比較落后，案卷質量也較低，尤其是各類檔案的著錄 細則兼容性較低，系統軟件不易于移植；檔案自動化管理工作還沒有規 范、標準，檔案館或檔案室、專業系統部門的獨立性都太強，沒法實行全 面的、統一的規范及標準，嚴重束縛了檔案信息工作的電子化進程。實 現檔案管理的規范化與標準化，是檔案信息化建設的發展趨勢。實現 檔案信息化有助于檔案信息和國內或國際最新技術的順利接軌，借鑒 發展?，F代信息化建設在我國處于起始時期，檔案管理工作事業毋庸 置疑的要朝著該方向前進及發展。實現該目標的必要前提是檔案工作 人員需要具備采用現代化方法開展檔案管理與服務工作的能力及意 識，勤于研宄與更新設備，不斷學習并牢固掌握現代化設備的使用技術等。

參考文獻

[1]黃子林.在深化改革中加快檔案管理現代化進程.湘潭大學學報，1994（4）

[2]楊杰華.檔案管理現代化三大支柱的現狀及發展趨勢.檔案學通訊，1995（1）

[3]劉波.淺談高校檔案管理現狀及發展趨向.行政論 壇，1998（2）

[4]于紅英，吳雁平.河南省高校檔案管理現狀的調查.檔案管理，2004（ 1）

[5]府劍平.對高校教學檔案管理改革的思考.南京理工大學學報：哲學社會科學版，1994（6）

[6]李燕萍等.人力資源管理.武漢：武漢大學出版社，2002