高職院校系部檔案管理的問題與對策

蔣小明

高職院校系部檔案管理的問題與對策

蔣小明

高職院校的系部檔案管理是高職院校系部人才培養工作中非常重要的組成部分，它真實地記錄了系部的各項工作，是系部教學管理、教學研究、學生管理的參考和依據。通過分析高職院校系部檔案管理存在的問題，提出了高職院校應從開展檔案管理人員綜合培訓與學習、完善系部檔案管理制度、加強全體教職人員的檔案意識、在檔案管理中融入現代化技術以及深化檔案資料的系統化管理等五個方面著手，以提升系部檔案管理的質量。

高職院校;系部檔案管理;檔案體系

高職院校的系部檔案是在系部在管理過程中形成的各項資料和存檔材料，是考核系部教學的工作和評價系部人才培養質量的主要依據，更是系部各項教學、行政工作穩步開展的扎著基礎。

一、高職院校系部檔案管理的重要意義

學校的首要任務就是培養人才，而人才的培養的基礎單位就是系部。系部教學檔案管理是人才培養工作中非常重要的組成部分，它真實地記錄了系部教學的各項工作，是系部教學管理、教學研究的參考和依據，也是系部改進教學方法、內容、途徑以及提高人才培養質量的信息庫資源。系部作為高職院校人才培養的“前沿陣地”，不同專業的課程安排、不同專業的教學任務實施、不同專業的教學大綱設計以及全院學生的成績管理都由系部進行著過程化管理，高職院校系部檔案管理的重要性可見一斑。［1］

現在高職院校普遍采用二級管理的模式，系部除了承擔實現人才培養目標之外，還要負責教師培養、人才引進、企業培訓等其他各項工作。這些工作過程總結出的比較珍貴的信息全部都會保存在高職院校系部檔案管理中，它對于各系部的發展規劃以及各教師平時的教學活動來說，是非常重要和方便的溝通工具。所以，系部管理檔案工作是高職院校工作的基礎，這在以后的高職院校發展歷史上，將會寫下濃墨重彩的一筆。

二、高職院校系部檔案管理中存在的主要問題

在高職院校內，系部是集合學生教學和學生管理的綜合單位，隨著高職院校二級管理的發展，系部成為院校與學生之間的最大橋梁。但是就目前高職院校管理體制而言，很多院校系部缺少專門的內部檔案管理場所，沒有建設專門的檔案室，更缺少專業的檔案管理人員，系部的檔案資料管理工作都是由系部兼職檔案管理員完成。在這種特殊復雜的情況下，直接導致系部內部檔案資料管理混亂，學院的檔案上交工作完成之后，對于系部在教學過程中產生的各類資料沒有及時和正確的進行歸檔，等到迎接各種檢查評估時，才會臨時應付性地完成檔案整理，這樣的方法不僅沒有效率而且影響和效果極差。諸如此類的情況產生的主要原因有以下五方面。

(一)對于高職院校系部檔案管理的重視程度不夠

有的管理研究人員認為，檔案管理是學院專門的檔案部門應該做的事，系部日常的文檔資料對學院整體的工作運行影響不大。而系部領導經常忙于事務性的工作，不重視文件檔案的整理與歸檔，導致系部日常做了大量的工作，很多卻沒有留下痕跡，造成系部檔案資料遺失、缺漏。遇到開展各項評估檢查時，再去整理歸類資料，難度很大，甚至以制假來應付，不利于今后工作的開展。

(二)對于系部檔案資料和學院的歸檔材料的歸屬問題認識不清

籠統的認為系部檔案管理和學院檔案管理沒有值得特別區分地方，都僅僅是將過往的文件資料歸類整理而已。事實上，系部的檔案管理的動態的，是教學實施過程的具體體現，在系部瑣碎的日常工作中不注意檔案材料的收集與管理，系部的各項重要工作產生的資料就不會形成信息資料體系。

(三)高職院校系部檔案缺少系統的管理方法

經常出現的一個現象：大部分系部管理檔案時，將不同的資料全部匯總在同一個時期點，采用了簡單的直線式編碼管理，這給后期的歸類整理工作帶來了許多不便。在實際工作中，學院的檔案管理部門會定期要求系部上交歸檔相關資料，這樣就會導致系部檔案資料編碼的連續性受到影響。與此同時，上級教育主管部門的各類檢查評估，指標體系各有不同，系部要針對不同的檢查評估重新規整系部檔案，所以，每次檢查評估時都會導致本來就雜亂無序的檔案資料更加混亂，后面的收尾工作也會非常困難。

(四)對于系部檔案管理和評估資料的關系理解不清

很多高職院校在面對上級主管部門檢查評估時，非常重視系部的檔案資料整理工作，短時間內歸類整理出大量檔案資料，但檢查評估工作結束之后，檔案就會被封存入學院檔案室，這些對系部教學管理工作意義重大的材料變成了“死”檔案，失去了它應有的價值。

(五)高職院校系部檔案管理缺乏系統研究

高職院校系部檔案管理是一個邊緣化的科學，在各個高職院校，學院的一級檔案管理都很重視，有專門的檔案管理室和專職的檔案管理人員。但是對于二級系部在教學管理過程中形成的檔案，只有上交學院檔案室歸檔的部分比較重視，如何管理留存于系部的資料，學院檔案部門沒有認真的進行研究。［2］而系部領導班子來講，主要的工作中心在教學和學生管理等方面，系部檔案如何管理同樣缺乏研究。

系部檔案資料管理的科學水平決定了系部工作的質量，不管是從學院一級管理工作這個點出發，還是從學院各項評估工作這個點來看，都要著手改變高職院校系部檔案資料的現狀，逐步做好各項工作，認真落實各項安排，建立起一套科學嚴謹有秩序的系部檔案資料管理體系。

三、高職院校系部檔案管理的目標

高職院校的系部檔案資料管理是圍繞著教學管理為核心，其中穿插著教學計劃的從制定到實施到評價再到反饋，這一基本體系構成了系部檔案資料管理體系的最基本部分。根據最近幾年的實際情況，普遍采用的方法是：以立體化為縱向軸，加以各模塊橫向管理，組成了基本的系部檔案資料管理系統。

結合系部日常管理的特點，系部檔案管理可以分為三大類：第一類是分屬院一級別的檔案資料;第二類是系部級別管理的檔案資料;第三類則是以專業來劃分的檔案資料。(1)分屬學院管理的檔案資料是指根據規定，必須由學校統一收集管理存檔的檔案資料，常見的主要有專業人才培養方案等。像這一類資料，應該按照規定按時按量上交學院，如果涉及到一些具體實施計劃書等文件，必要的資料系部留復本;(2)分屬系部管理的檔案資料是指系部自身日常工作時所產生的文件資料。如系部教學和學生管理基本資料、學生日?；顒淤Y料、系部日?？蒲薪萄匈Y料等;(3)按照專業或教研室進行歸檔的資料。按專業劃分的檔案資料是指系部所設不同專業或者調研室日常教學管理工作所產生的檔案資料，如專業調研、專業建設、新專業開發、人才培養方案修訂、專業改革、課程標準制定、專業教學指導委員會活動資料，等等。

以縱向立體化管理方式作為基礎，不再簡單使用直線式排序管理，穿插系部不同專業不同課程模塊，讓立體模塊化成為新的管理方式。模塊化的最大優點在于各檔案資料之間相對獨立，自成體系。只是將同專業的模塊存放在一起，當一個資料模塊被用到時，可以立即拿出來查閱或復印，不會影響到其他模塊資料，讓檔案成為真正意義上的個體。而歸類各模塊的依據是根據各系部不同情況來設定的，可以以專業來區分，也可以以教學內容來區分，這個沒有固定的選擇，但在劃分時，還應考慮到實際工作中的教學實踐情況、上級部門下達的指標情況，學生具體資料情況等，只有全面的考慮到這些情況，才能讓這樣的管理體系更加完善，更加符合系部的要求。

四、高職院校系部檔案管理的對策

高職院校由于各種因素的限制，學院不可能給系部建立專門的檔案室，并且配套專業的檔案管理人員。系部檔案的管理還是要由系部行政管理人員兼職完成。在這樣的現實情況下，系部檔案管理不應成為系部工作的負擔，而要在科學的管理下能對系部工作發揮巨大的作用。因此，需要做好以下五方面工作。

(一)對系部檔案管理人員進行綜合培訓和學習，提高素質，培養復合型人才

檔案管理人員素質的高低，直接影響了檔案管理水平的高低。并且，檔案管理工作默默無聞，很難看出成績，所以，應當加強培養檔案管理人員高尚的職業道德素質和嚴格的職業道德規范?？赏ㄟ^各種培訓和鍛煉，讓系部檔案管理人員掌握檔案管理知識、精通檔案管理業務，并具有較高的檔案管理軟件操作能力，成為復合型的系部管理人才。采取各種形式拓寬系部檔案管理人員的思維，不斷學習最新的檔案管理方法與技巧，提高系部檔案管理人員的整體水平，為系部檔案能發揮應有的作用提供強有力的保障。

(二)進一步完善系部檔案管理的制度

系部作為高職院校的二級管理單位，是學院教學、管理、科研的最前沿，是學院教學、學生檔案的直接產生地。為更好的去整理和使用這些文檔資料，就必須有一個完善的管理制度。筆者認為，高職院校針對系部檔案管理必須有明確的管理制度和實施細則，對于系部檔案的檔案范圍、保管期限、立卷原則、立卷程序等都要有明確的規定。系部與學院行政主管部門以及學院是三級的檔案管理體系，對各自的檔案管理范圍要明確劃分。學院管理宏觀的檔案，系部保存微觀的檔案，這種責任分層能有效地將檔案管理工作細化，便于執行，能夠從制度上保證系部檔案長期有效地收集和保存。

(三)加強系部全體教職人員的檔案意識，做好檔案管理工作

管理檔案資料工作的起點是最基本的收集和歸類整理檔案資料，高職院校系部每學期的檔案資料種類繁雜，數量較多，再加上各專業不同，每學期的檔案資料非常的零散，要想讓這些零散的資料成為以后有用的可以查詢的資料，前提必須是收集和整理，這個工程需要系部檔案管理人員耐心、仔細的去歸集。如果系部檔案管理人員忽視了此項工作，或者對系部檔案的收集不完整、不齊全，那系部檔案的管理和使用都會受到重大的影響。在此過程中，系部全體人員都要提高檔案意識，遵守檔案管理的規定，深入系部教學工作、學生工作的各個環節，做好系部檔案管理的各項工作。

(四)在系部檔案管理中融入現代化的技術

現在技術的發展日新月異，先進的技術和方法正在不斷改變工作與生活方式。隨著計算機技術的飛速發展，由原來操作麻煩的手工管理檔案逐步向計算機信息管理檔案改變，系部的檔案的管理人員也需要與時俱進，不斷的學習，在學習中增強自身能力。根據檔案管理的發展現狀不難發現，采用現代技術與系部檔案管理相結合必然會優化系部檔案的管理。

(五)深化系部檔案資料的系統化管理

系部檔案管理工作是一個系統的過程，要有計劃、有方案、有實施、有總結。由于目前系部檔案管理工作沒有得到重視，導致有的系部資料不完整，有頭無尾或者有結果、無過程、無總結。系部檔案管理的系統化要求工作過程要完整，完整的工作過程才能形成系統完整的檔案資料。檔案管理人員在從事檔案工作時要明白，整理文件絕不是簡單的整理與分類紙質或電子文件，這是一個管理與提升的過程。這里的提升包含兩個方面：一方面，將分散的系部日常資料整理成一個系統，可以促進高職院校系部管理工作的系統化。使高職院校系部檔案管理系統整體發揮遠大于局部的作用，系部檔案成為系統是提升系部檔案資料的過程;另一方面，要形成完整的檔案管理系統，完成的各項工作過程都需要有記錄、有總結。在檔案管理系統的建設過程中，對工作的記錄和不斷總結可以對今后的工作作出指導，這正是系部檔案工作的核心任務。

［1］廖迎．論高校系部檔案管理的重要性［J］．懷化學院學報，2006(1)：190－191．

［2］白美花，車鐵范．試談高校教學檔案的管理與利用［J］．蘭臺內外，2007(6)：32．

［責任編輯 李 漪］

蔣小明，女，常州工程職業技術學院講師，主要研究方向為高職教育行政管理。

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1674－7747(2014)02－0037－03