機關檔案工作存在的問題與對策

姚蕾

【摘 要】機關檔案工作是整個檔案工作的基礎，是提高機關單位工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關單位歷史真實面貌的一項重要工作。本文分析了機關檔案的其重要性及存在的問題，并提出了相應的對策。

【關鍵詞】機關；檔案；問題

一、機關檔案工作及其重要性

機關單位檔案文件是機關單位依法對單位進行登記、監督、管理過程中形成的具有重要參考價值的資料，它擔負著為機關單位管理提供服務、為機關單位分類改革提供參考、為社會查詢提供法律憑證等使命。

機關單位檔案包括其從業人員的人事檔案，是維護單位與職工正當權益的憑證，但人事檔案只是機關單位檔案的很小一部分，機關單位檔案主體主要是其從事各項工作所產生的公務記錄，其不僅是機關單位開展現有工作的必備材料，也是文化傳承、科技興國和依法治國的基石。因而檔案管理工作是每個機關單位的一項重要的、不可或缺的基礎性工作，檔案管理工作對于推動各級機關單位抓經濟發展、促精神文明建設、維護群眾正當權益起著越來越重要的作用，因而規范管理科技檔案，實現科學技術向生產力的轉化，從而進一步發展生產力，具有重要的現實意義。

機關單位是由國家出資設置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各類行業的信息收集匯總，這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調配，所以，需要借用機關單位進行檔案管理，這些機關單位不具備盈利性，無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務，以為社會服務為宗旨，具有公共服務的特性。

二、機關檔案工作存在的問題

（一）機關單位檔案管理的制度不健全

由于機關單位的檔案管理無法為單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，又特別的繁瑣，耗時耗力，機關單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導致許多的機關單位沒有完善的規章制度，或者執行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發揮，無法跟上機關單位前進的腳步。

（二）單位領導對檔案管理工作重視程度不夠

針對機關單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，機關單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些機關單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到機關單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個機關單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

（三）檔案室現代化管理設施比較落后

機關單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些機關單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

（四）機關單位檔案管理人員的業務素質不高

目前，在我國的機關單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業技能不夠硬，職業道德素質不達標而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現象時有發生。特別是近幾年來，隨著機關單位人事制度的改革與調整，使得相當一部分沒有接受過專業的檔案知識培訓和檔案管理技能培訓的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業務不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴重降低了機關單位的檔案管理水平。

三、機關檔案工作問題的對策

（一）健全檔案管理制度

機關單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，機關單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，機關單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

（二）加強對檔案管理工作的重視程度

首先企機關單位的領導人員要從傳統的觀念中轉變出來，增加對檔案管理工作的重視程度，因為這是保證企事業檔案管理工作順利進行的前提。因此，提出以下幾點措施作為參考，第一，要把公司的檔案管理工作提上日程，并派專門的人員進行督辦，制定一些規則制度和獎勵措施，從根本上調動員工的工作積極性。與此同時，加強他們對信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來能夠得心應手。第二，企機關單位要定期對檔案管理人員進行詢問和考核，對于優秀人員給予獎勵，對于存在缺點的員工給予鼓勵，這樣做不僅可以將管理人員的潛質激發出來，而且還可以提升檔案管理工作的整體質量。

（三）以不斷提高檔案管理人員素質水平

檔案管理是一項專業性很強的工作，要求工作人員具備較高的政治素質，良好的職業道德，更要具有較高的理論水平和較強的業務能力。加強業務培訓：全面提高檔案管理人員的業務素質和責任意識。將機關單位管理檔案工作人員培養納入人才培養計劃，全面提高工作人員素質，通過專業培訓、知識更新、進修學習等提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案管理業務發展。同時，建立檔案管理考核責任追究制度，將機關單位檔案管理列入績效目標考核內容，推動檔案管理水平的提高。要加強業務學習：不斷提高干部的綜合素質和業務水平。在加強業務學習的同時，還應注重干部隊伍的作風建設，教育引導他們轉變工作作風，深入實際，實事求是，在工作中做到“廉潔公正、嚴謹細致、恪守職責、熱情服務”，在機關形成一種“團結、緊張、嚴肅、活潑”的工作氛圍。要強化服務意識：提高檔案人員的服務水平。在確保機關單位檔案資料齊全、內容規范完善的同時，注重提高服務質量，使用文明語言，為機關單位開展業務工作提供詳實可靠的資料信息，使檔案管理工作達到“材料規范、內容齊全、管理科學、服務優質”的目標。

（四）增加投入，完善設施

確保專門檔案管理的安全完整，在辦公設施緊張的狀況下，應當優先安置檔案室所需，實現庫房、辦公室各自獨立存在，并且投入資金及時增設、更新換代檔案室設施，譬如：電子計算機、電子打印機、防火滅火器、環境溫濕度計、煙霧報警裝置等，促使庫房符合防火防盜、防鼠防塵等要求。加強檔案工作基礎建設。要建立堅固的防火、防潮專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

（五）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。

參考文獻

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