信息技術在疾控中心檔案管理中的應用分析

吳翠紅

[摘 要]當前我國疾病防控的任務超來越重，各種檔案資料越來越多。但是我國在疾控中心中疾病檔案建設與管理卻有待完善。本論文首先分析了現階段我國疾控中心疾病檔案管理現狀，論述了信息技術在疾控中心檔案管理中的應用措施，然后提出了信息技術在疾控中心檔案管理中的應用配套措施：進一步加強檔案部門的服務意識，制定詳盡的疾病檔案歸檔方法、完善疾病檔案接收移交工作制度，以提高疾控中心檔案管理水平。

[關鍵詞]信息技術；疾控中心；檔案管理

疾病檔案是地區進行疾病預防與控制的基礎原始資料，在傳染病控制中離不開它。它既是傳染過程的真實反映和記錄，又是重要的基礎和依據。特別是在疾控中心的發展與壯大中，由于各種因素的影響，極易造成材料的散亂與遺失。再加上疾控中心一般只重視人事檔案、財務檔案等檔案的保護，疾病檔案的管理不當現象更為普遍。而隨著信息技術的發展，很多網絡科技技術應用于檔案管理中。本文具體探討了信息技術在疾控中心檔案管理中的應用現狀，并提出了相關改善對策，現報告如下。

1.當前我國疾控中心中疾病檔案管理的現狀

1.1檔案觀念問題有待更新

我們知道，隨著疾控中心現場疾病控制與預防工作深入開展，疾病檔案也越來越體現出它的重要性，當務之急是必須高度重視疾病檔案的歸檔率、完整率、準確率。但是當前我國疾控中心檔案管理是較不受重視的類別，花的時間和精力相對較少。而且疾控中心檔案部門往往重視不夠，不想配合，認為材料放在手邊用用就行了。檔案部門一般隨意找個臨時工作為檔案資料管理員，臨時工有的甚至連疾病材料的構成也不清楚，更不用說是符合歸檔的要求。

1.2檔案管理缺少保障制度

雖然我國《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多疾控中心沒有制定相關疾病檔案的收集、管理制度；有的疾控中心的規范制度甚至只有大致框架，而沒有細則，造成疾病檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制度及考核范圍；有些疾控中心所制定的疾病檔案規范因政策水平的差異而大相徑庭。

1.3疾病檔案質量有待提高

在已歸檔的材料中發現，疾病檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件，有些圖紙上任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，一般疾控中心只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應電子稿。還有的疾控中心因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步的整理。

2.信息技術在疾控中心中檔案管理中的應用措施

檔案管理的信息化建設是檔案部門的一些基礎工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，同時也是體現管理水平的一項重要指標。檔案管理的信息化不僅要求設備配置信息化，還要管理標準規范化，管理工作技術及管理思想信息化。加大了對檔案基礎設施建設的投入，增加了檔案用房面積，并按要求對檔案室進行了重新改造，在資金緊缺的情況下配置了相應的電腦設備，購置了密集架等必需設備。我們知道，傳統的紙質文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄實實在在的物質載體上，其表現和存儲形式直觀、簡單；而在數字化建設中，電子文件則以磁性介質為載體，需借助計算機才可變為直觀的視屏信息或輸出打印成紙質載體信息。從電子文件的生成過程和基本原理可以看出，它具有便于修改、拷貝、查詢、分類、編目、剪輯、移動、粘貼、重新編輯組合等特點。

3.信息技術在疾控中心中檔案管理中的應用配套設施

3.1加強組織建設

建立了由分管領導、專職檔案人員及各科室兼職檔案人員為具體責任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。根據國家有關檔案工作的法律法規，結合本單位工作實際制定了檔案的管理規章制度，對檔案人員進行了重新調整和培訓。使各項管理制度更加完善，職責更加明確。

3.2增強檔案服務意識

打破過去的“重管輕用”陳舊管理方法，由被動式服務向主動服務轉變，根據傳染病的流行情況積極提供歷史數據，充分發揮檔案信息資源的作用，促進管理水平全面提升，確保各項疾病工作的可持續性發展。

3.3提高檔案人員的綜合素質

由于衛生疾控工作的快速發展，各科室業務知識也在不斷更新，這就要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學習的理念，不僅要加強檔案知識、信息化管理知識的學習，同時還要根據疾控工作加強專業知識的學習。主要是通過參加各科室的業務培訓、自學、學術交流等多種渠道學習。在提高檔案人員的綜合素質和業務水平的同時還積極加強與外界的橫向聯系，了解檔案工作，建言獻策，不斷提高檔案理的質量和水平。

3.4制定電子健康檔案管理制度

比如某某疾控中心建立的居民健康檔案是以個人健康為核心，貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關因素的系統化文件記錄，是實施新醫改、促進居民享有均等化公共衛生服務的具體體現。有了健康檔案后，農村居民在求醫問藥，接受預防保健服務時，醫務人員將先調閱健康檔案，根據個人健康狀況何做出科學診斷并制定治療方案，將有助于改善和得升居民的健康水平。

總之，在新時期下，做好疾控中心檔案管理，已成為疾控中心的重要組成部分，還需要我們共同加強管理與研究。

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