特殊載體檔案特點及分類探討

叢艷茹

[摘 要]一般來說，人們把非紙質材料文件稱為特殊載體檔案，也被稱為“新型載體檔案”。常見的有：磁帶、磁盤、光盤等，隨著科學技術的不斷發展，特殊載體檔案的類型將增加。

[關鍵詞]特殊載體檔案；特點；分類

一、特殊載體檔案的特點

（一）信息載體質地脆弱

特殊的載體組成復雜，易損壞，變質，保存年限低于紙張。因此，特殊載體檔案的存儲要求比普通紙質檔案的要求高，需要分庫、分架或特殊保管。

（二）信息的形式多樣化

除了傳統的文字圖表外，顯示檔案信息的媒體包括音頻、視頻、動畫、多媒體等，特別是多媒體技術的出現，使多媒體信息可以高度集成，對傳統的信息形式沒有影響。

（三）信息一般不能直接使用

特殊載體的信息，需要使用一些中間工具才可以實現。

（四）信息載體和信息內容易于分離

結合特殊載體檔案信息和信息含量比傳統的紙質檔案少。特殊載體檔案具有易于分離的特點，使它與傳統的紙質檔案有明顯的特點：信息修改容易，不留痕跡；容易復制、加工和傳播。

（五）文件管理和信息傳播的成本相對較高

特殊載體檔案記錄和傳播要求很高的技術含量，如：電子文件需要較高的電腦軟件和硬件環境，以及更高的管理知識和技能。

（六）特殊載體檔案之間可以相互轉換

隨著技術的發展，新型的記錄載體不斷產生，要保證原載體檔案信息向新型載體上遷移，并保證信息的完整、準確、安全和可被人工識讀。

二、特殊載體檔案的分類

（一）按信息記錄方法及載體材料進行分類

根據載體和信息記錄技術類型的不同，特殊載體檔案可分為：機械記錄、磁性載體檔案、光盤等。機械錄音檔案是根據聲音發聲的原理，在載體材料中將通過顯示聲音的特殊載體檔案；磁記錄文件是利用電磁感應原理，將圖像、聲音以及數據轉換成電信號，用磁介質磁化儲存信息；光學記錄檔案是利用光學成像原理，記錄信息而形成檔案，包括感光材料和光盤兩種形式。

（二）在實際工作中的分類

在實際工作中，人們根據特殊載體檔案形成的領域、信息表現形式等特征，可以分為聲像檔案與電子檔案。聲像檔案包括音頻文件、視頻文件和圖片文件，它們是通過特殊的設備，如錄音機、錄像機和照相機，在載體上記錄聲音和圖像；電子檔案在數字設備和環境中生成，是存儲在硬盤、閃存盤及光盤上的代碼。依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。事實上，音頻和視頻文件和電子檔案不使用相同的分類標準及結果，聲像檔案是從媒體的角度區分事物；電子文件從信息技術的角度區分兩個事物之間的交叉和重復，因此，與音像檔案與電子檔案記錄載體之間的發展有越來越多的重復，在管理和利用實際工作中是越來越方便。

三、檔案工作者面臨特殊載體檔案管理的挑戰

特殊載體檔案的產生，尤其是電子檔案大量產生，將要求現代檔案工作者不斷學習新的理論知識和操作技能.轉變觀念，勇于面對新的挑戰。

（一）掌握計算機、網絡知識

檔案信息網絡化的管理和提供信息服務，給檔案部門提出了新要求，檔案工作者不僅要了解傳統檔案工作的理論和方法，而且要積極地學習和掌握現代計算機網絡管理和檔案信息資源管理的理論和方法，提高對檔案信息網絡理解，并積極拓展收集網絡檔案信息的渠道，擴大網絡檔案信息服務方式和服務手段。提高質量和檔案信息的管理和服務效率。

首先，計算機知識。了解計算機硬件和軟件知識。在硬件方面，掌握了計算機的基本工作原理和結構；在軟件方面，以掌握和操作的常用軟件，如：格式化硬盤重裝系統，常用辦公軟件的使用，常用的文件管理軟件操作熟練，能夠溝通和傳遞檔案信息利用等。

其次，網絡知識。掌握現代計算機網絡的分類，熟悉局域網的一般結構，網絡安全知識的掌握，做好安全防范，防治計算機病毒和黑客的入侵和破壞，檔案信息系統審計和文件信息的備份，應注意不期而至的事件對檔案信息系統的損害，使文件信息管理系統始終是穩定的、安全的和有效的。

（二）掌握信息的收集、處理和信息服務技能

在本質上，檔案信息管理系統是一個信息系統，具有檔案信息輸入、處理和輸出等要素。與傳統的紙質載體檔案相比，特別是電子檔案，管理模式和方法具有與傳統紙質檔案很大差異，檔案工作者應積極學習檔案信息資源管理方面的知識，并結合本部門的實際情況，以提高自身的技能和水平，從而提高特殊載體檔案的管理效率。例如，電子檔案，可以采取物理歸檔的方法，也可以采用分布式邏輯歸檔；電子檔案的收集，可以以本館的資源為主體，拓展網絡檔案信息資源和虛擬館藏發展；比傳統的紙質文件具有更加便捷、高效的作用，通過建立鏈接等多種方式，可以實現跨系統、跨平臺、跨區域的檔案信息資源的加工和處理，實現檔案信息的集成度高；服務發展的方式和手段多種多樣，形式靈活，并獲得反饋的效果是及時的、準確的，可避免盲目的檔案信息服務。

（三）轉變觀念

特殊載體檔案是時代發展的結果。更換檔案載體，尤其是特殊載體的不斷產生和應用，為檔案工作的持續發展和新技術的應用提供了前提和保障。在這樣的背景下，檔案工作者必須轉變觀念，建立管理和服務理念，在新型載體檔案不斷產生時，主動掌握好收集、管理理論和技能。面對新型載體的不斷增多，檔案人員要建立兩個觀念：第一，隨著科學技術的發展和特殊的載體的普及，特殊載體已經逐漸變得和紙質載體一樣普通，該載體將成為檔案工作的主要對象；其次，檔案人員要建立檔案信息管理和綜合思維，無論什么形式的檔案信息，應積極采用新的理論和方法，提高管理。

四、結論

在新的理念指導下，檔案工作者應積極把特殊載體檔案管理和服務看成自己工作的重要組成部分，在檔案管理規章制度的制定時，要把特殊檔案管理放在重要位置上。在歸檔制度中，規定特殊載體檔案的歸檔問題；在利用制度中，提供了特殊載體檔案不同的利用需要，等。在條件允許的情況下，應逐步把傳統載體檔案轉化成電子文件以數字形式存儲，并保存和利用檔案工，使得檔案工作前后銜接與連貫。

參考文獻：

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