淺談醫院臨床教學檔案管理

林芳+何婉文+朱原

[摘 要]臨床教學檔案是臨床教學管理和教學活動中形成的以文字、圖表、聲像、實物等為載體的極具保存價值的教學文件材料。然而作為醫院寶貴財富的教學檔案，其管理仍然存在諸多問題。

[關鍵詞]教學醫院；教學檔案；管理

臨床教學檔案作為各個臨床教研室教學內容、方法和經驗的真實記錄，是進行教學研究、教學改革、教學經驗交流與課程建設的物質基礎，是醫院進行教學評估的前提與依據，是衡量醫院教學質量與管理水平的重要標志[1]。因此，教學檔案的收集、歸檔和管理是每一個臨床教學醫院必須做好的工作。然而，由于醫院重視不足、規章制度不健全以及院校缺乏溝通等因素[2]的普遍影響，教學檔案管理成為醫院教學工作的難題。

1.教學檔案管理現狀

1.1教學檔案作為教學文件材料，內容繁多，不利于非專職人員管理

教學檔案作為教學文件材料，其包含內容過于繁瑣，不僅包括有關臨床教學的條例、法規和指導性文件，教學實習大綱、任課安排、帶教培訓講義、使用教材目錄、科室輪轉安排、實習計劃、考試成績統計、試卷分析報告、教學檢查材料，還包括帶教教師遴選工作的文件、護士繼續教育名冊、學分登記表、帶教教師業務檔案等[3]。對于非專職培訓管理人員，難以歸檔整理。

1.2教學檔案作為重要憑證，醫院對其管理仍不夠重視

臨床教學檔案是整個教學過程的真實寫照，是教學水平和教學質量的真實反映，是醫院教學職能的有形體現，其為教學經驗的總結及教學改革起到了重要的憑證作用。然而臨床醫生在承擔教學任務的同時還肩負著繁重的醫療、科研任務，往往重醫療記載，輕教學記載。對教學檔案工作重視不夠，認為只要完成教學任務即可，忽視檔案的正規化管理，教學檔案長期以來無專人管理，導致許多重要的教學資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學檔案的系統性。醫院作為醫療機構，院領導始終把如何提高醫療水平和醫療質量、改善服務態度和就醫條件作為醫院管理工作的重點和核心，對教學檔案管理認識不足，未引起足夠的重視[4]。

1.3教學檔案管理作為重要參考材料，缺乏完整的規章制度

臨床教學檔案記載了醫院教學活動的情況、成果、經驗和教訓。從教學評估、教學手段和方法到教學研究及改革等各方面的信息，可以作為提高教學質量和管理水平的科學依據和參考材料。而作為重要參考資料的教學檔案管理仍缺少完整的規章制度，沒有嚴格合理的考核辦法和檢查措施做保障，缺少統一的、科學的工作標準，造成了檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.4教學檔案建設作為高校醫學院校的建設重點，缺乏資源共享

高等醫學院校作為教學的花園，對教學檔案建設具有統一的要求，對教學檔案管理具有較高的水平，對教學檔案的靈活利用具有較深刻的見解。然而，醫學院校與醫院缺乏資源共享，導致醫院教學檔案管理水平相對滯后。此外，醫院各教學部門仍存在重視教學過程而忽略教學文件材料積累的現象，導致寶貴的教學資源白白喪失，使得教學水平的提高缺少模板信息[5]。

2.對臨床教學檔案管理的建議

2.1注重檔案意識培訓，為教學檔案管理打好基礎

增強領導的教學檔案意識，使他們認識到教學檔案是醫院重要的信息資源，教學檔案管理工作的好壞是醫院教學管理水平和文明程度的體現，是醫院教學管理工作的基礎。此外，檔案管理部門應積極做好宣傳工作，增強廣大帶教教師的檔案意識，并在其閱檔中提供方便，當好他們的參謀，使其在查檔中獲得收益，促使他們關心、參與檔案管理工作，主動完成檔案資料的移交、歸檔工作。最后，加強檔案利用工作的宣傳，引導醫院員工正確使用教學檔案，充分發揮教學檔案的功能，使之更好地為教學管理服務。

2.2培養專職教學檔案管理員，形成三級教學檔案管理制度

將各科室教學秘書送至各高等醫學院校進行教學檔案管理學習，培養各科教學秘書對教學檔案管理意識，加強醫院與高等醫學院校的溝通，學習高等院校教學檔案管理及建設經驗，為形成三級教學檔案管理制度奠定基礎。三級檔案管理制度是指由各科教學秘書負責按預先設定編號（如時間縮寫+科室編號+材料類型+工號）整理匯編該科室每月的各式教學材料，交于教學檔案室按科室按年整理，最終上交院級檔案管理部門保管。三級檔案管理制度有利于檔案的規范化管理，有利于明確責任分工，有利于檔案謬誤查責，為后期實現教學檔案電子化奠定物質基礎。

2.3建立健全規章制度，充分調動各級管理員的工作積極性

制訂醫院教學檔案歸檔范圍及管理制度、檔案員崗位職責、醫院檔案工作實施細則、檔案管理評分獎懲細則等制度是做好教學檔案工作的保障。醫院檔案室應明確各級各類人員的任務和職責，把歸檔工作納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，并作為醫院考核教學質量和管理水平的標準之一。定期檢查教學檔案管理工作，主動接受檔案管理業務部門的指導，使教學檔案管理工作更加合理；教學管理部門應積極解決教學檔案管理的人員、經費和設備等問題，保證教學檔案建設和管理的質量，使教學檔案的管理制度化、正規化。

2.4加快電子檔案普及步伐，為教學檔案管理提供便利

隨著計算機數字化、電子化、網絡化管理方法的推進和檔案管理的信息化建設，不少醫院已建立電子檔案管理系統對臨床教學檔案進行管理，在準確、快速、完整提供教學檔案服務的同時，節約了勞動量和時間[6]。如能加快電子檔案普及步伐，不僅可以使得檔案管理更加規范，而且可以在節省時間、人力的基礎上保證教學檔案管理的便捷性，讓醫務人員有更多的時間、精力服務于病患。

3.討論

臨床教學檔案的完整性、準確性、系統性、規范性建設與管理為教研教改的開展及教學質量的可持續提高奠定了循證基礎。高水平的教學檔案建設是學校高質量教學管理的必然內在要求，是衡量醫院教學質量、學術水平、管理水平的重要尺度。臨床教學檔案作為教學文件材料，其意義重大，然而其管理制度仍不夠完善。加強醫院教學檔案管理建設，對臨床醫院意義重大。

參考文獻：

[1]熊衛云，李燕.加強教學檔案管理為醫院臨床教學管理服務[J].蘭臺世界，2011（S1）：93-94.

[2]栗蘊.附屬醫院臨床教學檔案管理探討[J].衛生軟科學，2011（05）：307-309.

[3]方淳.淺談新時期做好醫院臨床教學檔案的規范化管理工作[J].衛生職業教育，2011（10）：46-47.

[4]杜鴻，梁萍.做好附屬醫院教學檔案管理工作的思考[J].醫院管理論壇，2010（06）：42-44.

[5]栗蘊，方旭，李慈.附屬醫院臨床教學檔案管理體系的建立與實踐[J].云南醫藥，2012（04）：396-397.

[6]李慈，栗蘊.浩瀚-機關檔案管理系統在附屬醫院臨床教學檔案管理中的實踐與探討[J].云南醫藥，2013（03）：258-260.

作者簡介：林芳，廣東省汕頭市，佛山市第五人民醫院，助理館員，研究方向：檔案管理；何婉文，籍貫：廣東省佛山市，佛山市第五人民醫院，科員，研究方向：科研教學；朱原，江西省贛州市，佛山市第五人民醫院，科員，研究方向：科研教學。