淺析事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題

趙汀

[摘 要]隨著電子計算機技術的普及及網絡技術的廣泛應用，會計電算化已成為當今事業單位會計管理工作的主流，由此也產生了電算化會計檔案。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下會計檔案管理的特點，剖析了目前會計電算化現實工作中會計檔案管理存在的問題，提出一系列基于電算化的事業單位會計檔案管理新問題的解決方案。

[關鍵詞]電算化；會計檔案管理；事業單位

事業單位單位會計檔案是記錄和反映自身經濟業務的會計核算專業資料，具有重要的經濟意義和法律意義。事業單位電算化會計系統改變了傳統的會計檔案物質載體，使事業單位會計所提供的檔案信息以全新的面目出現，事業單位會計檔案的內涵和外延都發生了深刻的變化，會計檔案的內容、載體、生成、傳輸、保管呈現出新的特點，這需要我們不斷深入研究與總結，加強對事業單位電算化會計檔案的管理。

一、事業單位會計電算化檔案的特點

隨著會計電算化事業的不斷發展，各單位在實行電算化以后，產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據和文件，財務人員的日常工作也需要在計算機上來完成，從而給會計檔案賦予了許多新的特點。與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有以下特點：

1.會計檔案存儲的范圍和載體擴大了

除傳統概念上的會計檔案外，原手工制作的會計憑證、會計賬薄和會計報表等傳統意義上的會計檔案，則由計算機會計系統通過打印機規范打印保存或采用磁盤、光盤等磁性存儲介質來保存。這就要求實行會計電算化核算的事業單位不僅要有電子數據，而且要保存打印輸出紙張的會計檔案，從而使得電算化會計檔案擁有雙重的會計檔案載體。

2.會計檔案保管的要求更高了

傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。其受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存當很容易遭到破壞。為了便于利用計算機進行查詢，及在電算化系統出現故障時進行恢復，存有會計信息的磁性介質及其他介質都應作為會計檔案進行保存，直至其會計信息到保管期限為止。此外，會計電算化系統全套方檔資料，如存儲有程序的介質、用戶操作手冊等資料亦應視同會計檔案保管，保管期應截至該系統停止使用，且用該系統備份在磁介質及其他介質的會計檔案已達到保管期限。[1]

3.會計檔案的保密要求提高了

由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，因此在技術上對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡。一旦被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”；再加上會計數據的高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀事業單位重要的數據。相對于手工會計系統而言，利用計算機舞弊和犯罪的發現難度則更大，它所造成的危害和損失也更大。[2]由于事業單位從事任務的特殊性決定了事業單位會計檔案與一般的會計檔案相比具有保密性要求高、管理要求嚴等特點，這就要求事業單位會計檔案管理相應地加強保密性管理。

二、事業單位電算化會計檔案管理存在的主要問題

1.電算化會計檔案管理制度有待完善

實現會計電算化后，會計檔案的內容增多了，對環境的要求也高了，而很多事業單位卻沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化。如電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等，因此會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

2.輸出的紙質會計檔案達不到規定的保管期限

目前許多事業單位因考慮采用激光打印機所負擔的成本較高，往往較多采用針式打印機打印憑證、賬表等有關會計檔案資料。這些通過色帶打印的會計檔案資料很容易褪色，一般情況下，針式打印機打印的紙質檔案資料在七八年后大多會字跡不清，若不及時采取措施保存這些電算化會計檔案，后果不堪設想。[3]

3.管理人員對電算化會計檔案認識不清晰，素質待進一步提高

許多單位的檔案管理部門對會計檔案的認識仍局限于傳統意義上的會計檔案概念，對電算化會計檔案的組成內容不甚了解，對電算化會計檔案的管理缺乏經驗，造成會計檔案和其他會計文檔資料不能及時歸檔，致使會計檔案既不安全也不完整。有些財會人員知識老化，業務能力不強，對計算機操作與維護不熟練，不能及時進行數據備份和檔案資料的整理，使電算化會計信息檔案的安全性難以達到要求。

4.會計電算化軟件安全保密性薄弱，達不到工作要求。

在多數軟件中，數據往往完全暴露在所有用戶的面前，只要具備簡單數據庫知識的人很容易隨意查詢、修改數據。許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有完全記錄下來，出現問題無法追究責任。同時，許多安全措施并未配置齊全，特別是硬件自身安全性能低，而硬件的安全問題直接影響會計應用系統軟件的正常運用。另外，還有操作人員和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。

三、加強電算化會計檔案管理的具體措施

1.完善電算化下會計檔案管理各項制度

建立電算化會計檔案保管制度，加強會計電子檔案管理，保證會計信息系統的數據資料及時存檔。制定符合本單位電算化檔案管理的具體辦法，對電算化會計檔案的保管方式、保管條件以及電算化會計檔案保管人員的工作職責應做出明確的規定，并按要求嚴格執行，形成有效的約束機制。

2.完善硬件設施建設

有條件的事業單位要提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為打印紙質會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業務需要的財務軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如聯入互聯網，注意進行定期的維護，避免會計檔案泄密或被人為惡意修改。

3.加強會計檔案工作隊伍的建設，完善人員配置

電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關，隨著電腦操作系統不斷更新換代，財務管理和會計電算化應用軟件也不斷升級，會計檔案不斷技術化、知識化和信息化，所以必須相應增加專業人才，對檔案管理人員進行有關檔案法規、檔案專業知識、會計電算化知識等方面的培訓學習，并組織相關的交流研討活動，使檔案管理人員既有豐富的會計業務知識和檔案管理專業知識，又精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化，為提供更有效的會計信息打好基礎。

4.加強數據的保護與保密

建立電算化會計檔案定期備份制度，電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

建立財務軟件內的會計檔案管理多用戶分權限調用制度，對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據.可較大范圍共享；涉及事業單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

參考文獻：

[1]趙宗健.汪浩.張嵐.行政事業性單位電算化會計檔案管理改進的構想[J].財會研究.2004（9）：24-25

[2]凌紅蕾.電算化會計檔案管理研究[J].山西財經大學學報.2004，34（1）：149-150

[3]劉斌.簡論電算化會計檔案的管理[J].河南社會科學.2007，15（6）：95-96