淺談如何加強檔案規范化管理

劉淑娥

[摘 要]做好規范化檔案管理工作，對于實現本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠的影響。那么，如何加強檔案規范化管理，提高檔案管理工作水平呢？我認為，應要從四個方面著手。

[關鍵詞]檔案管理水平；檔案意識；工作能力；硬件建設；制度規范

單位的檔案記載著從創立到發展過程中的優秀成果，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實物等等，對研究本單位的工作提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。做好規范化檔案管理工作，對于實現本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

那么，如何加強檔案規范化管理，提高檔案管理工作水平呢？筆者認為，要從以下四個方面著手：

一、要牢固樹立檔案意識

何謂檔案意識？簡單地說，檔案意識就是對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的基礎和保證。檔案意識主要涵括兩方面內容：既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。這兩方面結合起來才是完整的檔案意識，缺一不可。

檔案工作事關全局、影響深遠。檔案管理工作者必須具有較強政治意識、大局意識、責任意識和紀律意識。檔案工作是默默無聞的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好檔案工作就要求我們每個檔案工作者要具有“五種精神”：埋頭苦干、任勞任怨的“老黃?！本?；兢兢業業、忠于職守的公仆精神；精益求精、一絲不茍的工匠精神；勇于進取、不斷創新的開拓精神；淡泊名利、默默奉獻精神；同時要過得了“五苦”關：頂的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得過“艱苦”，做到“待名利用平常心，視富貴如云煙”。

二、要重視提高工作能力

俗話說的好“在其位，謀其事”。隨著科技的進步、時代的變遷，特別是信息化電子技術的運用使人類進入了知識經濟時代，社會方方面面發生了重大變化。作為最深刻、最系統記錄時代變遷的檔案工作也必然隨著社會的發展而發展。各層次檔案室的應運而生，多門類檔案資料的不斷出現，現代化管理手段的逐步運用，給檔案工作的發展帶來了勃勃生機，同時也對檔案管理工作人員提出了新的挑戰和要求。

提高檔案工作能力，首先要熟悉單位性質、作用、職能，熟練掌握檔案專業知識。比如要做好醫院檔案管理，就要熟悉掌握衛生專業知識、文教衛生工作文件；要做好財政檔案工作，就要具有一定的會計、財政理論知識，這樣才能合理分類整理各門類檔案、及時為查檔者找到所需的檔案，實現檔案的有效價值。其次要掌握文件歸檔和編研方法。整理歸檔文件應根據檔案工作有關要求，堅持“以我為主”、“保持歷史聯系”的歸檔原則，統籌兼顧單位工作特點，進行分類、整理、編號、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴格做到分類科學，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。再次要健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時通過檢索工具快捷地調出來，所以編制檢索目錄時應考慮周到、細化、便于查找利用。比如在編制專題目錄時，要有效維護全宗內的專題檢索工具的完整性。編制時不受案卷、年度、保管期限的限制，應把同一主題內容所涉及的目錄統一起來，分項目設置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、要加強檔案室硬件設施建設。

常言道“巧婦難為無米之炊”。保管檔案離不開使用方便、節省空間、管理規范的硬件設備，一個單位檔案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套設施建設上就可以管中窺豹略見一斑。

合格的檔案庫房檔案室對溫度、溫度、防火、防風都有嚴格的要求。一般情況下，一個單位的檔案室不像檔案館進行獨立建筑，大多都是在一幢辦公樓中設定幾間辦公室作為檔案室，主要包括檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術室（主要用來放置服務器、存儲設備等，由于有的服務器噪音比較大，在房間安排時應考慮獨立，其余的因素暫且不談）、檔案庫房4間。檔案柜、電腦、空調、保濕器等硬件配套設施必不可少。

在我單位創建4A級檔案管理工作中，上級檔案驗收部門在實地檢查時，重點抽查了歸檔材料、翻看了各類臺賬、參觀了榮譽室，細致詢問了各創建單位硬件建設、業務建設、開發利用等方面的具體工作情況，并對創建工作進行了現場點評及指導，大大提高了檔案管理工作水平。

四、要實行制度化規范管理。

沒有規矩不成方圓。檔案管理工作是一項嚴謹、細致、繁瑣的工作。為規范檔案管理工作，國家頒布了《檔案法》，高校開設了檔案管理學科，對存檔、護檔、用檔等作出嚴格的界定。實行檔案管理工作的制度化規范管理，就必須嚴格貫徹執行好《檔案法》，避免違法、犯法行為的發生。

首先要加強檔案工作的法律意識?！稒n案法》是國家最高立法機關制定的關于國家管理檔案的一項重要法律，每個社會組織、機關單位和公民都必須受其制約。檔案意識薄弱，就談不上遵法、守法。因此，加強全社會的檔案管理法律意識，勢在必行、立業之基。其次要嚴格執紀，真正做到有法可依違法必究?！稒n案法》的頒布與實施，使檔案事業的發展有了法律依據和保障，標志著我國檔案事業進入了法制建設的軌道，它對于推動依法治檔，依法保障檔案事業與國民經濟和社會進步協調發展，將發揮重要作用。因此，執行好《檔案法》就要真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究。再次要立足實際，建立完善檔案管理工作實施細則。通過加強檔案法、檔案知識的宣傳，加強檔案工作人員的崗位培訓，完善檔案管理工作相關規章制度，并將各類檔案管理規定、檔案室制度上墻，真正使檔案管理工作真正做到合法合理、符合實際，最終達到促進檔案管理工作整體水平的目的。