檔案信息化管理的創新思路和方法

王靜

[摘 要]伴隨著我國信息化進程的不斷深化，我國人事制度的改革工作也在不斷的深入，對檔案的操作頻率越來越高，對檔案的管理要求也逐步的提升，借助互聯網和計算機技術，未來終會形成不同形式存在的電子文件組成的信息化管理。本文將針對現在的檔案信息化管理情況給出自己的創新思路與管理方法。

[關鍵詞]檔案信息化；管理思路

一、檔案信息化管理的起源與現狀

1.檔案信息化管理的起源

想要針對檔案信息化管理給出合理的建議，就需要先知道檔案信息化管理的來龍去脈，在上個世紀，全球掀起了經濟全球化以及社會信息化的運動，這不但促進了人類社會的發展，也改變了人們的日常生活，深入到了人們身邊的每一個角落。結合實際情況，我國也開始了檔案信息化管理的進程，它以計算機技術、網絡技術、數據庫技術等多項新技術作為基礎，逐步的將原有的紙質檔案向數字化檔案方向轉移。

以新技術升級檔案管理方式，這是一種嚴峻的挑戰，如果沒有可以支撐改革的完善的檔案管理方案以及相對應的基礎設施，那么不但會致使檔案管理工作不能正常運作，而且在面對信息數字化戰略挑戰時也會喪失先機，因而在國家的大力引導下，檔案信息化管理的理論與實現都逐步的展開了。

2.檔案信息化管理的現狀

在1996年，我國的國家檔案局便將電子文件研究項目加入到了科技計劃中，1998年完成了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》的起草。作為我國最早建立的數字檔案館，深圳市數字檔案館在2005年通過審批后開始了其建設過程。

雖然我國關于檔案信息化的研究工作已經開展了許多年，但是應該看到現在的檔案信息化仍然有著種種問題，仍然步履蹣跚。因此我國曾舉辦過相關的報告會，意將學習發達國家的檔案信息化管理工作，雖然取得了很多的成果，但是總體上看，檔案信息化管理仍然任重而道遠。

二、當前信息化檔案管理的不足

1.檔案信息化在建設過程中缺乏總體布局

我國大范圍的檔案信息化并沒有展開，有一個很重要的技術問題，那就是數字化技術的不足，這很大程度上限制了檔案信息化的發展，因為此問題的干擾，使得各地檔案數字化建設參差不齊，國家也沒有一個明確的規劃，這使得我國的檔案信息化備受阻礙。

2.標準化程度不足

我國各個省市的檔案信息化管理往往是不一而同，明顯的缺乏一個統一的標準，做不到規范化的檔案信息化管理。造成的后果就是每個檔案管理單位都會根據自己的情況進行相應的系統定制，但是這種系統定制的應用范圍過于狹小，每當遇到新的問題就需要進行一次調整，但是不同單位遇到的問題也不同，持續下去只能讓檔案信息化管理系統局限在有限的范圍使用。

3.管理人員對于信息化掌握程度仍然欠缺

現在大多數的檔案管理部門中的檔案管理人員的計算機水平以及互聯網水平都較低，大多數人只能應對一些簡單的操作，對于復雜的情況則力有不逮，自然也不能針對現在的檔案信息化管理做出什么優化和研發，難以更加深入的發揮檔案信息化管理帶來的優勢。

三、針對不足提出的應對策略

1.上收權限，建立以省為單位的開放式管理系統

現在的人才流動非常的頻繁，如果每個單位都有自己的獨特的檔案信息化管理辦法的話，那么各種接口的不統一會給人們帶來很大的不便，也不利于以后的系統的擴展，所以，最好是從單位手里上收一定權限，讓“單位人”向“社會人”轉化，以此為目標建立一個社會化的檔案信息化管理系統。

新的運作模式可以參考現有的較好的檔案管理模式，比如教育部的學歷管理網。由政府統一建立一個平臺，以唯一的身份證號作為ID，如果下屬區域覺得范圍有些大的話，可以參考程序員中的軟件開發系統，可以在平臺上添加過濾器的方式完成檔案的分類處理。

這樣做的好處是各個單位的檔案管理方法統一了，方便了檔案的管理，這種社會化的管理方法也可以大大的減少單位的檔案管理壓力，降低了對管理人員的要求，特別的是，許多業務可以由個人登錄這個平臺進行辦理，無論對辦理者還是單位都是雙贏的。

2.統一建立可分享的數據庫

檔案的本質就是數據，由于許多原因，許多單位的檔案管理系統并不兼容，而數據是一切的根源，想要整合檔案信息化管理系統，就需要從數據這個根本上整合，這樣一是可以避免大量的數據冗余，提高了數據的利用效率，二是數據結構會更加的合理，可擴展余地大，能夠為以后的檔案信息化管理系統的發展打下一個好的基礎。

具體的辦法是可以將數據類別分開整理，如姓名、身份證號等必須的一些字段分為一部分，然后根據內容分為一部分，最后依據某些特定的定制數據再分一部分。配合上面提到的開發式管理系統，添加過濾器后對于數據的管理將更加的高效，能夠讓數據與操作更好的融合為一個整體，提升整個系統的工作效率。

另一個好處是這種統一的管理模式將減少數據被攻擊的可能，能夠更加有效的保證數據的安全性，單位將不再保留數據，也就避免了由于單位的計算機安全水平不足而引發的檔案安全問題了。

3.統一檔案信息化管理系統服務模式

現在的檔案信息化管理系統的模式是不唯一的，有的使用的是B/S服務模式，而有的用的卻是C/S模式，這兩種模式針對的情形是不同的。C/S模式是客戶端-服務器形式的，數據是存放在自己的服務器上，然后通過客戶端進行操作，這種方式有著很大的弊端，非常的不利于以后的升級、整合。而B/S是現在非常有前途的方式，它是通過瀏覽器的方式對數據進行操作，現在的互聯網技術以及計算機技術已經足夠支撐這種操作方式了，特別是最近興起的云概念更是為其提供了一個美好的前景。

另外上面提到的兩點方法都是需要C/S模式配合的，統一的管理界面也方便相關人員的學習與操作，不會因為更換環境而從新學習。

總而言之，將本文中提到的三點思路整合，并付諸實踐，就可以得到一個高效、安全、方便的檔案信息化管理系統了。

參考文獻：

[1]張虹，姬瑞環.檔案管理基礎[M].中國人民大學出版社，2005.

[2]李洪蘭.檔案信息化人才隊伍建設芻議[J].檔案.2010，（02）.