淺談檔案管理行業的現狀與分析

呂輝

摘要：本文提出了檔案管理的重要性，探討了檔案管理的現狀以及存在的問題?，并提出了個人的見解。

關鍵詞：檔案管理；現狀；分析

中圖分類號：K206文獻標識碼： A

隨著我國經濟建設的高速發展，目前我國的檔案管理情況也得到了較好的發展，檔案管理現代化的普及情況較為樂觀，目前已經具備了一定的水平。雖然我國的檔案管理現代化得到了較好較快的發展，但是由于我國經濟建設以及社會的發展速度較快，仍然有很多方面在進行檔案管理現代化的過程中因為經驗不足等問題出現一系列的問題，造成較大的隱患。文章就檔案管理現代化的現狀進行了分析，并且提出了個人見解。

一、檔案管理的重要性

1.促進企業科研技術發展

企業的發展離不開先進科技的支撐，這就要求廣大的企業職工在工作實踐中要不斷地進行先進技術的探索，利用現代化的科學技術為企業的發展服務?？萍夹畔⒌氖占芾?，開發利用科技檔案資源，將科研計劃管理與檔案管理相結合，挖掘科技檔案中實用的科技信息，使之成為科研立項、實施以及科研成果投入生產的重要依據。充分利用科技檔案，開發、推廣和應用科研成果，加快新產品研究的進度，通過對企業新產品研究成果的學術交流，逐步推進企業的科研技術水平。

2.促進企業生產效率提高

人事檔案是企業檔案管理的組成部分，專業性很強，也是評價和衡量企業員工工作效率的重要依據。作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。人事檔案資料信息的利用率高、時間性、實用率強，必須在短時間內做好收集、整理、登記、分類、貯存和檔案的利用等工作，利用好人事檔案，有助于企業根據人才的不同特點，合理的使用人才，把員工在工作中形成的信息資料進行全面系統的收集和分析，及時準確的向企業決策者提供有價值的人事信息。為企業領導加強企業管理，進一步總結提高企業管理水平提供可靠依據，在提高企業生產效率方面起到至關重要的作用。

3.促進企業生產設備管理

生產設備管理直接關系到企業效益，完善的企業生產設備檔案為企業全面、準確地了解設備購置使用情況提供了可靠的技術憑證，也為設備的正常運轉提供了保障。設備檔案在大型儀器的引進和維護中能起到不可低估的作用。充分利用設備檔案考查，了解設備使用頻率及使用壽命，為購置新的生產設備提供及時、準確的信息，避免生產資源浪費，是提高企業生產效益的重要途徑。

二、檔案管理現狀及存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

2.各類別檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得各類檔案交接工作前后脫節，出現檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致檔案的不完整。

4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對各類別檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是檔案管理人員基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

5.檔案管理人員對各類檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致檔案材料不全或缺失。

6.檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱各類別檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

三、檔案管理工作提出以下幾點思考及對策

1.觀念創新,使檔案在服務中發揮經濟效益(1)要管好檔案、用好檔案, 首先要熟悉檔案。隨著星星的產業結構逐步調整、 優化,整體的技術含量也在不斷提高,生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應轉變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關技術人員,深入生產車間,熟悉了解生產經營工藝流程,弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”(2)要確立檔案是資產的觀念,在企業無論是科技、還是文書、聲像、 會計檔案,都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累,是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例,從設計試制到品牌的創立,無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發展到現在年產值幾十億元的規模,其創業的經驗、歷程,是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產,它除了具有企業無形資產的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。認識到檔案是資產以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產,就會下決心做好檔案工作。

2.要講究檔案利用服務工作的藝術性。利用者在利用檔案的過程中所產生的一系列心理活動，有積極的一面，也有消極的一面，檔案服務工作者在適應利用者的積極心理和引導利用者的消極心理轉化的過程中，有一個服務的技巧問題，也就是說，要針對利用者的心理活動，注意服務工作的藝術性。①應講究檔案利用服務場所布置的藝術性。檔案利用服務場所是檔案館為利用者提供的工作環境，環境氛圍的好壞直接關系到利用者的心理情緒。

所以服務場所布置的整齊、美觀、莊重大方；閱覽桌椅的安排應整齊、寬敞、高度適宜； 檢索工具與參考資料柜等設備放置的合理、有序，便于查找室內要經常保持清潔、充足的光照和良好的通風條件必要的制度等在寫法和張貼上應給利用者以親切感，如“吸煙請到休息室”等?？傊?，要調動一切手段，為利用者創造一個和諧、優美、安靜和適宜調卷、專心查閱和研究的寬松環境，使利用者得到一種整潔、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感覺。

3.建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、 轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因， 登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、 腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

4.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中， 檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整， 充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

5.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作， 利用多種渠道向群眾宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

6.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、 檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。

7.要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中,企業各自的檔案是獨有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術,如各種設計資料、 圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業造成無法挽回的損失。

四、結語

總之，檔案管理工作是一項光榮而艱巨的任務，檔案管理工作系統的構建也是一件復雜的工程。對此，我們應該在不斷的工作中發現檔案管理中存在的問題，發現問題，解決問題，最后使檔案管理工作不斷完善。

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