新經濟形勢下的電力檔案管理創新分析

竇玉新

【摘要】隨著我們國家社會主義現代化建設在不斷的發展，科學技術水平也在不斷的提高。作為人類知識的一種介質，檔案信息的開發與利用對推動知識經濟的進程有巨大作用。作為電力工程建設的重要依據和必要保障，電力檔案的管理工作對電力企業的運營至關重要。在新的經濟形勢下，科技時代的到來和各種管理的信息化，使電力檔案的管理出現了許多新的變化。本文針對電力檔案管理在新經濟形勢下出現的問題進行分析，對如何加強工程檔案管理工作的創新提出了建議。

【關鍵詞】新經濟形勢;電力檔案;管理創新

中圖分類號： F407 文獻標識碼： A

前言：我們國家的電力工程在飛速發展，作為電力工程建設的原始記錄和真實反映，電力檔案主要包括項目提出、路勘、選址、勘察設計、可研、土地、林地、水保、環保、礦壓、地質災害、各類合同、施工圖紙、竣工資料、設計變更、變更設計，設備、特種設備、隱蔽工程、實驗資料、工程開工報告、竣工報告等形成的以圖像、文件、錄像以及電子介質等等為主要形式的檔案資料。這些檔案為電力企業運營和發展提供了重要依據，為該企業底得了市場竟爭的主動權。而隨著社會的發展和科技的進步，檔案界也出現了新的變革，如電子檔案的廣泛應用，各種數據庫的建立，檔案管理的現代化、信息化等。電力檔案的管理也不例外，應時代的新要求，它出現了許多新變化，也是對其之前模式的一種變革。

一、新形勢下檔案管理創新的重要性

隨著現代化企業制度的建立與推行，電力工業的不斷改革和發展為電力檔案工作提供了新的契機，也提出了更高的要求。電力檔案是電力工業發展歷史的真實記錄，電力檔案包含的信息容量伴隨著中國電力工業的飛速發展和進步變得越

來越豐富，也越來越龐大，社會認識和發現了電力檔案的巨大利用價值。對電力檔案資源進行及時有效地管理和科學利用，能夠為電力工業的決策提供及時高效、科學準確的系統性的資料支撐。電力檔案工作目前的狀況無法適應電力工業飛速發展的需要，在這種形勢下，電力檔案工作要適應電力工業發展的需要，就必須轉變思想扭轉現狀，實現電力檔案管理現代化。

二、電力檔案管理存在的問題

1.領導者缺乏對檔案管理工作的重視

在電力企業中，不重視檔案管理工作的現象仍然存在，一些上層管理者并沒有意識到檔案的獨特價值，沒有樹立“檔案效益”的意識，仍然將檔案看作單純的擺設。因此，管理檔案工作人員的安排也十分隨意，這種現象在電力企業中并不少見。這樣的檔案管理必然存在著極大的隱患，無法給企業帶來其應有的價值。不準確、不規范的檔案管理工作對于企業來說是一個定時炸彈，是電力企業長期發展的一個極大阻礙。

2.檔案收集重文字、輕聲像

以檔案保存的形式為劃分依據，檔案可以分為紙質檔案、電子檔案和實物檔案。電子檔案具有調閱方便、儲存量大的優點，可以片各類聲像資料進行良好的記錄。而在對有關電力工程的項目進行資料收集和整理時，由于思維定式和傳統模式的影響，工作人員收集的材料更多的是文字形式，而忽略了對聲像資料的及時采集。除了主觀因素外，也有部分客觀因素，如硬件設施不到位，沒有配備相關的錄音機、攝像機、照相機，刻錄機、掃描儀甚至計算機的更新滯后等?？傊?，沒有聲像資料的檔案是不完整的，是死板的。因為聲像資料較好地彌補了文字資料存在的不足，使檔案變得生動形象，具有紀實性。

3.信息化程度不高

自動化辦套技術的提高使電子檔案的生成和管理被提上日程。但是，在實際工作中，電力檔案的信息化程度還有待提高，紙質檔案在檔案中仍占相當大的比例，如大量的專題圖、設計圖、地形圖等。而相關管理系統如CAD或CAM的運用還不完善，相關技術培訓比較滯后，現代檔案人才引進不到位等，都使得電力檔案的數字化、現代化程度較低。

4.檔案人員素質不高

由于人們普遍認為檔案管理工作僅僅是對資料進行簡單的收集和分類存放，因此部分電力企業的檔案管理人員并不是專業人員。檔案管理人員的觀念陳舊，服務意識淡薄，檔案工作的進行沒有活力，檔案人員收集檔案被動，致使檔案內容不全面。一般各個管理部門都不會主動歸檔，這就需要檔案管理人員主動去收集檔案資料，保障檔案的完整性。為了適應檔案信息化的發展需要，檔案管理人員要熟悉掌握計算機技術和檔案業務，這樣才能科學化的管理檔案。

5.檔案管理工作的資金投入不足

由于很多電力企業對檔案管理工作的重視程度不高，導致資金投入不足，具體表現在對檔案管理設備的投入不足、檔案管理工作者的薪資水平低。資金投入不高就無法引進先進的檔案管理設備，檔案管理工作就無法進行創新。從事檔案管理工作的員工待遇不高，就無法調動其工作積極性，檔案管理工作的效率就無法保證。于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的,沒有取得什么顯著的研究成果。

三、加強電力檔案管理工作創新的措施

1.提高檔案人員的素質

提高檔案管理人員的素質是做好檔案管理工作的前提，檔案人員素質的高低直接影響工作效率和質量。一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養;具備一定工作能力、文字表達能力和責任心。面對電力建設和信息高速公路的飛速發展，電力檔案隊伍中還需一批現代化信息管理技術方面的人才。因此檔案管理人員不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡技術，成為信息和知識的導航員。目前電力檔案隊伍中整體素質普遙不高，無法適應高速發展的計算機工作環境。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，這與檔

2.加強檔案管理理念與管理手段的創新

新形勢下，要保證企業檔案的完整性、安全性和高效性。這就要求檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發展觀和工作態度，正確的掌握和應用現代科學的理論、方法、技術，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，改變過去的管理水平和管理手段的落后，建立健全新型的檔案管理模式。在檔案整理和程序上刪繁就簡，整理內容化難為易。使檔案人員從繁雜的整理工作中解放出來，用更多的精力進行檔案信息的編研、開發和利用。不斷的完善服務手段，用創新服務來滿足檔案管理的需要。加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量，使的檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務化、多樣化、現代化和信息化來滿足檔案管理水平提升全方位的需求。

3.提高對檔案管理工作的重視程度

只有提高對檔案管理工作的重視程度，才能使檔案管理工作煥然一新。①由于檔案管理工作的重要意義和巨大經濟效益還沒有得到廣泛的認同，因此應當定期舉行檔案管理培訓工作，對檔案管理工作的重要意義進行講解，加大對檔案創新工作的宣傳力度。②要加大對檔案管理工作的資金投入，引進先進的檔案管理系統，提高檔案管理員工的待遇水平，使檔案管理員工能夠積極參與檔案管理工作，從根本上提高檔案管理工作的創新水平。

4.開發檔案價值，提高利用率

目前檔案的自身價值尚未被完全開發，一般人認為檔案的價值就是在需要的時候可以進行資料查找。其實，大部分企業都沒有看到或者忽略了檔案的其他價值，對于管理的投入過多而缺少對檔案資源的利用和開發。而如今，電力企業增強了信息開發意識，把封閉性的檔案工作服務變為開放性，積極利用檔案的信息資源，打破了傳統的管理模式，提高了檔案的利用率。比如為了了解市場動向，把握企業的需求，搜索相關檔案，查找有用的資料，從而做好準備工作;在需要了解某個電力項目時，查看其企業之前相關的項目記錄，從檔案中獲得信息，為企業決策提供依據等。

在對檔案進行管理時應該豐富檔案的庫存。不僅要為利用者找信息，還要形成為檔案室找檔案的方式，建立雙向選擇、互利共贏的模式。在豐富檔案的“量”的基礎上，也要保證質量，實現兩個保證。為需要這些信息的人員提供多方面、全方位的服務，豐富的檔案資源必然會為他們節省時間和精力，讓其快捷地找到所需信息。不管是檔案層次、門類還是種別，都需大量的資料來補充和完備。

提高檔案的利用效率需要加強對檔案開發利用的宣傳。提高檔案的利用率關健在于多了解檔案對他們的有用之處，樹立利用檔案的意識，而其必經之道是宣傳。只有采用多種方式宣傳現代檔案資料，讓一體化的信息服務即檔案、圖書、情報、資料等為人所知，才能為人所用。最終，檔案才能吸引廣大利用者去查詢資料，才能拓寬檔案服務范圍，真正實現它的隱藏價值。

5.加強檔案的數字化建設

計算機網絡化和信息化為檔案管理帶來了很多便利，建立一個從圖、文、影、像等多方面展現的一體化檔案數據庫，能夠實現方便快捷的檢索和查看檔案信息。此外，還要對計算機軟件和硬件加強建設，實現電力系統內部的網絡化、信息化，達到資源共享、信息傳遞、檔案利用的最理想狀態。

提高檔案數字化的建設水平離不開對數字化基本工作的管理。在管理的過程中，不能忽視受損檔案的修復工作，并且要及時更新并補充材料，定期對檔案進行檢查。實現檔案的數字化必須建立健全相關標準和規范，只有建立統一的標準，才能使檔案數字化工作更加規范，才能保證檔案管理工作與時俱進。

四、結束語

總之，社會的發展對檔案工作提出了新要求，開啟和完善新的檔案管理系統已迫在眉睫。電力檔案管理是電力系統管理工作的重要組成部分，因此，不僅要加強電力檔案管理工作的創新，同時還要注重培養檔案管理人員的綜合素質，不斷提高檔案管理的現代化水平。

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