當前城建檔案管理存在的主要問題及對策解析

孫彩霞

摘要：伴隨著社會的快速發展，城市化進程的不斷加快，城市建設腳步的加快也給我們從事城建檔案管理的工作人員帶來了一些思考。如今，城建檔案管理工作中的問題日漸凸顯，我們在關注城建工作發展的同時也關注一下城建檔案管理工作，因為城建檔案管理工作是一個城市規劃和建設的歷史記錄，是以后進行城市建設和規劃的重要依據。本文分析了當前城建檔案管理存在的主要問題，并提出了相應對策。

關鍵詞： 城建檔案 管理問題 對策

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

前言

城建檔案是社會發展的產物， 是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據，但隨著時代的進步， 技術的發展，城建檔案工作開始面臨一些新的情況和問題。因此， 加強城建檔案工作， 對于了解城市建設歷史， 掌握城建全貌， 總結城棗規律， 科學管理和改造城市， 加快城市現代化建設， 促進城市經濟、科學、全面、迅速發展，都具有十分重大的現實意義和深遠的歷史意義。

一、城建檔案管理主要問題

城建即城市建設，它是城市管理的重要組成部門，是以城市規劃為依據并服務于城市的發展運行。而城建檔案管理，即是對用于城市建設的相關檔案的管理。這種檔案記錄的工作是我們國家的管理方式之一，它記錄的方面很多，涉及城市建設的方方面面，內容龐雜。然而，現在的城建檔案管理的狀況不佳，存在著很多問題。

一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設單位、施工單位、監理單位在工程建設過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進行檔案預驗收和檔案竣工驗收。二是應付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規定加蓋竣工圖章，不按規定標注各種數據和設計變更，以復印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節省費用，不按規定作各種器材試驗，不報、虛報試驗資料，導致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。三是不歸檔。在工作實踐中有些建設單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報送工程竣工檔案的現象在各城市都大量存在。這種違法行為產生的原因一是建設單位檔案意識不強，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣，而且放在本單位查閱起來還比較方便；二是因工程檔案編制嚴重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執法體制還不完善，執法隊伍還處于初級階段，機構的設置和運作、人員的落實管理、執法的標準和操作都有待進一步探索和完善，以致城建檔案的執法工作不能落到實處。

二、解決以上問題的措施

1、建立城建專業知識的檔案管理隊伍

由于城建檔案管理的特殊性，更需要具有檔案管理和城市建設雙重知識的城建檔案管理人員，這樣才能加速城建檔案管理的現代化進程。由于城建檔案的專業性極強，因此具有對于一般公文檔案的處理能力是遠遠不夠的，必須具有城建專業知識。顯然，這是目前我們城建檔案行業的弱點，我們的檔案管理人員的專業素質還不是很高，尤其是管理人員對于城建專業知識的掌握遠遠不夠，因此對于現有的管理人員的專業知識培訓就顯得更加重要。加大對從業人員的專業知識和檔案管理知識的培訓力度是必須的，也是勢在必行的。這是城建檔案管理工作順利進行的保證。由于城建工作的專業化程度較高，因此必須有專業的技術人員負責對城建檔案從業人員進行知識培訓，對城建工作的專業的門類、專業技術、專業常識等作較為全面的講解。此外，還可以通過各種崗前培訓，長期的專業知識培訓等方式解決這一長期困擾城建檔案管理工作的難題。

2、完善城建檔案管理制度

要轉變目前城建檔案管理上的被動局面，必須不斷健全和完善制度，依法管理。一是規范程序。建設單位在城市建設工程招標過程中，標書中要納入城建檔案的相關條目，在簽訂工程合同時，也應有相應的要求。二是建立檔案臨檢制度。即由建設行政主管部門牽頭，城建檔案館（室）等部門參加，對建設單位在建工程進行臨時檢查，指出建設、施工單位存在的問題，并下發整改通知書。三是建立檔案聯絡員制度。建設、施工單位應設立城建檔案聯絡員，定期與城建檔案部門聯系，以便明確責任，推進工作。

3、加強城建檔案業務指導

城建檔案館（室）要主動協助建設、施工單位做好建設工程檔案的收集、管理工作，認真履行相應的行政管理職責，改善工作方法，主動上門指導和服務，深入施工現場，實行工程全過程跟蹤指導，幫助他們建立檔案，掌握工程檔案進展情況，超前指導，幫助解決工作中的重要問題。同時還應經常舉辦檔案管理業務培訓班。講解檔案法律法規，城建檔案收集、整理、歸檔以及城建檔案的接收內容、接收要求、移交程序等。

4、加強檔案執法，把好檔案驗收關

加強檔案法治化建設, 認真執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，并結合新形勢、新情況，完善城建檔案行政執法機制，加大城建檔案行政執法檢查力度，把好工程檔案專項驗收關,對不合格的檔案堅決按照有關規定,提出要求進行整改，對不按規定收集、整理和移交建設工程檔案的單位,嚴格按規定進行查處,真正把城建檔案事業納入法制化軌道。

5、推進城建檔案工作的規范化和標準化

相近文件材料的重復與立卷組合的無序是阻礙城建檔案工作實現規范化、標準化的最大障礙。實現城建檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現城建檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌?的立卷歸檔原則，也就是歸檔的文件資料要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。其要求我們在實際工作中，在嚴格執行國家檔案管理的各項規章制度及要求的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

結束語

總之，城建檔案管理是一筆寶貴的資源財富，它真實記錄著城市發展的點點歷程，對于城市的可持續發展非常重要。我國城市建設檔案管理中還存在很多的問題，深入分析這些問題是我們優化我國城市建設檔案管理工作的前提。我們應該積極響應我國“十二五”規劃，做好城市建設檔案管理，為建設更美、更富強的城市做好準備。

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