淺談檔案資料管理存在的問題和對策

金薇

摘要：檔案是國家、社會組織、機構和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、聲像、圖像及其他形式的原始記錄。之所以說檔案具有憑證作用，主要原因就在于其原始性強，具有其他資料不可替代的功能和作用。檔案管理是一個專業性、保密性、政策性都很強的工作，對于各級管理部門來說，充分認識到檔案管理的重要性顯得尤為必要。檔案管理工作對我們國家企事業單位和機關單位的制度和健康發展有著極其重要的作用，特別是對一個單位的科學化管理和發展進步有著十分重要的作用。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

關鍵詞：檔案管理；問題；措施

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

引言

檔案對于處于紛繁社會關系中的我們來說是十分重要的，因此作為檔案管理人員的我們要充分運用專業技能來管理好檔案，將這項工作做好。檔案的管理工作并不只是將檔案進行簡單的分類、存檔，而是一項復雜而且繁重的工作，要想真正做好這項工作并不是一件簡單的事。這要求檔案工作人員不僅要有專業技能，而且還要不斷地積累經驗，采取更加有效的手段來提高檔案管理效率。如何有效提高檔案管理效率是一項長期的課題，所以，我們應該對此問題加以重視。

一、檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作不僅是本職工作的需要，也是單位發展和進步的需要。檔案管理工作是整個單位和部門工作的一部分，是衡量人員的工作效率和工作質量、見證歷史足跡、維護歷史真實面貌不可缺少的，也是評價一個人的工作業績和基本素質必不可少的?？茖W規范的管理檔案也不僅是檔案工作發展的需要，更重要的是可以為單位的決策者提供工作業績和科學發展的第一手資料，進行科學分析和制定長遠規劃發展前景的重要依據。特別是對企業里來說，可以為管理者和經營者的決策提供準確資料，為經營決策提供支持性證據，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實基礎。在當前經營形勢十分嚴峻的條件下，充分發現發揮檔案管理工作的功能效應，擴大其社會價值和效能，更新觀念，創新意識，創新思維，勇敢探索，提高檔案管理手段，真實、全面地反映單位整體發展狀況則顯得尤為重要。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位整體形象、促使企業在市場經濟中發揮更大的競爭力具有重要意義。

二、檔案管理工作存在的問題

1、重視程度不足

目前國家對檔案的重視已經越來越強，但是對于一些地方和單位，對檔案的重視程度仍然不夠，認為檔案工作不能夠產生直接的經濟效益，在推動經濟發展中不夠重要，所以對檔案管理工作不夠重視。具體表現在對一些文獻資料保存不夠及時，大多認為整理檔案是一件很麻煩很費時費力的事情，對很多檔案資料的留存和保護也不夠。這些都對檔案資料的保存，檔案建設和發展產生著不良的營銷。

2、現代化的檔案管理人才缺乏

檔案管理現代化的前提是人才現代化。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。

3、檔案利用度不夠

在現在的檔案管理工作中，檔案大多只是保存，而疏于利用。很多檔案館都不對公眾開放，即使開放，也都是在小范圍的開放，公眾想要查詢利用檔案資料還比較困難，檔案成為一種死的資源，而不能發揮其應有的價值和作用。對于檔案來說，其最大的價值在于能夠用過去的記錄為現代的生活提供幫助，但是利用度不高使得檔案的價值不能夠充分發揮。

三、提高檔案管理的措施

1、提高對檔案管理工作的重視程度

對于一個單位來說，要提高領導層對檔案管理工作的重視度，要建立檔案管理的工作機構，由專人負責檔案管理。對于檔案管理部門，要強化檔案管理工作者的使命感和責任感，保證檔案管理不疏漏、不遺忘，使整個工作規范化、科學化、制度化、標準化。檔案管理工作涉及面廣、任務量大，檔案管理工作必須堅持各部門共同協調，共同促進檔案管理工作的開展。要樹立人人參與的理念，在平時的工作和學習中，有意識的留存檔案，積極配合檔案人員的工作。

2、提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作的進步和發展必要要求有一支與之相適應的管理隊伍，加強檔案工作的管理，必須要加強檔案從業人員的教育，進一步提升檔案管理人員的素質。一方面檔案管理工作人員要有較強的業務素質，熟悉檔案管理的相關知識和技能，能夠運用現代化的檔案管理手段對檔案進行規范化的管理，另一方面檔案管理工作者必須要有較強的事業心和工作責任心，能夠全身心的投入所從事的檔案管理工作。此外，檔案管理工作是一項具有保密意識的工作，檔案管理工作者必須樹立較強的整治意識和大局意識，確保檔案管理工作符合國家有關規定，保證工作中不出紕漏。

3、提高檔案管理的利用度

檔案的價值在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，讓檔案能夠最大限度地發揮其應有的價值，產生相應的社會效益和經濟效益。對于檔案管理工作來說，要能夠從海量的檔案資料里篩選出對現在社會發展有價值的東西，要能夠推動社會進一步的發展。一方面要擴大檔案資料對公眾的開放程度，方便公眾去檔案管查閱相關的資料。另一方面要注重檔案資料和現實的結合，對一些非保密信息進行公開，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。

4、利用現代化技術，科學整理檔案

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類， 因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

5、檔案管理手段應該更新

隨著科技的發展，計算機技術在各行各業的運用也越來越普遍。計算機技術正在改變著諸多傳統的工作方式，對于檔案管理這項工作也是如此：將文本紙質檔案與電子檔案進行對接，使檔案管理工作者改觀了傳統而低效率的繁瑣工作，代以數字化檔案存儲，使檔案成為重要的數字化資源。將多媒體技術和數據庫運用到提升檔案管理工作中來，建立電子資源數據庫，使檔案工作者能夠更加方便地進行檔案管理，提高工作效率。

結束語

提高檔案管理工作效率是一項長期而艱巨的工作，我們在實際的工作中要積累經驗，要不斷地采取各種積極的措施，以有效提高檔案管理效率，充分發揮出檔案管理工作的重要作用，使得檔案管理能夠更好地為大眾、為社會服務。

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