企業檔案管理的現狀及對策分析

董妮娜

摘要：企業檔案是企業生產經營活動中最原始的記錄，它真實的反映了企業的發歷程，涵蓋了大量的科技和信息資源，為企業領導的決策提供可靠的依據，推動著企業經濟的快速發展。本文首先分析了企業檔案管理的重要性，然后歸納了企業檔案管理的現狀，最后詳細闡述了企業檔案管理的對策。

關鍵詞：檔案管理；企業；信息化；培訓；編研

中圖分類號：C29文獻標識碼： A

一、企業檔案管理的重要性分析

企業檔案是其各項信息的重要載體，是企業的主要信息源，因此，檔案管理工作具有較強的專業性、政策性和機密性。企業的管理部門要充分意識到檔案管理工作的重要意義，切實做到管好檔案，用好檔案。

一方面，科學的檔案管理能夠讓企業的經營發展成果能夠更加廣泛地受到社會各界的認可，奠定企業未來與他人的合作基礎。1另一方面，高效的檔案管理還能夠幫助企業管理層及時了解企業經營管理的整體狀況，一旦發現問題，能夠迅速調整經營策略，有利于企業在市場中保持競爭優勢。

由此可見，在任何一家企業中，為了信息使用的順暢，建立科學、便捷的檔案管理制度具有十分重要的現實意義。簡單來說，加強檔案管理，也就是要在檔案工作中認真解決實際遇到的困難，給予檔案工作多方面的支持。

二、企業檔案管理的現狀分析

（一）領導重視不夠，檔案意識不強

有的企業領導對檔案工作重視不夠，只顧抓生產、創效益，只重視投資項目建設完工的工程實體或設備實體的實物形態資產，卻忽略了檔案實體包括電子載體在內的知識信息形態資產。認為檔案管理不能給單位帶來效益，只是花錢不掙錢，忽視了檔案管理工作，致使整個企業檔案意識不強，檔案管理不規范。當有突發問題出現時，企業領導才臨時“抱佛腳”，開始過問檔案工作。

（二）缺乏專業培訓

檔案管理工作在企業里是個邊緣工種，不受企業的重視，工作待遇低。管理人員大多數是“半路出家”的非專業人員，更談不上專業水平了。再者，檔案人員參加業務學習和培訓的機會也不多，檔案管理水平得不到提高，直接影響了企業檔案的內容質量和案卷質量。2

（三）企業檔案管理的信息化建設滯后

很多企業在檔案管理系統上，已歸檔的檔案，只能檢索到目錄，沒有相應的電子文件，不能即時為生產一線員工提供快捷的服務。

（四）生產檔案管理薄弱

生產使用的設備經過一段時間的運行后，需要進行設備檢修維護。有些檔案部門都是生產部門交什么就存什么，缺乏主動參與精神。

一是大型企業生產裝置在購置和替換新型設備時，或者較大的機組和重要設備在收集時都會引起各方面的重要，但是，一些小型設備由于體積小、價格低、安裝簡單，對隨機文件的收集就顯得不重視，往往這部分資料缺失是最多的，這為設備往后的維護保養和生產裝置的安全運行埋下隱患。

二是設備檢修所產生的文件，在檢修結束后歸檔不及時，不規范。

三是對特殊設備檔案缺乏了解。如壓力容器具有“高溫、高壓、易燃、易爆”的特點，而起重設備具有“高空、重型機械”等特點，是企業安全生產的關鍵設備。壓力容器和起重設備使用稍有不慎，就有可能造成巨大的損失，嚴重的可能會損害人員生命或造成環境污染。但是，有些檔案人員只具備收集、歸檔、保管的知識，對特種設備檔案的了解有限，遇到設備檢修時無法提供及時、有效的特種設備資料，為檢修現場提供服務。

三、企業檔案管理的對策

（一）重視檔案管理工作

隨著產權制度改革的不斷深化，強化檔案資料的收集和保存已經成為了檔案管理部門的一項核心工作。企業唯有掌握了大量的原始資料，才能夠切實保護法人和廣大股東的利益。企業中的每一個員工都應該有意識地保護企業的知識產權利益，養成主動上交檔案并及時歸檔的習慣。對于一些拖延檔案上交時間的部門或個人，企業應當制定明確的制度來進行懲處，不能姑息。

（二）加強教育培訓，推進隊伍素質的提升

檔案工作要應對層出不窮的新問題、新技術，不僅決定與檔案人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的自身知識的補充與更新程度。因此，必須采取積極措施，多途徑、多層次培養人才，抓好知識更新。

1、檔案管理人員要樹立終身學習的思想

檔案人員要立足崗位，注重自學，把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高檔案專業理論知識的層次，運用新理論、新技術來改進和指導檔案工作，以適應工作發展的需要。檔案專業理論學習，現代管理技術的培養，不是一朝一夕一蹴而就的，是一個長期學習不斷積累的過程，因而倡導終身學習，建立檔案管理人員的可持續學習機制十分必要。

2、加強現有檔案人員的繼續教育

人的智力、素質是不能引進的，關鍵是教育。通過提升學歷層次教育、在職教育、崗位技能培訓和上崗資格培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑。針對工作中存在的某一方面的問題，請有關專家或經驗豐富專業人士做短期培訓和現場指導等，對提升綜合素質大有裨益。

（三）加快室藏檔案的信息化建設

1、配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備

檔案管理系統的開發應用及完善，可通過檔案管理系統軟件的操作進行全員培訓及推廣，逐步建立檔案信息化管理。

2、檔案全文數字化工作

對各職能部門每年移交的大量檔案資料，要求電子檔案和紙質檔案一同移交歸檔，實行“雙套制”管理模式，檔案人員在整理檔案的同時，也一同整理相對應的電子文件，把檔案的電子信息資料也一同上傳到檔案管理系統中。

3、檔案信息的安全性

檔案人員應加強檔案信息的安全與保密意識。檔案部門在文件儲存時要先注意貯存的服務器必須要與外界網絡斷開，并將文件加密，同時配合完善的權限管理制度，要有電子檔案的操作過程記錄，以便日后追蹤及調查。檔案系統服務器機房要加上密碼銷作為主要的門禁系統管理，只有信息業務負責人才有權進入。用硬盤脫機備份整套檔案管理系統中的電子數據，存放在異地。即使當電子檔案貯存的場所及媒介被自然災害破壞時，還有備份的檔案數據，以恢復正常的工作。

（四）加強設備檢修檔案的收集工作

檔案人員要深入設備開箱、檢修現場，協助、指導科技文件的整理工作，才能保證設備檔案的完整、齊全。由于設備檢修現場的施工人員所處的環境和工作性質，只會利用科技文件，在檢修完成后，往往以設備成功運轉為最終目的，對整理、移交等檔案管理業務要求不了解，檔案人員應積極主動地開展工作，對各施工部門的兼職檔案人員宣傳在檢修過程中應注意哪些資料需要歸檔，并協調科技文件管理問題，把檔案管理工作由被動轉為主動服務。

（五）加強檔案的編研工作

1、加強檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全、完整

在平時的工作中，注意收集企業在生產活動中形成的各式各樣的文件材料，發現缺漏，及時提醒相關部門及時找齊移交。3

2、編制多種檢索工具，提高查找效率

我們不僅要整理保好文件，也要熟悉業務，多打印一些索引、目錄，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案人員摸清庫存，全面掌握檔案的情況，才有利用開展編研工作。

3、發揮檔案人員的優勢，積極開展檔案加工利用

檔案人員對本企業的庫存檔案比較熟悉，要挖掘利用價值高的檔案信息，以專題形式，對檔案信息進行研究、分析，客觀的把檔案信息以文字形式描述出來，為企業的發展提供有效的依據。

參考文獻

[1]張斌.對我國企業檔案管理困惑的思考[J]. 北京檔案. 2007(02)

[2]葛海源. 論股份制企業檔案管理的方法與思考[J]. 商場現代化. 2010(34)

[3]井毅. 加強企業檔案的綜合管理[J]. 黑龍江檔案. 2010(02)