新時期文書工作存在的問題及解決措施

岳燕嶺

摘要：在新的歷史時期之下，必須提高文書工作的管理水平，確保工作達到系統、完整與準確的要求，更好地服務于各單位。因此，不斷優化當前文書工作也是新時期我國各行各業發展的必然選擇與需求。

關鍵詞：新時期 文書工作 問題 解決措施

中圖分類號：C931文獻標識碼： A

前言

文書工作是現代企業管理過程中一項不可缺少的重要工作，它對于提升企業管理實效，提高文秘工作效率，對外樹立良好形象具有重要作用。企業文書工作質量的高低和反應速度的快慢，既體現一個企業工作面貌和工作作風，又直接影響企業的工作效率和質量。企業的檔案管理工作來源于文書工作，檔案管理是由文書工作轉化而來的。文書工作是檔案管理工作的起點，文書工作的精細化水平、態度是否嚴謹、專業化、知識化水平高低對檔案管理工作的質量具有決定性作用。

一、文書處理工作的重要性

1、文書工作關系到黨和國家的生命

文書工作是一項政治性很強的工作，在中國，黨和國家的各項方針、政策大都是以公文的形式下達的，而文書就是對這些文書進行管理和處理。特別是在一些關于黨和國家的機密文件、絕密文件的處理上，文書如果稍有疏忽，造成文件的丟失或內容的外泄，那給黨和國家帶來的損失將是不可估量的。所以，文書工作是保守組織、乃至黨和國家秘密的重要環節。

2、文書工作會直接影響到一個組織的工作效率

文書工作是提高組織工作效率的重要環節，文書工作就是通過文件及時、迅速、準確的收發、登記、分送、擬辦、保管等具體步驟來進行，從而起到承上啟下、協調左右、溝通信息， 提高工作效率的做用。文書工作是組織正常運轉的重要保證，文書工作如果能高速、準確、有效地運轉，就能促進提高組織的工作效率；反之，則將對提高組織的工作效率起到消極作用。由此可以看出，文書工作做得怎樣會對整個組織內部的運行狀況和工作效率起到重要的影響。

3、文書工作會直接影響到領導決策的正確與否

文書工作不但是組織正常運行的重要保證，也是領導進行正確決策的重要保障。因為它不僅僅是收集、整理和撰寫各種文書材料，做好會議記錄這么簡單， 同時，文書材料還會作為領導的層決策時的重要的信息參考。所以，它要求文書在進行文書工作的時候必須要準確、周密、嚴謹，只有這樣才能保證信息的準確、及時、有效。而領導在進行決策的時候才能擁有最準確和詳盡的信息資源作為基礎，從而保證決策的正確性，避免錯誤的決策。

4、文書工作是檔案管理的基礎

文書工作對規范性的要求十分嚴格，文書工作一個非常明顯的特點就是對每一道程序如何進行都有明確的規定。文書工作與檔案管理工作有著密切的聯系，從文件的收集到立卷歸檔都與檔案工作有著直接的關系。檔案管理工作同樣要求嚴謹、規范和準確。文書人員每年都會將有保存價值的文件歸類整理后保存起來，以便于日后的檢索和利用。所以，檔案管理工作與文書工作密不可分，檔案管理工作是在文書工作的基礎上進行的，如果文書工作的質量高，那么檔案管理工作也就能夠做得更好。

二、目前文書工作存在的問題

1、有的部門對文書工作認識不夠

文書工作是一項政治性、事務性、執行性很強的工作，并具有瑣碎和繁雜的特點。其主要內容包括文件的收發、登記、傳閱，文件的擬寫、印制、立卷、歸檔及各種會議、重大活動的記錄和整理等。從文件的傳閱過程看，它是聯系決策部門和具體執行部門的紐帶，從各項活動記錄和案卷歸檔角度看，它是歷史的記載和資源開發的第一手材料?？梢哉f文書工作的價值體現在一項工作的各個環節，文書工作的重要性不容否認。但在現實工作中，有些部門常因各種原因拖延上級來文的處理，影響后續工作的開展；有的部門對已收文件不認真保管甚至丟失，不但影響具體工作，還影響文件按時歸檔，影響以后文件的查閱，使文書工作很被動。歸根結底是有些部門沒有把文書工作放在正確的位置上。文書工作是提高工作質量與效率的關鍵，是傳遞信息，存儲信息的基礎。忽視了文書工作，領導的意志傳達就缺少了重要渠道，各項任務的貫徹執行就會延緩，它的服務職能就不能有效的發揮。因此，各級部門都要對文書工作給以充分的認識和支持，更好地發揮文書工作參與政務和事務的職能。

2、文書人員的業務水平與時代發展不同步

文書工作是一項事務性、業務性很強的工作，隨著科技、信息化時代的來臨，對于文書工作的質量和效率有了更高要求。但目前很多文書工作方法落后于時代發展，在日復一日的文件收發、傳閱登記、文件打印、校對等繁瑣工作中不善于協調，不能按輕重緩急合理安排時間，產生懈怠情緒，疲于應付。新時期對文書人員提出了更高要求，需具備一定的文字能力，遵循規范的行文規則、格式進行文稿的擬寫、修改和校對，記錄會議內容，整理有關活動材料。但目前文書人員的文字水平還有很大差距，還需不斷學習鍛煉提高文字水平?？茖W、規范的文書檔案立卷，是新時期文書工作的一項重要改革內容，最大特點是運用文書檔案軟件實現計算機管理，要求文書人員將傳統立卷方法與現代文書立卷方法相結合，熟練運用計算機處理技術進行文書立卷管理工作，實現文書檔案的科學化、制度化、規范化。

三、針對當前狀況搖要采取的措施

1、加強文書人員的自身素質建設

（1）工作作風：文書工作要有嚴謹的作風,養成良好的工作習慣,具體說應具備以下四種工作作風;一要有雷厲風行的工作作風。文書工作的主要任務是處理文件,而每份文件都有很強的時效性,積壓一天,公文內容涉及的工作就要晚開展一天,這樣就有可能造成嚴重的政治影響或造成經濟上的重大損失,特別是當前已進人信息社會,事事都要求高效率、高質量、快節奏地完我們要把提高工作效率作為轉變工作作風的一個重要環節,真正養成雷厲風行的好習慣。文書工作比較繁雜,在日常工作中要分清輕重緩急,以及應注意的環節,做到有章可循,確保工作不誤時、不誤事、不拖拉,當日事當日畢。處理工作及事情要統籌考慮,做到嚴、細、周、實,不拖泥帶水。二要有腳踏實地的工作作風。文書工作的性質決定文書人員必須“守鋪”,有事無事常在崗,養成腳踏實地的習慣。要樹立勇于奉獻和甘當無名英雄的精神。這是文書人員應有的品德。工作一定要嚴肅認真、一絲不茍、任勞任怨、埋頭苦干,在平凡的工作崗位上為四化建設事業做出貢獻。三要有守口如瓶的工作作風，文書工作是機密性很強的工作,文書人員接觸和掌握大量的核心機密,嚴守保密紀律是文書人員必須做到的。所以要增強保密觀念,養成守口如瓶的好習慣,做到不該說的絕對不說,不該間的絕對不問,不該看的絕對不看,嚴格按規章制度辦事,確保黨和國家機密的安全。四要有熱情周到的工作作風。作為辦公部門的文書人員除了搞好文件收發等項工作外,還要接待許多外來辦事人員,態度好壞,將對一個機關的文明程度和精神風貌產生一定的影響。所以要注意職業道德,待人要講究方式,做到主動、熱情、有禮、不盛氣凌人,給人以賓至如歸的感覺。

（2）業務素質:信息化社會對低效的辦公手段提出了挑戰，停留在手工操作的文書處理方式已不能適應社會發展的需要。文書人員需要把現代信息技術和傳統的文書工作相結合，掌握一定的計算機和現代通信技術使用技能，例如傳真機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備的使用，利用計算機進行文字處理、收發文登錄和檢索、進行綜合統計、文書立卷、編制案卷目錄等，利用通訊設備和網絡進行遠距離的文件傳送，建立各類數據庫，并以此為領導和辦文人員提供資料服務。在當今信息技術時代，文書工作的信息化和網絡化會大大提高工作效率和質量。

2、提高各部門人員對文書工作的認識

文書工作不僅是文書人員的工作，各部門都在不同程度上接觸和參與文書工作，文書工作貫穿和滲透于各項工作，因此，搞好文書工作是全員的共同職貴。文書人員進行文件的收發登記、運轉及文書處理結束后的保管、整理、調閱過程，都需要各部門密切配合和執行，比如批辦文件不簽署意見、辦理過程拖拉、積壓文件、文件橫傳亂轉、辦理結束不留具體辦理結果、不及時歸檔等，都需要引起各級領導和經辦人員的高度重視，通過制定文書工作制度規范，建立崗位責任制，要求全員嚴格遵守，共同推進文書工作，使其更好地為各項工作服務。

結束語

總之，在現代化的發展中，文書工作也受到了越來越多人員的重視。只有在實際的文書工作中把握關鍵、留心重點，才能實現文書工作現代化的跨越，才能夠更好地服務于各個單位和部門，才能夠促進共同的成長。

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