基建工程檔案資料整理與管理研究

賈佩

摘 要：隨著高?；ü芾砉ぷ骷盎▽徲嫻ぷ鞯娜遮叿敝?，與此同時形成了大量的基建工程資料。如何對基建過程中形成的有關檔案進行制度化、規范化的管理并從中提取相關信息進行再分析與研究、產生更多價值以及通過檔案管理與應用研究對提高工作質量和工作效率有著重要意義，同時對于上述問題的深入研究已成為擺在當前廣大高?；üぷ髡呙媲暗闹匾n題。

關鍵詞：基建項目;工程檔案資料;整理與管理研究

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

基建檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監督,雖然對工程建設沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。

一、基建項目工程檔案資料整理與管理現狀總結

（一）基建工程檔案資料內容類別繁多、形成過程復雜，導致收集整理困難。

基建項目從立項到竣工驗收時間跨度長達多年，涉及的經辦人員和行政審批單位及業務實施單位眾多，期間形成的檔案資料種類繁多，品目繁雜。例如有項目立項資料（項目可行性研究報告、環境評詁報告、投資概算、項目立項審批文件等）、項目建設前期準備資料（選址方案規劃紅線圖、初步設計方案、初步地質勘察資料等）、建設項目前期實施資料（設計施工圖、施工圖審查文件、消防審查意見、建設工程規劃設計許可證、人防費、城市配套設施建設費稅支付資料等）、施工招投標資料、施工合同資料、設計變更資料、隱蔽記錄資料、現場簽證資料、市場材料設備調查資料、竣工結算資料等。如果一個基建項目案卷中再將相關法規、章程、機構管理文件制度、工作計劃總結等都資料裝入檔案，勢必造成一個工程項目的案卷，少則七八本，多則幾十本，加之經辦人員及機構調整給基建檔案的整理、收集、利用造成諸多不利因素。

（二）基建審計人員檔案整理收集管理專業知識欠缺及檔案重要性認識不全面，導致基建審計檔案資料整理欠齊全、欠規范。

1、按照《湖南省教育系統內部審計工作實施辦法》第三十三條 “被審計單位應在收到審計報告之日起三十個工作日內將審計決定執行情況和審計意見、建議的落實情況，以書面形式報告內部審計機構。審計報告經領導批準后，可在一定范圍內實行公告?！钡壳敖^大部分被審計單位未能按時報送審計意見、建議的落實情況，造成審計檔案無法按時歸檔。

2、在審計工作實踐中，目前還存在部分單位及個人對審計認識不夠，在提供材料時不愿簽名，蓋章，造成審計證據材料不完整。審計人員在審計項目完結后，未能及時對審計檔案進行整理，整理時未能按《審計檔案管理辦法》要求排列文件材料的順利，增加了審計檔案整理的手續，延長了審計檔案歸檔的時間，也增大了事后查閱審計檔案的難度。

二、高?；üこ虣n案管理所存在問題的歸因

（一）基建審計檔案管理人員因素

當前，我國高校審計部門普遍存在審計人員少、日常任務繁重的情況，這在客觀上造成了“重實施而輕檔案”的思維形成。這些反映在一些高校領導和基建審計工作的審計人員對于檔案工作不能很好地理解，只注重基礎設施項目的審計實施，產出結果只需要出具的審計報告、提出的審計意見及做出的審計決定，審計工作便結束了。忽略文檔的收集、整理和歸檔，甚至認為檔案整理工作就是整理了大量的原始憑證，是浪費時間和精力來做一個“證書原件”，而根本不把審計數據的整理歸檔提上議事日程。

另一方面，基建審計檔案管理職位對于基建工程、審計和情報學等方面知識均有一定的要求，具備以上知識技能或符合崗位設置需求的人員稀缺且培養周期長，這導致了高?；▽徲嫏n案管理人員大都是兼職且未接受系統的專門業務培訓。許多單位沒有專職的內部審計檔案管理人員，很多重要的審計工作數據存儲在個人手中，隨著時間的推移和人事變動，資料隨之散失；一些單位雖然有專職檔案工作人員，但并沒有經過專門培訓，業務不熟悉與文件歸檔范圍和標準不清，隨意性較大，資料收集不齊備。這些都導致了整理所得檔案無法妥善保管并難以查找、少有利用價值的現狀。

（二）基建工程檔案管理的技術因素

基建工程檔案管理的技術因素，筆者主要通過兩個層面來進行考量。

首先，關于基建工程檔案管理的理論研究還比較薄弱。利用中國知網（CNKI）的學術文獻網絡出版總庫，以主題為檢索途徑，以“審計檔案”為檢索詞，匹配方法為“精確”，得到檢索結果僅為553篇。盡管這并不能體現出全部數據，但是也可以從某種程度了解到，審計檔案的理論研究文章數量較少，而且研究深度也有待深入。若用“基建審計檔案”及相關詞匯進行檢索，僅僅只有一篇文章。這些審計檔案的文章，大部分是探討審計檔案的收集、整理等比較淺顯的若干問題，理論深度與廣度都有待提高。

其次，關于基建工程檔案管理的方式較為陳舊。盡管高校內部審計在職能或功能上不斷豐富，審計檔案的量與信息量也越來越大，但是，審計檔案管理如果仍舊停留在紙質的手工階段，這不僅是體現在效率上的低下，也體現在審計檔案的記錄范圍與記錄方法上的落后。

三、加強高?；üこ虣n案整理收集管理應用的建議

（一）提高基建工程檔案管理人員的認知水平

1、注重基建工程檔案管理人員知識面的拓寬。

基于上述表述，可以提出如下解決對策：首先，高校要大力培育專門知識人才。新思路、研究能力強、愛崗敬業的人員，可以提供源源不斷的人才和智力支持，這也是工程檔案管理工作可持續發展是實現的根本源泉。

其次，加強在職人員的培訓，處理好檔案工作與業務學習之間的關系。檔案管理人員要繼續加強學習，培養自己良好的理論基礎和基本技能的能力，尤其是跨學科學習。審計檔案管理人員通過培訓，促進更新他們的知識、拓寬視野、掌握先進的文件技術。此外，還要重視職業道德教育，努力提升檔案工作者的使命感和責任感。

再次，與時俱進、更新知識結構。檔案管理人員不僅要有檔案管理的專業知識，還要掌握計算機技術、充分利用網絡資源、不斷提高他們的創新能力。同時，要積極開展審計檔案管理經驗交流會，邀請專家進行業務指導，大力開展學術研究。

2、加強對基建工程檔案管理重要性的認知

加強工程檔案管理工作不僅僅是內容和方法的問題，更重要的是人的問題，工程檔案管理應采取以“人”為本的思路。要建立主審人員立卷負責制、審計項目與審計檔案同步完結制、按時按質按量定期歸檔制等檔案管理制度，制定合乎實際、能夠執行的審計文件質量激勵制度，豐富完善審計文件的質量問責制，加強審計文件規范工作的檢查、嚴格的審計文件質量檢查，對由于工作馬虎而導致文件的質量變差，并導致嚴重后果的人員，應該被追究責任。

（二）提高基建工程檔案管理的理論與技術水平

在學科重大理論與基礎理論研究方面，研究人員的匱乏與研究能力不高，是導致學科理論多年來沒有創新與突破的重要原因之一。同樣，很多時候工程檔案管理利用涉及到的具體問題要求管理人員具備除了專業素養外，還要具備其他方面的知識，如：建筑學、經濟學、政治學、情報學等等。此外，開展計算機管理檔案工作是大勢所趨，這對檔案的保管、利用其效率會越來越高。如果能把高校中理論研究工作者的優勢與基建部門檔案管理人員的實踐優勢結合起來，發揮“兩個優勢”，形成一門學科，不僅將對工程檔案管理的理論和實踐都會產生積極的影響與推動作用，也將為此類領域源源不斷地提供人才。

參考文獻：

[ 1 ] 科學技術檔案案卷構成的一般要求

[ 2 ] 建設工程文件歸檔整理規范

[ 3 ] 建設工程造價資料積累與運用