高職院校二級管理體制下教學秘書隊伍建設

劉紅梅

摘 要：就高職院校二級管理體制下如何做好教學秘書工作進行探討，分析二級管理體制下教學秘書的新的角色定位，提出加強教學秘書隊伍建設的建議如下：增強服務意識，充分發揮主觀能動性;加強學習，提高專業化水平;提高對教學秘書隊伍重要性的認識，建立健全機制;明確教學秘書的工作范圍，建立有效激勵機制，穩定教學秘書隊伍。

關鍵詞：高職院校;二級管理;教學秘書;角色定位

中圖分類號：G45 ? 文獻標志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2015）26-0117-02

隨著我國高等教育事業的發展，辦學規模的擴大，學科、專業方向分布不斷增多，統一的教務管理工作難以全面覆蓋，因此，國內高職院校開始實施二級管理模式，這是保證高職院校持續、健康、穩定發展的一項重要改革舉措。二級管理體制下，學院管理重心下移，權力逐漸下放到各（分院）系部，使得二級教學管理工作面臨著一系列新的問題與挑戰，尤其是作為二級學院（系部）的一線教學管理人員的教學秘書，更遇到了前所未有的壓力。在二級管理體制中，教學秘書的管理范圍擴大，教學管理工作增多，為此，現階段如何重新定位教學秘書的新角色，以及如何加強教學秘書隊伍建設是值得認真思考與探討的問題。

一、二級管理體制下高職院校教學秘書的新的角色定位及職能

（一）管理服務員

在二級管理的體制下，高職院校教學秘書的角色應從一個簡單的政策任務執行者轉變為一個制定各種教學文件和制度的管理者。教學秘書應能以教務處的文件規范為基礎，從系部實際情況出發，制定出切實有效的、科學規范的系部教學管理流程。在系部常規管理中，作為教學管理活動各個環節中最基層的管理者、實踐者、服務者和信息反饋者，教學秘書應協助領導管理好教學方面的常規事務。例如：對專業人才培養方案、專業發展規劃等文件的整理、分類、存檔;教師調課、補課等手續的辦理、教學資源的調配以及相關的考務安排;教師工作量、年終工作量的計算及上報以及畢業生相關事宜的安排等等。另外，在二級管理的體制下，作為系部教學管理工作窗口崗位的教學秘書，應逐漸轉變觀念，從單純管理向服務角色轉變，為院（系、部）領導、全系教職員工、學生、教學科研服好務，具體來講，就是要對教學管理的執行情況和教學質量評估的結果進行分析總結;對教師教學成果、科研成果、教材征訂、教師進修計劃進行整理、上報;對授課記錄、授課計劃、期末資料等的發送、收集等等。

（二）聯絡協調員

實施二級管理體制后，教學秘書的協調工作不再是單一地接受教務處的指令，而是成為與教務處和各教學單位之間的橋梁（比如下達教學任務會涉及各專業之間的協調，排課又涉及與教務處、其他行政部門和兄弟系部之間的協調），要在本系教研室之間、教師之間、學生之間進行溝通協調（比如教學活動、考試安排的協調等），且要在及時準確地為師生傳達學院的方針政策之余將師生對學院教學管理意見和建議反饋給院系領導，形成有效反饋機制。必要時教學秘書還需要主動聯絡企業、兄弟院校參與到專業建設、教學管理等工作中來，搜集有用的建議和意見，促進系部教學管理工作的健康良性發展。

（三）助手參謀員

在二級管理體制下，教學秘書除了要處理日常教學事務、執行教學計劃、院系領導的指示外，還應兼職做好有關科研、人事、信息、檔案、會務、兼職外聘教師管理等行政事務，推進教學改革的進一步深化，起草有關方案或文件，提供合理的建議與意見，以供領導作決策時參考。因為實行二級管理體制以后，各分院系部的領導和各教研室主任的責任加大了、擔子更重了。這就需要教學秘書除了要擔任助手參謀員的角色之外，還要發揮好督辦職能，及時督促相關教研室、專業教師，積極完成各項教學事務，把好審核關，必要時請示分管領導，以便及時完成上級部門布置的各項任務，提高工作效率。

在二級管理體制下，教學秘書的工作繁雜而瑣碎，但是不可或缺的。要發揮好其基層管理、服務、協調、參謀等職能，需要教學秘書具備極大的耐心、細心和責任心。通過教學秘書新的角色定位和基本職能，可看出教學秘書工作責任之重大，因此關注教學秘書的工作現狀，加強教學秘書隊伍建設，全面提升教學秘書隊伍工作水平具有重要的現實意義。

二、高職院校教學秘書的工作現狀

高職院校教學管理工作要科學高效、規范有序，就必然需要有一支高素質的、專業化的教學秘書隊伍。而傳統體制下的教學秘書在工作中卻存在一些問題。

（一）重視程度不夠，專業化程度不高，人員流動性大

在一些高職院校，由于思想觀念陳舊，對教育管理的重要性和科學性認識不足，有的人仍認為教務管理僅是一些簡單的事務性工作。因此在教學秘書的配備上，大多都是專業教師臨時頂替的，或者是某些高級人才的家屬等。其所學專業往往與從事的工作不相符合，也沒有經過專門的培訓進修，所以要熟練、高效地完成好教學秘書的工作，往往要經過一個較長的適應時期，而教學秘書在職稱職務晉升、學習培訓、考核評優、津貼待遇等問題上，比同等學力的教師機會少，這在某種程度上也挫傷了其工作積極性，從而造成人心浮動、隊伍不穩，一些高學歷、能力強的教學秘書便轉崗或跳崗，人員流動性較大。

（二）工作強度大，職責范圍不明確

教學管理應該是獨立于行政事務的一項工作。然而，多數高職院校對教學秘書工作職責范圍在其內容上都沒有明確規定，除了日常教學管理和督辦工作外，系部辦公用品管理、后勤服務、會務服務、接待、對外聯絡以及財務報銷等工作都是由教學秘書承擔。而院系領導及教師無論大事小情、職責范圍內外的事務（哪怕是教學場地或教學設備出現問題）都會第一時間找到教學秘書，所以處于學院各部門和各類人員的交叉點位置的教學秘書時常充當著“救火員”“話務員”或“跑腿”的角色，崗位職責很不明晰。

（三）職業倦怠表現明顯，創新意識欠缺

近年來，由于就業的壓力，越來越多高學歷的人才“被迫”加入了教學秘書的隊伍。而教學秘書工作的特殊性——輔助領導完成好教學相關工作，又使高學歷的人才心里感到一種很大的落差，在處理完成果不明顯又繁重復雜的常規性工作后，對其他工作幾乎是心有余而力不足，這往往會阻礙教學秘書的發展。比如職稱的評定要求必須要有科研成果，但很多教學秘書在處理完本職工作之余幾乎沒有足夠時間和精力認真做科研，所以漸漸開始感到前途渺茫。因此久而久之會使越來越多的教學秘書缺少對崗位的自豪感和成就感，身體和情緒上都產生疲憊感，有時甚至會導致自我忽視和懷疑，從而工作態度開始消極，對待工作沒有熱情，缺乏責任心，人際關系日益緊張，職業倦怠表現得十分明顯，更不可能有動力思考如何提高工作效率和創新工作方式了。

三、加強二級管理體制下高職院校教學秘書隊伍建設的措施

（一）增強服務意識，充分發揮主觀能動性

首先，對于教學秘書本身而言，應該樹立積極樂觀的工作態度，提高自我調適能力。學會在工作中找“樂趣”，享受在“服務”過程中得到的認同感和成就感。并制定一份適合自己的個人職業規劃，明確自己的職業目標。不能因為長期從事重復乏味的教學工作就失去奮斗方向。工作中要變“被動”為“主動”，主動與專業教師、學生溝通，了解他們的想法，搜集和反饋他們的建議和意見;尤其對不熟悉日常教學規范的外聘教師主動提供幫助，提前為他們講解學院的相關教學規范，或制定一份“致**院（系）外聘教師的一封信”，說明本系教師工作注意事項，再附上系上所有教學檔案模板，以確保外聘教師在日常教學中有據可依，降低教學環節出錯的可能性?！爸鲃臃铡币庾R樹立了，工作做起來就會更得心應手了。

（二）加強學習，提高專業化水平

二級管理體制對教學秘書的工作提出了新的挑戰，教學秘書只有努力加強自身的心理素質、道德品質以及文化素質等方面的修養，自覺學習管理學、秘書學等方面的知識，不斷提高寫作和口語表達能力、組織安排和協調溝通能力、人際交往能力、辦公軟件處理能力以及信息化管理能力，努力提升專業化知識和管理水平;創新工作觀念、工作方法，科學管理教學工作，才能對新形勢下的教學秘書工作游刃有余。此外，教學秘書在工作中還要善于總結和思考，比如有很多常規工作都具有周期性和重復性，是可以找到規律并提前準備好的。有計劃、按部就班地管理教學工作，不僅能增強教學秘書的主動性和工作熱情，還可以提高教學秘書的工作效率，促進院系工作順利開展。

（三）提高對教學秘書隊伍重要性的認識，建立健全機制

學院應多提供培訓機會，搭建交流平臺。各級領導應給予教學秘書足夠重視，充分認識到教學秘書崗位在二級管理體制中的重要性，在條件允許的情況下，可根據系部的專業數量、學生規模等情況按比例增加教學秘書的編制。一方面，可以將繁雜的教學管理工作進行合理的分工，緩解部分壓力，另一方面也有利于人員流動時的順利交接。老師和學生應該全力配合、支持教學秘書的工作。同時，院系應將教學秘書隊伍建設納入“教師隊伍”或“管理隊伍”建設規劃，提高他們在管理體系中的地位;提供教學秘書論壇、專題討論以及工作經驗交流會等平臺，讓教學秘書對工作過程中發現的小問題進行交流討論，找到問題的解決步驟和辦法，總結出一套科學有效的教學管理工作辦法。

（四）明確教學秘書的工作范圍，建立有效激勵機制，穩定教學秘書隊伍

二級管理體制實施后，院系要根據實際情況合理分工，制定教學秘書崗位職責，明確其工作內容和范圍，實行制度管人、機制管事，使教學秘書工作有章可循，增強教學秘書工作的操作性和替代性。這既有利于學院教學管理工作的規范化，又可以避免教學秘書人員更換時給院系部工作帶來不便的情況發生。另外，院系還應根據教學秘書的工作特點并結合實際情況建立合理有效的激勵機制、考核機制，獎懲分明，使其在工資待遇、職稱評定、職務晉升等方面都有明確的奮斗目標，以調動其工作積極性，從而穩定教學秘書的隊伍，保證教學管理的連續性。

總之，高職院校實施二級管理體制后，教學秘書在教學管理中的責任更大，地位更重，挑戰也更多。因此，組織上和教學秘書本身都應該轉變觀念，調整和創新工作方法和思路，力爭使教學管理工作在二級管理體制的新契機中邁上一個新臺階。

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