高校教學管理中教學秘書的作用和素質要求論述

陳勇

摘 要：在當前深化教育改革創新的環境下，高效秘書將發揮越來越重要的作用。高校教學秘書一直是教學和教學管理任務中的重要部分，其主要職責是處理院里、系里各項工作事務，全面保證教學秩序。本文將從高校教學中教學秘書的重要作用以及高效秘書應具備怎樣的素質兩方面進行闡述，希望可以對相關人員起到一定參考。

關鍵詞：教學管理；教學秘書；作用；素質要求

高校教學秘書是組成高校教學管理團隊的重要部分，雖然負責教學過程中最基層的管理，但卻是聯系師生及各部門之間的重要環節，可以說起著“承上啟下”的溝通作用。隨著教育的深化改革，高校對教學秘書提出了新的要求，高校秘書隨之迎來了新的機遇和挑戰。在這個信息飛速發展的時代，高校秘書必須具備適應發展的能力，不斷提高自身的素質和工作水平，這樣才能應對當下教育環境對高校發出的挑戰。

一、教學秘書的作用

（一）溝通協調作用

溝通是管理過程中最重要的部分，是人與人和諧共處的關鍵，只有做好溝通工作，才能達到有效的目的。高校秘書的核心工作內容就是溝通協調，發揮不同部門之間的橋梁作用，做信息的接收人和傳遞者。在實際工作中，高校秘書需要經常接觸的部門主要包括教務處、學生處、院系部門等，一方面，高校秘書要完成教務處、院系領導安排的工作任務；另一方面要協調好院系與校部機關和各部門之間的關系，以及院里和系里的關系。運用恰當有效的溝通方式，使各個部門、各個環節建立起彼此互信、共同合作、相互促進的和諧關系。同時，在溝通協調過程中，高校秘書必須時刻明確自己的工作地位，不能越權、不能跨界，也不能隨便干預其他事務，維護校、院、系整體的和諧環境。

（二）輔助領導的作用

教學秘書的輔助作用表現在幫助校（院）領導完成教學管理的工作，主要包含以下幾點：第一，制定教學大綱和建立教學計劃，安排學習課表并針對停課和缺課的情況做好協調工作，保證教學進度。第二，在教學大綱制定和落實后要做好檢查工作，按時完成教務處布置的任務。第三，安排并落實期末考的時間、教室以及監考老師等事宜。第四，組織開展講座活動，安排好時間、地點、參與人數等。第五，協調畢業生論文答辯的工作。第六，安排學生的實習工作。第七，定期開展教學座談會和研討會，并做好與會報告。第八，訂購教學所用教材。

（三）提升教學質量的作用

教學質量的高低始終都是教學管理的責任所在，所以在工作當中，教學秘書必須積極參與并協助領導進行教學督監督檢查工作，定期了解教學情況，完善和增強教學質量回饋過程的管理。

（四）教學信息的管理作用

在參與教學管理中，教學秘書通常都會編寫許多教學和教學管理用的文件或資料，且大部分都會做歸檔保存，以備日后參考使用。這些不斷積累下來的教學信息，對教學秩序的穩定發展有著重要的作用和意義。本身學校的教學主體即教師，就具有流動性，加之學校大部分教師和學生對相關教學政策、文件以及流程都不是很清楚，所以做好信息管理工作也非常重要。

二、教學秘書的素質要求

提高教學質量是教學管理中重要的目的，而提高教學質量的根本在于提高教學秘書的素質。想要發揮到教學秘書的真正作用，素質則變得尤為關鍵。

（一）思想素質要求

作為一名高校教學秘書，首先要明確自身的職責和工作性質，了解在高校管理團隊中自己所扮演的角色，明白自身所處位置在實際工作中才不會產生不必要的沖突。因此，高校教學秘書必須具備較高的思想覺悟。身處在高校教學工作的基層管理，教學秘書則需要有更高的責任心和更好的執行力，按時、認真完成上級安排的任務。高校教學秘書的工作內容比較豐富，非常具有計劃性，事務比較瑣碎細致，所以這要求高校教學秘書要有吃苦耐勞的敬業奉獻精神。當然，有時也會參與到實際的教學課程中，對學生進行講課授業。其次，由于高校教學秘書的工作性質不同，工作重所接觸的部門很多，參與的事情和參與的人員也比較廣，所以平時工作中產生的誤解、非議，甚至批評都是很難避免的。如果高校秘書不具備良好的個人修養，一般很難承受這樣的壓力。這也就對從事高校秘書的人員提出了要求，一定要不斷堅強自身修養，增強心理承受能力，提高業務水平，努力為高校管理做出奉獻，完善自我。

（二）工作水平要求

高校教學秘書的工作不同于其他，需要掌握不同的技能才能更好地實現崗位的職責。作為一名高校教學秘書，面對的是繁重且涉及面廣的工作，所以統籌各事務的能力是首要的，也是必要的。除了要了解各學期、各階段的工作任務之外，還要對下一階段的工作提前制定出計劃，做到心中有數。其次是協調合作能力，高校教學秘書會經常與教務處、學生處等不同部門交流，在交流溝通中就要從多方面考慮問題，妥善安排好部門工作。第三是溝通能力的要求，作為高校教學秘書，工作上應該多跟上級溝通，把整理好各種資料及時匯總并報告工作情況。第四是對現代化技術辦公的掌握，利用計算機完成工作各項事務，必然將大大提高工作效率，所以熟練地使用計算機也是提高工作質量的一種途徑。最后是表達水平的優劣，高校秘書除了要把內容整理成資料外，在溝通、協調、統籌等環節中，都會體現到表達的重要性。

結束語：

教學秘書在高校教學管理中起著越來越重要的作用，高校也對教學秘書提出了越來越高的要求。其實高校與教學秘書之間始終都存在著相輔相成的聯系，二者彼此共存。雙方應該為共同致力于打造一個高素質的教學秘書團隊而努力，為學校的教學質量提供更科學、更優質的服務。

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