高校教學秘書隊伍建設存在的問題及對策

林穎

摘 要：教學秘書是高校教學管理隊伍中的重要組成部分，為教學工作的順利開展提供了必要的服務與保障。本文就高校教學秘書工作中普遍存在的問題進行了初步分析，提出了如何提升教學秘書隊伍管理水平的對策和建議。

關鍵詞：教務管理；教學秘書；改革創新；科學管理

一、高校教學秘書隊伍建設的現狀和存在問題

（一）教學秘書崗位在實際工作中不受重視，心理壓力日漸增大。校院二級教學管理時代，教學秘書的工作繁雜又瑣碎。在工作過程中，既要完成日常的教學管理工作，又要處理好突發的教學事件。在工作原則上，既要考慮課程的要求，又要兼顧教師和學生的具體情況。一般的二級學院有幾百甚至上千學生，卻僅配備一至兩位教學秘書，為了配合正常教學進程，加班工作成為家常便飯，高強度的工作在引發身體疲憊的同時，也導致了心理上一系列的不適。通常表現為：“高校底層”崗位引發的自卑心理；繁雜工作出現的疲勞心理；容易出錯引起的焦慮心理；工作不被領導和教師理解造成的抑郁心理；缺乏職業晉升空間的迷茫心理；工資待遇和福利分配不合理導致的失衡心理；對比他人及其它部門而產生的落差心理，等等。這些不良情緒得不到及時的紓解和釋放，最終將導致種種職業病的產生，如個人心理強迫癥。在這種現狀下，教學秘書會對自身職業產生倦怠，責任認同感和工作效率大大降低，從而影響教學管理隊伍水平的提升。

（二）學科專業不對口，崗位職責不明確。目前，民辦高校對教學秘書崗位大多要求為本科學歷，學科專業與現實工作崗位不對口的現象比比皆是。然而部分學校依然忽視此現象，沒有制定一套完整、可持續的職員培訓方案。大多數的教學秘書面對教學管理這一新工作只能感到無所適從，只能在工作過程中摸索管理步驟，在工作經驗中積累管理方法，缺乏科學理論的引導，導致業務水平很難得到提高。

教學秘書從編制上屬于教學管理基層人員，應當有一定的管理權限。但在實際工作中，教學秘書通常是“有責無權”，職責權利無法統一，只是一味“做事”而沒有參與具體管理。在很多高校中，教學秘書同時兼任行政秘書或辦公室秘書。教學秘書每天要處理教學管理的相關工作，還要面對行政、科研、黨務方面的其它工作，甚至個別教師在生活中碰到種種難題也習慣于找教務秘書來解決。一直以來，人們將錯誤地教學秘書定位為“勤雜工”的形象。從職責方面看，教學秘書工作職能廣泛，可以獨當一面；從工作范圍看，教學秘書是一個多面手，能夠處理各類突發教學事件。這實際上造成了教學秘書表面上處處有權，其實是教務、行政、科研和黨務邊界模糊，職責不明的事實。[1]

（三）專業進步空間受限，職業生涯規劃不合理。教學秘書忙碌在教學管理的第一線，理應享有公平的福利待遇和職業發展空間。但事實并非如此，高校普遍重視教師隊伍的科研力量培養，卻忽視了教學秘書隊伍的建設。教學秘書終日埋頭于繁雜的事務，缺乏外出進修學習的機會和專業教學管理知識的培訓，沒有多余時間進行科學研究，導致了個人能力難以提升，其它職業潛力難以拓展。近年來，很多高校將教務員納入行政職員系列，教學秘書在職稱晉升、福利待遇等方面往往處于弱勢。教學秘書在實際工作中的付出與回報不成正比，除基本的薪酬之外，無其它津貼。一般高校也沒有針對教學秘書崗位實行崗位輪轉、職位提升等運行機制，從而造成了工作任務繁重和價值感渺茫的強烈反差，導致教學秘書工作積極性大大降低。

（四）過分注重規章式管理，教學管理水平落后。目前，大多數的院校存在教學管理規章制度不合理、教學管理秩序混亂、教學秘書水平不到位和教務系統落后等現象，形成“見公章不見人”，“重章程不重人”的現狀。教學秘書被束縛在規章制度下的條條框框里，辦事思路受阻，行事作風僵化，一些人在這種體制中慢慢也養成了“整理、管理為應付檢查”的懶散習慣。這種管理嚴重扭曲了教學管理的本性，難以滿足教學管理科學化、現代化的客觀要求。隨著高校辦學規模的擴大、專業設置的增多、師生數量增加，產生的教學文檔和教學數據也越來越龐大，學院教學人員配備不齊，僅靠少數一兩名教學秘書手工整理，工作量大且效率低。從而造成檔案資料大量流失。因此，教務管理走向規范化、信息化、網絡化的道路已經成為必然趨勢。

二、改善高校教學秘書工作現狀的幾點建議

（一）高度重視教學秘書管理工作，建立教學秘書崗位激勵機制。高校需要高度重視教學秘書的選撥和培養工作，把教學秘書隊伍建設納入到學校師資培養計劃中，改變主管教學領導和教師對教學秘書工作的認識，充分肯定教學秘書的工作地位，正確評價他們的業績。學校應制定切實可行的崗位獎勵機制和合理公平的考核制度，樹立公平競爭的工作理念，并營造尊重協作的氛圍和精神，探索科學管理的途徑與渠道。這樣的環境能降低因角色沖突帶來的不良情緒，調動教學秘書的工作積極性，提高教學管理隊伍的水平。

（二）強化教學秘書的業務水平和綜合素質，健全教學秘書崗位培訓制度。大多數情況下，擔任教學秘書崗位的人員與現實工作需要的專業不完全對口，崗位意識模糊。他們對教學秘書工作的定位、工作職責、工作技能和對所屬學院的專業的認識需要經過一系列系統專業的培訓，其工作技能才得以提高。首先，建立崗前培訓制度，讓新進職員能夠盡快進入角色，熟悉工作環境，領會工作要點，認同學校辦學理念和學院發展目標，幫助教學秘書確定自己的職業發展方向；其次，定期開展技能培訓，有利于教學秘書豐富教務管理知識，提升職業道德與文化素養；最后，不定期召開崗位心得交流會，教學秘書互相交流工作心得體會、分享工作經驗、、借鑒工作方法、啟發工作思維，開闊工作視野，不斷提高教學管理的業務水平，探索適合于所屬學院的教學管理模式。

（三）創造有利的科學研究環境，提升教學秘書職業進步空間。學校應鼓勵教學秘書積極參與學校的各級教學改革和科研項目，建立起以改革促進管理良性循環的基層教學管理體制；學校應為教學秘書的后續學歷教育提供更多的支持與幫助，選撥工作業績突出且科研能力較強的教學秘書攻讀研究生等高層次學歷，或進修相關教學管理學位；學校應給予教學秘書外出進修的機會，通過觀摩學習、研討交流、出訪考察等形式，更新教學管理知識與工作意識，讓他們關注前沿的教育教學動態和學習其他院校先進的教學管理經驗。

（四）建設完善而富有彈性的規章制度，盡快實現信息化系統管理。高校要積極探索建立二級教學管理體制模式，對原來高度集中的權利進行部分下移，明確定位學校教務處和二級學院的權責，適度的進行分級教學管理，建立嚴謹高效的教務管理制度，輔于教學管理監督評價機制，加強教務工作的制度化、規范化、流程化，形成以評促建，以評促改的管理模式。

作為數字化校園建設的一項重要工作，建立信息化、智能化的高校教務管理系統是高校發展的必然選擇?，F代化的教務管理系統利用先進的計算機技術，對教學活動中的各類環節和數據進行采集存儲、分析處理、集中合成，從而實現教務數據資源共享。在日常工作中，要注意對教學管理人員進行教務系統相關的培訓工作，將教務系統具體使用操作步驟進行教授與講解，用信息化的方式反饋和處理工作中的各類問題，使教務工作逐步走向無紙化辦公，同時，教務信息管理的對象是廣大師生，因此，要對教師和學生進行主動地引導和宣傳，從而使他們能夠積極主動地支持和配合教務管理信息系統的使用和推行，進而確保信息系統高效、正常地進行運轉。

結語：隨著高等院校的擴招與發展，教學秘書工作量不斷增大的同時，要充分認識其地位的重要性，結合“以人為本”原則，尊重教學秘書的人格，重視教學秘書的工作，提高教學秘書的地位，改善教學秘書的待遇，建立一支高素質的教學管理隊伍，才能穩定和提高教學秘書隊伍的整體水平。

參考文獻：

[1] 張海燕，劉麗華.高校教學秘書工作中存在的問題與對策[J].河北軟件職業技術學報.第10卷第2期.

[2] 鄭 婕.論高等學校系級教學秘書的工作特點與素質[J].湖北師范學院學報.第27卷第3期.