論電力企業檔案信息管理

周琴

【摘 要】在市場經濟條件下，現代企業要生存，必須樹立企業檔案信息管理的理念，實現企業檔案由傳統管理向科學化、現代化管理的轉變。做好企業檔案信息工作，將檔案轉化為一種信息資源，在企業內部充分實現信息資源共享。為企業生產、經營、決策等提供更為快速、高效、便捷的服務。因此，必須做好企業檔案的收集工作，確保其真實、準確、完整地提供利用?，F筆者認為，必須采取以下措施才能做好企業檔案信息的管理工作。

【關鍵詞】電力企業；檔案信息管理；方法

前言：

社會發展中的電力企業是關系我國群眾民生的關鍵基礎產業與公用事業，相關的電力企業作為社會中公用事業的領導者，在全面服務國家經濟前進、服務百姓生活等各個方面都有著非常特別的地位。因此，電力企業的前進與經營都真正在邁向新的發展水平，同時電力企業的檔案建設體系也初具規模，但是目前現代化的管理水平仍然是跟不上電力系統發展的速度，在具體的工作中還是會很多問題需要管理人員不斷改進與加強。所以現階段最主要的任務就是加強電力企業中檔案管理工作的力度和人員綜合素質，這才是確保資料和檔案管理工作科學、合理化的關鍵手段。

一、企業檔案信息管理工作的內涵

1.檔案信息管理改變了企業傳統的工作模式。檔案信息化改變了企業傳統的檔案管理模式和檔案利用方式，促進了檔案基礎業務工作和檔案室的管理工作向著高效率的現代化邁進。傳統檔案管理的工作實質就是一套手工作業，同時也形成了與其相適應的思維定式。實現信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個變革過程中，傳統的檔案管理模式必將被現代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設對檔案工作者的知識結構、操作技能也提出了新的要求。在實際工作中，工作的內容已不完全是對檔案實體的管理，還包括對檔案信息的管理，從而在檔案管理方面呈現了一個新的工作視角，這也是檔案管理工作進步的標志。

2.檔案信息化管理為企業檔案基礎業務工作賦予了新的含義。在信息化條件下，檔案業務工作的概念已不僅限于傳統檔案工作中收、管、用等傳統的工作方式，還增添了現代化技術手段及新的工作內容，對電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實體檔案有著全新的管理方式和方法。同時，計算機技術、網絡技術的應用越來越多地被應用于企業檔案管理的各個環節，各種應用軟件和數據庫開發為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎性工作和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實現多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

二、檔案信息管理目前存在的突出問題

1.檔案信息管理專業人才不足。真正學現代信息資源管理專業的人非常少，大多數檔案管理人員缺乏現代信息資源管理的系統培訓和學習。首先，大部分企業、高校都沒有專門從事檔案管理的人員，該工作只是由辦公室的其他人員來兼任，而這些人員的工作重心又不在檔案管理上，更沒有精力來鉆研檔案信息管理業務。其次，檔案管理人員對檔案信息管理的新規定、新標準理解程度不夠，工作質量不高，不能熟練掌握檔案管理的方法和技術，這樣往往造成檔案相關資料收集不全、業務不精、管理混亂的現狀。

2.檔案管理人員思想認識不到位。其實長時間以來，檔案管理人員對自身的要求并不是很高，對檔案信息管理缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠。一是對檔案管理工作缺乏激情，對檔案管理的標準要求過低，所形成的檔案資料不規范；再是對檔案工作人員的培養與任用重視程度不夠，從而使檔案管理人員長時間無機會參加業務培訓與檔案工作交流，致使檔案工作人員缺乏積極向上的工作態度。三是檔案管理人員缺乏保密觀念，利用其職務之便，為自己或他人謀求私利，導致檔案管理意識的薄弱直接影響到了檔案管理的質量。

3.信息技術所帶來的檔案信息安全問題。計算機受到網絡犯罪分子、黑客及病毒的侵襲，極易導致文件被破壞、數據被刪除、系統變得不穩定等。同時，數字信息具有共享和擴散等特點，它在處理、存儲、傳輸與使用上十分脆弱，容易被干擾、遺漏、濫用與丟失，甚至被泄露、竊取、篡改、冒充與破壞。如何在網絡系統中維護檔案信息的安全性與完整性，有效防止他人的干擾破壞和信息技術自身的局限性，從而保證上網信息的安全亦是值得深究的問題。

4.軟硬件基礎還有待加強。檔案信息管理需要投入許多人力物力，是一項耗資巨大的工程。目前企業、高校普遍存在檔案信息管理硬件和軟件系統落后、設施條件差的現狀。信息化建設投入力度不夠，電腦、網絡等信息化手段更新換代步伐滯緩，某種程度上制約了檔案利用效率和潛能挖掘，從而嚴重影響了檔案信息服務功能的高效發揮。

三、加快企業檔案信息管理的方法

1.爭取領導的重視和支持。首先，要加強領導，提高認識。除提高領導對檔案管理工作的重視程度外，在知識結構上也要注入新的內容，要加快培訓工作，更新檔案管理工作的理念，是檔案實現信息化管理有一個明確的方向和目標。要把檔案信息管理作為電子政務建設的一個有效內容，構建起檔案信息的平臺，利用檔案信息管理的操作系統，提高工作效率，提高服務質量。其次，要提供人、財、物的全方位支持。檔案信息管理必須以一定的資金、技術和人才為基本條件。

2.應用網絡技術。充分利用網絡的優勢，在政府電子政務網的基礎上，實現檔案管理的現代化，這樣，不僅可以提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還可以避免重復性的勞動。計算機在檔案的收集、整理、信息加工、編制索引等方面有效率高的特點，利用這些優勢，借助綜合管理軟件，可進一步實現檔案信息管理現代化。

3.提升檔案管理人員的素質。檔案管理人員應用計算機實踐是開展檔案現代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企業檔案管理人員的計算機應用水平，使其能夠探索研究新形勢下檔案信息化管理模式，為企業檔案信息化管理提供人才保證。首先，按其所有的專業技能層次，分期舉辦專業技能培訓，請高校的檔案專家、教授或本系統有豐富經驗的專業人員授課，傳授檔案專業知識。其次，聘請具有高學歷、高素質、精通計算機等現代化高科技知識的復合型人才擔任檔案管理人員。其三，引進和培養現代化、信息化管理人才，為企業檔案信息管理提供人才支撐。

4.安全風險防范是檔案信息管理建設的重中之重。一方面，要切實加強安全保障機制建設，全力提升檔案人員的警惕性，采用身份認證、數據備份、防火墻等安全防護措施，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。另一方面，檔案管理的網絡化使檔案本身就存在一定的安全風險，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的安全與保密。這一系列措施就包括法規的制定、管理體制的健全，從而確保檔案信息的安全。

結語：

綜上所述，做好檔案信息管理工作，要配有優秀的檔案人員，著力提升檔案管理人員思想素質，注重網絡安全風險防范，強化基礎設施建設，這樣才能不斷提升檔案現代化管理水平，最大限度地發揮檔案工作的重要作用，進一步打開檔案管理工作的新篇章。

參考文獻：

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