試論如何做好園林綠化檔案管理

趙路平

【摘 要】隨著社會經濟的快速發展，人們對生活質量的要求越來越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它對于促進城市建設和和諧發展有著重要作用。本文試圖結合自身園林綠化檔案管理工作經驗，對如何做好園林綠化檔案管理工作談幾點認識。

【關鍵詞】園林綠化；檔案管理；措施

引言：

隨著城市化進程的不斷加快，城市園林綠化建設的規模和速度、質量和水平都有了顯著提升，城市人居環境質量明顯改善。近年來，各地建成很多園林精品工程，綠化施工的水平也越來越高。但是在具體項目中，園林綠化工程檔案資料的管理水平卻還有較大差距，很多項目的檔案資料無法全面反映園林綠化工程項目的規劃設計和建設審批情況、施工和養護過程的情況，也不能為建設單位提供完整的變更、竣工資料，難以為后期使用、維護提供詳盡的依據。要全面提高城市園林綠化工作水平，就必須解決園林綠化工程檔案資料管理這個突出問題。

一、園林綠化檔案的內涵及特點

園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個人在園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它為城市發展建設和改造提供了寶貴的參考依據。園林綠化檔案內容博雜，大致包括以下幾類檔案：園林基礎資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風景園林建設材料，如園林新建、擴建、改建工程項目資料房產、地產權證相關審批資料等；城市綠化建設資料，如居民區綠地、生產綠地的檔案資料等，以及各類綜合管理資料，如機構設置、領導變更情況檔案資料，重大活動和實踐的記錄資料等。與其他檔案資料相比，園林綠化檔案有其自身的特點：

首先，園林綠化檔案資料具有系統性。園林綠化檔案資料完整而全面地記載了園林綠化工程從論證設計、施工、竣工、維護的相關情況，能夠系統反映園林綠化工程的全過程以及每個環節之間的具體聯系，因而園林綠化檔案具有較強的系統性；其次，園林綠化檔案具有較強的專業性。與一般性的檔案資料不同，園林綠化檔案是對園林綠化科技和生產活動這一專業技術領域相關活動的記錄，因而具有較強的專業性；其三，園林綠化檔案具有較強的動態性。這一特征是園林綠化檔案與一般性檔案的根本區別。園林綠化檔案的動態性表現在綠化檔案的記錄內容和資料數量會隨著綠化工程的建站而變化，因而具有較強的動態性。最后，園林綠化檔案具有較強的多樣性。由于園林綠化效果有一個生長周期，而且作為藝術觀賞留給建筑者發揮的空間也很大，因此園林綠化建設也會不斷變化，相應的檔案資料也會不斷補充和完善，以適應園林綠化工程的需要。

二、園林綠化檔案發展的對策

1、科學認真地把檔案資料管起來

要健全制度，如建立檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、檔案人員工作職責、保管利用制度、檔案鑒定、銷毀制度、保管期限、歸檔范圍等規定。要按制度管理，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都實現規范、高效管理。要按制度考核，把有關制度和規定納入崗位職責和考核體系，提高全員檔案意識，使大家積極主動地配合檔案部門工作，強化動態管理，一旦遺失及時查找補損，確保材料完整。

2、加強對園林綠化檔案管理投入

首先，單位應加大對園林綠化檔案管理工作的經費投入，配備必要的檔案管理設備和符合使用要求的庫房，加強對庫房的日常管理，為檔案管理工作創造良好的工作環境。其次，單位要加大對檔案管理人才的重視，設置專門的園林綠化管理人員，加強對檔案管理人員業務技能和職業素養等方面的培訓和教育，不斷優化檔案管理人才隊伍，提高檔案工作人員綜合素質。最后，要不斷創新服務管理模式，形成具有單位服務管理特色的檔案管理工作，促進園林綠化檔案管理水平的快速提高。

3、加強檔案人員的專業知識和技能培訓

檔案工作者素養的提升是檔案管理的基礎性工作。檔案工作者要認清自己肩負的責任，有針對性地加強檔案工作的專業學習，不僅要學習檔案管理制度、整理辦法，學習和掌握計算機知識和操作技能，而且要學習園林專業的業務知識、工程施工管理的政策規范等，真正做一個多面手。當前比較迫切的是，盡快培訓園林綠化工程施工單位的資料管理人員，使其懂得園林綠化工程檔案資料歸檔知識，達到規范園林綠化工程檔案資料歸檔的目的。同時對參加各方的人員培訓，引導大家在簽訂合同時對參建單位設立專門條款，明確規定各方應負擔的責任，提交檔案資料的套數、質量和時間等，最終實現園林綠化工程竣工資料交接與園林工程竣工驗收同步舉行。園林工程檔案資料達不到完整、精確、系統要求的，沒有通過竣工資料交接驗收的就不能組織園林綠化工程竣工驗收，通過以上辦法使園林綠化工程檔案資料更加規范、完整和實用。在此基礎上，加強對檔案資料工作人員的信息化培訓，包括檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓；軟件操作和維護技能培訓；網絡知識的學習和培訓等?？梢园褕@林綠化工程檔案資料管理編制成一套成熟的軟件管理程序，通過學習培訓和程序的推廣運用，達到規范管理的目的。

4、重視建檔工作的網絡化

然后就是要重視建檔工作的網絡化，有專門的負責人負責，在相關制度的指導下，有專業的網絡檔案管理人員進行網絡檔案的儲存和管理，利用計算機管理的優勢將各個檔案進行整理、分類和立卷，并且簡明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。檔案是企業重要信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，是企業檔案管理創新的重要方面，也是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。積極適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的發展要求和趨勢，成為檔案管理工作的重中之重。

5、明確檔案收集渠道

園林綠化檔案管理工作與生產計劃部門的相關工作有著緊密聯系，要協調兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來說，就是要緊密配合園林綠化修建工作進度，依據工作進度隨時做好檔案的編目與整理工作。園林綠化工作開始之前，檔案管理人員要對現場測量數據進行準確記錄，核實可能產生變更的數據，并保存相關的工程文件；在園林綠化工作進行過程中，園林綠化檔案管理人員要詳細記錄標高復核記錄、苗木出圃單等一系列情況，要注意收集最新最準確的數據以及具體的操作記錄等，并及時納入檔案管理體系；在園林綠化工作完成之后，則要對完結報告，資金決算、工作驗收等所產生的一系列文字和音像資料進行記錄和保管，要對資料進行科學分類，并根據檔案資料的利用價值和檔案性質做好檔案號編排工作，以便進行積極妥善的保存。

結束語：

隨著城市建設如火如荼地展開，園林綠化建設也日益發展起來，園林綠化檔案是園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，對于促進園林綠化工作的進一步開展有重要作用。園林綠化檔案管理部門應加強對檔案管理資料的重視，解決檔案工作中存在的問題，做好檔案管理工作，促進城市建設的協調發展。

參考文獻：

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