淺議水利工程檔案資料整理

□張校彬 □陳姬玲 □王玉霞 （許昌水利建筑工程有限公司；虞城縣水利局；商丘市水利建筑勘測設計院）

0 引言

近年來隨著水利項目資金投資的增加，規模等級的提高，管理制度的健全，驗收移交的規范，社會各界對工程項目的要求也越來越高，各項制度更加規范，工程管理日益完善，建設一項好的水利工程不僅要重視質量和外觀，還要有真實完整、分類有序的工程檔案資料。結合自身工作經驗及當前水利工程檔案資料整理現狀與大家共同交流、學習。

1 工程資料的重要性及基本要求

1.1 工程資料的重要性

一是資料是痕跡化管理的需要；二是資料在施工階段是指導施工的依據，驗收階段是工程合格的證明材料；三是資料是參建人員的免責記錄。

1.2 資料的基本要求

一是真實性：工程資料必須是工程建設的真實反映。二是及時性：工程資料的形成必須與工程施工同步進行。三是完整性：工程資料不得缺項、漏項。四是準確性：工程資料必須填寫準確，評定結論準確、無誤。

2 檔案資料的組成

2.1 建設管理資料

一是制度建設：各科室管理制度、管理崗位職責、檢查考核辦法、安全制度、安全預案，環境保護制度、工程質量（安全）保證體系、組織機構框圖、工程進度計劃表。二是建設依據：項目建設批準文件、施工圖設計文件及審批文件、設計變更及審批文件（所有重大變更、較大變更）。三是工程管理資料：招投標文件、評標報告、合同書（施工、監理、檢測、安全、廉政等）、工程建設過程中的檢查、考核情況，工程質量控制的有關文件，建設單位的往來文件（如設計變更、施工過程中重大技術問題來往文件、會議紀要；上級單位有關指示等）。四是竣工驗收文件：竣工驗收文件、移交文件、各參建單位的工作總結報告。

2.2 施工資料

2.2.1 制度建設

崗位責任制度、安全制度、安全預案、檔案管理制度、機械設備管理制度、工程質量保證體系、安全保證體系、施工工藝流程圖、工程進度計劃表。

2.2.2 施工管理文件

人員機構建設及其圖表、施工組織設計、有關管理規定、主要技術及管理人員到崗情況、主要機械設備到場情況表。

2.2.3 施工控制文件

一是工程質量往來文件：業主和監理下達的關于工程質量方面的文件；經監理批準的施工組織設計；試驗段施工報告、經批準的關鍵工序施工方案、工程開工報告、工程質量自檢報告及工程質量檢驗評定資料。二是施工中遇到的非正常情況現場記錄、處理方案、施工工藝、質量檢測記錄及觀察記錄等。三是已完工程項目的試驗、檢驗及評定資料。四是安全生產的有關文件，本單位對安全生產的有關規定、要求，安全生產總結；文明施工的有關文件；本單位對文明施工的有關規定、要求，文明施工總結。五是進度計劃（文件、圖表）、批準文件，進度執行情況（文件、圖表），有關進度的往來文件。六是施工原始記錄：技術交底、施工日志、測量原始記錄、各工序施工原始記錄（未匯入施工質量控制文件的部分）、會議記錄、紀要等。

2.2.4 工程實體資料

一般都包括：①分部工程開工資料；②原材料試驗資料，所用材料、半成品和成品質量檢驗結果；③各項質量控制指標的試驗、檢測記錄和質量檢驗匯總圖表；④重要部位、關鍵環節及隱蔽工程施工記錄資料；⑤工程變更相關手續、資料；⑥施工過程中遇到的非常情況現場記錄及其對工程質量影響分析；⑦施工中發生質量事故，經處理補救后達到設計要求的認可證明文件等；⑧單元工程質量評定資料；⑨各階段質量評定及驗收鑒定書。

2.3 監理資料

2.3.1 制度建設

監理部規章制度、監理工作實施細則、監理人員崗位職責、監理人員工作守則、質量（安全）管理制度、環境保護制度、監理部考核管理辦法、監理機構示意圖、工程質量保證體系、監理工作流程圖等。

2.3.2 監理管理文件

監理機構及人員設置情況，監理工作計劃、第一次工地會議，合同管理文件、來往函件、監理工作總結等。

2.3.3 工程質量控制文件

一是質量控制措施、規定及往來文件。二是施工組織設計、試驗段、原材料試驗檢驗報告單、混合料、開工報告審批資料。三是有關工程的監理工作指令（質量、進度等）。四是按規定頻率抽檢工程資料，已完工工程質量評定資料。五是工程進度計劃管理文件：包括業主對進度要求的有關文件，對進度計劃的有關安排要求文件；關于進度計劃的有關指令。六是其它資料：監理日志，旁站記錄，會議記錄、紀要，監理通知、報告等。如：關于文明施工的要求、施工安全的通知、環境保護的要求等。

3 檔案資料整理規定

3.1 歸檔工程資料的整編范圍

檔案資料是指產生于整個工程建設全過程，包括從項目提出、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質監、監理到各個階段的驗收等過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。包括監理管理文件、施工管理文件、建設管理文件、質量監督文件、竣工驗收文件等。

3.2 工程檔案資料的內容及分類

根據水利工程建設的實際情況，對實行監理的工程將歸檔資料分為三卷，分別為第一卷建設管理資料、第二卷監理管理資料、第三卷施工管理資料。

4 整理檔案資料方法和措施

4.1 從工程項目立項抓起，是做好檔案資料整理的前提

建設項目目前均實行項目法人責任制的管理方式，項目法人不僅要對整個項目負責，也應對整個工程項目竣工資料負責。因此，項目法人應將竣工資料納入工程建設的一部分，從工程項目立項開始就設立機構及人員，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，實行竣工資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與竣工資料驗收同步。

4.2 建立健全資料管理制度，是做好檔案整理工作的基礎

項目法人單位在工程項目建設初期就應結合工程項目實際情況，制定相應的工程項目檔案管理規定，明確施工單位、監理單位、管理單位在工程檔案形成過程中各自應承擔的職責。工程項目管理單位和監理單位，在工程項目開工前應結合實際情況，制定和頒發規范標準的一整套工程資料樣表。只有工程項目建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

4.3 運用合同法律手段，是做好檔案整理工作的重要保證

工程項目檔案管理部門應善于應用招標承包的有利條件，積極參與合同的起草管理工作，把文件材料積累、歸檔工作作為合同的一項重要內容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔的范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內容、份數及質量提出明確要求，使施工單位能夠高度重視工程檔案的歸檔工作，這樣檔案資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發揮監理單位的監督職能，把竣工文件編制的監督、審核、驗收工作納入監理工程師的技術管理范圍。

4.4 重視檔案知識宣傳教育，是確保檔案資料質量的有力措施

當前的現實情況是施工資料、監理資料普遍較弱，尤其是施工資料，很多施工人員包括項目負責人通常把內業資料作為應付檢查和交工的附件看待，沒有真正認識到檔案資料的重要性。在資料整理方面存在著缺項、漏項、代簽、漏簽、整理不及時、分類混亂，甚至造假等諸多問題。因此，要重視水利工程檔案知識的宣傳教育，在工程項目開工后，建設管理單位就應高度重視和加強水利檔案資料基本知識宣傳和教育工作，學習檔案基礎知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及水利工程對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求。使工程項目一開始就用規范化、標準化來嚴格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產生不規范的原始施工資料和文件出現。確保一流的工程質量、一流的竣工檔案資料。

4.5 檔案資料整理列入進度計劃，是“同步”完成檔案資料的有效措施

建設管理單位應要求工程各參建單位在制訂工程進度計劃時，應將每個單元、分部工程質量評定資料的整理、檢查工作列入到單位工程進度計劃中，對在整編資料中發現的“原始資料不及時、不齊全”、“評定、簽證資料不齊全、不規范、不統一”等問題，要及時發現，及時通報批評和處理。各單位都要按標準去執行，不符合標準的文件要拒收，不符合規定要求的檔案資料，不予計量和支付，從源頭保證檔案資料的標準和質量。

4.6 嚴把工程竣工驗收關，使工程檔案資料充分發揮憑證作用

水利工程項目進行竣工驗收的一個重要條件是工程資料必須同時或提前通過檔案驗收。因此在竣工驗收階段，建設管理部門、監理工程師要嚴格把好審查驗收關，對各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告等要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確?？⒐n案的真實性和準確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。