工程設計檔案管理工作的創新

李蕘琦

[摘要]隨著信息技術的飛速發展，設計院傳統工程設計檔案管理模式已愈顯陳舊、滯后與不足，不能適應現代檔案信息資源管理的需要。本文從工程設計檔案管理創新的涵義出發，通過分析當前設計院工程設計檔案管理的特點和發展趨勢，提出以設計院工程設計檔案管理信息化建設為依托，推動設計院工程設計檔案管理工作創新的主要途徑。

[關鍵詞]設計院；工程設計檔案管理；創新

設計院工程設計檔案管理是企業工程設計檔案管理的有機組成部分，也是推進工程設計檔案管理信息化建設的主要領域之一。隨著經濟的快速發展和城市化的全面推進，設計院作為工程設計、技術運用、規劃組織的重要平臺，其自身形成了豐富而龐雜的設計成果，積累了海量的檔案信息和設計文本，如何充分利用信息技術改進和完善工程設計檔案管理手段，是當前我們工程設計檔案管理工作的重要課題。

1.工程設計檔案管理創新的涵義

管理是一門學科，同時也是一門藝術。而創新即包含了技術創新，又包含了模式創新，所以說管理創新是企業核心價值的重要保障，對于工程設計檔案管理工作來說也不例外。工程設計檔案管理工作的創新就是從工程設計檔案管理方法、檔案利用途徑、服務模式等方面進行創新，做到科學管理、合理利用、服務高效。

2.設計院傳統工程設計檔案管理的基本特點

設計院的工程設計檔案文件記載著建設項目立項準備初始直至竣工驗收的全過程，是一種具備長期查閱、高實用價值的信息資源。其表現為以下三大特征：

2.1歸檔內容繁、文檔數量多。

設計院內的工程設計檔案載體主要由原始文件、標書、設計圖紙、工程計算書、電子光盤等諸多資料組成，因建筑設計項目建設周期長（一般在一年以上），所以累積的文檔資料極為豐富，檔案歸檔的步驟流程復雜、歸檔內容繁雜。比如一個建設項目的設計檔案不僅包括設計任務書、委托書、合同書、紅線批復圖、政府部門批復許可文件等準備階段的文件資料，還包括選址、勘探、可行性研究報告、技術論證等衍生文件材料。使設計院工程設計檔案管理工作在文檔種類、歸檔庫藏數量方面增加了難度。

2.2時間周期長，材料變更快。

設計院的工程設計檔案多形成于專業設計技術活動中，體現了建設項目的設計水平和設計思想。由于許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計文件和圖紙較多，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統工程設計檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、施工過程中的不斷調整，也無形的增加了檔案整理歸檔的工作量。

2.3用戶范圍廣，應用程度高。

設計檔案保存著建筑工程規劃、設計、施工中各種技術活動的記錄，承載著設計單位的專業技術知識，而設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享的可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果都會提供給建設方、施工方、監理方、政府相關部門及本單位設計人員參考調用。所以說設計院的檔案適用范圍廣、利用率高，而頻繁調取查閱與重新歸并，也給設計院的工程設計檔案管理工作提出了新的要求。

3.設計院工程設計檔案管理方式的基本趨勢

3.1工程設計檔案管理內容數字化

設計院工程設計檔案管理中，檔案所保存的內容主要是以設計圖紙、技術檔案為主，內容多而繁雜，保存與維護相對困難。當前信息技術的廣泛應用給工程設計檔案管理帶來了極為便捷的途徑。設計院的工程設計檔案管理可以通過利用電子文件、電子圖片、光盤等多種電子信息模式進行檔案的保存，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息存儲、查詢、修正等手段服務介質，使得設計院工程設計檔案管理從傳統的手工操作模式中解放出來。

3.2人工操作向電腦操作轉變

傳統的工程設計檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員多是手工操作，勞動強度大、工作效率低?；诮ㄖO計院多文檔的特點，當前檔案工作需向電腦操作轉變。通過運用計算機編排，運用圖檔管理信息系統，實現工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔：完善圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能，實現設計院內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

4.設計院工程設計檔案管理工作創新的主要途徑

4.1推進觀念轉變

工程設計檔案管理工作的創新首先需要轉變思想觀念。充分認識信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，實現數字化、網絡化，以此推動設計院工程設計檔案管理工作的發展。

4.2推進管理創新

一是要積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件圖檔管理信息系統。在強化電子圖紙形成、流轉、接受、監控、歸檔、審定的同時，加強對原有紙質檔案的保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

4.3推進服務創新

工程設計檔案管理工作的重點是服務，如果不進行有效的服務，保存的資源就沒有了利用價值。這就要求我們要把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作的全過程。一是要建立個性化服務。根據檔案信息不同調閱者的使用習慣，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索路徑，整合不同檔案資源集成檢索系統。二是要加強檔案信息資源建設。建筑設計院的檔案繁多，但從使用者的角度出發，人們還是會感覺保存的資源具有局限性，這就要求我們在充實資料的同時，還要積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類設計院所設計成果報道等相關信息，特別是與本院業務直接相關的新穎設計成果為我所用。三是要加強特色檔案信息的開發，根據設計院歷年形成的優秀設計成果，有方向、有重點的進行檔案資料的整理和收集，做好編研和推介工作。