關于高職院校系部教務員工作改進的思考

姚旺

摘要 ：系部教務員是高職院校教學管理隊伍中的重要組成部分。本文淺析系部教務員的角色定位及素質能力，并就如何更好的做好系部教務員本職工作進行探討。

關鍵詞 ：高職院校 系部教務員 職能 素質

教學工作是學校的中心工作，有效的教學管理是一個學校的教學活動能夠正常運轉、并最終完成教學工作任務的根本保證。而系部教務員作為學?；鶎咏虒W管理的參與者，是學校教學管理隊伍中的組成部分，對保證教學秩序的正常進行和提高教學質量起著重要的作用。本文就如何提高高職院校系部教務員工作，提出幾點思考。

一、教務員在教學管理中的角色定位

（一）系部教務員是組織者和管理者

系部主任是各項工作的負責人，但其工作一般是決策性、統籌性、全局性的，而面向廣大師生的、具體的日常實際工作卻需要由教務員直接管理和完成。教務員的基本職責就是從事日常的教學管理，協助領導完成相關的工作，維持正常的教學秩序，保證教學活動按計劃、順利進行。其工作范圍涉及教學工作的各個方面，如教學檔案的歸類、各類教學通知的下達、各類考試的安排與成績匯總、排調課、核算教師工作量、統計教師的論文以及獲獎成果等等，并且一旦發現問題須及時處理。同時，教務員必須及時了解和掌握教學工作及教學計劃的實施情況，收集教學反饋信息，并及時反饋給相關領導和相關部門，為其做出正確決策提供可靠依據。

（二）教務員是服務者

服務性是教務員最根本的工作屬性。一是要服務于領導，給領導當好參謀、助手，協助組織和管理好具體教學事務，為系部領導的決策提供必要的準確的數據依據和建議。二是服務于教師，為教師教學提供便利和幫助，例如教材選用與征訂、課程安排與調整、考試安排與實施等，同時，教務員需要將教師的工作建議和遇到的困難等及時匯總、反饋給領導，以尋求解決辦法。三是服務于學生，為學生提供及時的教學動態和學習信息。如每學期的課程安排、學生成績的匯總等。

（三）教務員是協調者

協調者包括本部門內部的協調和部門之間的外部協調。教務員是連接院系、教師、師生之間教學活動的紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。教務員要充分發揮上傳下達的作用，準確地領會領導的工作要求，及時地傳達給教師和學生，同時也要及時地向院、系領導和教學部門反饋教學計劃的實施情況和師生們的建議，使領導和教務部門對教學實施過程中出現的情況和問題能夠做出相應的調整、對客觀變化做出迅速反應。

二、教務員應具備的基本素質和能力

要做好高職院校教學工作，教務員必須全面提升自己的思想素質和業務能力。

（一）良好的職業道德素質

教務員同樣是一份職業，需要培養良好的職業道德素質。恪守相關的職業操守，認真履行崗位職責，服從領導，謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務。

（二）熟悉本部門的詳細情況

教務員工作是一項專業性很強的工作，要求其掌握高等教育教學與管理的基礎知識，還要熟悉歸屬系部的各專業學科的知識體系，了解教學方式和教學規律等。只有全面掌握了系部的根本情況，才能協助系主任及時解決系部教學中出現的各類問題。

（三）掌握必要的現代化辦公技能

現代技術已經廣泛運用到教學管理工作中，而教學管理的現代化、信息化、網絡化要求教務員必須具備較強的計算機和網絡技術運用能力。能夠熟練掌握Word、Excel等日常辦公軟件和復印機、傳真機等現代化辦公設備的使用。這樣，在進行工作量核算、通過率統計等工作時，不僅可以大大減少手工核算的誤差，更能極大地提高工作效率，節省人力和時間。此外，因為需要經常起草報告、總結等，對教務員的文字表達能力也有較高的要求。

（四）良好的協調溝通能力

在日常的教學管理工作中，教務員隨時都要與其他職能部門聯系、合作或者要與本部門領導和師生溝通，因此要具備辦公室人員特有的協調溝通能力，要注意工作的方式方法，協調工作中不同的矛盾與沖突，積極為教學工作的順利開展提供幫助。

（五）文檔管理能力和創新能力

教學檔案是教學管理工作的真實記錄和重要的信息資源。在日常工作中要加強教學檔案管理，創新管理思路，科學地收集、整理教學資料和教學檔案，為學院工作及時提供所需資料和數據。教務員要有創新能力和實踐創新能力，才能不斷拓寬視野、不斷優化教學管理工作，要善于發現和吸收新知識、新技能，才能跟上高職院?？焖侔l展的步伐。還要根據教務管理工作的周期性、時效性特點，善于總結工作規律，創新工作方式，如教學文件等可以通過網絡發布和收集，從而提高工作的效率、促進教學管理的發展。

三、做好教務員工作應注意的幾個問題

（一）擺正自己的位置

教務員工作是上情下達、下情上報的樞紐，有協調、綜合加工的作用。處在這樣一個重要位置，更得明白自己的角色定位，既要有工作主動性，又不能越權處理工作，要在兩者之間找到合適的平衡點。應該做到服從而不盲從，到位而不越位，參與而不干預，出謀而不決策。這樣，才可能為部門領導的決策提供客觀參考

（二）注意工作上的原則性和靈活性相結合

在日常工作中經常會有隨機性、突發性事件發生，教務員在不違反原則的基礎上，應靈活處理教學過程中出現的問題，及時與系部領導、教務部門工作人員溝通，避免教學事故的發生。如對于教師因故不能按正常教學計劃授課而請假或調課的申請，應嚴格按照要求完成報批手續。

（三）不斷提高自己的綜合素質

高校教務員工作不同于一般的行政管理工作，是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作。教學管理的知識，教學管理的各項規章制度，本部門的教學特點都要熟捻于心。此外還要具備扎實的現代教育學和現代管理學知識，以及一定的系統科學和計算機知識。

（四）要培養良好的心理素質

由于教務員的職位特性，所負責的都是繁雜瑣碎的工作，工作量大、牽涉面廣，加班加點是常有的事情，同時，工作中也會面臨各種困難和師生們的一些誤解，因此，很容易產生負面情緒，這就需要教務員要有良好的心理承受能力，要善于調節自己的情緒，保持平和的心態。

（五）要注意保密原則

保守秘密是系部教務員必須遵守的一條重要原則和紀律。由于職務的特殊性，有些秘密和資料會接觸得多、知道得早、了解得深，如每學期的教學質量評判結果、領導的工作計劃、學生對教師的綜合測評等情況。這就更需要其謹言慎行、保守秘密。

隨著高職院校教育水平的發展，作為一名合格的教務員，應當明確自己的崗位職責，增強責任感，不斷提高自身的知識水平和業務能力，爭取在學校的教學管理工作中發揮積極的作用。

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