新時期高校特色教學檔案管理

湖北 宋灼蓉

新時期高校特色教學檔案管理

湖北 宋灼蓉

實現教學檔案管理的特色化，是高校教學檔案管理人員的重要任務，運用傳統的方法去管理海量的教學檔案是極其不科學的，也是不符合時代發展需要的，高職教學檔案管理工作至關重要，提出目前教學檔案管理上存在的一些問題，提出新時期教學檔案管理工作的策略。

高職 教學檔案 管理

一、新時期高職教學檔案管理存在問題

（一）目前高職院校往往為收集教學檔案

抓教學檔案管理，未能做到教學檔案管理隊伍與院校管理隊伍的有機融合，往往是為應付教學檔案管理而臨時組建一支教學檔案管理隊伍，未能做到院校管理與教學檔案管理合二為一，無法做到工作的系統化，在管理工作中協同效應不強、凝聚力不夠。熟悉教學檔案內容，能進行教學檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏。

（二）高職院校的教學檔案管理往往被視為非技術性工作，專職教學檔案管理人員由于其工作不被重視，長期充當院校管理中的配角，經常還兼做教學檔案管理外的一些雜事，工作枯燥乏味，思想壓抑，其專業才能得不到充分發揮，因而缺乏工作激情；教學檔案管理人員被視為普通行政后勤人員，個人利益與其專業貢獻沒有直接掛鉤，不能體現其價值。

（三）對教學檔案管理統一管理

由于沒有對教學檔案管理進行統一的管理，對教學檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在教學檔案管理的這一方面出現了嚴重的缺乏管理。隨著時代的發展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經不再適合現代教學檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構中，他們自己制定了一些教學檔案管理的標準，這就使教學檔案的管理工作更加混亂，增加了教學檔案管理工作的難度。

二、加強高職院校教學檔案管理的措施

（一）強化業務，提高能力

加強教學檔案人員自身業務建設，一方面積極參加教學檔案業務培訓，學習教學檔案專業知識理論，另一方面建立教學檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛教學檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職教學檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，教學檔案信息資源網絡化是實現教學檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現教學檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現教學檔案的自動化處理和網上查詢。要充分地利用計算機和網絡，探索教學檔案的現代化管理。通過構建網上教學檔案服務平臺，把已有的教學檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。把部分紙質教學檔案轉化為數字教學檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。通過網絡向廣大師生服務，方便師生檢索和查詢資料。

（二）解決傳統教學檔案管理的不足

之所以高職在教學檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數高職還意識不到高職對教學檔案管理工作的缺失。首先，現代化進程不斷推進，教學檔案內容和數據都在不斷改變，這種情況下教學檔案管理工作所接觸到的數據也就不斷增多，所以更多的現代化技術就應該唄營運到教學檔案管理工作中，而做到二者的有機結合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數據和文件都出現過被盜、更改和銷毀等現象，為了更好地保存這些材料和數據，就必須要對教學檔案管理工作人員進行強化。

（三）順應時代發展

教學檔案在我國的發展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的教學檔案內容和任務的作用，這是一項重要的任務，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業。另一方面，教學檔案管理工作的任務還有為其他行業提供有效的信息資料，這是為現代化建設提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，教學檔案就必不可少，這是時代發展的必然要求，只有充分發揮教學檔案的價值才有可能科學有效地對社會的發展風險力量。

（四）增強教學檔案意識，健全管理制度

增強教學檔案意識，健全管理制度，首先要得到學校領導的支持重視，把教學檔案工作納入學院工作的議事日程，深入持久地組織好《教學檔案法》學習與宣傳，結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《教學檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使工作者增強教學檔案意識，形成良好的人事教學檔案工作氛圍；健全制度，規范人事教學檔案管理。建立完善教學檔案制度，是教學檔案管理工作逐步規范化管理的有力措施和可靠保證；建立健全教學檔案管理網絡系統，保證教學檔案工作順利開展。

為了提高教職工的教學檔案意識，從二方面著手：一是通過利用，促進教學檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過教學檔案利用，使教師們看到教學檔案實實在在的作用。二是進行培訓， 通過教學檔案培訓班普及教學檔案知識，使一線教師了解教學檔案、重視教學檔案;同時利用其它培訓班機會，講解教學檔案知識，如：利用輔導員黨建、黨務工作培訓會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務教學檔案工作;在畢業生班主任會議上，講解如何做好學生教學檔案工作等。同時，把整個學年材料收集完整，制作規范的系部教學檔案帶到現場，使教職工有比較直觀、感性的認識。二是強化隊伍建設，提升現代管理手段，形成網絡管理。隨著高職院?？蒲薪虒W檔案工作認識程度的加強，科研教學檔案隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高，為高職院?？蒲薪虒W檔案工作正常開展提供了可靠的組織保障；圍繞學?？蒲兄行墓ぷ骱椭攸c科研項目，根據科研教學檔案需求信息，編制適合當前科研研究發展的教學檔案編研資料，著眼于現代管理，提高系統整體水平。在保障和保密的基礎上主動服務，深化科研教學檔案編研的層次；管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現代化設備得以及有效利用，人員和科研管理技術得以顯著提升。

（五）推進高職院校教學檔案管理的現代化

知識經濟時代是高度信息化的社會，大量文件材料不斷產生，教學檔案也不斷地綿延增多。傳統的以紙質為主的單一的教學檔案載體形式必然導致教學檔案數量不斷膨脹，館場建設永無休止。另一方面，文件的歸檔、組卷等一系列傳統的手工操作流程，已遠遠不能適應知識經濟時代的要求，知識經濟的特點之一就是信息革命。因此，面向知識經濟時代的教學檔案工作必須加快現代化步伐，必須因勢利導，與現代化建設接軌。運用信息技術改造傳統的教學檔案工作，實現教學檔案管理、檢索、利用的計算機化、網絡化，加速教學檔案信息高速公路建設。

（六）加快計算機技術在高職院校教學檔案管理工作中應用的步伐

運用計算機技術進行教學檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等日常管理工作，實行文檔一體化管理。所謂的文檔一體化管理，就是將文件從形成之時起，到文件辦結歸檔以至教學檔案管理形成一條流水線的操作過程。通過文檔一體化管理，可達到一次輸入，反復利用的目的，提高了文件立卷的效率和教學檔案的質量。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質教學檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立教學檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是教學檔案管理現代化的基礎工作。

7.要建立健全并認真貫徹執行新時期教學檔案管理制度。制定教學檔案管理制度，是為了保證和促進教學檔案工作的持續健康發展，充分發揮新時期教學檔案的作用。有了教學檔案管理制度，可以使新時期人員有章可循，有利于齊全、完整、系統的教學檔案的形成。教學檔案管理制度的內容主要包括五個方面：一是立卷制度，主要規定由誰立卷、何時立卷、采取什么方法立卷、案卷質量應達到什么標準等；二是歸檔制度，主要規定歸檔的范圍、時間和要求以及應當履行的手續；三是保管制度，主要規定教學檔案保管應當具備的物質條件、安全措施、注意事項等；四是查閱利用制度，主要規定查閱新時期教學檔案的手續、審批權限、保密守則等；五是鑒定銷毀制度，主要規定鑒定新時期教學檔案的依據、標準、鑒定工作的組織領導，教學檔案銷毀的審批、執行和監銷等。教學檔案管理制度根據具體情況可單獨制定，也可與其它教學檔案共同制定。制定好后按照正式文件印發各有關部門和人員周知，以便于貫徹執行。

[1]高職院?？蒲薪虒W檔案管理存在的問題與對策 ,2011-7

[2]高校教學檔案管理的特點及作用，2010-3

宋灼蓉，女，館員，黃岡職業技術學院辦公室 研究方向：教學檔案管理

(作者單位：黃岡職業技術學院)