基于流程管理思想的高校職能部門管理優化設想

眭莉

【摘 要】首先分析了流程管理的基本思想及當前我國高校職能科層制管理體制存在的問題。其后設想以流程管理的基本思想優化高校職能管理部門的管理工作，提出五個方面的流程優化措施：服務觀念，以學生和二級學院教師為顧客；取消科室，建立流程管理“一站式”服務；大力發展管理服務信息化建設；剝離非教學、科研等非核心業務，將其社會化；簡政放權至專業院（系）。

【關鍵詞】流程管理；職能管理部門；流程優化；“一站式”服務

Management optimization measures for the university function management sector based on process management philosophy

SUI li

（Changzhou Institute of Technology， Changzhou Jiangsu 213002， China）

【Abstract】First， it is analyzed of the basic ideas of process management and the current hierarchical management system problems of our high colleges. Then the paper aims to take advantage of process management idea to optimize of the university functions sector management work， and process optimization measures in five areas were presented： adopting the service customer attitude to college students and teachers； to cancel bureaucracy of management sector， and to establish“one-stop” services； to develop management services information； to divest and socialize of other non-core management process out of teaching and research work； to decentralize the relevant commission to professional school（department）.

【Key words】Process management； Function management sector； Process optimization； “One-stop” services

1 流程管理基本思想

業務流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的概念最早由美國的管理學者哈墨（Michael Hammer）在1990年提出。BPR認為企業是由流程而不是職能所構成的，流程的最終目標和結果是為顧客提供滿意的產品或服務。所謂業務流程是指一組在時間空間上相互聯系、相互銜接的活動。通過這些活動的相互作用創造出價值，形成價值流，最終滿足顧客的需求。流程管理是現在流行的概念，甚至不少專家斷言新流程技術將是21世紀企業獲得持續競爭優勢的最主要因素。流程管理規則是執行BPR應該遵守的規范，也是BPR成功的保障。流程管理的基本原則有：①業務流程創造顧客需求價值。②流程導向改變組織結構-流程型組織。③核心業務流程就是組織核心能力的體現。④建立扁平化組織。⑤使用信息化技術解決業務流程活動的分散與集中的問題。

2 當前高校職能科層制管理體制存在的問題

長期以來，我國高校目前以教育事業單位作為社會角色，不管是被動還是主動地推行了政府行政職能化的組織結構的原則和形態，參照行政職能體制來建立和運行大學，使大學組織結構在運行上類似于政府機構行政職能運行的制度，在工作運行中主要表現為行政職能管理為主的體制。從高校內部組織的縱向運行關系可以看出，校、部門、院、系及至教研室不僅僅逐漸演化為行政等級機構，而且變成了等級式的行政領導關系；從橫向運行關系來看，本該為教學和科研服務的職能部門或服務部門，由于這些職能部門一定程度上掌握著教學、科研資源的權力，致使教學、科研人員對于學術的忠誠改為不得不屈服于行政權力所帶來的控制，從而導致職能部門管理權力的行政泛化現象。

我國目前高校的運行管理體制就有科層管理模式的許多特征：嚴格的分工、規定的明確職責權力等級、有規章條例約束、要求個人服從于中心工作（即非人格化）等。高校的這種科層制管理模式也與科層等級體制一樣有優越的方面，也有其不合理的方面。

2.1 明確分工的部門與界限相對模糊的工作之間的矛盾

在高校工作中，各工作部門的劃分是較明確的，不過某一項工作所需的活動劃分則相對模糊，很難有絕對的界限。這種相對模糊的工作劃分就要求各工作執行部門既要有分工也要有合作。若各部門強調明確分工和本身的職責權限而沒有應有的合作協調，則容易出現推諉和扯皮現象。

2.2 “官本位”思想盛行

科層體制中強調職權等級的行政權力。金字塔分布的等級層次，自上而下的行政權力等級體制是可以保障高校管理工作的平穩運行，但這種注重職級權威的體制，實則體現出了等級權威和行政權力衍生出的各種權力、經濟利益，從而容易將組織人員的關注吸引到上級職級權力，從而就將對事負責、對工作負責的工作重心轉向對上級負責、對領導負責上，以致“官本位”思想在高校的盛行。

2.3 規章制度和各崗位職責等機械式的管理，限制了工作人員的積極性、主動性和創造性

當前高校行政職能管理的主要方法，就是依靠詳細的規章和細化的職責來管理組織內成員的工作行為，從而完成本職工作。機械式的管理從某種程度上可以加強工作秩序，促進管理和工作效率，保障指令暢通和快速落實。但由于工作人員自覺不自覺的服從組織職級權力和已定規章制度，將在較大程度上限制了工作人員的積極性、主動性和創造性。這從長遠上抑制了高校的組織效率和管理效率的提高。

3 基于流程管理的職能部門管理優化設想

按照業務流程的功能及其在企業組織中的作用，可以將業務流程分為三類：戰略流程、經營流程和管理流程。戰略流程（Strategic Process）是指規劃和開拓組織未來的流程。經營流程（Operational Process）是指那些使用資源產生企業結果的流程。管理流程（Managerial Process）是指為戰略流程和經營流程的順利實施提供保障的過程。

圖1 基于流程管理的企業業務流程和高校工作流程

圖2 基于流程管理的企高校工作流程詳圖

如果以流程來劃分高校管理工作（見圖1），可以將高校管理流程劃分成學校決策流程和具體職能管理服務流程，以及二級學院、專業系的教學、科研流程。其中學校決策流程由黨委書記、校長領導下的各決策委員會執行，而具體職能管理服務流程，如教務、科研、人事、財務等服務職能則由各職能管理部門執行，學生專業教學管理和專業科研及社會服務則由各二級學院執行（見圖2）。本文研究對象為執行具體職能管理服務的高校職能部門管理優化。

3.1 服務觀念，以學生和二級學院教師為顧客

“官本位”思想與行政權威使目前我國高校管理“行政化”的思想盛行，消除高校的“官本位”迫在眉睫。倡導高校教師追求高深學識、探求科學知識，引導高校教師將其主要精力用于追求學術知識和學術權力上，而不是追求行政權力和權威，要使教師意識到行政權力是服務于學術權力的。要弱化高校行政管理體系，倡導服務意識與服務行為，使職能管理從為少數上級領導服務轉變為廣大教師和學生服務、為教學和科研服務。

需求意識和服務思想是現代企業市場競爭和企業發展的生命線，同樣也是現代高校持續發展的生命線。所以，樹立服務觀念是高校管理改革和流程優化的核心內容之一。

流程管理思想強調面向顧客，以顧客為中心，提供直達顧客的服務，學校的管理流程優化也是如此。轉變到“服務導向”，為廣大師生服務，對廣大師生的需求給予及時而有效的服務回應，創造必要的條件、給予充分的服務，職能部門的終極目標和根本任務是為提高高校教師 素質和高校學生的多方面、全方位教育發展。管理不是目的，是手段，其本質是服務，其最終目的是為廣大師生創造一種好的教與學及科研的發展環境。管理是為了更好的服務，是現代高校管理的藝術體現?！胺沼^念”的高校職能管理，要求行政職能管理者由原來的控制者，轉變為服務者和支撐者。

3.2 取消科室，建立流程管理“一站式”服務

高校管理流程的改進，需要有相應科學合理的組織結構體系。建立流程型組織是組織結構扁平化的有效方法。流程型組織結構是圍繞高校核心業務流程展開工作，以及進行人員和組織建立的一種組織形式，以核心業務流程為導向和基礎，改變了職能等級分配式的工作安排模式，消除部門之間的界限，從而使資源流和信息流等在高校內部順暢流動。

高?，F有的組織結構基本上是金字塔式的“科層體制”，管理層次多，反應速度慢，辦事手續繁多，各部門間的摩擦和協調往往通過“文山會?！奔右越鉀Q，工作效率低。要建立流程型扁平化的的組織結構，使管理幅度變大，拉近學校領導與廣大師生之間的距離。

在各職能部門中建立以廣大教師和學生為顧客的“一站式服務”。作為改善服務質量和服務方式的重要舉措，目前已成為我國許多高校改善服務的重要措施?！耙徽臼健狈?，其出發點是盡力減少師生與管理部門的接觸面，使廣大師生避免“程序迷宮”，獲得迅捷而全面的服務，方便地達到目的?！耙徽臼健狈?，通過將本來地理空間分散的相關單位集中到一個“服務窗口”，將分散程序化辦公轉變成“聯合辦公”，減少了一些不必要的中間環節，簡化、集中處理相關事務，從而提高的工作效率和辦事效率。

針對目前我國高校中，特別是一些“合并”后的高校職能部門處室往往是一個處長加三、四個副處長再加四、五個科長一起領導五、六個辦事員的現象，必須在流程管理思想指導下簡化高校組織層次，在各職能服務部門只配備少數領導（1至2名），以下達管理決策、處理突發事件和非常規事件，并挑選精干的人員，作為“一站式”服務的工作人員（見圖3），這類人員必須能夠處理本職能服務部門的所有管理服務業務以及必要的相關職能服務部門的業務。

圖3 職能管理部門“一站式”服務

3.3 大力發展管理服務信息化建設

建立基于現代技術的網絡化的信息管理系統平臺。信息化技術是高校實現管理流程優化的關鍵基礎性工具。在當前高校管理實踐中，計算機和網絡的使用還處于初級階段，人們的信息交換仍然主要依靠拷貝、郵件等初級傳遞技術，仍然存在“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”，難以實現信息及時共享，業務有效整合，資源協同應用，沒有充分實現信息技術的效能。這就需要建立一個能夠整合業務流程的信息管理平臺，基于這樣的信息管理平臺，各職能管理服務人員都可以及時有效地提供教學、科研、管理和生活服務，形成數字化的信息管理方式和溝通傳播方式，推動學校實現教育信息化、決策科學化和管理規范化。

3.4 剝離非教學、科研等非核心業務，將其社會化

流程管理的一個基本觀點，就是企業組織應以該組織的核心業務為中心來組織核心業務流程，而剔除非核心業務及其對應的業務流程。以高校教學、科研的核心價值為導向，確定學校的核心流程。

當前有些高校管理一定程度上存在教學、科研中心地位偏離，管理服務職能偏離，高?！稗k社會”的問題。以流程管理思想優化和改進高校管理，需要準確分析和明確高校核心價值和中心工作所在，從而關注核心業務管理流程。高校流程優化首先就需要確定核心業務流程和非核心業務流程。對于核心流程，如教學管理流程、教師管理流程、學生管理流程、科研管理流程等必須得到充分的改進和優化，對于那些非核心流程，如后勤服務等，則應堅決地予以社會化、市場化地剝離，對于不該做的流程則加以消除，這樣可以將更多的人力、財力致力于高水平的師資隊伍建設和高素質人才的培養。

3.5 簡政放權至專業院（系）

高校院（系）是相近專業的集合體，高校教學、科研工作主要是在院（系）進行，處于教學、科研等高校中心工作的前線，院（系）對專業教師、學生的思想、教學、學習等比校級、職能部門更知情，對自身各方面實際情況掌握更好，擁有處理自身專業學科教學發展的強烈責任感和相應的處理能力，由其處理自身的教學、科研一線工作，比學?；蚵毮懿块T間接處理事務更有針對性，效果會更好。另外各專業院（系）教學、科研及學生管理工作中存在一定的差異，這就要求學校應將有差異的決策權放權至院（系）。因此，學校應簡政放權，院（系）一級是高等學校管理工作的基礎，將管理的重心放在院（系）一級，使院（系）有更大的活動空間和工作自由度，特別是要把那些過多地集中在職能部門的權力移置院（系），而職能部門的職責要從代表學校某方面權力的執行者，轉變到多做調查研究、提交分析建議為學校決策服務；上傳下達、創造條件為院（系）服務，在此之余，在一定范圍內可對院（系）進行監督和促進。

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[責任編輯：王楠]