關于對基層檔案室資料歸納和利用的分析

韓美鳳

【摘要】在檔案的各項工作里，檔案管理在其中扮演著重要的角色。文章通過分析基層檔案室里的材料利用狀況，為進一步完善基層檔案室的管理工作提供相關建議，實現檔案管理的現代化。

【關鍵詞】基層檔案室；資料歸納；利用

由于檔案資源不斷增多，復雜性也逐漸提高，加上社會對于檔案的利用程度不斷提高，所以加強基層檔案室建設迫在眉睫。由于過去的檔案利模式難以和現代社會發展相適應，所以要實現檔案管理的現代化，發揮其儲存功能，提高資料的利用率。文章主要從以下幾個角度分析了基層檔案是的資料歸納和利用工作。

一、增強檔案管理人員自身素養，提高自身檔案意識

在提高檔案管理人員的自身素養時，一方面要提高自身的業務素養，另一方面還要提高管理人員的知識水平，除此之外，要不斷提高檔案管理人員的政治素養。通過教育和培訓等多種手段，進一步培養出具有端正的作風和強大政治素養的檔案管理人員。對于檔案管理者來說，提高自身政治素養是必然要求，通過提高自身思想品德素養，增強自身管理檔案意識，加大對于檔案管理工作的重視程度，提高自身法制觀念。

二、建立健全檔案管理制度，完善檔案管理一體化的模式

在加強基層檔案室的資料歸納和利用過程中，建立健全檔案管理制度十分重要，舉例來看，要通過收集制度和保管制度實現對檔案的管理規范化，明確歸檔的范圍，控制保管的期限，同時要在日常的檔案管理工作里貫徹落實相關政策，通過管理人員的責任落實，明確自身的權利和義務，同時把這些權利和義務作為員工考核的標準，提高員工的工作積極性，積極和檔案部門配合，完善檔案傳遞制度和登記管理制度，加強檔案動態管理，一方面要及時找回缺失的檔案，另一方面要提高檔案管理材料的完整性。

對于機關單位和事業單位來說，由于其自身的特殊性，所以在建立單位的檔案管理模式時必須要和部門的實際狀況相結合，實現信息一體化。另外，在進行檔案管理過程里，通過提供準確的而信息為領導作出正確決策提供依據。對檔案和圖書資料來說，實現其一體化可以和現代化檔案管理相結合，所以，各個單位建立檔案室，實現對于圖書資料的一體化管理，節省人力資源和物力資源，有利于單位實現動態管理。

所以，通過貫徹落實檔案的多項制度，明確檔案管理人員的職權和責任，嚴格落實檔案的借閱和保管制度，實行嚴格的考核制度，提高檔案的質量，使多種類別的檔案在歸納后實現統一化管理。從立卷歸檔工作到檔案資料保管，從檔案資料的利用到檔案資料的銷毀都要有明確的規定，為單位的檔案工作有效開展提供依據。

三、通過多種方式和途徑收集文件資料，加強檔案利用，及時反饋信息

對于檔案管理來說，其最終目的是利用檔案，為單位的領導者決策提供正確信息，及時發揮其社會效益，進一步發揮其潛在的經濟效益。所以，對于單位的檔案工作來說，要通過多種方式和多種渠道加大對于檔案信息資源的開發力度，提高檔案在各個部門中的利用率。通過提高檔案管理水平，利用好檔案信息，使部門和單位的決策更加科學，為干部的選拔和晉升提供信息服務。通過及時收集反饋信息，可以使檔案管理人員發現檔案資料的不足，及時查缺補漏，通過總結教訓，進一步提高檔案的利用率。

在檔案管理工作里，可以按照不同的服務對象，結合不同的服務需求形成不同的檔案材料。所以，在收集材料時，其價值的高低和檔案材料的利用率有密切聯系。要想從根本上保障檔案室的檔案資料充足，就要按照實際狀況調整檔案歸檔范圍，使保管的期限更加合理。另外，管理檔案的載體要多樣化，不能僅僅使用單一的紙張形式，還有通過照片、錄音和錄像等保存資料。

四、在新時期下實現檔案管理工作的現代化，實現檔案管理工作標準化

要想實現檔案管理工作的現代化，不能局限于設備的先進化，還要加強實現管理技術的現代化，進一步實現管理思想的現代化。對于各個機關單位和事業單位來說，它們的檔案管理工作里，最現實的目標就是實現管理水平的現代化，進一步實現管理方式的標準化，只有這樣才可以適應新時期的發展，提高檔案管理工作發展，實現基層檔案室資料歸納和利用。

在新時期的發展中，實現檔案管理的現代化的前提是實現設備的現代化，另外，實現工作的標準化和規范化是實現檔案管理現代化的保障。在加強檔案工作標準化中，要加強對于案件組織的方式和格式的管理，加強對分類規則和著錄索引規則的貫徹落實，實現對文獻編纂規則的管理。

五、加大對于檔案人員計算機知識和相關計算機技能的培訓力度

實施新的歸檔方法就要加強檔案工作的現代化管理。如果缺乏現代化的計算機，缺乏操作計算機的專業人員，那么很難實現基層檔案室資料的歸納和利用工作。相關的也無人煙必須正確管理文件級檔案，一方面要研究新型的檔案整理方案，另一方面要加大對于不斷學習計算機的操作技能，提高自身對計算機的掌控程度。通過培訓力度的不斷加強，實現檔案信息化管理，建設高素質的檔案管理人才。綜合來看，要想實現對于基層檔案室資料的歸納和利用，就要發揮人的主觀能動性，提高工作的積極性，加大對于檔案管理人才建設力度，及時發展人才，努力培養人才，不斷壯大對檔案信息的管理人員隊伍，提高檔案材料管理人員的綜合素質。

六、總結

在現在的信息化社會中，檔案資料扮演的角色越發重要，因此，對于基層檔案室資料的歸納和利用工作更加重要。要想提高檔案資料的利用率，為決策提供正確參考，充分發揮其作用，就要從制度方面以及檔案管理人員和領導等多個方面入手，通過多管齊下，實現檔案管理現代化，和新時期的發展形式相適應，進一步發揮檔案材料的作用，文章通過相關措施的研究，為相關的檔案管理人員提供借鑒，有利于我國基層檔案室資料歸納工作開展，不斷提高檔案資料的利用率。

參考文獻

[1]檔案保護工作中存在的問題及對策[J].機電冰船檔案，2012（6）.

[2]新時期檔案管理信息化對策探討[J].現代商貿工業，2013（2）

[3]基層檔案室檔案保護工作的困難與對策[J]湖北檔案，2011（12）.【摘要】在檔案的各項工作里，檔案管理在其中扮演著重要的角色。文章通過分析基層檔案室里的材料利用狀況，為進一步完善基層檔案室的管理工作提供相關建議，實現檔案管理的現代化。

【關鍵詞】基層檔案室；資料歸納；利用

由于檔案資源不斷增多，復雜性也逐漸提高，加上社會對于檔案的利用程度不斷提高，所以加強基層檔案室建設迫在眉睫。由于過去的檔案利模式難以和現代社會發展相適應，所以要實現檔案管理的現代化，發揮其儲存功能，提高資料的利用率。文章主要從以下幾個角度分析了基層檔案是的資料歸納和利用工作。

一、增強檔案管理人員自身素養，提高自身檔案意識

在提高檔案管理人員的自身素養時，一方面要提高自身的業務素養，另一方面還要提高管理人員的知識水平，除此之外，要不斷提高檔案管理人員的政治素養。通過教育和培訓等多種手段，進一步培養出具有端正的作風和強大政治素養的檔案管理人員。對于檔案管理者來說，提高自身政治素養是必然要求，通過提高自身思想品德素養，增強自身管理檔案意識，加大對于檔案管理工作的重視程度，提高自身法制觀念。

二、建立健全檔案管理制度，完善檔案管理一體化的模式

在加強基層檔案室的資料歸納和利用過程中，建立健全檔案管理制度十分重要，舉例來看，要通過收集制度和保管制度實現對檔案的管理規范化，明確歸檔的范圍，控制保管的期限，同時要在日常的檔案管理工作里貫徹落實相關政策，通過管理人員的責任落實，明確自身的權利和義務，同時把這些權利和義務作為員工考核的標準，提高員工的工作積極性，積極和檔案部門配合，完善檔案傳遞制度和登記管理制度，加強檔案動態管理，一方面要及時找回缺失的檔案，另一方面要提高檔案管理材料的完整性。

對于機關單位和事業單位來說，由于其自身的特殊性，所以在建立單位的檔案管理模式時必須要和部門的實際狀況相結合，實現信息一體化。另外，在進行檔案管理過程里，通過提供準確的而信息為領導作出正確決策提供依據。對檔案和圖書資料來說，實現其一體化可以和現代化檔案管理相結合，所以，各個單位建立檔案室，實現對于圖書資料的一體化管理，節省人力資源和物力資源，有利于單位實現動態管理。

所以，通過貫徹落實檔案的多項制度，明確檔案管理人員的職權和責任，嚴格落實檔案的借閱和保管制度，實行嚴格的考核制度，提高檔案的質量，使多種類別的檔案在歸納后實現統一化管理。從立卷歸檔工作到檔案資料保管，從檔案資料的利用到檔案資料的銷毀都要有明確的規定，為單位的檔案工作有效開展提供依據。

三、通過多種方式和途徑收集文件資料，加強檔案利用，及時反饋信息

對于檔案管理來說，其最終目的是利用檔案，為單位的領導者決策提供正確信息，及時發揮其社會效益，進一步發揮其潛在的經濟效益。所以，對于單位的檔案工作來說，要通過多種方式和多種渠道加大對于檔案信息資源的開發力度，提高檔案在各個部門中的利用率。通過提高檔案管理水平，利用好檔案信息，使部門和單位的決策更加科學，為干部的選拔和晉升提供信息服務。通過及時收集反饋信息，可以使檔案管理人員發現檔案資料的不足，及時查缺補漏，通過總結教訓，進一步提高檔案的利用率。

在檔案管理工作里，可以按照不同的服務對象，結合不同的服務需求形成不同的檔案材料。所以，在收集材料時，其價值的高低和檔案材料的利用率有密切聯系。要想從根本上保障檔案室的檔案資料充足，就要按照實際狀況調整檔案歸檔范圍，使保管的期限更加合理。另外，管理檔案的載體要多樣化，不能僅僅使用單一的紙張形式，還有通過照片、錄音和錄像等保存資料。

四、在新時期下實現檔案管理工作的現代化，實現檔案管理工作標準化

要想實現檔案管理工作的現代化，不能局限于設備的先進化，還要加強實現管理技術的現代化，進一步實現管理思想的現代化。對于各個機關單位和事業單位來說，它們的檔案管理工作里，最現實的目標就是實現管理水平的現代化，進一步實現管理方式的標準化，只有這樣才可以適應新時期的發展，提高檔案管理工作發展，實現基層檔案室資料歸納和利用。

在新時期的發展中，實現檔案管理的現代化的前提是實現設備的現代化，另外，實現工作的標準化和規范化是實現檔案管理現代化的保障。在加強檔案工作標準化中，要加強對于案件組織的方式和格式的管理，加強對分類規則和著錄索引規則的貫徹落實，實現對文獻編纂規則的管理。

五、加大對于檔案人員計算機知識和相關計算機技能的培訓力度

實施新的歸檔方法就要加強檔案工作的現代化管理。如果缺乏現代化的計算機，缺乏操作計算機的專業人員，那么很難實現基層檔案室資料的歸納和利用工作。相關的也無人煙必須正確管理文件級檔案，一方面要研究新型的檔案整理方案，另一方面要加大對于不斷學習計算機的操作技能，提高自身對計算機的掌控程度。通過培訓力度的不斷加強，實現檔案信息化管理，建設高素質的檔案管理人才。綜合來看，要想實現對于基層檔案室資料的歸納和利用，就要發揮人的主觀能動性，提高工作的積極性，加大對于檔案管理人才建設力度，及時發展人才，努力培養人才，不斷壯大對檔案信息的管理人員隊伍，提高檔案材料管理人員的綜合素質。

六、總結

在現在的信息化社會中，檔案資料扮演的角色越發重要，因此，對于基層檔案室資料的歸納和利用工作更加重要。要想提高檔案資料的利用率，為決策提供正確參考，充分發揮其作用，就要從制度方面以及檔案管理人員和領導等多個方面入手，通過多管齊下，實現檔案管理現代化，和新時期的發展形式相適應，進一步發揮檔案材料的作用，文章通過相關措施的研究，為相關的檔案管理人員提供借鑒，有利于我國基層檔案室資料歸納工作開展，不斷提高檔案資料的利用率。

參考文獻

[1]檔案保護工作中存在的問題及對策[J].機電冰船檔案，2012（6）.

[2]新時期檔案管理信息化對策探討[J].現代商貿工業，2013（2）

[3]基層檔案室檔案保護工作的困難與對策[J]湖北檔案，2011（12）.