淺淡大屯公司物資管理信息系統的應用

摘要：隨著計算機網絡的大面積普及，企業信息化管理也在逐步深入，作為我國重點支柱的煤炭工業的信息化建設正逐步展開，很多大型煤礦和中型煤礦企業都進行了企業內部和外部的業務應用系統的建立，將企業當前擁有的資源很好的整合在了一起，以業務過程為中心進行應用系統的集成，提高資源的利用效益，讓業務環節之間的相應速度更快，不斷的幫助企業降低成本，提高企業的經濟效益，已經逐步的成為了很多企業都非常關注的問題，為了切實將企業物資管理業務理順，提高企業物資管理水平，使數據高度共享，信息及時反饋，便于領導正確的決策，本文簡要概述了煤礦企業物資信息化的必要性，主要介紹了大屯公司物資供應信息化的設計與實現，最后總結了開發應用物資信息系統為企業所帶來的效益及管理信息系統成功的關鍵。

關鍵詞：大屯公司信息系統；物資管理；效益

中圖分類號：F251 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-000-03

一、大屯公司概述

大屯公司位于江蘇、山東兩省交界的微山湖畔，公司先后榮獲全國五一勞動獎狀、全國守合同重信用企業、全國質量效益型先進企業、煤炭工業質量獎、煤炭行業科技進步十佳企業、煤礦安全質量標準化公司等榮譽稱號；整體通過了質量、環境、職業健康安全管理體系認證，企業技術中心被認定為國家級技術中心。煤礦物資管理是煤炭企業產、供、銷三大支柱之一，其主要目標是及時按質按量的提供生產所需的各種物資，通過最少的物資儲備來保證供貨狀態能夠最佳，避免出現缺料和物資擠壓的情況，確保組織供應的合理性，確保企業能夠正常的開展生產經營活動。要確保各廠（礦）生產以及設備維修時需要的相關物質能夠供應正常，必須通過物質信息化管理來嚴格管理采購、供應以及使用的每一個環節，切實降低企業生產的成本，提高資金周轉的速度，并詳細的統計分析獲得的信息，找到生產物質管理過程中可能存在的問題，并找到問題解決的策略，不斷的提高企業物資管理的先進性和科學性，從而幫助公司提高其社會效益和經濟效益。

二、開發大屯公司物資供應信息系統的必要性

現在信息已經成為了資本、土地以及勞動力之后的一個重要資源。誰能夠得到更多的信息，并合理利用這些信息，便能夠在競爭中領先，從而獲得更多的優勢。在煤礦中，物資供應部門是企業和生產單位的重要紐帶和橋梁，能夠給企業的正常運行提供物質保證。供應部門的作用非常重要，進行物質管理信息系統的建立，能夠給單位生產提供生產資料方面的保證。就微觀而言，進行物資管理信息系統的建立，能夠更好的進行物資的流轉，生產效率也會有明顯的提高，通過信息化手段加強了管理，企業的經濟效益也會有一定的提高。就宏觀而言，其符合社會信息化的發展潮流，社會化生產周期有了明顯的縮短。

大屯公司物資供應處作為集團公司物資供應管理的主管部門，這個部門對企業生產經營而言是非常重要的，其實計劃、組織、控制企業生產過程中需要的物質儲備、采購以及使用的部門。切實做好物質供應管理，提高物資采購和使用的科學性，對企業更好的進步發展、產品質量提高、成本降低、更好的周轉資金、幫助企業獲得更多利潤都非常重要。進行大屯公司物資管理信息系統本身便是資本運營管理方面的突破，能夠將優勢資源真正的盤活，這種資源的整合對礦區物資管理水平的貢獻是以往任何一種管理手段的變革所無法比擬的。通過網絡能夠將礦區內部分散以及比較獨立的資源虛擬成為一個比較大的倉庫，能夠通過信息系統來共享相關的資源，這樣能夠改變以前重復儲備的情況，改善物資積壓的情況，可為廣泛物資配送規范管理打下良好的基礎。

隨著網絡時代的發展，設備與軟件的更新，我們越來越感覺到原有老系統硬件嚴重老化、存儲容量較小、運算速度較慢、各種軟件、硬件接口復雜，系統功能相對簡單，數據資料共享能力較差。其強大的信息處理功能沒有得到有效的發揮，效率極其低下，不利于今后現代化的物資管理。因此，我們必須要開發具有符合大屯公司自己特色的先進的物資貿易管理信息系統。

三、大屯公司物資信息系統的設計及功能模塊

（一）信息系統設計

1.信息系統設計的主要思想

建立符合礦區物資供應系統的供應鏈信息系統，實現內部業務管理一體化，逐步建立與供應商信息互通的協作關系，整合上下游信息資源，統籌“信息、物資與資金”管理。

2.信息系統設計的目標

信息系統設計的目標是：建立以計劃為龍頭的采購管理體系，導入先進的ERP管理思想，有機的整合從計劃、訂單、收貨驗收、入庫、發票到結算全過程的管理。建立運行高效的業務聯動運行機制，使每個業務流程環環相扣。建立完善的供應商檔案，實時采集供應商的歷史交易記錄，引入供應鏈思想。運用合格供方評定機制，合理的選擇供應商，對技術通用的物資實行網上招標采購、比價采購、定點采購。建立統一垂直的庫存管理體系，使兩級庫存統一調配，通過供應商信息互通的協作關系，實現“物資超市”的管理思路，充分利用經濟批量法采購，優化平衡庫存結構，降低采購費用，加速資金周轉率。依據企業財務管理制度的規范需要，建立物資管理業務數據高度集成系統，做到業務數據和財務工作無縫鏈接。建立管理者通過物資管理信息系統實現整個業務運作狀況的監控，整合業務協調、有序運行。支持集中采購管理模式，強化物資采購的集中管理控制。按照“采購與定價相分離、合同草簽與審簽相分離、進貨與驗收倉儲相分離”的原則，支持采購運作線、價格運作線、合同審簽運作線、質量驗收運作線、財務運作線五線分離原則。支持招標、議價、詢價、內部、定點等采購方式的價格管理，制訂采購基準價格，關聯合格供應商及限價管理，控制采購訂單的執行。規范、協同、優化企業采購業務處理流程，能夠根據企業實際情況，靈活配置適于企業的各種不同業務類型的采購業務流程和審批工作流，支持企業采購業務流程的變化。支持對庫存管理提供相關預警信息和控制。支持各廠礦、公司材料成本分析、單項工程核算。具備完善、嚴密的權限管理體系。支持定制化和開放化的查詢功能及報表功能。

3.信息系統的總體構架

全礦區涉及到物資采購、供應、倉儲及物資監督管理的部門。首先由各物資需用單位的供應（配件、設備）部門分別按車間、區隊向信息系統內錄入物資需用計劃，匯總、平衡利庫后生成本單位物資需求計劃。由供應處專職計劃管理人員匯總需用單位的物資需求計劃，按照供應處采購業務的劃分，向各采購部門發送礦區物資需求計劃（年度、月度、臨時）。各采購部門接到上述信息后，進行庫存平衡，確定采購方式（招標、議價、比價、定點、內部產品）生成采購計劃（包括供應商名稱、物資品種、采購方式等）。供應處分管領導審批采購計劃后，業務部門根據審批的采購計劃，按照年初確定的合格供應商及不同的采購方式（招標、議標、比價、定點、內部市場）確定采購定單。并向供應商發送。物資進入倉庫前，倉庫驗收組及保管員按到貨通知單（或定單）驗收入庫，并在信息系統內確認。采購部門接到由保管員簽字的收貨通知單（含需用單位倉庫）及供貨發票，根據倉庫確認的收貨信息記錄，在信息系統內確認，并同時沖暫估。各需用單位根據物資計劃申請量結合總庫庫存，在信息系統上自動下載提貨清單鎖定庫存，合理安排運輸工具到總庫提貨?？値彀凑仗嶝浨鍐伟l貨后，進行信息系統確認，自動生成隨貨同行清單一式三份（提貨人、出門條、保管員自留各一份）由提貨人簽字。需用單位按隨貨同行清單進入信息系統確認。

（二）信息系統的主要功能模塊

1.信息系統的主要功能模塊

大屯公司物資信息系統主要設置了十個功能模塊。依次是：基礎數據管理、供應商管理、計劃管理、采購管理、采購限價管理、采購定單管理、合同管理、驗收管理、入庫管理。

出庫管理基礎數據管理主要提供了：維護物資編碼信息、權限、口令、角色劃分的維護、維護計劃價格、審核計劃價格、設置安全庫存、設置供應單位信息。供應商管理模塊的能夠給供應商的供貨價格、質量、負債能力、按期供貨以及售后服務等一系列的因素的綜合評價打分功能，給采購招標以及供應商思維評價提供統一的標準。通過分析相關的數據，能夠幫助業務人員進行最佳采購策略功能的制定。計劃管理主要分成下面兩種，分別是正常計劃以及臨時計劃。其中前者可以分為：年度物資使用計劃、年度物資需求計劃、月度物資使用計劃及月度物資需求計劃。采購管理按照大屯公司“關于物資集中采購“的文件要求，共設計了五種采購方式，即：招標采購、議價采購、比價采購、定點采購、內部采購。公司物資采購部門依據月度物資采購計劃和年度物資采購計劃。并可對系統自動生成的采購申請進行增加和刪除。采購限價管理主要提供由管理部門制定物資采購最高限價及查詢等功能，本功能控制了整個物資的采購價格，對于招標和議價采購的物資限價，由系統在招標和議價過程完成后，系統自動寫入限價庫，作為采購定制物資采購單價格的依據。對于比價采購、定點采購和內部采購等方式，全部由管理人員按照大屯公司價格管理規定審查后，錄入本系統，作為物資采購的最高限價。本功能能夠提供所有已采購過的物資及供貨價格的歷史記錄，為每年公司物資采購部門對供應廠商的綜合考評提供參考依據。采購定單管理主要是提供從物資采購計劃到物資采購申請，通過各種采購方式的選擇和限價的管理及控制，最終形成的，由供應商供貨的物資明細、供貨價格及供貨時間的一種契約。根據采購定單的自動生成合同文本，并提供合同的變更、撤消、修改、查詢、送審、審批、統計等功能。驗收管理提供了全集團公司物資到貨驗收的方式，入庫管理的主要功能如下：庫存初始化、辦理物資入庫、其他入庫單、庫存月結轉及各種查詢功能。出庫管理功能提供了物資的有計劃領料、無計劃領料等功能。

2.系統的設計實現保證

大屯公司物資供應信息系統應用于物資采購、供應及監督管理等部門，由于各應用單位分布在整個礦區，地理位置相對比較分散，所以在整個系統設計上我們采取了集中式數據管理的方式，利用了整個大屯公司已經建設好的礦區網絡高速信息系統連接至各二級單位，通過各二級單位的局域網連接至各供應部門的用戶，在公司物資管理部門建設整個物資管理系統的數據中心。

系統設計充分考慮到物資管理部門的數據流量大，處理事務繁多，而且各個用戶相對比較分散。在應用程序的設計上我們遵循了國際上通用的三層結構系統模型。該結構模型與傳統模型相比，具有軟件發布更為靈活、程序開發更為高效、重負載下性能更好、系統安全性更強等優點。整個系統從網絡的拓撲結構，軟件的體系結構到具體硬件設備的選型，防火墻的配置，系統軟件的選型及應用軟件的開發等各個方面都充分地考慮了系統的安全，從多方位、多角度保證未來系統是一個可以進行交互式關鍵業務處理的系統。統一接受來自于前臺的實時數據處理請求，并均衡分配給各應用服務器。

在本系統的設計上我們采用防火墻方式實現物資系統數據中心的網絡安全。整個物資系統數據中心服務器獨立設計，采用獨立的交換機將整個物資系統服務器組成物資系統數據中心服務器組。與礦區網絡不直接相聯，中間采用高性能防火墻進行隔離。防火墻是一個跨接多個物理網段的報文轉發設備，因此它如同一個關守一樣，可以對所有流經它的流量進行各種各樣最直接的操作處理，如轉發通過、各層報頭檢查修改、各層報文內容檢查修改、鏈路帶寬資源管理、流量統計、訪問日志記錄、協議轉換等，可實現在線網絡管理和監控。

四、信息系統應用達到的效果

這套系統不僅僅優化了業務流程，提高了工作效率，建立了全面的供應商信息管理體系，還強化了計劃與考核的合理性，關聯性建立了統一垂直的大庫存信息管理體系，統一物料編碼標準化管理，實現了信息共享、關聯控制、強化了管理力度，因此，它帶來的經濟效益是不可估量的：

1.大屯公司物資供應每年平均采購額大，儲備資金占用也較大。使用本信息系統，通過庫存管理的優化，及時分析了庫存的儲備情況，減少了儲備資金的占用。

2.通過信息系統的使用，取消了帳簿、憑證式單據的使用，數據資料得到保管、不易丟失，實現無紙化辦公，在管理費開支上有了一定的節約。信息傳遞方便、快捷，需求單位對總倉庫的物資儲備狀況在網上一目了然，實現了集中安排運輸工具進行配載，在人員和使用車輛往返公司的費用上有了一定的節約。

3.該系統幫助我們建立和儲存大量的基礎信息，如物資檔案、供應商檔案、價格檔案、歷年物資消耗信息等，以提高物資計劃準確性、及時性，消除物資積壓、減少庫存、降低成本。

4.業務人員不用每天忙于開單事務，可安排主要精力調研市場行情，分析儲備結構，深入一線征求意見和建議，解決具體問題。

5.該信息系統的投入，使礦區物資供應管理工作達到信息流、物流、資金流集成，實現資源的優化配置。通過網絡使全礦區的物資管理工作都在管理中心的適時監控中，對物資管理辦法是否得到很好的執行，礦區的儲備結構是否合理等一系列問題，得到有效的控制。

6.該系統完善了供應商的管理，實現網上價格監督，公正、公平、公開的實施采購，在杜絕腐敗現象的滋生，抑制暗箱操作，消除不正之風上有一定成效。

7.該系統可促進信息化建設進程，為實現企業流程再造創造有利條件。

8.該系統的開發和應用在促進各級管理人員解放思想，樹立先進的管理理念，轉變粗放的經營觀念，為礦區全面推行信息化管理上打下了良好的基礎。

總之大屯公司物資管理對煤炭企業的生產供應和銷售都是非常重要的，其目標主要是根據需要及時的提供生產需要的相關物質，通過最小物資儲備來滿足供貨的實際需要，避免出現物資積壓以及缺料的情況，對供應進行合理的組織，做好資金周轉工作，從而確保生產活動能夠正常的進行。而想要確保每個廠礦的設備維修以及生產運營的物資能夠滿足需要，便必須將物資信息化運營進去，通過管理來做好物質采購、供應以及使用等每個環節，不斷的降低生產所需要的成本，提高資金周轉的速度，做好信息統計方面的工作，及時的找到生產物資管理過程中存在的問題和隱患，從而給物質供應管理決策更好的進行奠定信息基礎，不斷的提高物資供應管理決策的先進性和科學性，從而提高整個公司的社會效益和經濟效益。

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作者簡介：李海燕（1972-），女，經濟師，主要從事物資供應管理及統計工作。