論大數據時代背景下的檔案管理創新

隨著網絡技術的迅猛發展，全球數據信息量呈指數式爆炸增長，全球信息化大潮里，信息資源開發利用水平的高低已成為衡量一個國家強盛程度的重要標志。作為國家信息資源的組成部分——檔案信息資源在這個時代潮流中，積極置身于社會主義市場經濟主戰場，在我國社會主義精神文明建設中發揮了越來越重要的作用，為當代中國社會的發展、進步和繁榮做出了突出貢獻。對于檔案管理而言，要在互聯網時代利用自身特點和新技術，為專業和事業的創新發展發揮更大的作用。

1 大數據時代的來臨

伴隨著國家信息化建設的不斷深入，科技的發展和多媒體技術的普及，云計算、移動互聯網等新技術和新應用的不斷涌現，當今社會每天都會產生大量的數據，信息量越來越大，數據快速膨脹的趨勢不能改變，世界已經進入了大數據時代。什么是大數據呢？大數據顧名思義是指巨量數據資料，對于“大數據”，研究機構Gartner給出了這樣的定義：是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。百度百科給出的大數據定義，是指所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，并整理成為幫助企業經營決策的資訊。從定義中我們可以看出，掌握大量的數據信息只是一個基礎，如何對這些巨量的數據進行專業化處理，提高對數據的分析加工，最終實現數據的“增值”才是大數據時代的意義。全球知名咨詢公司麥肯錫這樣解釋大數據時代：“數據，已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。人們對于海量數據的挖掘和運用，預示著新一波生產率增長和消費者盈余浪潮的到來?！?/p>

大數據時代的到來標志著“信息社會”終于名副其實，我們收集的所有數字信息現在都可以用新的方式加以利用。在大數據時代，它所帶來的信息風暴正在改變著我們的生活、工作和思維方式。大數據時代最大的轉變就是，放棄對因果關系的渴求，而取而代之關注相關關系。大數據的挖掘及分析給企業科學決策、政府節約開支、提高公共服務能力、文化教育創新等提供幫助；大數據的數據挖掘技術可以為實現網絡信息服務的智能化、個性化與精品化提供支持工具。因而，大數據時代的來臨相比其它信息技術而言更契合檔案管理工作的需要。而在數字技術的發展中，數字融合——將媒介傳播的文字、聲音、圖像、圖片等各種視聽資料進行統一的數字編碼，為檔案管理行業進入大數據時代奠定了基礎。

2 大數據時代下檔案資料創新管理的思考

大數據時代的檔案管理應該向社會化、多元化、開放性和先進性發展。處在大數據時代的檔案管理如何發展，怎么樣讓大數據帶來大價值？這是檔案工作者必須面對和思考的問題。

（一）全面數據化，建立“全數據”概念

現如今數據的規模更重要，也就是說要掌握大量的數據，而且要有能力輕松地獲得更多的數據。 近年來，隨著技術的發展，檔案管理也進入了數字化行列，許多檔案管理單位也都相應建立了信息管理系統。檔案要想在大數據背景下發揮更大的作用，必須要建立大數據的發展目標，要在媒資管理系統中建立“全數據”的發展框架。首先，在收集存儲方面，一要在信息管理系統中對產生的全部信息進行采集，所有信息記錄應一并納入到媒資管理系統中；二要對收集保存的歷史音視頻檔案資料進行數據化轉儲后，全部導入到媒資管理系統中；三要將各種形式、各種途徑獲得的音視頻資料都納入到媒資管理范疇內。其次，將各種音視頻相關的信息通過處理技術轉換成計算機可以識別和分析的數字化數據。對大量歷史數據的相關性分析可以預測未來數據的情況，積累的數據量越大，預測的準確性就越高，對于未來數據的把握同樣是一種獲得有效競爭力的方式。第三，在資料數據化的基礎上，還有一個關鍵的步驟，就是要進行利用關鍵詞檢索的科學編目。雖然很多機構在編目方面取得很大的成就，但就整體而言，編目工作仍存在簡單粗糙的現象，給檢索帶來了很大的不便。制作人員面對龐大的素材庫，看似擁有了更多的選擇空間，但如果編目不夠科學具體，會因精力有限而造成資源冗余和時間浪費。在這方面，很多單位都已經進行了有益嘗試，并取得了可資借鑒的成功經驗。

（二）利用大數據滿足多元化的利用需求

檔案資料既是我國社會、經濟發展全過程的真實寫照，也是相關行業發展中不可或缺的重要媒體資源， 是我國檔案管理事業發展所積累下的最重要的有形資產，擁有巨大的政治、經濟、社會價值。檔案管理應該深度挖掘檔案資料信息資源，開展大范圍、多渠道、多形式的利用服務，應該以“藏”為主向以“用”為主轉變，從“被動服務”向“主動服務”轉變。首先，挖掘檔案信息資源手段要多形式，對內在價值的開發要結合各種手段，結合數字技術和多媒體技術的方式。其次，檔案資源的服務要大范圍。檔案資料除了服務于本部門、本單位外，還應為同行業利用、學者研究以及社會文化產業發展通過便捷、有效地服務。另外，檔案資料的服務應走多渠道。通過檔案資料的方式有直接通過和間接通過等多種，除了傳統通過利用的方式外，還應借助于新媒體技術快速發展的機會，多渠道擴寬檔案資料的利用。在知識經濟時代，讓檔案資源迅速轉化為知識資源，將是今后檔案資料管理工作的發展方向。

（三）構建數字網絡為基礎的檔案資源共享系統

多年來，在廣電行業內部一直存在著以節目交流、交換為主要方式的資源共享，不斷增加的頻率、頻道，以及網絡廣播電臺等新媒體對檔案資料也提出了新的需求。然而，檔案資源開發利用仍面臨一些挑戰。例如，檔案資源的共享問題。由于各廣播電視機構獨立進行、管理各自為營，形成了檔案資源的信息孤島，加上檔案資料的不規范，沒有統一標準，使得信息無論在內部共享還是各省市單位間共享，都造成了很大的壁障和困難。

目前，數字技術、網絡技術的發展，為檔案資料的共享奠定了重要基礎和條件。利用大數據技術，將檔案內容科學編目，使之更易被查找和使用；構建以數字網絡技術為基礎的檔案資料共享系統就具有重要的現實意義。建立節目資源共享機制就是要以技術為手段、解決當前標準不統一、管理模式不統一、數據庫相互不連通等問題，使檔案資源形成從中央到地方的信息資源網絡，實現快速有效的利用。

1、要建設檔案資源共享網絡

目前，很多單位都紛紛建立或者引進了專門的檔案管理系統，開展信息資源網絡化建設工作，可以以此為基礎，加強我國檔案資源的整合。但目前各地的檔案資料管理方式以及引入的媒資系統都是多樣化的，各系統難以互聯。因此，相關行業應制定統一規范的系統和數據庫標準，建立起檔案資源共享網絡。確切的說，檔案資源共享體系建設應是完整的概念，必須高度重視檢索網絡、資源體系以及傳送網絡之間的相互依存關系，統籌兼顧，協調性地推進共享發展。

2、要搞好網絡環境下檔案資源建設

檔案資源建設應遵循共享性與互通互聯的原則。各單位所形成的檔案資料在載體、形態和管理上有差異，尤其是分類、著錄等細節管理上所依據的標準和規范不同，給共享網絡的建設帶來了難題。要實現檔案資源的共享，首先應該進行資源的整合規范。在資源共享、互通互聯的原則指導下，將不同類型、不同載體、不同來源、分散管理的資源集中起來，構建檔案資源系統。

總之，面對浩如煙海的檔案資料，應當加強對管理工作的重視，利用大數據的技術對檔案進行科學管理和利用，讓檔案資源迅速轉化為知識資源，在推動行業發展過程中、在社會公共管理事業中發揮更加重要的作用。

作者簡介

吳再亮（1985-），男，山東省棗莊市，助理館員，大學本科，研究方向：檔案。