基于巴納德組織理論的高職院校檔案管理能力研究

曹方玲

摘 要：將巴納德組織管理理論運用到高職院校檔案管理中，可以有效提到高職院校檔案意識，確保檔案管理在院校發展歷程中充分發揮其科學性、實用性、研究性的價值。

關鍵詞：巴納德組織理論；高職院校；檔案管理

在歷經教學評估，示范校、骨干校驗收等多項大規模的檢查評估工作后，高職院校越來越注重檔案管理。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，確實，學院教學質量水平的高低不能停滯在某一時間短等待檢驗，檔案的展現就像是出了它的巨大作用?？茖W規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。這里我們就談談基于巴納德組織理論的高職院校檔案管理能力研究。

巴納德是“現代管理理論之父”，在他的系統組織理論中提到：社會的各級組織包括軍事的、宗教的、學術的、企業的等多種類型的組織都是一個協作的系統，這些協作組織是正式組織，都包含三個要素：共同的目標、協作的意愿、和信息聯系。在長久的檔案管理工作中，這三個要素恰恰是能夠使檔案管理實現系統性、有效性，科研性，增強檔案功效的基本所在。

1 共同的目標

巴納德認為：首先，一個組織必須有明確的目標，否則協作就無從發生。其次，組織不僅應當有目標，而且目標必須為組織的成員所理解和接受，倘若組織的目標不能為組織成員所理解和接受，也就無法統一行動和決策。目標的接受與協作意愿是相互依存的。

受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。這一現象存在的原因首先是未達成統一目標意識。

檔案管理者希望通過系統化的管理，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄。而事實是，各部門及教學工作人員每學年積累下來的檔案不少，可有意識的加以整理、上交的不多。即便有心整理，又由于上交時的格式、規范、程序等繁瑣的問題打消了積極性，就形成了檔案積壓無人整理，用時方翻出來。因部門人員調整、時間較長等原因，即便找到了檔案，也無法確認它存在的背景或價值。這些問題，看起來是檔案收繳程序的問題，實際上是學院對檔案管理的目標性問題。

如果全員都能夠認可檔案管理的重要性，學院建立完善的檔案管理機制，以上現象均可迎刃而解。

2 協作的意愿

協作意愿是指組織成員對組織目標做出貢獻的意愿。一個人是否具有協作意愿依個人對貢獻和誘因進行合理的比較而定。所謂貢獻，是指個人對實現組織目標做出的有益的活動和犧牲。所謂誘因，是指為了滿足個人的需要而由組織所提供的效應。只有當誘因大于貢獻時，個人才會有協作意愿。然而，對貢獻和誘因以及其凈效果的度量都不是客觀的，而是個人的主觀判定，它隨個人的價值觀念不同而有很大變化。

現有高職學院檔案管理工作出現問題的另一個主要原因是管理者的問題。檔案工作的質量高低直接取決于檔案管理人員的素質高低?！稒n案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！钡菣n案管理只是學院建設過程中很小的一個部門，學院將大量的資金都投入到了專業建設中，經常會忽視檔案管理人員能力的提高。而檔案工作者自身也會有職業疲憊感，甚至感覺看不到職業發展前景，出現工作不投入，無創新等現象。

3 良好的溝通

組織的共同目標和個人的協作意愿只有通過意見交流將兩者聯系和統一起來才具有意義和效果。

檔案部門是一個管理部門，更是一個服務部門。檔案的一個重要特點就是服務性。因此如何利用檔案是檔案工作的出發點和歸宿，也是檔案及檔案工作得以存在和發展的源泉。高職院校普遍存在檔案管理是“死物”，重“保管”輕“使用”。這就要求檔案部門充分發揮好良好的溝通能力，加強檔案管理工作的服務意識。轉變觀念，把工作的重點放在檔案資源的開發與利用上，變被動服務為主動服務，變封閉式服務為開放式服務，搞活檔案工作。

基于以上內容，不難發現，將巴納德系統組織管理理念應用到檔案管理中，有利于提高高職院校檔案意識，改善檔案管理體制，增強檔案管理人員工作積極性主動性，從而將“死”的檔案變成“活”的信息，充分發揮檔案的功能。

鑒于此，結合巴納德組織管理理念，我們提出以下建議。

4 強化高職院校各層次領導的檔案意識

頭腦有檔案的弦，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求、方便存檔立卷等。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，從而最大限度的滿足利用者的需求。

5 提高檔案管理人員的業務素質和服務意識

建立相應的培訓體制，鼓勵他們學習新技術、新知識和參加業務培訓，培訓工作應加強針對性、實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力，重視檔案人員的知識更新。

發揮檔案管理人員的主動性，在檔案與檔案利用者之間搭起相互溝通的橋梁，實現靜態檔案向動態信息的轉變。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。

6 搞好建章立制工作

《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了使檔案管理工作標準化與規范化，需要不斷完善、健全相應的機制來保障檔案工作的有效落實執行。

高職院校應根據實際情況，建立科學規范的檔案管理制度，在實際工作中做到有法可依，有章可循。同時，檔案工作制度的落實也必須敢于“動真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級管理人員的崗位責任，作為考核工作職責和管理水平的內容之一，與各個部門、各級管理人員的考核、晉職、獎懲、績效掛鉤。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項重要的管理工作。只有重視檔案意識的培養，加強管理制度的建立健全和檢查落實，加強信息化建設，提高檔案利用率和服務水平，才能喚起師生的認同和重視，形成各部門、各級管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實提高高職院校檔案工作的效益。

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