試論基于新時期背景下的事業單位檔案數字化管理策略

摘 要：由于信息化技術不斷發展，人們的生活與工作由于該技術不斷純熟化提升了相關效率與品質。事業單位檔案數字化管理正是在信息化技術不斷成熟的基礎下發展而來，有效的節省了檔案管理所需時間，提升檔案查詢使用效率，打破檔案使用時空局限性，提升了事業單位經濟效益，提升了行政工作效率，是檔案管理的主流趨勢。

關鍵詞：新時期；事業單位檔案；數字化管理；策略

事業單位檔案管理主要包括基建、人事與文書相關部分，是保證事業單位有效做出科學判斷決策的前提條件。由于當下網絡信息的發展，有效的促進了檔案數字化管理。數字化管理可以有效的提升信息查詢效率與準確性，充分發揮檔案所具有的使用價值與利用頻率，同時有助于單位顯著的提升經濟效益。而傳統的檔案管理相對而言會耗費相對較多的管理費用，同時會占用更多的存儲空間，無法有效資源共享利用，查詢較為困難。在新時期網絡環境下，事業單位檔案數字化管理有效的提升行政工作效率，有效的利用更多時間做檔案研究工作，充分挖掘檔案價值。

1 新時期背景下事業單位檔案數字化管理價值

（一）經濟效益

當下事業單位信息量逐步增多，傳統滯后的辦公與管理無法有效的高效管理大量信息，造成信息在儲存與管理方面存在較多困難。一般傳統檔案管理多采用紙質信息呈現形式，屬于粗放型管理狀態，需要耗費更多的管理費用與人力資源投入才能保證檔案管理工作的應有效率，在一定程度上提升了檔案管理成本。而在新時期檔案管理上采用數字化處理方式，可以有效的提升管理效率，在機讀檔案操作下節省了管理費用，同時減少所需空間，查閱更便捷。如果需立即使用檔案，可以快速的做好檔案通過網絡化平臺調取檔案并使用，不需要進行復印等操作，減少了紙質成本，同時還提升了使用效率，提升了其產生的經濟效益。

（二）充分發揮檔案利用率

傳統紙質檔案保存管理中，一般需要在固定空間中做資料的收集整理歸檔，但是這種保存形式與方式具有較大的局限性。由于檔案數量大，在查閱上有更高的工作量，同時需要限定在固定的時空條件下，當緊急需要調取檔案時，不能得到精確與較快查找的效果。但是如果使用數字化管理，可以通過信息技術有效快速的查詢檔案資料，同時也避免了時空局限性，可以進行遠距離的資料利用，提升了信息獲取效率，也節省了信息存儲空間，有效的提升了檔案利用率。

（三）提升辦公效率

由于數字化管理有效的打破檔案管理時空局限性，提升檔案調取使用效率，有效的促使檔案更科學合理的歸檔，提升了檔案管理的工作效率。由于是事業單位工作人員流動量大，可以通過數字化檔案管理系統動態性的了解工作人員的入職、辭職、調動與退休等有關信息，快速有效的獲取到精確信息內容。這種數字化管理操作有效的達到檔案信息動態性掌握，同時可以精確的查找具體信息內容，有效的縮減了信息查找時間，提升工作效率，在一定程度上為工作人員提高了辦公效率。

2 新時期背景下事業單位檔案數字化管理常見問題

（一）缺乏應有的檔案數字化管理所需軟件與硬件投入

檔案數字化管理需要保證硬件與軟件支持，兩者均不可缺少。當下事業單位多具有較好的硬件設備支持，但是也有部分單位缺乏重視程度而導致硬件設備配備不完善，甚至部分設備存在嚴重老化，影響檔案管理工作的有效開展，設備沒有得到及時更新升級。而軟件支持也同樣存在配備不完善，建設投入水平不高等問題。檔案數字化管理需要做好檔案數據庫的健全完善，需要依據情況設立不同檔案查詢與錄入的數據庫系統設置，同時由于數據庫自身的設置會存在絕對的穩定性，有一定系統漏洞，因此會存檔案丟失或外泄的可能，甚至因此造成對國家發展的影響。

（二）缺乏專業人才支持

檔案數字化管理需要配備專業的操作人員，需要在檔案數字化管理技術上與意識上有充分的能力，有效的在相對復雜的情況快速有效的處理相關檔案問題。各單位依據實際情況不同，檔案資料錄入、整合、審核、使用的情況有一定差異，同時也會存工作量較大的情況，部分檔案存在的時間長，對單位發展有著重要價值，甚至對國家與民眾的生命財產安全產生一定影響。但是在部分單位中，由于檔案管理人員缺乏專業的數字化檔案管理實際能力，在信息的錄入與使用方面缺乏應有的效率，甚至會因為個人的不規范操作導致信息差錯。同時對于相關軟件與硬件使用能力不足，當出現一定故障時無法有效實際處理，從而導致工作無法有序進行。

3 新時期背景下的事業單位檔案數字化管理策略

（一）強化檔案數字化管理意識

在檔案數字化檔案管理意識上要從單位的基層到高層都具有較高的認可意識，并積極的達到執行與配合。各相關人員要積極的學習信息化處理技術，純熟的掌握數字化管理所需的計算機硬件與軟件操作技巧，同時領導層要注重對相關硬件與軟件資源的配備，建立完善檔案數據庫，保證其良好的運作效率與使用安全，確保日常檔案數字化管理工作有效正常的開展。

（二）完善管理體制

為了達到檔案數字化管理高效性，需要建立完善相關管理體制，確定相關管理制度，確保單位管理人員對于檔案數字化管理有充分的保密意識，同時依照流程與規范做對應的檔案數字化管理工作，確保檔案安全性，做好對應的檔案數字化管理應有的人員引入標準與日常培訓管理，強化工作人員專業素養。調動相關人員進行檔案數字化管理錄入與使用的配合工作，保證檔案使用的規范性與有效性。

（三）重視檔案安全管理

數字化檔案管理提供了較多的便捷性，同時也為檔案泄露與丟失提供了便捷性，因此要做好相關系統監管，避免非內部人員對檔案數據庫資料的調取使用，為相關軟件平臺做對應的安全防護措施，避免檔案資料外泄。同時檔案管理人員由于掌握較多的信息內容，要做好保密性。日常要做好黑客入侵防范，避免丟失受損，提升檔案資源安全性管理。相關安全教育需要貫穿在日常工作中，做好相關問題的總結分析，達到經驗的有效積累傳遞，避免同樣安全問題的反復產生。

4 結束語

事業單位檔案數字化管理是未來趨勢，數字化管理有效的提升了檔案使用率與使用便捷性，為行政工作的開展提供了方便，即便其存在一定安全問題以及工作人員缺乏專業技能素養，但是隨著時間的推移，相關問題會有更為全面的保證，問題可以有效得到防護解除，實際的運用價值會更為凸顯。

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作者簡介

王志偉（1980-），男，漢族，河南省上蔡縣勞動就業服務中心。