煙草檔案管理信息化發展

莊婷婷

摘 要：隨著煙草行業的快速發展，煙草企業發展過程中所收集的資料越來越多，在信息化時代背景下，必須要對傳統的管理模式進行改進。本文對當前煙草企業發展過程中的檔案管理信息化策略進行分析和探討，旨在提高煙草檔案管理效率，促進煙草行業的不斷發展。

關鍵詞：煙草檔案；檔案管理；信息化管理；對策

檔案管理是煙草企業發展過程中的一項重要工作內容，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等。煙草企業發展過程中會產生很多的資料文件，在當前的時代背景下，煙草企業對檔案管理工作的認識程度逐漸提高，在煙草企業內部設置了專門的檔案管理部門，招聘專業化的檔案管理人員，但在實際工作過程中，檔案管理依舊存在較多的問題，信息化不足是面臨的一個嚴重的問題。在當前的信息化時代背景下，檔案管理也要逐漸信息化，對傳統的手工歸檔方式應該要逐漸淘汰。但是當前煙草企業的檔案管理過程中信息化程度不高，很容易出現各種錯誤，對此要積極加強對這些問題的解決，加強對信息技術的利用，以提高煙草企業的管理水平。

1 煙草檔案管理的作用

在煙草企業的內部管理中，檔案管理是其中不可或缺的一個部分，檔案信息包括很多方面，比如人力資源檔案、財務檔案、科研檔案等，這些都是煙草企業發展過程中的重要內容，這些檔案的收集與保存，對于煙草企業的各項經濟活動的開展有很大的幫助，為煙草企業的發展提供更多有用的材料。具體說來，煙草企業的檔案規范化管理對于煙草企業的發展有以下幾個重要的作用。第一，有助于規范煙草檔案活動，在煙草企業的檔案管理過程中，對檔案進行規范化管理，可以對各種資源進行有條不紊的收集和整理，并且對檔案進行合理地保存，從而使得檔案管理工作水平不斷提升，從而促進煙草檔案工作的可持續發展。第二，有助于對檔案信息內容的安全保護。在檔案管理過程中，由于各種不規范的行為導致檔案缺失的現象時常發生，比如對于檔案保存時不進行存檔記錄，因此很容易導致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中，信息化檔案管理成為一個必然趨勢，但是信息化過程中面臨的一個嚴重的問題就是安全隱患，對此必須要積極加強對各種安全問題的防范，煙草檔案的規范化管理是促進檔案信息安全的有效途徑，可以防止一些非法的行為對檔案進行利用，從而確保檔案資料的齊全。

2 檔案信息化管理過程中存在的問題

檔案管理方法的創新是對檔案管理工作效率進行提升的一個重要措施，當前很多煙草企業雖然在努力加強對管理模式的改進，積極制定檔案管理的規章制度，對煙草企業的各項工作進行協調，但由于當前有的管理人員的管理意識和方法比較落后，檔案管理信息化意識不足，因此使得檔案管理過程中的信息化程度不夠，很多檔案管理工作依舊采用傳統的方式，沒有借助各種信息技術手段進行高效管理，傳統的管理方式又不規范，所以使得很多檔案管理水平不高，存在管理不規范的問題。在具體的管理過程中，煙草企業信息化管理水平還有待提升，在具體管理過程中存在的問題主要有幾個方面，第一，比如對于各種檔案信息的更新，基本已經實現了計算機系統的應用，很多煙草企業都設置了電子檔案，便于內部用戶的使用，但有的煙草企業對信息化系統的建設還是不夠完善，而且對于各種檔案信息沒有進行及時更新，最終導致很多檔案信息丟失，讀者在網絡上查詢不到相應的信息，對煙草企業的發展產生了一定的影響。第二，管理人員的信息化能力不高，不能滿足當前的管理需求。在當前的時代背景下，很多煙草企業對管理工作創新改革的認識程度逐漸提高，但是由于當前很多煙草企業的管理還面臨著比較嚴重的阻礙，因此進行管理的創新改革是一個十分必要的過程，其中表現出來的問題主要是體現在管理信息化程度不足方面，管理過程中很多工作人員都沒有經過系統性的信息化培訓，對各種先進的信息技術的掌握程度較低，最終導致檔案管理信息化水平得不到提升。第三，信息管理制度比較落后。在當前很多煙草企業的發展過程中，信息管理制度是為煙草企業信息管理提供保障的重要基礎，在管理過程中由于信息化管理意識不足，因此信息化管理的制度不夠完善，比如沒有規定詳細的責權制度，對檔案信息化管理模式沒有進行創新，因此使得很多信息被丟失，作的效率較低。

3 檔案信息化管理策略

（一）加強對煙草檔案信息化管理的重視

隨著市場競爭不斷加強，煙草企業在市場環境中面臨的壓力也越來越大，尤其是隨著新媒體的不斷出現，人們的生活方式發生了很大的改變，傳統的檔案管理主要是對各種檔案進行整理的過程，在新時期，如果煙草企業不能對管理模式進行創新，則會導致煙草企業的發展變得緩慢，甚至逐漸被淘汰。整合煙草企業的資源是促進煙草企業快速發展的一個重要途徑，為了使得煙草企業可以實現全面發展，則應該要對檔案管理中的任何一個環節都進行完善，在新的時代背景下，檔案管理理念應該要不斷創新，尤其是面對信息化社會而言，這種創新更應該要及時、到位。由于當前很多煙草企業在發展過程中對各種現代化的管理意識認識不到位，對現代市場經濟中的競爭意識不足，因此沒有注意到檔案管理的信息化的重要性。在未來的發展過程中，應該要積極加強對煙草企業對檔案信息化管理模式的認識，對檔案管理體系進行完善，從而使得檔案管理工作能夠得到有效地完成，借助信息化手段對一些檔案工作進行處理，對煙草企業的人員進行調配，使他們發揮出更加重要的作用。

（二）加快信息基礎設施的建設和完善

要想在檔案管理過程中實現信息化管理，一個重要的基礎就是要加強對各種信息技術設備的完善，比如要加強煙草企業信息管理系統的構建，對檔案管理工作進行統一的規劃和管理。就當前形勢而言，我國的很多煙草企業信息化管理系統建設過程中的各項基礎設施的建設還不夠，因此煙草企業在發展過程中，要結合信息時代的要求，對企業的各種基礎設施進行完善，比如對計算機設備進行配備、建立相應的數據庫等，從而使得煙草企業的各種檔案能夠形成電子檔案，并且能夠在內部系統中進行分享，內部人員可以通過一定的權限查閱相關的檔案。針對當前很多煙草企業的信息設備以及信息管理系統現狀，還應該要為煙草企業要配備更多的計算機，并且要對煙草企業的信息管理系統進行完善，對工作人員對信息系統的使用權限進行規定，從而使得員工在日常工作中能夠對各種問題進行處理，根據自己的權限對煙草企業的檔案管理工作進行完成，比如人力資源部門的員工要及時對企業的人力資源檔案進行更新，對于人員的流動情況進行記錄，使得企業領導者可以對企業的人員組成情況有更加詳細的了解，便于做好人員招聘、人員崗位調整等工作。

（三）加強檔案管理人員的綜合能力水平的提升

檔案管理是煙草企業發展中的一個部分，其包括的內容十分繁復，在當前的時代背景下，應該要加強對信息化管理模式的應用，管理人員要學會使用各種信息手段，對檔案管理的各項任務進行落實。比如煙草企業的管理人員要借助各種通信技術、計算機技術對各種檔案信息進行管理和利用，要借助信息技術對檔案信息進行更新等。在工作中應該要對煙草企業的管理人員進行定期培訓，包括對技能培訓以及職業道德素養培訓，比如加強各種計算機技能的培訓，使得煙草企業的檔案管理人員能夠對信息化發展的趨勢有所了解，并且能夠掌握更多的信息技術，從而提高檔案管理效率和水平。

4 結語

綜上所述，在長期的發展過程中，煙草企業的檔案管理模式都比較陳舊，信息化時代背景下，必須要積極加強對檔案管理模式的創新，借助信息技術和各種信息設備，實現檔案信息化管理，提高檔案管理水平。

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